高职院校教学部门档案管理研讨

刘晓燕

（四川职业技术学院，四川 遂宁 629000）

高职院校教学部门档案管理研讨

刘晓燕

（四川职业技术学院，四川 遂宁 629000）

高职院校逐步实行二级管理，以前不被关注的教学部门的档案管理工作提上日程，教学部门档案管理工作是学院档案的重要组成部分，教学部门是学院档案的最基层、最原始的形成地，做好高职院校教学部门的档案管理工作就显得尤为重要。

高职院校教学部门档案管理工作

提上了议事日程。教学部门档案管理工作是学院档案的重要组成部分，教学部门是学院档案的最基层、最原始的形成地，做好高职院校教学部门的档案管理工作就显得尤为重要。

1 高职院校教学部门档案管理工作的重要性

1.1 教学部门档案管理工作是学院档案管理的基石

高职院校实行二级管理制度，教育教学档案逐渐下移，学生部分教育教学档案管理不再是统一上交到学院，而是转由系部归档进行管理。科学的系部档案管理，产生于系部的学习管理过程，真实的反映了系部发展、运行的轨迹，是系部重要的信息资源。学院档案管理工作是建立在教学部门档案管理工作顺利推进的基础上，部门档案管理工作是学院档案管理工作的基石，只有把各个教学部门的档案工作做好，做踏实才能促进和完善学院档案管理工作。例如我们院校，实行了二级管理制度，很多工作都直接落到教学部门，包括教学工作、科研工作、支部工作、工会工作等，当然也包括档案管理工作，各个教学部门就成了学院档案管理工作的基石，只有各个部门的档案管理工作人员，按时按质的上交系部形成的各种档案材料，才能保证学院档案材料的完整性，为学院发展、评估、校庆等重大事件提供最原始的依据。

1.2 教学部门档案是学院档案的源泉

二级管理教学部门是学院档案形成的原始地，是第一手材料。学院教育教学的良好发展离不开有关档案材料的收集、整理和鉴定。由二级管理部门归档处理的教学过程中的教学经验、优秀教师事迹、优秀课堂教学材料、毕业生实习报告、期中教学检查、支部材料、工会材料，不仅说明了高职院校的基本面貌和学校氛围，是也是高职院校推进教学改革、学风建设的基础材料，还是学院自身形象、优良校风传承的载体。教学部门档案是高职院校教育教学的缩影，学院档案的源泉，只有管理好这个源泉，才能保证高职院校档案的完整性和可持续性。

2 高职院校教学部门档案管理工作中存在的问题

2.1 教学部门档案材料涉及面广、材料散乱、归品不单一

各个教学部门虽然相对独立，但是由于涉及事物较多，不仅涉及到学生管理、教学工作、师资队伍建设、后勤管理等各个方面，而且还牵涉到与各个部门之间的联系，因此目前部分系部的档案管理较为混乱，缺乏科学的分类管理。例如：教学材料、学生材料、科研材料、支部材料、工会材料、账务材料、机房材料等等，把众多材料堆在一起就头绪多、涉及面广。这些材料哪些该移交档案室，哪些该本部门保存，哪些永久保存，哪些该保存多久等等，作为教学部门档案兼职管理员来说是不太清楚的，材料显得散乱。加上各个档案的归口不一样，教学档案归口学院教务处，学生档案归口学院学生工作处，支部档案归口学院档案综合办等等，归口不单一。

2.2 教学部门档案管理意识相对薄弱，随意性强

2.2.1 档案管理人员缺乏专业的培训。

二级管理前档案主要会归于学院主要部门管理，二级管理制度推广以后，系部档案管理处于全新的状态，由于以前未涉及到过多的档案方面的事项，一方面，没有健全的档案机制，另一方面，做档案管理工作的基本都是兼职人员：要么是教学干事，要么是党务干事，要么就是党政办主任等等，他们大多不是档案专业，档案意识薄弱，缺少档案管理方面的专业知识，对日常工作中形成的各种资料，没有统筹协调的意识。哪些该存档、怎么存档、存多久等等都没有系统化、规范化和标准化。档案管理工作显得零乱无章，存档的材料也少之又少，档案质量急需提高。

2.2.2 档案管理人员缺乏良好的档案意识，大大影响了档案的时效性和保密性。

教学部门的一些领导的档案意识薄弱，他们有些为了工作方便，将一些重要文件材料私自放在自己办公室，不愿及时拿给档案管理员，这就影响了档案的及时收集和日后的档案工作的开展。特别是有些上级和其它部门的文件，部门负责人虽然参加了学习，回来后却没有及时和档案管理人员交流或将文件及时转交，更影响了档案的归档工作。

2.3 教学部门档案管理员缺乏专业知识，队伍不稳定、整体业务水平有待提高

教学部门档案管理人员大多是兼职档案员，他们大多是办公室人员兼职，而他们本身都有许多杂乱无章的工作，很难全身心投入到档案管理工作中。有的教学部门兼职档案管理员如同虚设，根本就没有真正履行自己的职责。正因为是兼职档案员，所以档案工作队伍就不稳定，可以是党政办主任兼职，也可以是教学干事兼职，还可以由其它行政人员兼职，变动频繁，新手不断。教学部门的兼职档案员基本都不是档案方面的专业人才，他们大多数人也没有接受关于档案专业方面的培训，没有档案管理业务水平，这就影响了教学部门档案的归档进程和归档质量。

2.4 教学部门档案管理没有优化组合、利用率低

各个教学部门的档案管理工作，仅仅停留在保管和保留，上交学院的层面上，或者是为了迎接学院的检查和评估等等，没有充分整活和优化各个档案，缺乏档案资源的充分利用牛奶。比如，有些公共课程的有些老师的教案特别优秀，那么就可以通过优化组合，将他们的教案通过学院网站来共享，达到资源共享，充分利用档案，但事实上，很多高职院校的教学部门都没有做到这些。

