高校档案与校园文化互建模式探究

曹玉兰

档案作为高校的一项基础工作，在高等教育中占据重要地位。高等学校档案事业的发展现状，将直接影响到政府的信息采用、项目决策、现行文件、基础数据、教育政策等信息参考的力度。如今，在信息化、数字化、网络化快速发展进程中，如何应对高等教育的迅速发展给档案工作带来的新挑战，如何处理高校档案与校园文化建设二者关系，以及如何顺应校园文化由精英文化向大众文化转变，以便更好地为高等教育和当地经济建设服务，是高校档案部门亟待思考和解决的问题。

1 以校园文化建设为平台，充实馆藏资源

校园文化是以大学生为文化主体，以完善文化设施、丰富文化活动、优化校园文化环境为依托，以塑造校园精神、净化校园文化意境、培养完善主体人格为目标的特殊文化，各类档案原始材料的展示、校史图片及文字说明，是学校历史发展中的一个真实记录，是校园文化的一个组成部分，与师生们的学习、生活息息相关，具有很强的说服力和感染性，往往会产生不可低估的潜移默化的作用。

1.1 以精神文明创建为契机，开发档案信息资源。精神文明是社会进步和发展的根本性标志，加强精神文明建设是深入贯彻科学发展观的必然要求。科学发展观强调以人为本、全面协调可持续发展，要求经济发展、社会发展和人的全面发展相统一，物质文明建设、政治文明建设和精神文明建设相统一。校园是学校精神、学术和文化的载体，是创建文明校园的具体落实，是贯彻落实科学发展观的具体体现，也是和谐校园建设的重要内容。校园文明代表了一所学校的形象，反映一所学校的风气，体现一所学校的办学水平，影响着学校的综合竞争力。

档案材料，是学校文明创建的重要组成部分。首先，在表现形式上，它是学校在发展过程中的具体体现，如学校过去获得各类奖项的文件和实物，二级学院档案材料的整理验收，以及反映学校精神文明建设的专题音像资料，等等；在制度建设方面，高校档案全面记载了学校办学思想、办学理念及校训、校风、校歌的形成过程，它真实地记录了学校办学的宗旨、任务和未来发展的方向。其次，在教学管理中，学生的各类学籍档案和教师的业务档案，真实记录着师生在校期间立志成才、学习成长、科学研究的足迹。高校档案，是把学校文明单位创建活动与校园文化建设结合起来的一个纽带，丰富广大师生精神文化生活，陶冶情操，愉悦身心，促进和谐。以学术讲座为平台，以各类活动为载体，以学生参与为动力，弘扬主流文化，促进校园文化建设内涵不断提升。

1.2 积极参与学校文化评估，充实档案信息资源。评估是国家对高等教育的教学科研、人才培养、文化建设、艺术设计等各方面进行的综合考评，是促进高校改善校园建设、师资配备、仪器设备等教学条件，提高办学水平的重要举措。具有原始真实性的档案材料，是各类评估专家检查的重要凭证和参考依据，如高等教育统计报表、建筑土地证件、图书数量、规章制度汇编，等等，从这些支撑材料中，专家可以了解一所高校的办学水平及办学特色。另外，专家组成员还会通过走访校园、座谈、听课、问卷等形式，了解校园文化建设，从学校的一草一木、一山一石中感受学校的文化底蕴和办学特色。

另一方面，高校在迎接各类评估过程中，形成了很多档案馆以往没有收集到的档案材料，如迎评方案、领导汇报、专家反馈意见、特色专业材料汇编，等等，这些在学校发展史上独有的材料归入档案馆，充实了馆藏资源，提高了文件归档率，对档案管理水平和案卷质量都有了促进作用。

1.3 利用档案资源，打造特色校园文化。在我国未来高等教育的发展中，由于报考人数的逐年下降，高校之间的生源竞争不可避免。高校的竞争，其实就是文化软实力的竞争，而一所高校校园文化软实力，就主要体现在校园文化特色上，具体就是指办学特色。办学特色就是指某一所高校在其办学的具体过程中逐步形成的独特的稳定的并且得到社会认可的风格、风貌和特质，是区别其他高校的综合形象。打造办学特色，就要以档案为基础，充分挖掘自身发展的历史和文化传统，悠久的办学历史，丰富的历史文化积淀，传统的办学理念，特色学科的培养，等等，这些都体现在卷卷档案中。

