乡镇政府档案管理信息化建设路径探讨

邓婷芳

摘 要：档案管理是乡镇政府日常管理工作的重要组成部分，随着信息技术的迅猛发展，乡镇政府的档案管理工作也逐渐走上了信息化建设与发展之路。文章结合乡镇政府档案管理信息化建设的意义，揭示了乡镇政府档案管理信息化建设的必要性，然后结合乡镇政府档案信息化管理存在的问题，就如何解决这些问题提出了几点建议，希望能为乡镇政府档案管理信息化建设提供参考理论。

关键词：乡镇政府；档案管理；信息化建设

档案管理信息化指以现代信息技术为支撑，对档案信息资源进行信息化加工、存储和管理的信息化管理状态。档案管理信息化的本质是档案管理重心由实体档案向电子信息的转变。但是，档案管理信息化又不同于档案资料数字化，它需要在有关部门的统一规划和组织下来进行，也要体现档案信息化管理在传输、形式、利用方面的特点和优势。乡镇政府档案管理工作是基层组织管理工作的重要环节，在信息化背景下，加强档案管理信息化建设，也成为乡镇政府档案管理工作努力的新方向。

一、乡镇政府档案管理信息化建设的必要性

乡镇政府档案管理信息化的主要内容有：档案资源的信息化转变；对档案资源信息的信息化接收、管理、整理、存储和使用；信息化电子档案体系建设，信息化档案共享。档案信息化管理具有以下优势：（一）与传统的以档案实物管理为主的档案管理相比，信息化档案更加易于保存和管理，借助信息设备和信息化环境，档案信息可以长时间保存，信息搜索、利用也较之前更加方便。（二）档案信息化管理改变了乡镇政府档案管理环境和管理模式，优化了乡镇政府档案管理流程和本质，在信息化环境下，档案管理重心也由档案保存向档案利用不断转变。档案管理方式的变化，给档案管理环境和管理队伍都提出了新的要求，以信息技术应用为核心，提高档案管理队伍的信息化管理水平，也成为乡镇政府档案管理工作的重中之重。对于乡镇政府来说，随着经济发展，乡镇政府在经济管理、新农村建设、“和谐乡镇”建设方面形成的档案也会越来越多，乡镇政府只有走档案管理信息化建设之路，才能完善档案管理工作机制，才能切实提高档案管理能力和档案工作服务水平。因此，从某种程度来说，乡镇政府档案信息化建设，是社会发展的必然结果，也是提高乡镇政府档案管理水平的客观需要。

二、乡镇政府档案管理信息化建设存在的问题

（一）设备不足，方式落后

在城乡二元经济体制下，我国乡镇经济发展水平普遍落后于城市。受经济条件影响，许多乡镇在档案管理方面的投入非常少，一些乡镇政府虽然建立了专门的档案室，也在档案管理方面引进了信息化管理方法，但是，许多设备都是好多年前一次性购买来的，设备配置低，信息化系统严重老化，管理系统覆盖面窄，档案信息化管理环境非常差，这也给政府档案信息化管理带来了极大的不便。在档案信息管理上，许多乡镇采用的都是传统的“重要档案由主要领导主管、各部门负责各自的档案管理工作”的管理模式，档案管理体系建设缺少层次化，档案信息化管理发展动力不足。

（二）档案开发利用率较低

长期以来，在档案管理中，乡镇政府的管理对象始终以各级政府下发的红头文件为主，档案门类不全，内容单一，加上这些档案具有较强的保密性，所以，许多档案都不能被公众所知，档案利用率也较低。在信息技术被用到政府档案管理工作中后，乡镇政府档案利用率低这一现象有所改善，但是，与新农村建设有关的档案仍旧是非常少，档案利用率低、档案管理无法满足基层工作需求等问题始终存在。此外，由于物力、财力、人力不足，一些乡镇的档案管理信息化程度非常低，档案信息化管理仅限于用信息技术对档案信息的加工、存储和利用，档案信息统筹管理、共享程度较低。

三、乡镇政府档案管理信息化建设路径

（一）更新理念，树立信息化管理意识

早在2002年，中共中央就提出了“加强基层管理信息化建设”的要求，其宗旨就是利用信息化建设提高基层管理水平。在中央精神引领下，基层政府要提高档案信息化、现代化管理意识，以档案信息化建设为目标，深入挖掘档案信息化资源，加快档案管理信息化建设步伐。这就要求乡镇政府以党和政府工作重心为核心，以基层百姓需求为准绳，制定档案管理信息化建设目标，加大档案信息化建设投入，成立专门的档案信息化管理机构和档案管理队伍，加强档案信息化建设管理，以确保档案管理信息化建设目标顺利实现。在此基础上，乡镇政府各部门要顺应时代发展要求，突出档案信息化建设的重要地位，并做好档案登记、归档工作，将那些有价值的档案纳入政府档案信息化建设整体布局。

（二）健全档案信息管理制度

档案管理信息化，给档案管理环境和管理方法都提出了新的要求，也必然会促使档案管理方法、管理模式发生新的改变。完善的档案管理制度，是档案管理信息化顺利实现的基础保障。在档案信息化建设过程中，档案管理部门要将档案信息化管理制度建设当做一项重要工作来抓，结合档案信息化管理特点和规律，完善档案管理规章制度，建立健全档案信息化管理制度、岗位责任制、考核制度、激励机制和监督机制，明确各部门、相关人员在档案信息化建设中的职责和作用，制定档案管理信息化标准和要求，以促使档案管理工作朝着信息化方向不断前进。在制度建设完备的基础上，有关部门还要狠抓制度落实，同时结合形势变化，对制度进行修缮和补充，以确保档案信息化管理制度的科学性、先进性，切实发挥档案在政府管理中的积极作用。

（三）完善档案信息化配套设施

在信息化背景下，乡镇政府应积极响应党中央的号召，加大档案信息化管理投入，建设乡镇政府档案馆、档案室，并购置更多先进的档案信息化配套设备，如扫描仪、除湿器、复印机等，升级档案信息化管理系统，然后将所有纸质档案全部进行信息化转化与归档，并将相关类型的档案进行分类处理，以提升档案资料的价值和管理水平，为政府部门的资料查阅和分析需求工作提供更加到位的档案信息服务。在此基础上，乡镇政府档案管理机构要尽快建立健全档案网络化管理体系，建立内部档案管理局域网，提高档案管理系统的安全系数，实现内部档案信息共享，同时在上级档案部门帮助下，做好档案信息扩建和补充工作，开发更高效的档案信息检索工具，以提高档案信息利用率。

（四）引进和培养专业人才

人才是最重要的资源，缺少了专业人才，乡镇政府档案管理信息化也无从说起。因此，乡镇政府要加大档案管理信息化专业人才引进，引进一批既有档案管理经验又懂信息管理的人才，以满足乡镇政府档案管理信息化需求。在此基础上，乡镇政府要重视档案管理工作队伍培训与管理，针对档案管理队伍开展信息技术培训和职业素养教育，要求档案管理人员做好自我管理，积极开展自主学习，加强知识和经验积累，牢固树立服务意识，不断提高档案管理工作服务质量。为了避免人才流失，档案管理部门还要用加强档案管理队伍日常管理，积极利用在职培训、进修学习、薪酬提升、岗位晋升等激励手段进行队伍管理，目的是让档案管理人员切实看到，档案管理工作是非常重要的，档案管理岗位也是很有前途、很有价值的， 以激发档案管理人员的工作热情和责任意识，营造积极向上的档案信息化管理环境。

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