新时期人事档案管理面临的问题及应对策略

郭云

摘 要：人事档案管理是非常有用的，也是社会公共信息的重要方面，人才的发现由此而来。同时人事档案记载的是一个人的真实情况和现实表现，包括其思想、能力等各个方面，人事档案会在我们未来的生活中发挥重要的影响。但是在当前人员随时流动等的影响下，企事业单位的人事档案管理正面临着很多的变化和新问题、新挑战。这些问题和挑战迫使人事管理的制度需要及时进行改进。

关键词：新时期；人事档案管理；面临的问题；应对策略

1 概述

人事档案在人的升迁工作中起着很重要的作用，相关的领导在选拔人才的时候都会有所浏览，档案上的思想总结、能力表现等影响着领导的思维，结合我们在日常生活中的表现，很容易让领导作出是否提拔的决定。因此它的作用就显得比较重要了。

1.1 提供真实而可靠的信息 在企业和单位任用或者选调人员时，需要掌握的是每一个人员的基本信息情况，没有人事档案就没办法高效地开展这个工作，而有人事档案就会方便很多，由此可以清楚真实地查阅到人员的思想、业务、能力、作风等信息，尤其是“三龄一历”等信息。只需要在这些信息的基础上结合现实工作中该人员的表现，就能很快确定是否调任该人员。人事档案提供的信息真实有效，是企业和单位非常值得参照的。加强人员政绩材料的搜集，提高人事档案使用价值。

1.2 决策依据 在企业或者单位做出人事管理或者重大决策时人事档案可以提供必要的依据。比如公司单位年度考核、绩效的考核，可以根据人员档案上的信息采取分类别进行。比如在人员晋升时，该人事档案的内容则是有利的依据。人力资源部门在管理相关人事档案时也就可以根据人员的能力和素质等进行工作的安排，上述的重要决策都可以根据人事档案结合该人员现实表现进行。

1.3 人力资源的优化配置 人事档案的信息因为是真实可靠的，同时在人员的思想、能力、素质、“三龄一历”等方面做出了准确的说明，因此在企业或者单位安排人力资源时就能有的放矢，用最高效的选拔出对应能力的人员到对应岗位进行工作，尽可能避免人力资源的重叠，做到最优化配置人力资源，进而才能使得人员在岗位间公平竞争和相互促进。

2 问题分析

2.1 死档和弃档的现象非常普遍 人事档案本来从人的出生开始就应该和人员一起流动，到外地学习或借调，必须有一套完整的学籍档案或学习材料。人员辞职，档案理应到所在地人事管理机构，但是在很多情况下，有的人不小心忘记自己的档案应该提走，或者干脆不去管自己的档案，这样就造成了死档和弃档的现象，特别是学生辞职人员出现死档的现象更为严重。

2.2 人和档案脱节比较严重 当前的社会中用人单位非常多，很多私营或者小型企业几乎不会关注人员的档案情况，只是关注员工是否在认真完成工作，能否在工作中为自己的企业制造价值。这些人员也就因为企业没要求人事档案问题，也采取不理不睬的态度，造成人和档案不能一同流动。

2.3 很多档案被克隆涂改 在企业和单位上班的人员中有人因为晋升或者别的原因，用非法手段把自己的人事档案进行了克隆涂改，一份档案的内容往往是一样的或者被修改的，单位审查时是没有问题的，进入单位后档案管理就会发现两份或者多份档案的存在。这就给人事管理造成了很多不利不真实的影响。

3 应对措施

3.1 适应新形势，保留传统的有利方法措施 首先是保留人员在年龄、出生、工作、入党、学历等关系、经历等传统的一面原始材料，然后是在个人能力方面重点向人员专业、文化、继续教育等方向做出登记（材料搜集完整），在业绩方面重点则反映相关人员在工作中的情况年度考核以及做出的成效进行奖励，为将来该人员在参选或竞聘等过程中提供便利。

3.2 信息技术在人事档案的应用中应越加广泛 人事档案管理不是一成不变的而应该更具时代的变化将信息技术引入到其中，用现代化管理的方式处理人事档案信息是有效提高人事档案管理的措施之一，这样才能开拓创新建立现代化系统。

加强现代化信息化建设。在信息化时代中，人事档案作为信息的载体，它能反映很多人才信息，但是想要把这些信息整合成企业和事业单位需要的资源就需要通过现代化的技术手段来进行人事管理，以便能在工作中最高效地把人才信息转变成资源。现代化的管理则重点是建设一个管理系统把人事档案整理成册，准确、及时地输入到计算机，提高计算机的辅助效率，真正提高人事档案的处理效率，建立个人电子基本信息库，对已建立的档案目录分类进行扫描，提高档案使用价值。

3.3 人事档案管理的人员需要加强培训 人事管理在当前是不可能实现全自动化处理的，需要很多人员参与管理，那么想要实现现代化管理就必须要对人事档案管理人员进行计算机操作培训，档案归类培训等。这些培训是促进人事档案管理人员操作能力的，是促进人事档案管理的必要措施，只有操作人员掌握了熟练的技能才能使得人事档案管理更加高效。

目前从事人事档案管理的人员整体素质、业务能力难以满足档案事业和档案管理的需要，尤其是对档案信息化、档案法律知识、协调能力的缺乏比较普遍。

3.4 档案时效性 人事档案在时代变化中应该及时根据实际情况的变化把新的个人情况和经历添加到人事档案中去，保持资料的时效性，及时填写个人履历表。这样才能让人觉得档案其实和自己的发展是有关联的，防止有人出现思想上的松懈，造成档案无人管的死档现象。单位领导才会更加重视档案的重要性，一定程度上就使得“放弃档案”的人逐渐减少。另外需要制定更多详细的人事管理制度，保障人事档案的完整性。

综上所述，人事档案管理在当前的时代潮流冲击下暴露的问题是无可避免的，而为了解决这些不利的问题，一方面需要让人们尤其是单位领导从思想上引起重视，另一方面则是需要用更多的措施灵活的促进档案管理制度的变化，用制度约束人和档案，只有这样才能使得人事档案管理能在信息化时代有新的变化，使得人们能更加重视自己的人事档案。

参考文献：

[1]熊沈凡.浅谈人事档案管理的现状及发展管理策略[J].办公室业务，2015（14）.

[2]李丽涛，王焕.我国企业人事档案管理中存在的问题及对策思考[J].黑龙江史志，2014（09）.