浅谈如何做好档案管理的安全工作

朱小琳

文章编号：2095-6835（2016）07-0047-01

摘 要：档案安全是档案工作的重中之重，确保档案安全是档案工作者的天职。结合档案管理工作实际，阐述了如何规范档案管理的安全工作。

关键词：档案管理；安全防范意识；档案室；审批程序

中图分类号：G271 文献标识码：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.07.047

档案管理是一项长期、具体的工作，因此，档案管理的安全工作显得尤为重要。针对档案安全问题，笔者认为，相关工作人员应做好以下几点。

1 树立新观念，增强安全防范意识

管理人员对档案的重视是档案管理安全工作顺利开展的前提。相关管理人员应明确档案是集体的宝贵财富，积极规范档案管理工作，使其发挥应有的作用。此外，相关管理人员应增强自身的档案安全意识、加强档案设施建设和对档案信息系统的安全管理。笔者单位成立之初，没有规范的档案管理制度，甚至未设立管理人员，导致许多工程档案丢失，几年后验收工程时，由于没有用于核对的档案资料，造成了不必要的损失。此后，领导开始重视档案工作，实行领导负责制，完善了档案管理制度，明确了各项职责，将档案工作落到了实处，保障了档案安全工作的顺利开展。

2 规范档案保护机制

许多重要信息一旦被损坏或丢失，就很难再次获得。对于重要档案的安全保护工作而言，笔者认为，应严格规范管理方法。

2.1 加强信息管理标准化建设

以本单位为例，我局条理性地完善了档案管理制度。可从以下2方面完善档案工作实施流程：①在机构组织管理、基础设施、业务建设、档案信息化建设、档案信息开发利用五个方面确定目标任务，并向局领导、责任科室、个人层层分解，签定目标责任书，真正做到“任务、时间、人员”三落实。②严格按照档案接收、鉴定、整理、保管、利用程序的要求实施管理，注重日常文件、资料信息的接收工作，处理完成的文档、图纸、图片、电子文档、实物等必须在1个月内进入局档案室；按程序处理档案，并及时向市档案馆报送档案。此外，还应广泛收集新政策、法律法规、理论学说、高新科技等中涉及规划建设方面的文献资料，从而扩大信息来源。档案入库前，应对其真实性、完整性、可用性、时限性和保密程度进行分类鉴定和处理，这有利于动态管理的实现，并对档案进行整理、保管分类、编号、登记，从而提升档案的保存价值和使用价值；档案入库时，应按规定分类存放，确保档案的目录、名称、存放位置与计算机管理总目录协调一致，以便档案的清查和使用；档案入库后，应切实加强对档案的保管、保卫和保密工作，坚持每月清洁库房，做好防火、防盗、防虫咬、防霉变等预防工作，每半年对电子文档载体和环境进行检测，及时观察信息的保存情况，做到防磁化、防辐射、防碰撞，每半年对全局档案实施全面检查，落实档案管理制度，重点检查安全防护、正规化建设等方面的工作，发现安全隐患时应及时处理；妥善保管和利用档案资料，并按照审批、登记、发出的程序向社会提供档案咨询服务。

2.2 加强硬件设施建设

在档案管理工作中，硬件设施是必不可少的。我局的档案硬件设施建设分为以下4方面：①在办公经费短缺的情况下拨出专款，设置了150 m2的档案室，并改造了老旧的档案室、增大了档案容量；②购置了10个铁质文件柜以及大批消防、防盗、防虫、刻录机等设施和物品，提高了档案室的安全防范能力；③按行政、业务、科技三大类设置了总信息库，并与全局30余台电脑联网，加强了内部信息的共享，提高了工作效率；④各科室文献资料的收发、登记、信息传递和电子文件的存放均实现了自动化，档案管理的科技含量倍增，确保了我局档案管理工作的上档升级。

2.3 融合新的管理手段

利用新技术和新手段管理档案是档案事业发展的必然趋向，也是提高档案管理水平和档案工作效率的需要。档案管理人员要时刻学习国家《档案法》中的有关条款、保密守则和奖惩措施，从而使检查工作有法可依；审查档案管理目标责任的落实情况，实行奖惩措施；督促各科室整理资料，并及时向局档案室移交，以防档案资料遗失；全面清库，在档案的进档、修复、续存、可用、销毁、上缴等方面进行检查、分类整理，重新编写目录，并上机登记。

3 结束语

要想做好档案管理的安全工作，除了要规范管理制度和管理流程，立档单位还要及时对监测到的不安全因素加以控制，发现可能存在的安全隐患，积极防范，使突发事件造成的损失降至最低，从而有效保护档案资源。

参考文献

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〔编辑：张思楠〕