高校档案工作环境及工作再设计对工作者激励的研究

高柏

（长春理工大学档案馆，吉林长春，130022）

高校档案工作环境及工作再设计对工作者激励的研究

高柏

（长春理工大学档案馆，吉林长春，130022）

分析改善工作环境用以提升激励应用的背景，略述档案工作环境优劣直接影响档案管理工作者的工作热情及档案管理工作者的身体健康，针对档案管理工作者对工作产生的厌倦情绪，适当采用工作再设计方法，用以重新调动和提高档案管理工作者对档案管理工作的热情和责任感，通过采用工作再设计方法有助于激励高校档案管理工作者对档案工作保持新鲜感和对工作再设计后对档案业务的求知欲望，从而在高校档案管理手段上起到较好的效果。

档案工作；工作再设计；工作轮换；工作丰富化

随着高校综合改革的不断深入，众多研究问题都集中聚焦在如何把激励理论及工作再设计同工作架构的转变结合起来。在此研究领域中，涉及工作再设计的研究表明，存在于工作中各个因素的组织方式能够大大提高或者降低组织内工作人员的努力程度，本文针对在档案工作中如何运用改变工作环境及工作再设计对档案管理工作者提升激励进行研究。

一、工作环境对高校档案工作的影响

所谓工作环境，是指人在生产活动中所处的自然环境和社会环境。自然环境大致有光、色彩、气候、噪音、振动等物理因素。社会环境大致有人际关系、安全文化、风俗传统、群体协作等文化因素。这两种环境在一定程度上，都能够对人的身心和安全产生一定的影响。［1］

良好的档案工作环境，能够促进档案利用者增强档案意识，通过对工作环境的改进，从而使档案工作物质条件得到一定的改善，当档案物质条件发生变化时，就会使档案工作起到较好的效果。不良的档案工作环境，会在一定程度上造成档案工作人员出现以下现象：有些档案工作人员在身体上出现一些不适的症状，有些档案工作人员在人文关怀上总感到得不到组织及社会群体对档案工作者的温暖，造成档案工作人员在精神状态上处于不佳状态等等。

二、改善工作环境用以提升激励应用的背景

高校档案工作就其工作特点来说，是一项具有长期性、重要性及保密性的工作。高校的档案工作者安全保密觉悟程度都很强，工作人员都深知自己身负历史的重任，都能本着对档案历史负责任的态度，工作人员每时每刻都要注意自己的行为，保守档案机密，保护个人档案信息，严格按规章制度办理查阅档案事项。针对保密制度和保密要求事项，定期开展专项学习和考试，常年落实“八防”制度，做好每周、每月系列检查工作并自查登记备案。如此常年在心理上、精神上的紧张性，就造成了档案工作者在心理上的压力不断增大，从而导致并产生对档案工作的倦怠感。正因如此，使之成为改变工作环境用以提升档案工作人员的激励提供了潜在的可能性。

目前，高校档案工作者压力较大，主要反映在以下几个方面：

（一）社交活动少，封闭倾向突出

档案工作者时刻坚守在工作岗位上，常年为广大师生办理和提供档案查询服务，档案工作者参加业务学习和培训的机会少，参加社交活动机会也不多，致使部分档案工作者出现了一定程度的抑郁和封闭倾向，即不愿同他人进行沟通交流，在家休息期间只是通过看电视、玩电脑方式等打发时间。不少档案工作者表示，休息的时候常感到提不起兴趣做事，也不愿同朋友交往或参加体育文娱活动。

（二）职业发展渠道较少，工作热情有待激发

部分档案工作者在工作中得不到自己所期望的培训，无人与其谈及职业发展，档案工作者认为单位没有为其提供职业发展机会，在工作中找不到满足感。由于长期得不到自己所期望的培训和职业发展机会，致使部分档案工作者工作满足感缺失，降低档案工作的兴趣和动力，容易产生职业倦怠感，对档案工作产生不良影响。

（三）工作质量要求高，保密责任重

档案工作要求因其性质而言，针对学生档案，要求高校档案工作者在规定的时间段内，按时保质地完成学生档案的“入口关”和“出口关”的接收和转递工作，对不同层次学生的档案按其归档范围要求，做好各类学生（本科生、研究生及博士生）档案收集与管理工作，不能有任何马虎。针对毕业的各类学生（本科生、研究生及博士生）的档案，要求做好其档案的转递工作，将毕业生档案及时寄送到毕业生就业通知书上所规定的就业部门或单位。转出的学生档案必须完整、齐全。针对综合档案而言，要求高校档案工作者必须做到认真清点核对、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等工作流程，其间要做到耐心、细致。

