对开发区数字档案馆建设的若干思考

章维倩

(杭州经济技术开发区档案馆)

对开发区数字档案馆建设的若干思考

章维倩

(杭州经济技术开发区档案馆)

杭州经济技术开发区(以下简称开发区)成立于1990年,1993年4月经国务院批准成为国家级开发区,是集工业园区、高教园区、出口加工区于一体的综合性园区,也是杭州市三大副城之一。作为杭州市重要的产业集聚区和城市副中心,档案的利用和需求量也日益增大,面对日益增加的档案种类、数量和档案的社会需求,数字档案馆的应用也已经成为档案日常工作中必不可少的一部分,本文就数字档案馆在开发区档案管理中的必要性和优越性展开讨论。

开发区 数字档案馆 思考

杭州经济技术开发区自2003年成立档案馆以来,作为开发区档案管理工作的重要机构,承担了开发区管委会党群工作、行政管理、劳动人事、规划建设、经济贸易、土地房产、经济发展、社会发展、会计档案、特种载体等各方面的档案管理。目前,开发区还是沿用传统的机关档案管理模式,迫切需要建立一种新的机关档案管理模式,以适应开发区经济、社会、民生、人文日益发展的新需求。

一、加强开发区数字档案馆建设的迫切性

(一)开发区的飞速发展对档案工作提出了更高的标准和要求

从1990年至今的26年间,开发区主要经历三个发展阶段：起步发展阶段(1990—1999年)、区域扩容阶段(1999—2003年)、建区造城阶段(2003年至今)。在这期间形成了大量的、第一手的文字、图片、照片、实物、音像等珍贵档案资料,记录下了开发区开发、建设、发展的历程,留下了宝贵的历史记忆。随着开发建设进程的扩大,现有的机关化档案管理模式已不能适应整个形势的发展,摆在我们面前的档案管理工作需要提出更高、更强的标准和要求。

(二)档案信息资源高效共享和利用,对数字档案馆建设提出迫切要求

数字档案馆是档案馆发展的方向,是科学技术特别是信息技术发展对档案管理的要求。数字档案馆的一大功能,就是可以充分利用信息技术等现代化手段,实现对档案信息资源实体与信息的分离,为档案信息资源的高效共享和利用提供可能。所以,数字档案馆建设工作成为开发区档案工作的重中之重。2011年1月,开发区依据《数字档案室建设指南》,启动数字档案馆系统建设,建立了馆藏管理系统、虚拟档案室,实现了集管理中心、存储中心、利用中心等于一体的多元化的子系统体系。同时在开发过程中,将原先使用过的安特、龙宇等软件中的历年数字档案信息通过转换,全部挂接到新的数字化档案系统中,使得开发区从建设初期至今所有的档案全部在这一系统中统一录入、管理、存储、利用,为今后的档案工作提供了很大的方便,也使得开发区的档案工作跨上了一个新的台阶。

(三)推进传统载体档案数字化,实现“存量数字化”迫切需要

开发区档案馆档案目前还有一部分是传统载体而非数字形态的,因此数字档案馆建设的重要任务,就是把纸质档案、音像档案等传统载体档案实现数字化。不完成这项任务,档案馆就只能是半吊子工程,就必然要在大数据时代落伍,不能跨进现代化的门槛。为此,开发区档案馆于2013至2015年间对存量纸质档案进行了批量的扫描工作,这一项工作对今后档案的查阅、利用,各部门间电子文件传输提供了很大的方便,同时也减少了对原始档案的人为损害和自然侵害,提高了原始纸质档案的安全性。

二、开发区数字档案馆建设和管理需要克服的主要难点

(一)数字档案利用工作难

目前,数字档案资源的利用尚停留在基于目录的简单查询共享,缺乏综合的数据挖掘和深度整合,严重影响了数字档案馆的功能发挥。

(二)原生电子文件归档接收工作难

开发区档案馆和管委会其他各局室、各部门在电子文件归档的事务上缺少协同。电子文件的归档、接收工作是一个新生事物,还处于起步、试点阶段。

(三)数字档案馆应用推广难

目前开发区25个局、室及直属单位虽然都已经设定了数字档案馆的联络员账号及访问权限,但因为人员调动频繁等原因,要做到各单位有查档需要时可自行检索条目,工作不是很顺畅,数字档案的使用推广还需加大力度。

三、开发区数字档案馆建设发展的方向

(一)首先要按照“保障有力”的要求,抓好数字档案工作体制和机制建设

及时修订各类数字档案管理办法和各项制度,规范各门类的档案业务标准,形成规范有序、务实高效的工作机制和管理服务模式,以保证各类档案在日常利用中能正常运行。同时加强工作队伍建设,提高档案管理人员的综合素质和实际工作能力。

(二)确保信息安全,做好保密工作

必须把数据安全放在第一位。要建立完善覆盖全面、制度健全、手段先进、保障有力的数字档案安全工作机制。严格执行档案安全保密制度,加强对涉密信息系统、涉密计算机和涉密载体的安全保密管理。要确保外包公司员工不接触保密文件,与外包公司签订保密协议,任何人都不能下载加工数据,确保数据不会泄露。做好数字档案资源的备份,推进数字档案登记备份工作规范化、制度化、常态化,做好异地备份和应急演练,确保在突发情况下档案信息的绝对安全。

(三)关注区政务动态,及时跟进

档案管理人员要及时关注开发区政务动态,对新生成的照片档案、视频档案做到同步跟进,及时标注文字说明,以防止时间长了拍摄者和当事人对整个事件描述不准确,为年底照片档案归档工作做好准备。多管齐下,保证照片档案内容的精准,确保数量和质量成正比。

(四)按照“服务为先”的要求,提升档案服务能力

建设数字档案馆的主要目的就是解决传统档案的利用方式不能满足新时期广大人民群众对档案利用需求的矛盾。推进数字档案馆建设,“资源数字化”“管理智能化”是基础,“利用网络化”是目的。对此,我们现阶段要做好“利用网络化”这篇文章,使数字档案馆发挥应有的作用。第一要着力提升为单位工作服务的水平。通过加强数字资源建设、完善检索查询功能等,提高查全率、查准率。档案工作人员要主动围绕单位重点工作,推送档案专题信息,做好精准服务。第二要着力提升为中心工作服务的水平。抓紧做好重要档案的数字资源建设,建立健全档案信息专题数据库,为“三改一拆”“五水共治”“G20峰会”等专题档案做好信息资料收集工作。第三要着力提升公共服务的水平,在服务管委会各部门的同时,也能为区内各企事业单位提供满意的档案查阅利用服务,逐步实现档案查阅利用服务在街道、社区便民服务平台上的全覆盖。第四要着力提升为社会信息和智慧城市建设服务的水平,加快建设智慧档案,为智慧城市建设提供数据管理、存档保存和整合共享等服务。