高校学生档案转递工作存在的问题与对策研究

戴丽虹

高校学生档案转递工作存在的问题与对策研究

戴丽虹

高校学生数量的增长以及人事制度改革的推进，高校毕业生就业日益多元化，这给学生档案转递工作带来了新的挑战和难题。因此，联系我校学生档案转递工作的实际情况，试图针对目前学生档案转递过程中普遍存在的问题提出些针对性的建议。

学生档案；档案意识；转递方式

基于高校学生档案对学生个人及用人单位的重要价值，对学生档案工作方面的研究越来越多，主要集中在高校学生档案的价值、高校学生档案管理的现状、问题及对策等方面。本文试图就高校学生档案管理工作中的转递环节进行研究，针对存在的问题进行阐述并提出改进措施。

一、高校学生档案转递工作存在的问题

(一)档案意识较薄弱

高校学生档案转递工作的顺利完成需要专职档案员、兼职档案员、学生的良好配合。专职档案员的档案意识相对较高，对学生档案的了解与认识更清楚。高校兼职档案员主要是指辅导员。辅导员的档案意识相对较薄弱，能对学生档案有基本了解，但由于自身教学管理工作繁重，在学生档案工作上精力投入较少。档案意识最薄弱的则是学生。学生对学生档案的了解甚少，不知道其对自身发展的价值，更不清楚档案安全转递的重要性。

一方面，很多大学生在填写归档档案材料时不重视，不按规定要求书写，书写内容随便，这些问题虽小，却会影响最终的档案转递，延长学生档案整理邮寄时间。另一方面，学生不能及时提交档案邮寄信息、不及时查询档案去向。考取研究生、公务员、事业单位的学生需将调档函及时上交辅导员，由于档案意识的欠缺，部分学生往往不能及时上报信息，这导致部分学生档案转递延迟，不能在用人单位规定时间内寄达档案。每年毕业季我校档案室都会按照就业处的就业分配方案将学生档案寄出，并将邮寄单号及相关信息挂于校园网，同时还通知各学院告知学生让其上网查询以确认档案是否正确邮寄。但很多学生对此不重视，认为自己没有正式单位，只有考公务员、事业单位才需要档案，有些学生甚至不知道档案邮寄这回事。此外，现在很多单位人事关系完全被劳动合同关系取代，并不接收学生档案。这也是学生不够重视档案的原因之一。基于这种档案意识缺乏，很多档案成为“弃档”。在工作中经常遇到毕业很多年的学生回母校找档案的情况，只有需要档案的时候才知道档案的重要性却已然不知档案去向。

(二)学生档案管理制度欠完善

虽然高校档案工作日益受到重视，但相对于教学、行政等类档案，高校学生档案起步较晚，并未被给予高度重视。目前很多高校的学生档案管理工作都有一些管理制度，但都相对笼统，缺乏完善的有针对性的学生档案管理制度。大多数高校学生档案由学生处或者档案馆(室)保管。欠完善的管理制度会让学生档案在收集、整理、移交各个环节出现差错，最终增加学生档案转递工作的难度或导致部分学生档案不能及时转寄。由于工作量大，各部门在毕业季集中移交档案材料时问题较多。如：材料填写不规范，材料不符合归档要求，材料缺失，材料种类多、数量大导致的移交手续不齐全等问题。这些问题都易造成档案不完整并直接影响学生档案邮寄工作。此外，很多高校都没有一套针对学生档案转递工作的管理制度或章程，没有明确档案转递的整理流程及相关人员在转递工作中的职责分工等事项，一定程度上影响学生档案转递工作的有序开展。以我校为例，学生档案的转递流程主要是：我们将招生就业处发来的派遣信息按邮寄需要进行部分删减后传至邮局；邮局按照此信息打印出快递单并按班级、学号依次排序；将档案装入快递袋并贴上相对应的快递单；邮局派专人取走档案；双方签移交清单(一式两份)；将邮寄信息挂在校园网供查询。但每年在此环节中还是会出现一些或大或小的问题。这都要求我们以学生档案管理工作具体要求为依据，逐步健全学生档案管理制度并有针对性的制定管理章程，规范学生档案转递工作，营造良好的制度环境。

