高校档案编研工作的实践与思考

万艳燕

摘要：高校档案编研工作是高校档案管理的一项基础性工作，档案编研成果能够有效地促进档案信息资源的开发和基础业务建设，同时也对推进学校的发展具有积极意义。文章论述了高校档案编研工作的作用和意义，分析了档案编研工作的方法和形式，并对编研工作中存在的问题提出几点创新对策。

关键词：高校；档案编研；实践；思考

中图分类号：G64 文献标识码：A 文章编号：1001-0475（2016）03-0069-02

高校档案工作是学校管理工作中的重要组成部分，而高校档案编研又是高校档案工作的基础。高校档案编研工作是档案部门在研究馆（室）藏档案内容的基础上，形成如现行文件汇编、专题档案史料汇编、档案文文摘汇编、档案参考资料及编史修志等编研成果，为学校发展提供多层次全面的档案信息资源利用。

一、高校档案编研工作的作用和意义

（一）档案编研工作是高校档案馆（室）开展提供利用服务的一种方式

高校档案部门把具有研究价值和实用价值的档案信息编辑、加工后，形成内部资料或编研成果公开出版，推荐、分发给学校有关人员使用，这是一种主动服务方式；将特定题目的档案资料或档案信息集中化、系统化，可以节省利用者的时间和精力，为历史研究提供翔实而全面的史料，为现时工作提供有益的参考；作为档案资源信息的转化形式，档案编研成果便于传播，使馆外利用、异地利用成为可能，这有利于更加广泛地发挥档案在各项工作的价值和作用，对于实现档案信息资源共享也是十分有益的。[1]（P.220）

（二）开展档案编研工作是提高高校档案馆（室）工作水平的一个重要途径

在档案编研过程中，在大量调阅档案资料同时，又可对高校档案馆（室）的基础工作起到全面检验的作用；档案编研工作要求档案工作人员具有较高的理论水平和专业知识，可促进档案干部队伍素质的提高；档案编研工作向学校和社会各界提供了系统的档案信息服务，有助于扩大档案工作的影响，赢得社会各方面对档案工作的重视和支持。

（三）开展档案编研工作是保护档案原件和档案史料的一种措施

档案编研成果不仅有积累史料的作用，而且可以代替原件供利用者研究参考，从而大大减少档案资料因反复利用而受到的损坏，有利于延长档案原件的自然寿命。将档案文件汇编出版，相当于为有关档案制作了大量副本，分存于各处，即使原件遭到损毁，档案的内容也可以长久流传。

二、高校档案编研工作的方法和形式

档案信息资源开发与拓展促使高校档案编研工作的作用与地位持续提升。从广义上讲，档案著录与编目、档案文摘与汇编、档案简介与文摘、史志与年鉴、档案专题编研、档案信息查询系统等都属于档案信息资源开发的范畴。因此，档案编研不是档案信息资源开发的全部，而只是其中的主要方式之一。档案编研虽然是档案信息资源开发的高级形式，但在现阶段不可能单纯靠编研方式来实现对高校馆（室）藏全部档案信息资源的开发与整合。当然，随着信息技术的迅猛发展，大量数据处理技术的广泛应用，档案数字化编研会成为档案信息资源开发与整合的方向或主要方式。

首先，要站在档案信息资源开发全局的角度来思考档案编研工作。高校档案编研工作必须基于利用需求之上，必须基于完备的档案信息资源体系之上，必须基于馆藏档案数字化之上。编研项目是否有利用需求、编研项目所需的馆藏资料基础是否翔实、所需的馆藏档案数字化程度是否能够满足数字化编研需要，这些都应是高校档案编研工作前期研究的重点内容。如果这些问题没有弄清或不解决，那么档案编研项目就会面临曲折或失败的风险。

其次，通过档案编研工作可以不断促进高校档案基础业务水平的提高。没有丰富的馆藏，很难编出高质量的编研成果，档案编研工作有助于促进档案信息资源体系和档案利用体系建设；档案编研有助于促进档案收集更加齐全完整，有助于日常积累档案利用反馈，有助于促进馆藏档案数字化，因此，档案编研工作不是独立的个体，而是与档案工作的各个环节相互关联，相互促进。

