企事业单位用印管理系统初探

摘 要：本文介绍了印章的作用，分析了目前用印管理与使用中存在的主要问题，探讨了通过建立用印审批管理系统减少用印过程中人为因素干扰，防范用印过程中法律风险的可行性。

关键词：印章管理；信息系统；办公室管理

印章是国家、社会机构、组织、个人的特定标记。它代表一个单位或个人的身份，是单位或个人的象征，具有证明和确定其主体资格和能力的法律效果，以及很强的权威性。单位公章是一个单位行使职权、对外联系和进行公务活动的凭证和标记，它是人们对单位身份的认可和执行的依据。

单位公章一般由单位办公室管理，主要包括单位行政印章、党委印章、法人代表印章、单位行政钢印、法人签字章和单位主要领导名章。印章管理工作既是办公室工作的基本内容，也是办公室工作和重要职能。要做好印章管理工作，首先要明确印章管理的重要性。

1 印章的作用

1.1 权威作用

各级、各类国家机关、社会团体、企事业单位都是依法按照一定的程序面成立的，都有着特定的地位和管辖范围，单位的印章也在一定的层次工范围内具有权威性，在其内部管理及参与其他社会活动中起着举足轻重的作用，是单位身份与权威的体现。在，而对于某一法定组织来说，其领导人依法定程序具有法人代表资格，因此，法人代表名章，不是代表其个人，而是代表其负有某种职权。所以，“印”和“章”便是权威的象征，代表着一定的职能和权力。

1.2 法律作用

印章是单位与上级部门及社会各界进行联系的重要凭证，象征着单位的合法性、权威性。只有得到法律认可的单位和机构才肯具备刻制印章的资格，单位的各行政印章在公安机关登记备案后才能够使用，文书材料一经加盖印章，就代表着单位对这法定效力的确认和法定职权的施行，也意味着它将必须承担的法定义务和法律责任，所以，印章具有法定的凭证作用，加盖印章是一种法律行为。加盖了公章的公文和材料具有法律效力，否则就会失去其合法性和有效性。

1.3 象征作用

任何一个国家机关、社会团体、企事业单位、组织、集体与个人，不管是对内还是对外，都会有象征其国家机关、社会团体、企事业单位、组织、集体与个人的名称，而印章也就是这个名称的代表。在开展用印过程中，印章便更明确地表明了使用者的合法身份。

2 目前用印管理与使用中存在的主要问题

目前大部分单位用印采用纸制用印审批单的模式，而且在实际工作中，有些单位不重视用印规范，管理混乱等现象时有发生，主要存在以下问题：

2.1 思想认识不到位

思想上没有意识到印章对单位的重要性和用印的严肃性。认为用印是很随便的事情，色章的用印审批，不经过单位主要领导同意，只要单位部门领导同意就可以盖单位的公章，而且部门领导对需用印材料也不仔细审查，严格把关。

2.2 用印审批单填写不规范

申请人在用印审批单上填写的相关内容模糊不清，比如在填写资料名称一栏时，往往只填写“协议”或“相关资料”等内容。有时，填写用印数量一栏时，只填写“1”个，用印时却要盖很多份资料。

2.3 用印资料易被“李代桃僵”

纸制用印审批单模式有一个最大的漏洞，容易被别有用心的人钻空子，就是用印资料容易被“李代桃僵”。有的申请人给领导审批时，用的是一份资料，然后拿着领导同意的审批单到办公室盖章时，可能是另一份被替换的资料。

2.4 纸制用印审批单不易保存，用印记录不易查询

一般企事业单位一年的用印量多则数万，少则上千。纸制用印审批单不易保存，用印记录也不易查询。一般纸制用印审批单保存3-5年的话，也会占用不少的办公室空间。

3 用印管理系统功能及实现

用印管理系统采用电子化、流程化的手段，尽可能的减少用印过程中人为因素的干扰。

3.1 印章分类审批

法定名称印章（行政印章）：由用印申请人提出用印申请，经部门领导审核，不涉及权利义务的由办公室主任审批，涉及权利义务的由办公室主任转提给用印事项对应业务分管的单位行政领导审批。

党委印章：由用印申请人提出用印申请，经部门领导审核，一般业务由办公室主任审批，具体业务由办公室主任转提给用印事项对应的单位党委领导审批。

法人代表章及主要领导名章：由用印申请人提出用印申请，经部门领导审核，提交给印章对应的单位领导审批。常规性的用印可由相关单位领导授权办公室主任审批。

3.2 上传用印资料电子版

申请人提出用印申请时，除逐项详细填写“资料名称”、“用印数量”等内容外，还要求上传用印资料的电子版或扫描件备案。特殊情况下无法提供用印资料的电子版或扫描件的需详细注明原因。

3.3 系统查询模块

系统中建有查询模块，查询按照“申请人姓名”、“印章名称”、“流程状态”等预先设定好的字段进行查询。

4 结束语

总之，印章管理是一项严肃而重要的工作，通过建立用印审批管理系统，可以尽可能的减少用印过程中人为因素的干扰，确实有效地防范用印过程中的法律风险。

参考文献

[1]方婧.关于高校印章管理的思考.兰州教育学院学报，2014（1）.

[2]王淑洁. 强化印章管理的实践探索.办公室业务，2012（11）

作者简介

蔡明（1973-），男，四川，大学，工程师，研究方向：办公自动化 信息管理。