新时期我国高校档案管理的现状及对策研究

黄艾君

摘 要：高校档案是高校从事各项活动、开展各项工作所必不可少的材料，不仅反映了学校发展的整体情况，也决定了学校未来的发展方向。在具体工作中，一些高校档案管理的意识薄弱、方法不够先进、管理人员素质较低，面对这些问题，探索如何创新高校档案管理，对于提高学校整体实力、教学科研水平具有重要意义。

关键词：高校；档案；管理

1 引言

随着国家对于高等教育越来越重视，高校的档案管理也变得越来越重要。一般来说，高校档案是指高等学校从事招生、教学、 科研、 管理等活动直接形成的对学生、 学校和社会有保存价值的文字、图标等形式的历史记录。高校档案既面对学生，同时也面对教师，教学和管理都是档案应当涉及的内容，也是高校从事各项活动、开展各项工作所必不可少的材料。高校档案真实的记录了高校各个时期的发展，无论是是对于校史研究，还是对于发展教育事业，均有非常重大的帮助。同时，高校档案管理也是高校管理中的一项基础工作，不仅反映了学校发展的整体情况，也决定了学校未来的发展方向，因此，创新高校档案管理，对于提高学校整体实力、教学科研水平具有重要意义。

2 我国高校档案管理的现状分析

（一）高校档案管理的意识薄弱

由于受到较为传统的管理方式的影响，一些高校的领导认为档案管理与其他的学校活动关系不密切，学校的主要工作在于教学和科研，因此，并没有引起足够的重视。甚至只是在口头上比较重视档案工作，但是在实际工作中并没有落实。一些档案管理工作人员认为档案材料与其他部门的工作没有关系，将材料据为己有，或者由于工作原因，并未及时归档，导致能够反映学校教学等情况的材料缺失，一旦需要使用，无法查找。总之，由于管理人员和工作人员的意识薄弱，导致高校档案管理不够正规。

（二）高校档案管理方法不够先进

随着高校之间竞争愈演愈烈，办学资源也变得越来越紧张。高校更愿意将资金投入在与办学直接相关的项目之中，例如建设新校区、建设师资队伍等等，在无形中就导致了高校档案管理的现代化水平跟不上学校发展的需要，很难为学校提供良好的服务，这也是限制高校档案发展的重要原因之一。很多高校在档案管理的过程中仍然采用较为传统的做法，没有利用电子技术统筹管理规划，一旦出现材料的遗失，难以查找，由于缺少数据化的分析，难以从档案中发现学校发展中的问题。

（三）高校档案管理人员素质较低

在一些高校，从事档案管理的工作人员并没有对档案进行较为专业的学习，也就是所谓的“半路出家”，很多高校甚至只是将无法从事科研和教学的人员安排管理档案，认为档案管理只是将这些材料看管好，更不用说聘请专业的人员进行管理，高校档案管理人员素质的参差不齐导致了管理效率较低，档案材料的使用也仅限于数据的记录，而开发和利用难以落实。

3 我国高校档案管理中的对策与建议

（一）增强高校档案管理的意识

改被动为主动，增强高校管理人员对于档案工作的重视。只有真正意识到档案管理对于高校的指导作用，才能够调动基层管理人员的积极性，采取切实有效的措施，尽快加强档案管理工作的队伍建设、人才建设、技术建设，从各个方面多管齐下，提升档案管理水平。利用创新的理念管理高校档案，从以藏为主变为合理利用，加强对于档案的开发，每一个年度对档案进行检查、数据分析，发现学校在教学过程中出现的漏洞，弥补各环节出现的不足。完善档案管理的制度建设，为工作人员的实际工作提供制度上的保障。

（二）引进更加科学的档案管理方法

随着信息化时代的到来，传统的高校档案管理方法已经难以满足学校发展的需要和社会的需求，为了更好的服务与高校教学、科研建设，高校应当学习并普及更先进的档案管理方式。传统的档案更注重手工操作，而如今的电子档案，更需要对计算机知识的掌握，声像技术和网络技术的发展使得档案工作不断发展变化，走向了现代化，各个高校要把先机的技术手段通入工作当中，改变长期以来的管理模式，加强对工作人员的要求，为学校的建设服务。

（三）加强档案管理人员的素质培养

如果不深入了解档案知识、同时对先进的档案管理方法也不熟知，空谈提升高校的档案管理，真正的管理水平始终难以真正提升。因此，要加强对于管理人员的定期培训，研究新时期档案工作的规律和特点，提升工作人员的创新意识和工作能力，建立一支高素质的人才队伍。除此之外，引进竞争机制，鼓励工作人员不断学习创新，完善终身教育体系，不断提升档案管理工作者的专业素质。

4 结语

在新时期信息化时代的影响下，高校档案工作不仅要转变思想，重视创新和材料的开发利用，更要学习新技术，利用电子手段对档案进行统筹管理，实现大数据管理，从这些数据的变化体现学校的教学、科研等成果和不足之处，使档案管理更好的服务于高校建设。

参考文献

[1]史晓红.高校档案信息化管理的现状及对策研究[J]. 网友世界.2015（06）：15

[2]杨涛.浅谈高校学生学籍档案管理的问题及对策[J].黑龙江史志.2015（03）：08