论述文书档案的整理与保管方法的创新

王耀萍

摘 要：文书档案无论是在社会发展还是在企业的发展中都起到了至关重要的作用。对档案进行整理就是对其进行管理，进而提高档案信息的利用率。从文书档案本身来看，其真实性较为突出，不仅反映出了企业的工作现状，同时对于其发展的趋势以及发展的目标等都具有一定的促进作用。可见档案在社会发展中的作用是不可小觑的。能够为企业的领导者做出重要的决策提供数据信息的支持。因此，本文主要对文书档案的整理和保管的方式进行创新，希望能够给相关的文书档案管理工作人员提供借鉴和参考。

关键词：文书档案；整理；保管方法

文书档案的利用率逐渐升高，因此，做好档案的整理和保管工作是前提和基础，最重要的是档案管理方式不断地与时俱进，主要是为了能够更好地适应社会的发展。在做好档案的管理工作的基础上要不断创新，进而发挥文书档案管理工作的效率，提高管理工作的价值。

1 文书档案的归档范围和保管期限

从文书档案的归档范围上看，不同的单位具有不同的规定，同时也需要根据档案信息本身的特点来进行归档。其保管期限也是如此，档案的价值是确定保管期限的重要因素。各大企事业单位都是根据档案文件对于单位发展的贡献和价值来判断文书档案的归档范围和保管期限。进行归档的文书档案主要可以分为以下两种：一种是针对单位分发的文件类型，其中包括单位机构、人事以及职称、物资、经费等等工作内容做出的皮肤、通告等。这一方面的文件具有一定的法律效益，因此，需要进行长期保存。相关的文书档案管理工作人员需要对这类文件加强重视。另一种就是上级下发的法律或者是政策的规定，作为企事业单位执行的依据，这些文件只是在一时具有较大的效力，但是一段时间之后，就是失去了作用，因此可以进行短期的保存。

文书档案的归档工作包含的范围相对较广，不仅有正式的文件，还有对短期工作的总结和报告、领导的讲话以及工作部署的文字形式等等。对于相对重要的内容要将进行永久性的保存，如果是价值和作用一般的档案可以进行长期保存，然后根据档案的具体应用情况来确定以后的保存时间。同时要做好档案文件的归档工作，尤其是一些合同或者是协议等都需要进行归档处理。

以下下属文件包括计划、总结以及报表等要进行归档处理，其长期性和短期性，需要根据文件的重要程度来确定。由于企事业单位的档案归档类型较多，且文书档案具有一定的权威性，因此，需要将其分成党群工作文件、行政管理文件、经营管理文件以及生产技术文件等等。归档工作主要是为了保证以后工作的合理性和高效性。

2 文书档案的整理方法

2.1 文书立卷责任部门

从文书档案立卷责任管理部门来看，主要是有文书或者是相关的收发人员来进行档案信息的收集和归档。我国为了保证档案立卷工作的科学和合理性，已经建立了一定的立卷制度。可见立卷工作的重要性。档案对于企事业单位来说可以说起到了监督和控制的作用，但是有些小的企业单位还没有明确的管理制度，档案管理工作的规范程度还不够。在具体的工作过程中，都是有文员来进行档案的归档和整理工作，其规范性和全面性就得不到保证。造成档案的内部质量不高，立卷制度不完善，文书档案管理工作无法适应社会发展的需要。

2.2 文书立卷的基本要求和方法

在进行文书立卷工作的过程中，需要遵守的主要原则就是文件材料本身的规律和联系，要保证文件本身的整体性，对于不同价值的文件进行分类整理，其保管方式也存在着明显的差异，可以从以下几个方面来进行具体的阐述：

2.2.1 分年度。正确的整理方式是要将文书档案按照年度来进行整理，这也是立卷工作需要遵循的基本特征，如果是特殊的文件要进行立卷工作，其中包括一些计划和统计报表等。

2.2.2 分级别。在分级别处理的过程中需要严格按照上下级文件的密切关系来进行，要将上下级的文件进行分开组卷。但是如果是一些批复可以将其放到一起，要注意区分上下级。

2.2.3 分类别，注意问题的专门性和问题之间的联系，按分类方案分成若干类，如企业先按四大类分开，每一大类再按文件多少分成若干卷。

2.2.4 分保管期限，注意保持问题的完整性。一般需要永久、长期、短期保存的文件应分别组卷，但为了保持文件间的有机联系，少量保管期限短的文件与保管期限长的文件一起组卷时，保管期限从长。

2.3 文书立卷的操作程序

2.3.1 初步立卷：根据每年形成的材料数量，剔除不归档文件，按“四分四注意”的方法组成案卷。

2.3.2 拟写案卷题名。案卷题名应当准确概括本卷文件的制发机关、内容、文种，文字应力求简练、明确，一般案卷题名应具备作者、内容、文种三要素，如涉及重要地区的要标出地区，涉及特定时间的要标出时间。

2.3.3 卷内文件排列与编号

a卷内文件排列，密不可分的文件应当依序排列：正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后；转发件在前，被转发件在后；多种文字的同一文件，中文在前，其他文字在后；处理同一问题的文件与电报应根据内容和文件一起依次序排列；案件材料结论、决定、判决材料在前，依据材料在后。一般文件可按问题或时间顺序排列。

b装订的案卷要编页号，卷内文件凡有文字、图象等页面都应每页编写一个号，空白页不编号。编写应该用阿拉伯数字每卷从1开始，文书档案在正面的右上角，背面的左上角编写页号。不装订的文件编件号，要盖档案号章，在档案号章内写档号、件号。

3 文书档案的保管措施

3.1 编制归档文件责任者、内容、文种的报表，并按上述分支对每个词条给分，这些词条我们可以预先找出一部分，其他的一部分可以通过计算机进行找出。另一方面，我们可以通过对列出归档文件的性质，把文件分为重要性和一般性，通过各种性质进行合理的归档。

3.2 根据现行文件的格式，确定不同的模板。如模版一：责任者、内容、文种；模版二：内容、文种。这样可以为计算机的自动抽词提供方便。

3.3 编制计算机的归档程序。对电子文件的标题名中各个字段进行比较，对责任者、内容进行一次性的抽取，并给予相应的分数。它们共同组成了编制工作的核心。

3.4 每一份文档形成电子文件后，需要在设计好的程序中运行，通过对运行后的总分数确认可以实现初步的保管期限，并对其进行人工审阅。

结束语

文书档案的整理需要档案管理人员明确自己的职责所在，确定文书档案的管理范围。本文通过对文书档案的管理的基本要求和归档方法的详细阐述，提出了对档案创新保管方法。做好文书档案的管理工作要与科技的手段相结合，运用计算机辅助文档的管理，达到管理的合理性和科学性，为社会各个领域的发展提供完整的参考资料。■

参考文献

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[2]张燕.新世纪档案工作的创新[J].黑龙江交通科技，2007（12）.

[3]田德贤.浅谈企业电子档案的整理和保护的意义[J].中国新技术新产品，2008（16）.