档案工作者不仅要完成正常档案的管理工作，还要时时刻刻提高档案安全防范意识，提高档案保密意识，定期做好档案保密自查工作，显而易见，档案工作者的保密责任之重大，使部分档案工作者产生不适应感，如此长期积累，不能及时化解，一旦超过了档案工作者的应对水平，就会导致档案工作者个体情绪低沉、疲惫不堪，常常表现为身体疲乏、精力不足，对疾病的抵抗力下降，并且常常伴有失眠、胃肠不适、头痛等症状，影响高校档案工作的正常开展。

（四）档案工作者不能保证节假日休息时间，临时突发性查档率高

以综合档案工作者为例，高校科研工作人员除在正常上班时间查询所需档案外，有部分科研教师利用寒、暑假时间加班搞科研，有时为了科研课题的申报或是专利申请等科研工作的需求，难免占用和牺牲综合档案工作者的节假日工作时间。科研教师利用寒暑假期不定时的查阅科研档案，调取查询科研方面的有关档案材料和数据，或是借阅科研档案材料，查找有关课题相关财务凭证等等，为此造成综合档案部工作者的假期不能安稳度过，经常被此类事件打乱档案工作者的正常节假日安排。这样一来，问题就出现了：虽然档案工作者在节假日有足够的休息时间，但由于临时性、突发性查档率增高，从而打乱了档案工作者的正常的生活安排，致使档案工作者陷入困境。一方面，如果为其查档，就必然占用和打乱了档案工作者合法时间和权益。另一方面，如果不为其查档，又阻碍了这部分教学科研工作者的工作积极性。由此可以看出，不论是学生档案工作者，还是综合档案工作者，从他们身上和其所处的工作环境上，都存在着巨大的工作压力，长此以往，使档案工作者感到身体疲惫、心情不舒服等心理压力。

三、如何对档案工作进行再设计

档案工作者的工作状态也有一定的规律变化，从接触档案工作开始，其工作状态会由最初期到兴奋期，再从发挥期到厌倦期，直到最终对工作产生厌倦情绪。面对档案工作者这样的工作周期变动，需要通过工作再设计的方法，提高档案工作者的工作积极性，使档案工作者的工作状态尽可能地在兴奋期、发挥期和挑战期之间循环。档案工作再设计是指在现有条件下重新设计档案工作者的工作职责、内容、方式或改变各项相关性的工作等，以便提高档案工作者的工作质量，提高其工作绩效，使档案工作变得更有趣、更多样化、更富有挑战性。工作再设计在很多情况下是改善档案工作生活质量的重要工具之一。

为了提高工作质量对工作再设计，对档案工作中存在的具体工作内容和具体工作安排作一些变动和改变。根据工作内容及性质的不同，做出相应的工作方案，将工作任务重新进行再设计，一方面使其改变成为更具有充实性、更具有广泛性、更具有可交替性的一种新的工作方式，另一方面又可以将工作安排实现灵活多变性。当然要从整体上对工作再设计进行系统性的研究和考虑，在开始进行工作再设计初始阶段前，首先必须要从档案工作设计本身的因素和组织的环境因素进行细致的研究的考虑，包括档案工作的内容、档案信息流程、档案工作难度性、职权关系、工作自主性、协作要求、档案管理的责任、集体合作的要求及与外界人士在工作中建立交友的机会等等。工作再设计最主要的设计目标就在于其绩效成果因素（包括其查档率的高低、查档准确性、查档真实有效性、档案的利用效果、利用者的满意度回复、现场对查档工作人员的工作态度打分情况、工作人员的出勤率）和档案工作者的个人需求、个人价值观倾向、个人的个性及学习性以及个人特征等等。

通过对工作的再设计，在达到让工作更加有效的同时，还能够提升档案工作者个体工作满意感和个体自我激励感。在实际的档案管理工作中，档案管理工作的再设计主要采取的方法如下：工作扩大化——加强横向扩大工作范围，工作丰富化——增加档案工作者的工作责任感与自主性，工作轮换——加强任务转化。

（一）工作扩大化加强横向扩大工作范围

工作扩大化也叫横向工作扩展，是指档案工作者的工作在水平层面上的扩大化，通过工作范围的扩大或工作多样化，从而给档案工作者增加工作种类和工作强度。工作扩大化常常称为“水平的工作负荷”，即仅仅对某一工作增加了更多的任务元素。［2］工作扩大化使档案工作者有更多的工作可做，改变了档案工作者的工作内容和职责。譬如，综合档案部为方便在外省（市）利用人查档，综合档案部档案工作者将利用人所查询的档案资料采用邮寄或特快方式为其代为投递；为保证在外省（市）利用人查档身份的真实性，让其将本人身份证的原件进行彩色扫描，注明查档事由，将身份证扫描件发至指定电子邮箱，待档案工作者确认无误后，方可为其办理查询；从中可以发现，采用横向工作扩展，既解决了异地查询档案相关信息困难，又节省了异地档案利用者的长途跋涉各种交通费用上的经济开销。档案工作人员采用现代扫描设备和传输方法，为档案利用者扫描其查档材料，利用网络及时上传，用最短的时间为档案利用者完成异地查档需求，以达到方便快捷的效果。

