关于高职院校档案工作存在的问题分析及对策探讨

戴蕾

摘 要：在高职院校档案管理工作中存在着一系列的问题。为了使职业学生的学习、生活信息得到更好的掌握，广大教育工作者要通过过多种强化措施，提升高职院校档案管理工作的质量。本文针对高职院校档案工作的意义、存在的问题及强化策略进行探讨，力求结合实际，建立完善的理论体系。

关键词：高职院校 档案工作 管理策略

随着时代的发展，高职院校档案管理工作步入了新的发展局面。学校管理者在机构设置、管理策略、人员配置等方面都进行了强化和升级。这样的发展趋势使高职院校档案管理工作呈现出挑战和机遇并存的局面。同时，很多院校在档案管理工作中过于疏忽，存在着一系列的问题。为了使学生的学习、生活信息得到更好的掌握，对高职院校档案工作的管理和强化迫在眉睫。

一、高职院校档案管理工作的意义

随着党中央对职业教育的关注，职业教育迎来了繁荣发展的局面。狠多职业学院以此为发展契机，大力探索办学的方法和新思路。从总体上说，档案工作是一种基础性和长期性的管理工作。

一方面，档案管理工作能够真实而全面的反映职业学生的心理、学习等各项问题，使学生的学习特长、思想弱点得以表露。另一方面，财会、教育、活动等相关档案反映着高职院校独特的办学特色、教育规模、学科特点、发展优势和交际活动，对提高高校档案教育工作具有重要的意义。

二、高职院校档案管理工作的主要问题

在高职院校档案工作中，档案工作呈现出不同的发展趋势，也凸显出一些主要的问题，具体分析如下：

（1）档案机构设置不够完善

高职院校受资金投入等方面的限制，大多数职业院校在机构设置上都不够完善。很多院校并不具备独立办公的档案机构，甚至没有专业的负责此类业务能力的管理人员。学生档案信息管理是职业教育管理中一项常态化的教育内容，而随着教学规模的扩大，很多职业办学者都忽略了档案机构的发展程度，不管是档案设备还是档案整理工作，都面临着超负荷工作的状态，长此以往，档案管理人员很难完成自己的本质工作，更谈不上对学生档案信息进行高效率、高标准的信息归纳。

（2）档案日常管理较为分散

在当前职业教育的发展现状中，很多教育工作者在档案管理上都面临着“传统化”“落后化”的探究模式，受这些固有想的影响，很多员工都形成了“区域性”的档案管理。须知学校档案管理的科学手段就是系统化，这样才能将教学过程中积累和运用的人事、财会、办公等材料进行统一的解读，才能避免分散管理將档案资料的作用弱化。

而在学生档案内容中有很多不确切的填写、涂改行为。有些档案工作者认为，很多项目繁琐的档案信息是无用的，所以随便交由学生任意填写。而学生在实际填写的过程中，因为没有可以参考的填写规章，随意填写个人信息。以高职学生出生年月为例，有的学生填写周岁、有的填写虚岁，很容易造档案资料的混淆。给档案管理工作造成不必要的麻烦和困扰。

（3）档案整理方式趋于单一

随着时代的推动，很多学校已经认识到了互联网技术的便利。但是，在职教档案工作中，仍然有很多档案管理部门的管理、整理形式较为单一。还不能达到档案信息化和系统化的技术手段，不能直接反映了档案工作的具体发展水平。从目前的发展趋势上分析，高职档案管理工作能利用计算机完成基础的存储工作，实现档案资源的最佳管理方式。

三、强化高职院校档案管理工作的具体措施

（1）强化档案工作者的专业素养

从根本上说，档案管理人员是直接接触档案管理工作的基层群体。工作人员对自身业务素养的提高直接影响着档案工作的教育成果。因此，建成一支高素质、高结构的档案人员对于职业院校档案管理工作至关重要。

因此，管理人员首先要从自身的综合素养上下足功夫。首先，档案管理人员要树立正确的人生观和价值观，通过阅读书刊、学习专业知识等方法，加深档案管理人员的知识储备。在工作服务上，确保工作人员按照严谨的制作流程来办理档案借阅、查询事务，以严谨认真、保密负责的态度持之以恒的做好档案管理工作。特别是对每件档案的整理、归纳、存储工作，不断提高工作效率，一旦发现问题，及时处理，确保档案内容及时更新、真实有效。

在档案队伍的组建中，高职院校办学者可以根据学生专业课程的特性来安排档案信息的处理。通过外出培训、学术研究、教学机遇等环节，激发档案工作人员的学习动力。努力建成一支高效的高职院校档案专业队伍。

（2）及时核查学生档案存储内容

学生档案是高职院校档案管理工作的重中之重。为了杜绝档案工作的“混乱化”和“敷衍化”，在日常教学管理中，档案管理者要制定严密的教学监控。一方面，需要学生填写档案室时督促学生准确填写，并在完成后进行相应的核查，确保档案信息准确无误。另一方面，对于档案管理人员实行定期考核的形式，以他们对学生档案工作的核查成果作为考核一项内容，督促教师在学生档案工作汇总坚持对学生、社会的负责态度，防范档案信息出现差错。

同时，管理人员还要意识到，档案资料收集工作是一项基础性的教育任务，只有针对学生的性格、专业、特长、经历奠定扎实有效的档案资料，才能增加对职教学生的教育作用。所以教师要通过举行档案图片展览、档案成长记录演讲比赛等形式，激发学生、家长对建档工作的重视程度，从而形成高质量发展、高标准进行的良好态势。通过档案材料梳理，增强档案人员的责任心和专业水平，不断完善档案管理工作的制度。

（3）做好电子档案信息录入工作

在传统的档案管理工作中，纸质档案是信息探究的源头。但是，纸质档案的保护工作一直是众多管理者关注的核心问题。以笔者看来，档案收集、管理工作的未来发展趋势是电子建档。因此，在高等职教院校中，学校管理者及档案教师要加大对档案现代化建设的管理步伐。当前，很多院校都只是将计算机技术简单的运用在档案材料的著录查询、搜索上，却忽视了互联网档案管理“云平台”“云空间”的确立。档案工作者要在现代化管理的基础上，实行电子档案技术的安全性，并聘请相关专家，逐步计算机档案工作的运行机制。

除此以外，教师还可以通过校园网络等平台模式，将学生人事材料、学业成绩等信息以科学、保密的方式供学生登录系统、查询交流，从根本上满足学生未来就业的需求，使档案管理工作真正服务于职业学生高标准就业形势。

四、总结

综上所述 ，高职院校档案管理工作是维护学校发展、学生就业的指导性工作，也是衡量高校管理水平的重要代表，因此，档案工作管理者要充分满足学生的就业要求，使高职院校档案工作能够更加专业，确保档案管理工作向着新思想、新环境、新发展进行。

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