(三)学生档案管理队伍建设需加强

高校档案工作的合理有序开展需要一支相对合理和专业化的档案人员队伍。目前很多高校仍存在人员结构配置不合理之处，档案专职工作人员配备数量与自身档案规模不相符。高校学生档案转递工作主要集中在毕业生离校阶段，需集中整理一届毕业生在校期间产生的需归档的材料，工作量大且有时间限制。这要求档案专职人员和兼职人员投入较大精力去管理学生档案。但档案专职人员配备不够，兼职档案员精力不够且更换频繁，这样的档案队伍建设严重限制了学生档案转递工作的开展。以宿州学院为例。首先，我校专职档案人员三名，应对大批量的学生档案整理归档邮寄工作完全力不能及，通常是招勤工俭学的学生协助做好此工作。但学生毕竟对档案了解少，短期的教导并不能完全确保档案的归档邮寄工作准确无误，这使得学生档案转递工作存在安全隐患。其次，我校各二级学院和部门兼职档案员不固定，更换频繁，易导致档案专职人员与兼职人员的联系交流困难。兼职档案员通常是各学院的行政(党务)秘书或辅导员，他们本身的教学、行政、管理任务繁重，投入在学生档案上面的精力少之又少，在收集整理档案材料时很容易出现内容不规范、材料缺失等现象，这对学生档案转递工作持续发展存在制约。

(四)学生档案转递方式较混乱

长期以来，机要邮寄一直是大学生档案转递的主要方式。2015年4月，中国邮政集团公司发布文件，“自2015年6月1日起，各省(含自治区、直辖市，下同)邮政公司各级机要通信机构停止收寄和投递各大专院校、人社部门及所属各级人才交流中心的各类‘大学生档案’”，“引导有关单位将原由邮政机要通信渠道传递的‘大学生档案’转由‘EMS标准快递’等方式传递”。2015年6月25日，教育部办公厅、人力资源社会保障部办公厅、国家邮政局办公室又联合下发《关于高校毕业生档案转递有关事项的通知》(教学厅函[2015]39号)，明确指出：“2015年高等学校可通过邮政机要通信转递高校毕业生档案”，“已与邮政部门签署协议的高校，毕业生档案可采取EMS标准快递方式转递”。传统的机要邮寄方式正规、系统、安全，但邮寄速度相对较慢；EMS标准快递方式则速度较快，查询便捷。因此，我校现在毕业生档案转递方式是机要与EMS标准快递两种方式相结合。这两种方式各有利弊，能结合使用的确可以提高档案转寄的效率。但是两种邮寄方式适用范围的不明确，接收单位接收档案方式的不确定等因素都影响着学生档案的安全及时邮寄。往往我们用EMS邮寄的档案会被退回，或机要方式邮寄的档案不能及时寄达。这些问题都成为学生档案转递工作开展的制约因素。此外，现在学生档案转递还出现一种自带方式。以往档案是不允许本人携带的，但现在很多用人单位急用或者其他原因允许本人携带档案去报道。学生个人来提取档案，我们则需要在成千的档案中找出该份档案，这也一定程度上降低了我们的工作效率，延长了学生档案转递时间，加大了学生档案转递工作的难度。

二、做好学生档案转递工作的有效措施

(一)加强宣传工作，提升档案意识

专职档案员在提高自身档案意识的同时，要加大宣传力度，让兼职档案员和学生充分认识学生档案的价值，了解学生档案在学生日后升学或工作中的重要作用。档案意识提高才能凝固力量，做好高校学生档案转递工作。一方面，学校可以通过校内宣传板、校园网等资源大力宣传学生档案相关知识，包括学生档案材料内容、学生档案材料填写要求、学生档案价值、学生档案转递流程、学生档案转递注意事项等内容。也可以将这些内容编制成册发放下去，提高他们对学生档案的认知，进而提升档案意识，更重视学生档案转递工作。另一方面，开展培训并将培训常态化。这里主要是指专职档案员对兼职档案员的培训。专职档案员应定期(例如每年毕业季到来之前)就学生档案的知识组织兼职档案员进行培训，学习学生档案转递知识，总结上一年学生档案转递工作中出现的问题，指出该年学生档案工作中需注意的事项等。由于档案专职人员和学生接触较少，对学生的档案教育培训还得通过兼职档案员进行开展。辅导员可以在日常的学生管理工作中多提及学生档案方面的知识，认真指导学生如何规范填写各类档案材料，告知学生基本注意事项，如及时提交档案材料、及时查询档案去向等。目前我校主要通过网站宣传的形式提高学生的档案意识，扩展学生的档案知识；同时会在学生毕业回校办理离校手续时派一名专职档案工作人员在大学生事务中心进行档案价值、档案邮寄等知识的介绍宣传并接受咨询。

