管理“可视化”提升规章制度执行效率

文/高亚奇 杨 阳



管理“可视化”提升规章制度执行效率

文/高亚奇 杨 阳

现代企业自成立之日起，就开始制定了各类的规章制度，随着企业的发展，规章制度也随之不断改进和完善。这些制度为企业定了调，定下来经营管理规则，指明了发展方向，并对企业各项业务工作的管理职责和管理活动都做了明确规定，而企业的规范化、高效化运作，就需要严格遵照规章制度办事，提高制度的执行力。

然而，在国有企业规章制度效率的跟踪调研中，笔者发现，因规章制度执行效率低下造成的经济损失数额较为巨大，且有递增趋势，因此采取有力措施提升规章制度的执行效率，对于国有企业来说变得十分紧迫，迫在眉睫。本文分析了规章制度在执行和落实方面存在的问题，探寻了一种提高规章制度执行力的有效途径，实现了规章制度“可视化”管理，对企业管理水平的提升有积极的促进作用。

存在的问题及其原因分析

以国有某企业为例，经过问卷、考试、数理统计、分析和比对等方法后，我们发现国有企业在制度执行方面主要存在以下问题：

制度分类查找烦琐。因国有企业都有着较为悠久的历史，企业规章制度繁多，种类多样，涉及面广，如某国有企业规章制度近500件（套），涉及战略管理、安全生产、质量、技术研究、财务会计、人力资源、党建及综合管理等单位科研生产和经营管理的各个方面，制度文字数80万以上，这么多信息量分类查找比较麻烦，要精确找出及使用规定条文耗时费力，即便利用计算机信息化系统，在文件柜中查找翻阅也是效率低下的。

信息量大难于掌握。规章制度制定出来，首先要进行制度内容宣贯和学习，充分掌握规章制度的主要内容，使员工尽快将制度的各项内容和工作流程熟悉和掌握，以便更好地指导员工参与企业各项管理活动。怎么让员工掌握，企业中进入单位久一些的员工，可能掌握规章制度会多一点，培训学习制度相对容易，但也很难对每一条规章制度都了解清楚，尤其是新入职的员工仅通过简单的培训，短期内很难掌握，不能很好地掌握制度的内容要求，对制度的执行力度就大打折扣。

检查监督易出现疏漏。提高规章制度的执行力，企业要做好规章制度执行情况的监督检查。主管业务部门对制定的制度做好执行情况的监督检查，说起来容易，做起来也有一定的麻烦，首先检查人员要对规章制度内容非常了解，明白要检查哪些内容，如果检查人员在检查过程中有疏漏，督促效果就会减弱；另一方面，诸多的管理条文，哪些执行到位，哪些没有执行到位，很难迅速知晓并做出管理决策。

提升规章制度执行力的有效途径

为了提升制度的执行力，解决以上这些问题，我们创新采用一种新办法——制作规章制度流程卡，提升规章制度管理的可视化，进而从根本上提升规章制度的执行效率。根据运行正常有效的规章制度，结合企业本身实际，制订出涉及企业管理活动的重要方面的业务流程，明确流程管理责任，并用Microsoft Visio软件统一表达出来，浓缩在名片大小的卡片上。

这里所说的流程是从企业战略出发，从满足客户需求出发，从业务出发，进行流程规划与建设，具体做法与过程如下：

明确流程 明晰权责。首先，确定业务流程卡的组织机构和管理部门，制订工作方案，明确具体工作计划和任务；其次，引导组织业务管理部门进一步完善和修订规章制度，确保制度符合单位实际，并现行有效；再次，组织各梳理规章制度中的关键流程，遵照原则是五部委《企业内部控制配套指引》中的指引项目要求，选出涉及企业管理活动的重要方面的业务流程，制订流程计划并由组织评审组进行评审，确保流程计划覆盖单位重要方面；接下来，再由各部门按照流程计划，根据上级要求和规章制度，按照Visio的统一格式编写流程图，经过部门和单位二级评审和审定，以此确保业务流程图符合单位实际且科学合理；最后，从方便携带和使用的角度出发，我们将完成的业务流程图缩印在只有名片大小的流程图卡中，用可以拆卸的铆钉连接在一起。这样做的好处是易于员工拆卸下来单独使用，最重要的一点是因为企业会根据未来发展形势的变化而不断优化和完善自身的业务流程，方便我们及时更新业务流程卡，保持业务流程卡的流程信息与企业规章制度要求一致。

完成的业务流程卡

图表直观 方便使用。我们选取流程中《对外学术交流管理流程图》，员工通过查阅流程图，可以获得以下信息：熟悉和了解该业务流程的整个处理过程；该业务涉及主管部门（科技委）、保密部、财务部及所级领导；该业务流程包括征文布置、论文审查、论文复审等的五个阶段；流程进行过程中所形成一些中间见证材料等。

清晰明了 提升效率。业务流程卡的编制和使用，对国有企业管理效率的提高发挥了重要作用。一方面，流程卡上的流程信息是简单以图表的方式展示了关键的业务流程，无论是老员工还是新员工都很容易明白该业务是哪个部门归口管理，整个工作流程需要怎么做，审核审批需要找哪些部门和单位领导，这要比查阅规章制度要更方便快捷，也能尽快掌握规章制度的主要内容，大大提升单位经营管理工作效率。另一方面，业务归口管理部门通过查阅流程中关键流程，较为容易地确定流程中关键控制点，对参与该业务工作的各个部门进行监控，对未按照流程要求的人员依照制度处罚依据进行处罚，进而对规章制度的落实情况进行更为有效的监督。

实行规章制度可视化的效果

通过制作业务流程卡，使得企业规章制度中的关键内容跃然纸上，实现了管理的可视化效果。目前，我们将业务流程卡发放给每一位管理人员，通过查阅业务流程卡，员工可以在实际工作中用更短的时间查询到需要的业务流程，高效掌握单位的重要业务程序。

实行规章制度可视化的后续建议

从严格意义上说，没有一项制度是完美的，业务流程卡虽然经过两年的时间编写和审定，但也不是很完善的，业务流程要根据企业内外部情况的客观变化进行调整和优化。今后我们在制订新的规章制度的同时，也要梳理出关键的业务流程，充实到企业的业务流程卡当中，完善这本流程卡。通过梳理业务流程，运行业务流程，不断发现业务流程中的不足，不断优化业务流程，使之运行更顺畅、更有效，在企业管理中发挥出正确的指导作用。

企业要想做大、做强，就必须优化工作流程，完善各项规章制度。流程卡可以有效引导员工以更快捷的速度、更有效的途径解决工作中的很多问题，对提升企业的管理效率大有裨益，从目前运行一年多的情况来看，这也的确是一种较好的提高规章制度执行和落实的有效方法。

（作者单位：西安航天复合材料研究所）

（责任编辑：郝幸田）