企业采购成本管理浅析

廖丹丹

企业采购成本管理浅析

廖丹丹

《荀子·富国》中有记载：“百进时和，事业得叙者，货之源也，等赋府库者，货之流也。故明主必谨养其和，节其流，开其源，而时斟酌焉。”这里浓缩出来的四字精华即“开源节流”，和当今企业管理中常提及到的“增产节约”是同一个道理。所谓节流，一言辟之，就是尽可能的节约成本。广义上的成本主要包括人力成本、物力成本、财力成本及信息成本等，在这一系列成本之中，采购成本作为企业运转的首要环节，毫无疑问的成为企业成本管理中的重中之重。企业只有做到了严控采购成本，才能使自己在激烈的市场竞争中先发制人，取得制胜的关键第一步。

如何才能对企业采购成本进行有效的管理？下面我们就一起顺着企业采购业务发生的顺序进行逐一梳理。

一、建立企业采购管理制度

对采购业务流程中涉及的采购部门设置、采购对象确定、采购招标、采购比价、采购合同制定、采购对象及采购部门考核等进行内控管理。

二、拟定合作意向供应商

一个诚信合格的供应商，不仅能降低企业对采购业务的后期监控管理成本，还能使得企业的产品品质从一开始就得到切实保障。那么究竟如何才能觅到“物美价廉”的供应商？个人认为需要做到以下四步。

(一)指定采购业务相关责任部门及人员

鉴于采购业务的特殊性，一般建议企业至少应建立以下部门或小组：

1、专职的责任部门或指定专职的责任人员。这样既使得采购业务能得到及时有效的开展，也利于对采购效果进行监督考核。

2、采购业务决策小组。采购业务作为企业运转的第一环节，除了需要较为专业的职业判断外，还需要站在企业的战略决策层面进行把控，设立采购业务决策小组，决策小组应有采购部门、销售部门、审计部门及财务部门人员的参与。对重点重大采购业务进行专业及领导层面的分离把控，能有效避免采购业务具体执行人的职务腐败。

3、审计部门。作为企业最易滋生腐败的采购业务，引入审计部门的监控必不可少。

(二)对供应商范围进行筛选

在现今信息透明开放的互联网大数据时代，不管是设置了专职采购部门的大中型企业，还是将采购业务兼职于其他部门的小企业，其获取供应商信息的方法变得更为容易。企业可以通过“11315全国企业征信系统”、各省设立的行业监督协会等官方网站及供应商自设的公司网站，得到你所想了解的供应商信用信息和供货信息，通过以上信息，企业可以初步框定供应商合作范围。

(三)对供应商信息进行比对核实

在得到合作意向供应商的名单后，由企业分管领导指定比对小组，也可在企业内部设立固定的采购信息比对小组，由比对小组逐一进行供应商信息比对核实。比对方式上，可以采用《供应商比对评分表》进行对比，具体操作上，先建立供应商评分标准及权重，后根据比对程序中得到的信息进行比对评分；比对程序上，可以实地上门考察供应商，可以对供应商公布的合作伙伴进行随机咨询，也可以聘请专业的中介机构进行供应商调查等；比对内容上应主要包括，供应商是否设置了专门的销售责任部门及售后服务部门，销售及售后责任部门工作氛围是否井然有序，供应商是否制定有仓库管理制度、销售管理制度及售后服务制度等一系列内控管理制度，供应商的销售发货速度及货物完好性，供应商近期是否有诉讼案件及业界丑闻等。

(四)拟定合作供应商名单

比对完毕，形成比对结果，选定至少十个合格供应商，递交拟定合作供应商方案给分管领导审批。对重大的采购业务，还应递交方案给采购业务决策小组审批。比对结果及拟定合作供应商方案应形成档案留存，以便后期查询及对相关人员进行业绩考核问责用。

三、确定合作供应商

(一)采购招标比价及比价单比价

在选定意向供应商后，可以根据企业实际进行较为专业严谨的采购招标比价或相对简单易行的比价单比价。一般来说，大型企业较倾向于专业复杂的采购招标比价方式，在这里我们主要阐述大多数中小企业容易接受的比价单比价。所谓比价单比价，即是由企业采购人员联系意向合作供应商进行比价单发放及回收，回收的比价单作为确定合作供应商的重要依据之一，应作为采购业务要件进行留档管理。在具体的比价业务流程中，有企业采购比价管理制度或者比价管理条文的，可参照执行，如无以上比价管理制度，可按照如下流程进行比价。

1、由采购部门拟定比价单模板，如采购物品种类较多，且比价内容有明显区别的，可分类拟定采购比价单模板，模板可根据后期的采购业务变动随时进行调整更新。获批后的比价单模板将作为企业比价业务的重要依据；

2、采购人员负责联系意向供应商，发放并回收比价单，对比价单内容进行统计分析，形成比价结果分析报告，递交分管领导审阅。

(二)确定合供应商

结合前面的供应商比对评分表、比价单及比价分析报告，由企业采购业务决策小组确定合作供应商，合作供应商数量应最少在两家以上。

四、重大采购合同的制定及监督执行

(一)设立采购合同制定小组，对重大采购业务进行合同细节把控。合同制定小组应有采购部门和财务部门人员的参与，如企业设置有法务部门的，法务部门必须派人参与重大采购合同制定。

(二)采购合同制定小组参与和合作供应商的采购细节谈判，谈判过程应重点关注影响企业采购成本的条款。如商品的发货地点、商品的价格和结算方式，采购发票的开具、违约的责任认定和处理方式等。

(三)制定采购合同及后期监督执行。

五、建立供应商管理档案，对供应商进行年度考核管理

(一)根据企业的实际情况，可采用ERP系统里的供应商管理模块进行供应商管理，也可以通过建立供应商电子档案方式对供应商进行管理。管理重点主要在以下四点：

1、供应商价格趋势及价格在同类货物采购市场中的偏差率。

2、供应商发货速度及货物瑕疵率。

3、供应商发票提供及时性。

4、供应商的售后服务质量。

(二)对供应商进行年度考核。设定年度考核权重指标及评分标准，结合供应商管理档案信息对供应商进行年度考核，根据考核结果，确定第二年的合作供应商名单。

六、对采购责任部门进行年度业绩考核

建立奖罚分明的考核制度，通过对采购责任部门及人员的业绩考核，可促进其提升采购业务的专业能力，避免企业采购业务出现无规章随意行为，从而降低企业采购管理成本。(作者单位：广西大都机械设备租赁有限责任公司)