通过基于云的质量管理门户网站降低供应商风险

2016-04-18 06:19本杰明·麦克,赵灿
上海质量 2016年1期
关键词:门户网站供应商供应链



通过基于云的质量管理门户网站降低供应商风险

编者按

本文发表于2015年4月的《质量文摘》。作者本杰明·麦克(Benjamin Mack)是纽约州法明代尔EtQ(领英)公司的工程师。本文主要介绍了利用基于云的门户网站解决安全问题,将供应商纳入企业的业务流程,连接供应链和质量体系,以增强供应商和企业间的协作,降低供应商风险。

在将产品推向市场的过程中,供应商扮演着重要的角色。供应商提供的产品必须是安全和高质量的,这是必要条件,因为企业不仅要依靠供应商才能把产品推向市场,还需要后者帮助自己维护品牌形象。

将供应商纳入下游企业的业务流程,这种做法可以让供应商了解企业的合规标准,也能够让企业更深入地了解供应商的流程,提高供应商和企业之间合作的效率,减少出错的可能性。

此外,当今的企业,无论行业或规模大小,拆除信息孤岛的趋势正在逐渐增加。这是一件好事,因为企业隔离数据的减少可以让人们更清楚地了解企业的方方面面。对于质量和合规管理的相关流程而言,这意味着在降低风险和提高合规性的过程中,可以使用更多的信息。但是,对于供应链来说,这是一个逐渐变革的过程。

很多企业现在已经认识到供应链对质量和合规的影响,纷纷想方设法清除与供应商之间的信息孤岛。越来越多的企业认识到,让供应商了解自己的质量和合规系统的价值,并因此获得真正合作带来的收益。

通过基于云的门户网站减少安全隐患

对于供应商来说,了解企业的质量流程对他们有利,但在允许供应商访问自己企业内部系统的时候,还存在一个数据安全的问题。由于担心这一问题,很多企业选择完全不与供应商建立连接。但从长期来看,把供应商与自己企业的质量体系完全分离的坏处更大。为了提高流程的安全性,可以选择云技术,在企业和供应商之间建立一个中介门户网站。这样一来,通过外部的、基于云技术的供应商门户网站,你就可以把部分质量体系延展到供应商。

通过基于云的外部系统,供应商可以跳转到一个定制化的控制面板,查看自己所有的事件、市场后期数据和纠正措施,甚至还可以设计变化。他们可以对流程进行操控和更新,并将数据安全地传输到你的企业。将这些内容放在云端可以消除关于安全的顾虑,你只需要向供应商展示他们需要看到的内容。

企业可以对这种云环境进行配置,以完全满足供应商的业务需求,并保护自己内部系统的数据。在拥有了只为供应商提供必要信息的能力之后,企业既可以减轻安全隐患,又让供应商参与到流程之中,推动建立高效的供应商关系。

连接供应链与质量体系

在全球性经济中,供应链可以带来诸多好处,如提高灵活性、促进知识和产品的专业化、提高充分利用新技术的能力、完善品牌聚焦、转移风险、降低成本、缩短产品上市时间等。

然而,将生产和流程要素交给供应商的做法存在一定的固有风险。缺失了重要的内部技能集合,知识产权保护、文化和业务差异、流程可见度和整体质量等都成为风险领域。

最大的挑战也许就是在供应链内部减少供应商风险,提高质量。如果将供应链视为一个业务环节,就会得到一组独立于核心业务的数据、信息和流程。我们的目标是消除信息孤岛,更深入地了解供应商的质量和合规状况,一个集成的质量管理系统可以实现这个目标。通过将供应商的关键流程整合到质量管理系统当中,就可以整合供应商数据,管理整个流程和来自供应商的信息。此外,通过集成的方式实现供应链的透明度,可以让供应商成为内部流程的一部分。

以下方法可以改善供应商质量,增加透明度,整合供应链与内部质量管理系统。

——变革管理。将供应商纳入自己的变革管理流程,企业就可以开展一次失效模式与影响分析(FMEA)或类似的设计流程变革,如生产件批准程序(PPAP)变革,保证供应商在设计阶段就收到变革通知。由此,供应商会知道自己的组件是否符合新的设计,并降低了风险。这样做的结果是,最终的成品能够综合考虑供应商组件和生产流程两方面的因素。

如何操作:最好的方法是打造一个通知和整合系统。在开始使用生产件批准程序或进行失效模式与影响分析时,向供应商发送通知。可以发送简单的Excel设计文件,也可以设计一个安全登录,允许供应商进行查阅。或者,他们可以访问一个供应商门户网站,查看自己被分配了哪些变化。无论采取哪种方式,企业都在督促供应商对一个新设计进行评估和认可,并确保其组件符合新的技术参数。