学校在发展过程中每一阶段的制度汇编、建筑图纸等，都记录了学校不同历史时期形成的学科建设、课程设计、教学管理以及各类建筑设计风格等，这些往往都具有特殊性、独有性和不可替代性，具有很强的生命力和竞争力，档案部门通过对这些馆藏文献的宣传，更好地引导全校师生对学校办学特色产生认同感。高校才能不断凝练校园文化特色，不断思考、研究、讨论、完善，使其特色逐步凸显，逐步提升自身的竞争优势。

1.4 开展校史教育，宣传校园文化。校史，是一所高校的精神文脉和历史积淀，是承前启后、继往开来的连接，容易激发校友和师生员工的认同感和归属感。校史反映学校创立、发展过程中的重要文献资料，它所展示的是反映学校各个时期风貌的照片、音像、出版物、教材讲义和具有标志性办学成就的实物等。刚刚入校的大学生通过观看校史图片展览和校史教育，对学校的发展有一种崇高感和自豪感，会产生一种对学校负责、为历史着想的责任感和使命感。

2 高校档案发挥特色优势，全方位、多角度服务于校园文化建设

2.1 为校友开展贴心服务。校友资源是学校发展的珍贵物质资源。目前，各级学历、学位认证、出国留学、招聘考试等各类人才管理正走向规范化、系统化、网络化，学校各类毕业生的在校表现、学籍、鉴定、录取审批等各类档案，在个人职称评定、职位升迁、出国深造等方面，直接牵涉到校友的切身利益，各级上级主管部门都会要求毕业生回原就读高校出具原始学籍档案，并加盖档案部门印章。因此，高校档案部门实际上成了为校友服务的一个窗口，档案工作人员的一个微笑，或细致耐心的查询，都会给校友留下对母校的眷恋和爱戴，为母校的发展献计献策。

2.2 建好档案网站，优化服务窗口。高校档案网站作为高等学校向社会公众提供档案信息资源服务的一个窗口，通过多途径、多方位的展示介绍，例如，学校历届毕业生照片，国家领导人到校指导检查工作照片及题词等，以及远程访问客户端，相关院校链接，等等，及时更新档案网站板块内容，建立信息发布平台、全文检索平台、系统管理平台等，协同学校办公系统、教学管理系统等电子政务，吸引校友利用学校档案，关注母校发展，进行多渠道宣传母校。目前，大多数高校都已经建立了自己的档案馆网站，并做到了网站栏目组织有序，网站内容及时更新。

2.3 利用档案信息资源管理系统，提供多角度检索方式。档案软件管理系统通过对纸质档案的扫描、加工等数字化处理，实现了对文书、基建、设备、照片、声像、会计等档案的收集、归档、接收、整理、出入库、查询、利用、统计等诸多功能的集中、统一、有效、动态管理。系统通过信息化手段，可以为用户提供多种检索方式，包括一体化检索、基本检索、专题检索和全文检索，提高查全率和查准率。为解决用户的查阅档案的时间、距离限制要求，档案管理系统可在网上实行预约电子全文查询，包括借阅、审批、归还和催还等，借阅方式上利用者可以检索出要借阅的条目，提出借阅申请，由审批人员进行审批，也可以只填写借阅说明，由高校档案管理员进行代查。通过快捷、准确的档案查询，高校毕业生会对自己的母校由衷地产生自豪感，增强自信心和凝聚力。

2.4 以智慧档案馆为目标，为毕业生提供远程服务。随着信息技术的不断发展，数字档案理论研究的不断深入，高校档案馆结合国家档案局提出的以人为本、服务为先、安全第一的“三大战略”以及档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系的“三大体系”建设要求，应树立智慧型数字档案馆的建设理念。它将整合智慧地球、大数据、云计算、物联网等技术形态，打造档案信息双向互动模式，实现以人为本的可持续创新平台，为高校毕业生提供安全、智能、快捷的档案利用服务。

实力决定地位，能力决定价值，发展决定空间。高校档案部门根据师生对档案需求的新形式、新要求，及时调整、完善档案服务功能；及时改变传统馆藏模式，尽快加速数字化进程，实现信息的公开查询，多渠道、多方位拓展高校档案馆的文化功能；利用档案网络信息平台，增强深层文化含量，增强综合信息内容，增强能力和创新精神培养，形成“传播、审美、创造”三位一体的新模式，进行宣传学校，教育学生，以便推动校园文化多角度、多渠道地健康发展。