基层国税部门档案管理工作探析

魏　正　杨海贵　李永春（宝应县国税局，江苏宝应，225800）

基层国税部门档案管理工作探析

魏正杨海贵李永春
（宝应县国税局，江苏宝应，225800）

国税工作涉及的档案资料种类繁多，各类档案专业性强、涉及面广、数量较大，档案管理大多实行条线式专业化管理。专业化管理的优点是便于上下级之间工作的部署、执行、监督和管理，有利于工作的上传下达和良性互动；缺点在于不利于横向互动与交流，是一个封闭的体系，部门间协作性差，造成信息资源浪费，增加了档案保管成本。当前，县级国税档案管理尤其是征管业务档案管理不规范、分类不统一，缺乏专业档案管理员。面对这些困难，立足“互联网+”，实施档案管理信息化、综合化、集中化，是新形势下基层国税部门档案管理工作的努力方向。

一、当前县级国税部门档案管理存在的问题

1.没有统一的档案管理系统

目前，国税征管电子系统上有专门的音像系统，但针对的是税收业务档案的管理，不能将所有类别的档案资料融合到一个系统内，而且，江苏省档案部门统一使用的永乐档案管理软件也只是针对档案目录的管理，无法将档案目录和档案信息连接起来。两者都不能实现档案材料的信息化和网络化管理，不能实现可公开档案信息的网络化，这显然与现在倡导的税收“互联网+”和“税收档案+互联网”的形势相违背。

2.没有统一使用档案分类大纲

基层国税分局的档案管理存在着各种管理方法交叉使用的现象，且管理混乱。县局虽然制定了综合性的税收业务档案分类大纲，但基层分局还是沿用老办法将税收材料装订归档。比如：税收征管档案的整理一般都以科室为单位，将户管、纳税提醒和若干单位的函调材料分类装订，不利于档案的利用。另外，由于县级国税部门没有专门的分类大纲，档案分类大纲没有根据征管材料实际制定，导致基层分局的税收征管档案整理工作混乱。

3.没有实施档案集中统一管理

县级机关设立档案室，管理文书、基建、税收“计会统”、声像、业务文件等档案资料；而人事、车辆购置税、稽查、出口退税等档案都由各科室设立专门档案室管理。虽然各基层分局设有单独档案室保管本单位的各类档案，但档案员多为兼职，档案的保管和利用意识淡薄；各单位的档案整理各行其是，有的甚至只在年底找人代为整理，标准和质量难以统一，上级局也缺乏集中指导和考核要求。

4.对档案管理工作重要性认识不足

首先，国税基层分局大多没有专职的档案员，上级国税部门不重视对基层的培训，基层档案兼职人员普遍缺乏档案管理专业知识。其次，经费投入不够，缺乏专门的档案保管设备，档案保管条件难以得到保证，不利于档案资料的长期保存。另外，有的档案材料只是简单的存放，没有任何的归类和整理；对于保管期限到期的档案也不鉴定和销毁处理，档案数字化、档案借阅手续不规范等问题突出。

二、面对“互联网+”，实施档案信息化、规范化管理

1.实现档案管理信息化

档案信息化是大势所趋，档案目录网络化、档案数字化势在必行。随着计算机及网络技术的不断发展，以计算机为基础、以网络为平台的各种档案应用系统不断出现，国税机关的管理人员需要与时俱进，更新观念，大胆接受并实践应用新技术、新工具、新平台，实现档案管理的信息化，提高国税档案管理效率，实现档案信息资源共享。要加强信息化管理的基础平台建设，开发统一的档案管理软件，提供必备的硬件条件。

一是要建立健全电子文件归档制度，做到纸质材料和电子文件同时归档。二是对已归档的纸质材料进行数字化扫描，按不同保管期限分级管理归档；将可公开的档案信息材料数字化并上网公布，便于利用者通过网络利用国税档案信息资源；对于不能公开的如人事档案和未达到公开期限的文书档案进行分级分类管理，但可将其档案目录向社会公开，保证在不泄密的前提下向社会开放，充分发挥档案服务社会的作用。三是要保证电子档案的安全性，落实电子档案安全管理制度，加强网络安全建设，防范网络安全漏洞，做好身份验证、数据备份、防御黑客和病毒攻击等工作。四是要强化“大数据”管理，将案卷目录信息（档号、纳税识别码、名称、所属年度、目录号、档案室编号）录入档案信息管理系统。五是实施多重检索方式，增强档案管理软件的文件搜索功能，支持纳税识别号、纳税人名称、案卷号、目录号、所属年度等检索方式，便于档案利用者直接在网络上利用国税档案信息，使档案管理适应新形势下的“互联网+”要求。

