会计电算化系统内部控制问题的探究

蔡燕（安徽财经大学 会计学院，安徽 蚌埠 233000）



会计电算化系统内部控制问题的探究

蔡燕
（安徽财经大学 会计学院，安徽 蚌埠 233000）

摘 要：随着社会经济的不断发展与高新技术的层出不穷，会计系统也在不断从手工模式向电算化模式转换，机器正在逐步取代传统的记账、算账和报账程序，为企业提高了效率，解放了劳动力.因此，在会计电算化环境下，我们需要深刻剖析企业内部控制制度存在的问题与不足，研究和采取相应的措施，以确保会计系统的有效维护、处理和运行.

关键词：电算化；内部控制；现状；原因；对策

目前，会计电算化已广泛运用于各行各业，极大地方便了企事业单位财务信息的收集、处理及分析.企业应当充分认识到会计电算化下内部控制的重要性，健全和完善会计电算化下的内部控制，才能充分发挥电算化会计系统的优势，保证企业更多利润的获取，保证企业健康稳定的运行和发展.

1 会计电算化系统内部控制的内容

会计电算化是会计的重要发展历程之一，体现了高速发展的现代化会计发展，提高了企事业的效率.从广义上来讲，会计电算化是指与其有关的所有工作，包括会计电算化软件的研发、会计电算化人才的培养、会计电算化市场的推广以及会计电算化制度的建设等等.从狭义上来讲，会计电算化是指以计算机为主体的信息技术在会计上的应用，主要指计算机很大程度上替代人工完成会计工作的过程.企业内部控制主要是指企业为维护会计信息的真实可靠、保护资产的安全完整、降低各项风险、提高管理效率、确保各项规章制度和法律法规的实施而制定的一系列控制程序.

1.1 电算化系统内部控制的一般控制

一般控制适用于所有的会计电算化系统，它能为系统安全提供可靠保证，主要包括以下几个方面：

（1）系统安全控制.其能保证系统安全运行，减少或避免外界影响的可能性.企业要及时跟进授权工作，尽量保证操作环境适当，防止计算机故障，以确保高度安全.

（2）管理控制.管理控制主要是指通过控制部门设置、人员设置以及职权的设置，将不兼容职员分离，使得权利相互制约，减少或避免越位办事、联合舞弊等行为的发生.

（3）系统开发控制.系统开发控制在经过上级授权之后，需要分析其可行性，同时还要完善各项开发工作.

（4）系统维护控制.系统在建立以后需按时进行维护，包括对系统进行更新、补丁、扩展等工作.

（5）系统操作控制.各岗位操作人员权限应设置明确，不得越权办事，这也有利于系统的信息保护，防止出纰漏.

1.2 电算化系统内部控制的应用控制

应用控制是实际操作过程中进行的控制，主要包括以下几个方面：

（1）输入控制.在保证原始数据无误的情况下，输入控制使得会计数据在输入时发现问题，要想做到这点，企业需要对系统的会计科目名称、代码、借贷平衡等多方面加强管理.

（2）处理控制.系统应有对数据进行查验、复核和更改的功能，防止出现意外情况.

（3）输出控制.注意输出的权限设置，以及后续各项工作的处理问题.

2 电算化系统对内部控制的影响

由于电算化的存在，企业内部控制也受到了一系列的影响，具体表现在以下几个方面：

（1）存储方式发生改变.随着电算化的不断发展与完善，无纸化交易也普遍化了.不同于原有账务处理程序的书面形式，电算化系统会将会计数据直接记录在磁盘光盘上，将会计凭证直接生成，内部控制的重点逐步由人转为不再仅仅取决于人，存储方式发生巨大改变.

（2）信息安全指数下降.由于电算化系统下，会计数据直接记录在电磁介质上，并没有或者很少有纸质依据，因此很容易被篡改或删除，我们却很难发现痕迹.再加上电磁介质易受到环境影响，计算机网络犯罪事件频发，会计信息便更容易遭到破坏，这些或多或少都给内部控制带来了巨大挑战.与此同时，远程报账、远程审计、远程报表、网上支付、网上报税、网上银行等等，也加大了会计系统安全控制的难度.

（3）交易授权发生变化.传统账务处理程序下，每一项经济业务活动都需要经过层层把关、审批、签章，审核过程十分严格.但在电算化系统下，大部分业务处理流程都由计算机替代完成了，许多控制被削弱，授权、批准控制都受到影响.

