电力企业文书档案的管理及利用解析

摘 要：文档管理是电力企业管理中的重要工作之一，也是电力企业在逐年发展过程中对于档案收集的重要形式。随着电力企业的不断发展，对于文书档案的管理也越来越受到重视。但是如何有效的进行电力企业文书档案管理，并且加以利用还需要电力企业的管理者不断的思考。只有对电力企业的文书档案有效的管理并且加以利用才能更好的促进电力企业的经济发展，对于发展过程当中的问题才能更好的解决。

关键词：电力企业；文书档案；管理及利用

文书管理在企业的发展建设中有着非常重要的地位，文书档案管理工作就是将企业经济发展经验的原始数据进行完好的保存，为以后有需要时进行查做准备。文书档案包括电力公司所有的命令、指示、决定、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等办理完毕的文件。随着我国电力企业的不断发展，电力企业文书档案管理工作也凸显出它的重要性。但是目前文书档案管理工作当中也出现了一些问题，本文将针对这些问题进行简要的分析。

一、电力企业文书档案管理及利用的现状

随着经济的发展，我国电力企业管理模式也在不断的进行完善，但是在文书档案的管理当中依然存在着许多的问题，这也是导致我国电力企业经济发展缓慢的原因之一。

（一）电力企业的管理层对文书档案工作不重视。

目前许多电力企业的管理层还未认识到文书档案管理的重要性，认为文书档案管理工作只不过是一些文字类的工作，不具有重要作用。其实不然，文书档案管理工作与企业的产品质量一样重要，都关乎着企业的经济发展。由于电力企业高层领导对于文书档案管理的不重视，对于企业文书档案管理中设备等置办不全，导致电力企业文书档案管理毫无秩序，文书档案丢失，资料不全或损坏的事件也时常发生，为查阅带来了诸多不便。电力企业的文书档案的不完整虽然在外表看起来不会有损失，但是也会影响电力企业的经济发展。

（二）电力企业文书档案管理工作人员素质不足

由于电力企业文书档案管理工作没有受到企业管理层的重视，所以企业文档管理人员的专业素质不高，而且管理人员的人手也存在不足的现象，导致对于电力企业的资料收集，整理，分类，存放等工作的不能及时有效的进行，也使得电力企业文书档案的准确性有所降低。一些电力企业文书档案管理人员的学历偏低，缺乏专业技能，不能很好的完成档案管理工作。还有就是电力企业文书档案管理工作变化较大，薪资不高，一些管理人员对于工作没有责任心，缺乏工作热忱，这一系列的原因就导致了电力企业文书档案管理工作的发展进度缓慢。

（三）电力企业文书档案管理技术落后

随着信息化技术的日益完善，为电力企业文书档案管理工作也带来了方便。但是目前大多数电力企业文书档案管理工作还未利用这项技术，主要原因有两种，一是电力企业还未认识到文书档案的重要性，没有给予足够的经济和政治支持；二是电力企业在运用信息化管理技术时没有相应的管理制度，没有配备专业的技术人员进行管理，缺乏信息化管理技术，使电力企业文书档案信息化管理技术的建设得不到快速的发展，导致了电力企业文书档案资料不能及时的发挥自身作用。

（四）电力企业文书档案管理不足

虽然大多数电力企业都建立了文书档案管理这一部门，但是对于文书档案管理体系却没有明确的规定。电力企业文书档案管理人员不但人力不足，而且在进行文书档案收集，整理，分类，存放，借阅以及保密工作时，没有完善的管理制度进行参照执行，致使电力企业文书档案丢失损坏等事件时有发生，使电力企业文书档案资料的价值得不到充分的利用。

二、电力企业文书档案的管理及应用的完善方法

（一）加强电力企业文书档案管理的重视

随着电力企业的不断发展，我们首先要将电力企业文书档案管理的工作重视起来。电力企业的上级领导要起到很好的带头作用，要带动企业全体员工对文书档案的重视程度，提高文书档案管理工作在电力企业中所起到的地位。不但这样，还要将电力企业文书档案管理的传统工作模式进行改进，使用现代化技术的管理模式。电力企业必须要将文书档案管理工作重视起来，电力企业文书档案管理工作带来良好的工作环境，为企业以后的发展提供更好的价值。只有将电力企业文书档案管理工作重视起来，档案管理人员才会对这项工作更加有热情，是电力企业文书档案管理工作完成的越来越好。

（二）将电力企业文书档案进行数字化管理

电力企业传统的文书档案管理都是以纸张为主，但是纸张不但繁琐，而且管理人员的工作量会大大增加，占用的空间也比较大，查阅的时候特别不方便。但是如果将传统的档案管理模式改为数字化管理模式就大大不一样了，可以将这些问题可以轻易解决。借助现有的技术，可以轻易的将这些文书档案进行合理的划分，并且不会存在丢失或者损坏的现象，查阅的时候也更加方便快捷，大大减少了文书档案管理人员的工作。但是数字化管理要想顺利进行，还需制定一套健全的管理制度，只有健全的管理制度才能使文书档案数字化管理进行的越来越好，才能实现电力企业文书档案管理的规范化和完整化，档案管理工作人员才能更好的按照制度来执行档案管理，将文书档案的作用凸显出来。

（三）将现代化软件应用到文书档案管理中

对电力企业文书档案工作室的设备进行更新，而且要将现代化的软件应用到电力企业文书档案管理中来，通过网络将各个区域联系起来，实现信息共享的目的。还要加大对电力企业文书档案管理工作的支持，加强电力企业文书档案管理人员的人才引进和培养，提高管理人員的专业技能。现代化软件的使用可以将电力企业文书档案管理工作更好的完成，利用现代的网络技术所带来的便利，将电力企业文书档案的收集，分类，整理，查阅，查找，保存等准确有效的进行，高效，迅速的将电力企业文书档案管理工作中的重点难点进行处理，达到最好的工作效率。

（四）加强电力企业文书档案管理的安全性

虽然将电力企业文书档案进行现代化管理有许多的好处，但是存在着一些安全问题。一些机密的文书档案关系到电力企业的经济发展，所以在安全性这方面不可忽视。想要确保文书档案的安全，首先要加强管理人员的工作素质，保证在信息安全受到危害时能及时的解决。档案管理人员要具备故障排除，病毒清理，操作准确，维护系统安全，防止黑客攻击等等的专业技能来确保文书档案的安全性和机密性；其次对于文书档案的保密文件都要进行加密处理，对于这些文书档案一定要加强管理，防止泄密给电力企业带来不可挽回的损失。

（五）拓展电力企业文书档案资料的利用

大多数电力企业对于文书档案都不知道如何利用，为不知道如何为企业提供服务。实际上，电力企业文书档案管理在整个电力企业的生产，管理以及运行上都有一定的作用，而且对企业的目标制定，发展方向和企业的决策都能提供很好的参考依据和资料查询。还可以根据现代管理技术向服务对象公布一些新的决策和信息，提高电力企业的服务水准，使用户能及时的接收到电力企业所发出的咨询，用户也可以自主进行咨询，为企业和用户都带来了便利。

结束语：

随着电力企业的不断发展，文书档案管理工作也变得运来越重要。所以我们要加大对文书管理工作的认识，积极培养专业的管理人员的素质，对信息安全方面也不可疏忽，虽然在文书档案管理过程中存在着一些问题，但是在电力企业不断的发展中都会得到不断的完善，为企业以后的发展贡献自己的一部分力。

参考文献

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作者简介：罗运华，女（1983-05），本科，助理政工师，从事机要秘书、文书档案管理工作。