医院设备档案管理的现状及优化对策分析

文/欧燕青



医院设备档案管理的现状及优化对策分析

文/欧燕青

随着近几年我国科学技术的快速发展，各种先进的技术开始应用于医院设备中，从而使得医院设备更加现代化、科技化，进而在最大程度上提高了医院的整体医疗水平。但是这也给医院设备档案管理提出了更高的要求，传统的管理方式已经远远不能满足现代设备管理的要求，因此，必须加强对医院设备档案管理措施的优化，制定出健全的设备档案管理制度，提高医院设备档案管理队伍的综合素质，从而使医院设备档案管理实现科学化和现代化

经济的发展让人们的生活水平稳步提高，医疗改革的不断推进也是中国发展迅速的体现之一，因此公众对于医疗条件的质量也有了比之前更高的要求，医院管理的优化不仅需要提高医护工作人员的专业水平还需要与时俱进的选用先进新型的医疗器材，医院的每个科室都有很多医疗设备，如何对这些医疗设备做好合理恰当的管理及维护是每个医院都必须重视的问题，从采购开始到投入使用起，每个医疗设备都会附带大量的档案资料，只有合理地管理这些资料才能更好地使用医疗设备，推进医院全面现代化发展，本文针对医疗设备档案管理问题表达一些观点和建议。

一、加强医疗设备档案管理的重要性

医疗设备的相关档案资料需要一套完备且符合本医院发展特点的机制进行管理，想要形成这样的机制首先需要投入大量精力进行前期的准备工作，比如详细了解每个医疗设备的使用情况及维修处理方案并及时记录在档案里，以便在设备出现故障时及时修理，延长该设备的使用寿命，此外还需要建立详细的设备档案管理系统，组织相关工作人员将设备档案分门别类，全面掌握医院所有设备的使用情况，不仅能为购买设备时可能出现的问题或优化采购方案提供重要依据，还能够降低设备故障的发生率，因此，不断加强设备档案管理是推动本医院医疗改革的重要部分，也是提高医院综合能力的必要手段之一。

二、医院设备档案管理的现状

随着医疗改革进程的不断加速，各医院在关于医疗设备的档案资料管理上也开始投入大量精力，较之前的档案管理相比有了很大的突破，但纵观整体的档案管理来看，仍存在医疗工作者对档案管理意识淡薄，医院管理者没有建立完善的管理机制及管理设备老旧等必须重视的问题。

1、档案意识普遍淡薄

销售及售后服务的有关人员，内部的接触主体是医院里的医务工作者、科研人员及设备维修人员等等，几乎医院里的所有工作者都能被看做是医疗设备档案的接触主体，正因如此，在人人都能接触到档案资料的现状下，大多数人就不会重视设备档案的存在，作为使用者只是简单的了解设备使用步骤，而作为维修者仅仅了解设备维修方法，这样的情况再加上相关部门的宣传力度不够，档案资料的重要性不能深入人心，更是让很多人觉得设备档案与自己无关。

2、医疗设备档案管理制度不健全

没有一套完善的医疗设备档案资料管理机制是医院不能推进该项工作快速发展的主要问题，每个医院的运作情况不一样，所建立的档案管理机制需要符合自己医院的实际情况，但是很多医院却忽视这一点，管理机制只是一味的借鉴照搬，另外，档案管理需要医院的几个部门协调合作，比如需要职能科室提供采购资料，使用科室提供使用情况以及档案室保存各设备的相关资料，但是在很多医院都有三个科室不能协调工作等现象，医院的高层管理方面也没有及时调配管理，以至于设备档案资料不能合理收集并储存，影响设备的使用。