（4）控制形式发生改变.传统模式下的一些内部控制相应地，在电算化系统下也就失去了作用，比如验证借贷平衡、余额发生额平衡、编制各项汇总表、核对总账和明细账等等，已由计算机完成.

（5）对财会人员提出更高要求.就目前来看，我们建立电算化系统的企业迫切需要既懂财务知识又懂计算机知识的人才.电算化环境和网络环境下，企业业务更加复杂多样化，稽核难度也在加大，财会人员就需要及时掌握和更新复杂的数据库和网络知识，以及专业知识，以从容应对工作.除掌握相关知识技能外，电算化还对财会人员提出了更高的协调性的要求，因为在电算化环境下，不同的财务人员在一个系统软件中进行工作，若不能分工明确，合作协调，势必会降低工作效率.因此，财会人员也应提高工作的协调性，增强彼此间的合作，保证工作严谨的态度，相应地也就能提高工作效率.

3 会计电算化系统内部控制的重要性

3.1 保障会计系统的有效运行

企业实施内部控制是为了确保有关法律法规和规章制度的实施，保障企业资金和信息的安全性和完整性，提高会计信息质量要求.一方面，它能为企业管理层提供有效的决策信息，帮助其实现决策和管理职能，提高企业会计信息分析决策能力；另一方面，它能有效减少企业财务纰漏问题的产生，加强企业管理.

3.2 有效防范企业经营风险

目前市场经济变化较快，各行各业的经营状况普遍不容乐观，再加上各种政策环境的影响，企业之间恶性竞争的日益激烈等等，为企业的发展带来重重阻碍.债务沉重、货物积压过多、资金链断裂，许多问题层出不穷.而这些问题，很大程度上是因为企业会计系统内部控制存在缺陷.现如今很多企业将电算化应用于日常财务的处理，却往往忽略了会计系统内部控制的建立与完善，增大了企业的经营风险，不利于企业日后的发展.

3.3 是社会和经济发展的需要

自我国加入WTO以来，各行各业便面临着机遇与挑战并存的情况，市场格局发生了巨大的改变.随着社会的快速发展与经济的日益增长，会计信息系统也得到了不断的完善.在处理会计信息时，我们借助网络与财务软件进行管理，有效地提高了信息的传递效率，然而互联网的开放性给企业的财务信息造成了极大的安全隐患.同时，国外掌握了更为先进的财务软件技术，国内在这方面还不够成熟，因此，加强会计电算化系统内部控制就显得尤为重要.

4 会计电算化系统内部控制的现状

4.1 会计人员整体素质有待提高

企业财会人员中，资历高的会计人员通常将会计业务处理的很好，却对计算机及软件的操作不太熟悉；资历浅的会计人员通常熟悉计算机及财务软件的使用，却缺乏相关的专业知识，很难快速准确地辨析和处理业务.与此同时，若是会计人员不注意自身的控制，不对财务软件进行正确操作，便会造成信息失误及失真，影响会计信息的正确性.若是利用监督体系漏洞钻空子，对财务信息造假，后果也将不堪设想.

4.2 内部控制制度自身存在问题

对于我国的电算化发展情况，由于起步时间较晚，因此与其相适应的内部控制制度也就没有完全建立好，还存在许多的问题与缺陷.其一，有些风险无法完全规避与控制，比如自然灾害等等，我们需要通过保险来将这一风险降到最低；其二，很难把成本控制得很好，内部控制是会产生成本的，在增加控制的情况下，很有可能导致成本的进一步增加，比如一些企业在会计事前、事中、事后控制时容易忽略第一个环节，未建立防范机制，总是在违法违纪后予以处罚，增加了内控成本.

4.3 安全性较差

在电算化条件下，数据大多以磁盘、光盘的形式，通过电子媒介进行传输.然而，磁盘、光盘却容易受到环境影响，信息便会遭到破坏与损毁.与此同时，若是磁盘、光盘非法随意外借，信息便会泄露，安全系统便也会出现较大风险.另外，系统还容易受到开放性网络的威胁，计算机病毒及黑客容易入侵系统，增大了会计信息被改动、窃取及非法利用的风险.这些情况都会对企业的信息保存及发展造成影响，切不可忽视.