(二)完善管理制度，营造优良制度环境

高校学生档案管理工作良性发展的前提和保障就是一套健全完善的规章制度。如果没有健全的学生管理制度做支撑，学生档案管理水平无法提升，易导致学生档案从建档、归档到转寄过程中的错误及混乱现象。一是高校应健全完善学生档案管理制度。制度应明确学生档案的任务和归档范围，细化新生档案接收、在校期间档案收集整理、归档、邮寄这一系列环节中的基本要求，保障学生档案的完整与安全性。制度还需确定各部门在学生档案管理工作中的职责范围，确保分工清楚，各执其责。专职档案工作人员除了负责学生档案管理的大方向，也要时常指导培训兼职档案员如何更好地做好这项工作。良好的制度环境可以让学生档案管理工作做到有章可循。二是制定学生档案转递工作方面的规章制度。在方向性的学生档案管理制度指导下，需根据学校学生档案转递实际情况，明确学生档案转递的各项要求。如明确转递流程、与邮局的移交手续、学生自取的手续，确定每种转递方式适用的档案范围等。细化的完善的学生档案转递章程可以更好地保障该工作的顺利开展。

(三)建立合理档案管理队伍，加强人员素质培养

首先，高校应根据本校档案工作实际适当扩大档案专职人员队伍，可招聘档案学专业毕业生，保障学校档案工作人员数量及质量。足够的档案专职人员才能保证学生档案转递工作安全开展。其次，高校档案管理人员应不断提高自身综合素质，包括理论素质和实践能力，提高档案管理工作效率及服务水平。专职档案工作人员应加强对学生档案管理知识的学习，关注学生档案管理研究方面最新知识，充分学习并运用到学生档案安全管理工作中。同时要做好对学校各部门兼职档案管理人员档案安全知识的培训教育，并将此类培训经常化、规律化。在实际工作中不断创新，与其他兄弟院校多交流学生档案转递工作中的经验；同时做好对兼职档案员的培训，加强与兼职档案员的沟通联系，并要求其做好对学生的宣传工作，督促其配合学生档案转递工作的开展。最后，高校应为学生档案转递管理加大投入，包括资金、人力、政策各方面的投入。

(四)合理利用邮寄方式，确保转递安全

高校应根据最新政策，联系本校工作实际，明确机要方式和EMS标准快递方式这两种邮寄方式的适用范围，有效利用两种方式做好学生档案的安全转递。我校目前采取的措施是：外省及考取研究生的学生的档案一律用机要方式转递；其他档案一律用EMS标准快递方式转递。如若接收单位有明确要求转递方式，我们则严格按照要求邮寄档案。同时，针对个别学生自取档案的现象，我们也有严格要求。自取档案的学生必须携带接收单位调档函及本人身份证件，填写档案领取表并签字确认。我们也会和学生强调声明由他们本人自取的档案无论何种情况一律不接受退回。这两年我校采取这两种邮寄渠道相结合的方式，毕业生档案转递工作相对便捷安全。在日后的工作经验中会不断地完善，总结经验，细化快递方式各自适用的档案范围。

作为学生在高校求学期间各项活动的真实性记录，学生档案对学生的个人发展存在巨大价值。高校应加大对学生档案转递工作的重视程度，提高学生档案意识，健全完善学生档案管理制度，合理采取邮寄方式确保档案的安全转递。

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责任编辑：李应青

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1673-1794(2016)06-0134-03

戴丽虹，宿州学院办公室硕士，研究方向：高校档案管理(安徽 宿州 234000)。

安徽省高等学校档案工作协会一般研究项目(2016yb21)

2016-09-11