3、管理设备不能及时更新

做好医疗设备档案管理工作需要有先进的技术手段作支撑，除了最基本的计算机配备之外，还需要不断更新的管理软件，这些软解能够最大限度的简化档案管理工作，但是由于很多医院的投资重点在医疗器材及医疗水平上，在医疗设备档案管理的投入十分有限，档案管理这一块得不到资金支持，以至于档案的管理软件不能及时更新，一直处于落后状态，这样很可能造成档案资料的丢失或在需要档案资料时无法及时调出等问题。

三、解决医院设备档案管理问题的相关措施

做好医疗设备档案管理的工作需要从收集资料、分析资料、管理资料、归类资料及储存资料这几个环节入手，每一个环节都十分复杂繁琐，需要有关工作人员投入大量精力进行分析整理，根据对多家医院的调查走访，本文就对上述医疗设备档案管理的问题从提高医疗人员认知，建立完备管理机制，强化工作人员素质等方面提出一些建议和看法。

1、增强对设备档案管理的认识

医院的经营管理，在很大程度上取决于医院管理者的领导思想和能力，其中，医疗设备档案的管理是否合理是医院管理水平的重要体现，档案资料的管理是医院采购、更换医疗设备的前提条件，医院的领导者可根据档案资料的记录了解医疗设备的使用情况，以便于为医院合理引入新设备提供依据，不再采购重复设备，以达到资源利用的最大化，同时，使用医疗设备的工作人员可根据该设备的档案资料详细了解使用步骤、注意事项及相关保养工作，这样能够进一步延长设备的使用寿命。

2、建立医疗设备档案管理机制

建立一套符合本医院发展的医疗设备档案管理机制是做好该项工作的重中之重，这需要医院的管理部门规范相关档案管理部门的工作内容，及时协调职能科与使用科及档案室之间的关系，必要时可定期对相关工作人员进行培训并建立赏罚制度，以便于每个部门的职能充分发挥。对关于医疗设备采购安装时的第一手资料，比如医疗设备购买申请、管理层批准、招标文件、采购合同、设备使用说明书、维修保养说明书等重要资料或使用后的检测维修，维护时间，维护原因，维护结果等必须记录的资料，档案管理部门应妥善记录分类并储存。

3、提高管理档案人员的工作水平

如果只是已经形成了完备的医疗设备档案管理机制和配备先进的管理软件是不够的，只有提高管理档案人员的工作水平并与上述两种措施相结合才能推动该项工作的快速发展。医院管理者需要选拔一批有责任心的队伍，在每个档案管理科室设立相关监督小组，监督小组的职能是及时协调各部门的档案管理工作，协调好设备部与档案管理室及维修部门的关系，及时让所有设备档案资料完整准确的储存，此外，重点培养作为档案管理主力的档案室工作人员，请专业人员对他们进行培训，定期举行小型例会，让工作人员与工作人员之间交流管理心得，促进档案管理工作的更好发展。

4、加快档案管理工作的信息化脚步

一台医疗设备从申请采购到批准购买，再到招标等都由不同的部门负责，与该设备有关的档案资料也都分散在各个部门里，因此这就加大了档案管理部门对档案进行归总分类的难度。然而，随着信息化不断发展的今天，许多档案管理的软件开发者看到这种问题的存在，他们研发出了最新的档案管理软件，这些软件不仅将纸质档案转变成了电子信息，而且极大的简化了档案管理的工作程序，将从前静态化的档案管理工作成功转变为网络智能化与资源共享化的新型动态管理模式，最大限度的发挥了档案资料的使用功能。

综上所述，随着近几年我国医院规模的快速发展，其设备越来越多，进而就对医院设备档案管理提出了更高的要求，同时医院设备档案在确保设备质量、维修、维护等方面起着非常重要的作用。因此，医院相关领导必须加强对设备档案管理的重视程度，及时发现问题、及时采取相应的解决措施，尤其是运行现代科学管理技术跟设备档案管理结合起来，使医院设备档案管理更科学化、现代化和具体化，从而在最大程度上推动医院的可持续发展，提高医院的服务水平。

(作者单位：广西柳州市人民医院)