最后，要正确处理通用性编研与专项编研之间的关系。档案编研工作无通用性编研与专项编研之分，将档案编研分为通用性编研与专题编研是从实际工作出发在操作层面上的定义。在高校档案管理中可以将志书、年鉴、组织机构沿革、大事记、档案馆指南、全宗介绍等暂定为通用性编研成果。无论是从反映一个学校的发展历程，还是从档案工作服务定位，这些成果都是高校档案部门必须开展的基础性业务工作。通用性编研成果可以有统一的规范、统一的模版、统一的标准。而专项编研则是针对某一问题、事件、集体、人物所作的专题研究，是对通用性编研成果所记述某一方面内容的全方位深化。所以，通用性编研成果是专项编研的基础，高质量的通用性编研成果能够为专项编研提供清晰的线索或脉络。当然，对于有编史修志需求的高校，档案专项编研工作又可以起到收集与积累专题资料的作用，为将来的编史修志提供翔实的基础资料。因此，通用性编研是档案专项编研的基础，而专项编研又为通用性编研积累了丰富的资源。

三、高校档案编研工作面临的问题及对策

目前来看，高校档案编研工作取得的成果与档案编研工作者的努力与付出是不成比例的。之所以这样，是因为部分高校领导对档案工作的重视程度不够，编研工作体制与机制还没有理顺，组织机构与人员素质还不适应工作发展的需要；编研成果仅限于简单的纸质印刷品，影响了编研成果作用的发挥，也使档案编研人员缺乏成就感；馆藏档案信息资源还不能达到内容丰富、种类繁多，这不但使编研项目选题困难，也不可避免地导致编研成果的质量存在瑕疵；馆藏档案数字化程度低，不可检索与编辑的数字化格式等因素极大地降低了高校档案编研工作的效率。

因此，要更好地开展高校档案编研工作需做到以下几点：

（一）要从高校档案管理去探索思路与办法。档案事业发展至今已进入档案信息管理和档案信息服务的阶段，高校档案部门需要加大档案宣传力度，拓展宣传渠道，可以延伸到报纸、网络、广播等不同的平台，宣传内容要找准切入点，贴近师生员工生活，把握学校工作热点，群众关心的话题，这样才能赢得学校领导与各基层单位的支持。高校领导对档案工作的重视是做好档案编研工作的关键，各基层单位的支持是搞好档案编研工作的基础。因此，高校档案部门要一方面争取在人力、物力、财力等方面得到学校的大力支持，另一方面要努力做出实绩，让档案编研成果在学校建设中发挥作用，使档案编研工作得到学校领导和全校师生的认同与支持。这样才能在高校档案管理上有创新，来解决业务工作中存在的诸多问题。

（二）要从提高档案工作人员素质方面解决问题。档案编研工作需要档案管理人员掌握档案各学科的基础理论以及文史、社会、管理等方面知识，同时还要掌握计算机文字、图像等软件及网络应用技术。这样在编研工作中才会有管理档案信息的能力，也可以准确鉴定有效的档案参考资料。另外，档案编研工作人员还要树立政治意识，有坚定的政治信念，养成严守机密，守口如瓶的工作作风，同时要有无私奉献、爱岗敬业的精神以及严谨细致的工作态度。

（三）要从档案编研工作方式方法上寻求突破。高校档案编研项目各自选题有时会限于馆藏内容有限、人力不足，效果不尽人意。打破高校之间的界限对一个项目采取联合编研的方式，不但能够解决高校档案部门的人力资源分散与不足的问题，而且还能够在更大的馆藏档案信息资源基础上来解决档案史料不完善的问题。这些都有待于档案编研工作者认真思考并付诸实践的。在高校档案编研工作中采取灵活多样的编研方式，整合与协调各方面的力量参与档案编研是现实可取的，也是可行的。

（四）要将计算机多媒体技术引入档案编研项目。档案编研项目中引入多媒体技术，可以将文字、图像、声音等类型的档案信息资源整合到一起，对同一专题的内容进行多样式的表现，突出了档案编研成果从视听角度的表达方式。传统的档案管理将文字、图像、影音区分为文书、声像档案分类保管，提供给档案编研利用，而通过计算机将文、图、影、音等多种信息资源集合，档案编研成果就不再只是纸质印刷品，而是应用多媒体技术集成了文本、图像、动画、影视、音乐等多种媒体形式，这种档案编研成果以优雅的文字、生动的画面、奇妙的动画、优美的解说，充满动感和活力的表达方式可以满足档案利用者的各种需求。

（五）要应用现代信息技术改造传统的档案编研方式。通过近两年的开发与试点，大庆油田组织机构沿革编纂与查询系统取得了良好效果。通过利用组织机构沿革编纂系统，学校工作人员可以方便地查到学校建校以来不同时期的组织、机构的变化，还能查到学校各级领导干部的任免职信息。它不但创新了档案编研工作的方式，也为用户提供了全新的档案利用体验。

参考文献：

[1]冯惠玲.档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，2010，（3）.

[责任编辑：褚永慧]