（二）工作丰富化增加档案工作者的工作责任感与自主性

工作丰富化，是指计划、组织、控制与评估自身工作的自主性与责任感。工作丰富化在某种程度上就是要让每一位档案管理工作者都能够亲身参与到档案管理所涉及的工作计划、组织和监控自身的工作中，让工作丰富化起到改变档案管理工作者完成任务的一种工作方式，从而增加档案管理工作者对工作计划、评估和执行的控制程度。工作丰富化的核心主要是体现激励因素对每位档案管理工作者在完成自身工作的一系列工作流程中所起到的激励作用。丰富化后的工作给档案管理工作者提供了工作各环节中个人所应该负责的各环节上的完整性的活动空间机会，从而加深档案管理工作者自身对档案工作的责任感、自由度和独立性，并能及时对自身在工作中的执行情况做出高反馈或低反馈。通过改变档案管理工作者完成工作任务的方式，让档案管理工作者都能拥有其确定性的工作方法、拥有其工作进度等自主权，从本质上把部分或全部传统的管理权授予档案管理工作者，以达到档案管理工作方式及档案管理工作者在责任感和自主性方面的双重效果。

工作丰富化可以追溯到赫兹伯格的双因素理论：增加工作的内在激励，譬如责任感、成就感和成长，它们是可以提高档案工作者的工作满意度和激励水平。一方面从本质上看，工作扩展是一种分权。在档案工作中做到工作丰富化，一定要增加工作自主性。为了使档案工作者能够在责任感的心理要求方面得到一定的满足，工作再设计时就应该考虑周全，应将充分考虑到档案工作者的工作自主性，让相对自由性和独立性在整个档案管理工作过程中尽量让档案工作者能够充分感受到。档案工作者在档案管理工作中可以掌握自己工作的进展程度、快慢程度和工作节奏感，自己可以决定采取何种具体措施来保质保量的地完成档案管理工作。档案工作者一旦拥有了自主权，对档案管理工作者来说就必须对其所承担的工作任务及工作最终的结果承担相应的责任，档案工作者在工作上所遇到的成败，在部分程度上取决于自身对工作的决策和对工作的努力态度，从而将刺激和促使档案工作者对自身的责任感油然而生。另一方面，通过自主性工作设计增强了档案管理工作者责任意识和责任感，使档案管理工作者感受到自身在对待和处理系列完整性的档案管理工作应负有一定的责任感，而随着责任感意识的不断增加和加深，从而在某种程度上也就意味着降低了档案管理工作的控制程度，逐渐形成并实行自我约束、自我管理及自我控制代替外界控制的良好内在激励模式。

（三）工作轮换加强任务转化

工作轮换就是要求高校档案工作人员从定期性单一性的工作任务内容中转向完成另外一项工作任务内容，以便消除在工作中所形成的单调寂寞的感觉，从而提升档案工作人员的综合工作素质和工作技能。采取这种工作轮换的方法来充分调动档案工作人员的工作热情，同时让档案工作人员能积累更多的档案工作方面的各种知识和经验。就其档案管理工作所包括的激励方面的因素有很多，比如工作的趣味性、档案工作中的知识性、档案工作中的管理手段的先进性、收集中的鉴定性以及档案工作活动中的挑战性等。

在高校档案工作中，除档案馆领导岗位外，工作部门大致可分为综合档案部、人事档案部、信息技术部和档案馆办公室等四个部门，按高校档案管理分类办法，结合各部门的岗位工作性质和要求，将工作人员按其岗位定制其所从事的档案管理任务。综合档案部工作人员所从事档案管理业务大致可以分为如下大类，即党群类、行政类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类和声像类；［3］人事档案部工作人员管理业务可分为如下类档案，即干部人事档案、本科生档案及研究生博士生档案；信息技术部工作人员的业务是针对档案信息的数字化加工，以及处理、安装、调试档案馆日常办公、数字化加工等计算机设备的软件、硬件的维护工作，确保档案馆日常办公网络正常运行等工作；办公室工作人员负责管理档案馆日常行政工作，做好对外档案认证工作，协助馆长做好各项日常管理工作。根据档案馆各部门档案业务分工情况，可以制定不同的工作方案，所有工作任务完全可以被重新设计、重新划分、重新分配，以便形成更广泛、更充实、可交替的工作方式，并可以提供灵活的工作安排机制。