4.4 操作管理不当

企业良好的操作管理结构保障了内部控制制度的建立与完善，然而实际情况中企业未必能将操作管理做好.其一，许多企业虽然形式上设立了法人治理机构，却依然存在不合法规的现象，比如，董事长和总经理由一人担任，董事兼任监事，这使得董事会、监事会及股东大会等权力受到限制，便也会出现垄断及信息失真等现象.其二，部分企业将内部控制简单定义为内部安全控制和内部成本控制两部分，导致内控失真；另外，还有部分企业认为内部控制制度就是一堆教条，并无实际用途，应当遇到问题时灵活变通，自由处理，并且将决定权全权交给领导，为谋求私利也不惜牺牲集体利益.

5 内部控制问题的原因分析

5.1 企业财会人员水平不足

信息化、网络化的时代对企业财会人员自然也就提出了更高的要求，企业财会人员不仅要熟悉与熟练运用相关专业知识，也要掌握计算机及财务软件的使用方法，在提高技能的同时，还应注意到自身的职业素养问题，成为复合型人才.目前许多企业财会人员并未注意到自身水平不足的问题，实质上滞后了企业的发展.

5.2 安全控制不当

企业在追逐利益的同时容易忽略自身安全控制的问题，不加大安全系统更新力度，也不注意自身信息及机密文件的严加防范，再加上设备老化、环境影响、不法入侵等等，安全问题不容乐观.

5.3 企业管理不严格

许多企业目前操作管理不当，其关键就在于执行的不严格，许多制度及职位形同虚设，并不能起到真正作用，下级不敢反驳上级，上级控制管理一切，企业只注意到目前的利益，图谋一时利益，不严加管理，并没有注意到会计信息系统化以后给企业带来的长足的发展，管理松散，全员松懈，后果可想而知.

6 加强内部控制的对策

6.1 提高企业财会人员的整体素质

在电算化会计系统下，企业更加意识到复合型人才的重要性，企业希望自己的员工既要会处理财务，又要懂得财务软件及网络知识，这样可以很好地提高效率、节约成本.高复合型的财务人员既是内部控制的主体，又是内部控制的客体，既是会计信息的传递者，又是软件系统的维护者.企业财会人员应主动增加自己对专业知识的掌握程度和对电算化的了解熟悉情况，以提高自身素质.企业应当对财会人员组织相关培训，以提高他们的技能、业务能力，以及内控系统的应用操作能力，企业还应帮助其提高思想道德修养，避免一些财务造假、舞弊行为的发生，保证企业财务信息的安全与准确.另外，企业可将财务人员管理与内部控制紧密联系，让财务人员实时跟进，以提高对计算机网络和财务软件问题缺陷的处理能力，更加加强了会计电算化系统内部控制.

6.2 通过内部审计强化内部控制

内部审计可对内部控制进行评析和报告，为企业的管理监督提供有效依据，也为企业内部控制的完善提供有效意见.因此，从某种意义上来讲，内部审计可以说是对内部控制的再控制.电算化的存在使得审计工作更加的复杂，尤其是审计技术、审计方法和审计范围等，都需要作出较大变动.内部审计人员也需要定期检查电算化系统，对内部控制系统测评.同时，还需要对财务工作中存在的问题进行纠正与改善，以逐渐完善会计电算化系统内部控制.

6.3 建立健全财务信息安全保护体制

面对财务信息安全性受损的情况，企业应当从具体的以下几个方面建立健全财务信息安全保护体制.其一，完善保管制度.保管制度应当明确各项步骤：存档时应得到主管和管理员的签字、盖章；为了防止磁盘光盘损毁，还需要定期检查磁盘光盘，最好及时将磁盘光盘的数据备份，放在适宜的环境下进行保管，防止环境破坏；磁盘光盘也不得非法随意外借，应当有正当理由通过规定程序进行处理.其二，完善网络安全性控制.企业应当采取一定的安全防护措施，如数据加密处理、访问控制权限等等.在财务软件使用过程中，要完善各项安全功能设置，每次都要进行责任人及使用人登记记录，还要对软件及时进行补丁升级，防止技术漏洞，保护信息安全.

6.4 加强企业操作管理

目前，我国许多企业管理不严格，为后续发展留下了巨大的隐患.企业应当加强基础管理工作与责任分岗制，建立完善内部控制规范，将企业内部权力相互制约，规定各自职能范围内的事，防止职能越级和权力垄断等行为的发生.企业还需要分离不相兼容的权限人员，严格把控好各自权限，避免信息的泄露.此外，企业应当完善各项管理条例，处理各项事务时以规定为基础，不能大事小事都由领导说了算，也不能谋求一己私利，一切应当以全局为重.

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中图分类号：F232

文献标识码：A

文章编号：1673-260X（2016）05-0130-03

收稿日期：2016-03-06