2.实现档案管理规范化

一是要实现人员配置专业化。县级国税部门领导要重视档案管理信息化工作，认识到档案管理人员专业化对于档案信息化的重要性。随着信息化程度的不断提高，税收征管的形式也在不断调整，传统的税收档案材料形成方式也随之变化，这就要求档案管理人员的专业性必须不断加强。比如征管档案要在征管过程结束后按照统一的分类大纲，对征管材料进行数字化扫描归集，及时上传档案信息系统归档，这就要求各基层分局配备专职档案员，保证征管档案的及时归档，方便利用者利用国税档案信息。要加强对档案管理人员的信息化培训，提高档案人员的业务能力和综合素质。要把档案人员纳入绩效考核，对档案归档质量、传输时限和岗位职责等提出考核要求，以规范档案管理工作。二是要实现档案管理制度化。制度是实现档案管理信息化、综合化、集中化的保障，统一的制度可以规范档案人员的工作职责，保证档案管理工作的有序进行。统一的制度可以明确责任，规范档案的收集、整理、立卷、归档利用等环节的操作。在档案制度中，要明确规定档案的种类和形式，保证档案管理人员在工作中明确区分不同档案，以降低档案管理的难度；按照统一的分类大纲将税务档案进行分类，根据特点进行规范化管理。

三、立足简约高效，实施档案综合化、集中化管理

1.实施档案管理综合化。综合化管理就是将各专业档案资源进行整合，实现整体管理、横向互动、资源共享、降低成本的目标。综合化管理打破了过去国税档案属地化管理模式，以县国税局为单位，按统一的分类大纲将各类档案进行数字化采集、统一编码、统一模式、统一流程、集中管理，打造一个集中控管、立体互动、信息共享的档案管理综合平台。这样做的好处在于统一管理、一套编码、简便易行，从档案材料的形成、归档、保管、利用、销毁等制度体系上，规范档案的综合化管理，实现档案信息资源的增值和利用。

2.实施档案管理集中化。集中化管理就是以县级局为单位设立统一的综合档案室，集中管理各基层国税分局移交过来的档案，实现一室存放、分区管理、分类管理。目前，税收管理改革正逐步深入，基层管理分局职能逐渐上收，为以县级国税部门设立综合大档案室集中管理档案提供了条件。综合档案室档案管理员不仅负责县级国税机关的综合档案管理工作，还对各科室、直属单位、各分局的档案工作进行监督指导；各科室、直属单位和分局负责本单位档案材料收集、整理和移交工作，在业务上受县局综合档案室的监督和指导。

3.实施档案管理简约化。以征管档案为例，户管档案资料本年度资料为一卷，即“年度—户式”征管档案，在案卷封面上涵盖以下内容：档案种类（XX县国家税务局：税收征管档案）、资料类别（本卷含有以下类别资料：基础信息类、服务管理类、申报征收类、税源管理类、发票管理类、纳税评估类、税收法制类）、纳税识别码、纳税人名称、所属时间（资料起止时间）、归档号（案卷号）、卷内件数、保管期限、责任人。在卷内目录中收录内容：纳税识别码、纳税人名称、归档号（案卷号）、各类别资料的件号、页次、资料名称、形成时间。这样一个案卷的内容基本在案卷封面和卷内目录中展现出来，方便了检索和查阅。

总之，基层国税档案是一种重要的社会资源，要想发挥国税档案为企业服务、为社会大众服务的作用，积极发挥新形势下的“互联网+档案”作用，提高基层国税档案的利用效率，就要从理念认识和管理模式上进行改进，从制度保障、岗位设置、业务培训和经费投入等方面进行完善，只有这样才能提高基层国税系统档案管理工作的水平，更好地服务税收工作，服务各类纳税企业和社会大众。

参考文献

［1］郑晓情.创新档案管理理念实现档案管理信息化的思考［J］.华章，2013（36）：21-24.

［2］孟丕然.更新档案管理理念，实现档案管理科学化［J］.黑龙江科技信息，2012（12）：36-38.