针对工作岗位的工作要求，在适当情况下做以适当的工作轮换，以便使工作效果达到最佳。部分档案工作者在从事本岗位工作时间较长，对本岗工作管理的工作内容及管理手段比较熟悉，但由于长时间从事某种单一性的档案管理内容，在日常档案管理工作中，不思进取，没有将最新的管理理念很好同现代档案管理手段相结合，没有用现代先进档案管理的新模式、新手段来开展本岗工作，长此以往，就会造成档案工作者对本岗所从事的工作感到厌倦并产生倦怠感。针对这种工作状态，就有必要适当在部门中做好适当的工作轮换，以新的工作岗位和新的工作内容来激励和督促这些患有倦怠感的档案工作者，让他们重新面对新的工作，从新的工作岗位中找回对往日工作的热情和投入精神。通过采取适当的轮换岗位的管理办法，在一定程度上能够让那些具有倦怠感的档案工作者重新获得一种新鲜感，并让他们对新的工作岗位内容及工作性质产生浓厚兴趣，同时增强他们对新岗位的工作内容的求知欲望。使他们重新找回自我，重新塑造现代档案管理工作者的管理形象。

通过工作轮换方法可以培养档案工作者不断适应新形势、新环境下档案管理工作的能力；通过此种方法也可以让新担任的档案管理工作者从所承担的新的工作中发现前任档案管理工作者在其管理期间，在其档案管理工作中所存在的需要改正的一些问题；对一般档案管理工作者来说，还可以增加其对多种技能的掌握；而对于档案馆各部门主要负责同志而言，不仅能加强其对档案管理工作的全面了解，而且还能起到提高分析档案管理全局性问题的能力；在不同岗位上的轮换，还可以增加档案管理工作者的相关业务方面的交流机会；当档案管理工作者能胜任新的工作岗位时，他们便可从新的工作岗位中得到工作的自豪感和工作能力的满足感。

工作轮换是一项成本较低的组织内部调整和变动，既能给员工带来工作的新鲜感和挑战性，又不会带来太大的组织破坏，使组织重组后更具效率，［4］但工作轮换也有其缺点。当档案管理工作者面对新的工作岗位时，必须接受新业务培训，并要重新要求自己在思想上、业务上、精神上及理念上等等方面重新定位，重新调整自己的心态，重新摆正自己的工作位置，重新认识自己的工作能力，以便更好的适应新的工作需要和新的工作要求。但这些重新定义的内容都需要一定的时间来改变，由于年龄、所学专业不同、对知识对新业务掌握快慢程度不同等等诸多原因，对于新事物适应反映快的档案管理工作者，进入新的工作角色快，熟悉新的工作内容清楚。反之，就可能造成在时间上耗费长，不能快速理解和掌握新的工作技术要求，造成工作混乱滞后等现象。当档案管理工作者面对新的工作岗位时，之前的岗位由于直接影响到档案工作的有关档案归档、档案鉴定、档案查档效率、档案质量等方面情况时，工作轮换就会导致档案管理工作者培训成本增加以及整体档案管理工作质量下降，尽管可能是暂时现象，但也有可能因工作轮换致使档案馆领导不断重新适应新任的档案管理工作者，在一定程度上加大了工作压力。

为了克服负面效果，强化工作轮换效果，档案工作部门应对岗位轮换做一个通盘考虑和周密的计划。以往岗位轮换失败的原因是没有研究制定可行性强的详尽计划，没有一个好的计划作指导，那结果只能以失败告终。另外，在制定整个岗位轮换的计划中忽略了对档案管理工作者的发展，也可能导致岗位轮换失败。种种经验教训要求档案部门要制定一项行之有效的岗位轮换制度，要制定可具体的、可量化的考评标准，并将工作岗位轮换作为晋升和激励的一种工作手段，把岗位轮换和奖励机制有机的结合起来，一方面要考虑到档案管理工作的实际需要，另一方面也要发挥档案管理工作者的才能，从而推动高校档案管理工作不断提升。

［1］ 贾继祖.工作环境对身心的影响及优化设计［J］.现代职业安全，2014（6）：112.

［2］ K.H.Chung，M.F.Ross，朱晓平.工作扩大化和工作丰富化的动机特征差异［J］.心理学动态，1985（1）：43.

［3］ 董国英，王云，吕薇.归档文件整理规则在高校的具体应用［J］.档案，2002（5）：44.

［4］ 楼旭明，段兴民.工作轮换的价值［J］.企业管理，2004 （9）：91.

G271

A

高柏（1969-），男，硕士，馆员，研究方向为档案管理。