3 做好教学部门档案管理工作的几点建议

3.1 广泛宣传，增强教学部门领导和广大师生的档案意识

3.1.1 要做好教学部门的档案管理工作，关键在教学部门的领导干部

教学部门领导干部应意识到档案工作不仅仅会简单的材料收集和存放工作，而是会直接影响到学院和本部门的改革、建设和发展顺利进行。教学部门的领导干部应主动增强档案意识，重视档案管理工作，认真学习和执行《普通高等学校档案管理办法》等有关档案的法律，做好教学部门的档案管理工作的统筹安排，把档案工作提到重要工作日程上来。

3.1.2 做好培养广大师生档案意识的宣传工作

作为教学部门的档案管理员，应利用各种形式、各种机会向广大师生宣传档案工作的重要生，有关档案管理的法律法规。让每一位师生员工都意识到档案在一个人学习工作中的重要地位和作用，从而认识到档案工作在学院和部门中的对个人发展的重大影响，让他们自觉的收集身边资料并上交教学部门的档案管理员，从而减少档案材料的流失和档案材料的及时归档。

3.2 健立健全各个教学部门的档案管理制度

各个教学部门应根据国家有关普通高等学校档案管理办法，结合本院实际情况、院级档案管理工作制度制定本教学部门的档案建立和管理制度，使本部门档案管理工作制度化、规范化。教学部门领导应严格执行本部门的档案管理制度，加大档案工作的宣传力度，建立以办公室专职档案管理人员为主、各相关行政人员为辅的档案管理网络，并要求各档案管理人员明确其工作职责，并督促他们按照本部门档案工作的要求做好本职工作，对档案材料进行规范化、标准化的分类整理、归档，并严格按照档案制度该上交学院归档的上交学院，该自己保存的自己保存，并定期检查。

同时，院系教学部门还要帮助广大教职工明白档案是能给学院带来较大效益的信息资源，对广大师生员工也应该有相应的档案管理制度，要求他们及时、准确的将自己在教学过程中产生的有价值的教学材料上交本部门档案管理员，以保证个人档案的完整性。学院要充分利用网络化的特点，不断探索、开发、利用档案资源的有效途径和方法，如：及时的把档案传递到院系特有的网站上，定期公布非保密性的信息，增加档案管理的透明化，甚至可以通过设置，让相关的人员可根据需要在权限范围进行下载、打印。

3.3 提高教学部门档案管理人员的业务素质

一方面，高职院校教学部门的档案管理人员基本都是兼职员，他们没有专业的档案管理知识，也没有系统的岗前培训，仅仅就是摸索着进行收集整理，这就容易造成档案归档不及时，档案遗失、不规范等等不良后果。为了避免这些现象的出现，作为各级部门的管理团队，应加强对本部门教学档案管理员的全面指导和科学培训。邀请本院有一定资力的档案专家到本部门进行讲座或现场指导；可以让本部门档案管理人员到一些专门档案培训机构进行系统的、专业的培训；可以让档案管理员到其它高校进行档案方面的考察；也可以借阅一些有关档案方面的资料给档案管理人员进行自学等等。使他们具有的较高的业务素质、高度的责任感和服务精神，科学全面的深入档案管理工作，更好的为本部门的档案管理工作服务。

另一方面，档案管理人员要学会充分利用现代化科学技术，提高教学部门档案的利用率。随着信息化的不断演进，电子办公逐步取代了纸质的材料，档案管理不再是简单的收集和整理，还需要顺应时代的需求，逐步走向无纸化办公。作为教学部门的档案管理员，应熟练掌握计算机操作、办公自动化和网络管理等现代化信息技术。不但可以对已有的档案进行科学的归纳、整理和分类归档，还可以利用现代化信息技术，将有价值的、非保密性的可以共享的档案信息放到学院和本部门的网站上，让更多的教师和学生根据自己的需要到网上查询和调阅，实现资源共享，从面提高档案的利用率。

[1]蒋娟.高校二级管理体制下档案工作思考[J].重庆教育学院学报．2010，（11）.

[2]赖华红．高校二级学院档案管理工作亟待加强[J]．秘书之友．2013，（3）.

[3]黄宝春.高校二级学院档案管理规范化的几点思考[J].云南档案．2008，（7）.

[4]岑淑儿.高校二级学院档案管理初探[J].浙江档案.2005，（6）.

[5]谢桂华.浅析地方本科院校二级教学部门档案管理人员的素质与能力培养[J]．大众文艺．2015，（5）.

Discussionon Teaching Department Archives Management in Higher Vocational Colleges

LIUXiaoyan
(Sichuan Vocational and Technical Col lege,Suining Sichuan629000)

Higher vocational colleges and universities gradually implement the two level management, file management of the teaching department puts on the agenda. Teaching department archives management work is an important part of college archives, teaching department is the most basic level and the most primitive form for college archives. As a result, doing a good job teaching departments of higher vocational colleges file management work is particularly important.

Higher Vocational Colleges; Teaching Department; Archives Management Work

G27

A

1672-2094(2016)06-0155-03随着社会的发展，高等教育的规模不断扩大，高校里的专业分得越来越细，向大众化进程推进，不少高校实行学院宏观调控、二级学院自主管理的院系二级管理模式，不断壮大的高职院校也逐步实行了权利下放的二级管理，。随着管理的事物日益增多，以前不被关注的教学部门的档案管理工作也

责任编辑：邓荣华

2016-10-12

刘晓燕（1973-），女，四川遂宁人，四川职业技术学院计科系副研究员。研究方向：档案管理。