——管理供应商绩效。供应链质量的最大障碍之一就是责任因素。供应商会遵循一定的标准,但如果他们看不到你的企业的系统,便无法知道自己获得的等级。部署一个基于风险方法的供应商定量评级系统,可以为企业提供评价供应商绩效的途径。此外,允许供应商访问并查看自己的评级是一件好事,他们由此可以了解自己所处的等级,以及需要在哪些方面进行针对性改善,进而努力成为首选的供应商。

如何操作:与上述做法相同,这一整合的关键在于为供应商提供安全访问的能力。你的企业可以在系统内设置访问权限,供应商可以跳转进入系统,查看的范围仅限于自己的评级以及任何与自己相关的公开条目,如供应商纠正措施(SCAR)等。从业务层面来说,供应商评级可以包含供应商的所有相关活动,如检查、监控、不合格和纠正措施,这是获得供应商真实绩效的重要途径。同时,应根据相关的供应商活动对评级系统进行不断升级。此外,供应商也可以登录基于云的供应商专用门户网站查看评级。

——不符合技术参数产品的管理。有时候,事情并不能看表面,有些看起来很好的组件和原材料可能不符合技术参数。在之前企业和供应商分离的情况下,企业会了解问题,与供应商沟通,然后继续前行。但是,如果可以自动生成不合格提示,并自动将不符合参数的情况通知供应商,企业和供应商的协作就得到了加强。通过这样的做法,可能会发现一些未预见的偏差,并得到可实施的相关解决方案。如果能及时通知供应商,供应商还可以加快改变和适应的速度,避免延迟。将供应商与流程结合起来的做法可以改善沟通。还可以在这个动态管理中加入风险控制。对每一个产品事件进行风险评级,有助于根据严重程度过滤事件,确定优先级,优先处理最关键的问题。供应商可以在供应商门户网站看到所有相关信息。基于产品事件的风险评级有助于供应商确定所有已知和潜在的危害,测量当前控制风险方法的有效性;以最低合理可行(ALARP)标准,对高风险事件做出反应,并采取后续措施;基于趋势数据主动识别改进需求,根据控制有效性的改变计算剩余风险水平,预测变革的有效性。

如何操作:这一机制的核心是实时通知。既然出现不合格品的时候,系统可以通知内部用户,为什么不同时去通知供应商呢?通知可以是简单的电子邮件,或类似的消息提醒,引导受影响的用户或小组登陆系统,查看记录。放弃“线下”沟通这种低效率的方式,及时通知供应商,可以确保企业更快地获得实时结果。此外,系统可以记录评论历史和过往绩效,展示供应商对任何技术规范问题的解决方法,同时了解相关的完成时间、成本和处理方式。

——纠正措施。从内部来看,纠正措施流程可以对企业内部的任何系统性问题进行有效管理。对于供应链来说,重要的是有一个协作流程,让供应商可以参与纠正措施。由此,企业不仅能改善自己的成品,还赋予了供应商改善成品组件的能力。设计一个工作流程步骤,迫使供应商使用你的企业的系统来解决这些问题,有利于提高透明度。这样一来,你的企业不仅可以记录自己的改善过程,还可以记录供应商的改善方法。再纳入风险管理的概念,你的企业就可以打造一个定量方法,标识事件的重要性。供应商可以解决那些对企业以及供应商-企业关系而言风险最大的事件。当供应商纠正措施要求被提交给供应商之后,不再是进入了“黑洞”,它们已经成为了流程的一部分。

如何操作:企业需要为供应商提供一个安全接入的系统。最大的挑战就是“如果我让你进来,你就知道的太多了”。不加限制的访问是糟糕的,有限的访问才是关键。在让供应商访问系统的纠正措施流程的时候,要确保他们只能查看自己所需要的内容,不可以查看其他内容。这需要一个强大的安全模式,以确保供应商登录系统后,可以查看自己的纠正措施步骤,实施步骤,然后向你的企业提供反馈。有限的可见度将带来最大化的收益——登陆,完成工作,退出。

结论

将供应商整合到企业的质量和合规性活动中,可以更好地确保供应商所提供产品的质量和安全,并且深入地了解和对各家供应商进行对比。为供应商提供访问此类信息的途径,其目的是为了改善工作,让企业可以更新自己的可接受供应商清单(ASL),确保自己选择的供应商可以带来质量和安全,有助于自己的组织发展和培育自己的品牌形象。

(赵灿 编译)

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