我国企业采购控制分析与管理策略研究

曲卉

（1.西北大学经济管理学院，陕西西安710127；2.武警后勤学院军事经济系，天津300309）



我国企业采购控制分析与管理策略研究

曲卉

（1.西北大学经济管理学院，陕西西安710127；2.武警后勤学院军事经济系，天津300309）

摘 要：通过深入分析我国企业采购控制现状，发现其采购控制现状中存在的问题主要有采购人员收受回扣，原材料以次充好；采购商品质量不达标，容易引发经济纠纷；采购过程缺乏计划性，出现资金滞留问题；采购计划不够周密，影响企业正常运作；采购成本相对较高，导致产品价格上涨等。针对这些瓶颈，从确定采购内容、创建采购制度，规范采购流程，控制采购关键点等方面提出改进我国企业采购控制效率的优化策略。

关键词：企业管理；采购控制；管理策略

自从《萨班斯—奥克斯利法案》与《企业风险管理—整合框架》出台以来，欧美等发达国家开始重视企业的内部控制管理。企业内部控制管理成为关系到企业生存与发展的重要管理内容之一，我国也于2008年出台了《企业内部控制基本规范》，要求上市公司认真执行，并鼓励其他企业为了自身的持续发展，进行有益的尝试与探索。众所周知，在国民经济整体发展态势良好的大环境下，近些年，我国各类企业如雨后春笋般涌现，并焕发出勃勃生机。企业生存与发展的过程中，企业采购控制发挥着举足轻重的作用［1］。企业要想在激烈的市场竞争中得到生存、发展、壮大，必须明确企业的采购控制内容，创建严格的采购管理制度，规范采购控制流程，还要把握好几个重要的采购关键点。

一、我国企业采购控制现状分析

采购控制作为企业全部经营活动的起点，对企业经济运行效率的提高有着至关重要的意义［2～3］。因此，采购控制自然成为所有企业经营管理中亟须重点关注的内容。

（一）企业内部环境现状分析

企业内部环境是企业进行自我控制的基础，企业的内部环境由公司治理结构、企业文化、管理者管理理念、人力资源政策等。我国企业的类型包括国有企业、集体所有制企业、外商投资企业以及私营企业。不同的企业类型，公司的治理结构不同。然而，大多数企业都没有完善的授权与监督体系。企业文化作为无形的力量，会对员工的思想与行为产生深远影响，从而影响企业的经营活动。我国大多数企业虽然有企业文化，但并没有让企业文化的观念深入人心，而是流于形式。管理者对采购控制的态度将会影响到企业采购控制力度与效果。当前我国大多数企业所采用的不够科学优化的绩效工资制度、奖惩制度以及激励机制等，不利于内部控制管理目标的实现。

（二）企业控制活动现状分析

对企业控制活动的分析主要是从职责分离、授权审批、合约控制、财产保护控制、预算控制几个方面入手［4］。我国大多数企业都存在职能机构简易，管理人员的管理工作交织错乱，存在职责不清的情况。几乎所有企业的决策权都掌握在企业所有者手中，授权权限过于集中，授权随意、不规范，不利于采购控制。受人才市场需求的影响，员工流动频繁，不利于员工重视采购工作中所涉及到的与供应商关系的维护，与客户的签约洽谈等。大多数企业都没有专人负责企业的财产保管工作，即使有专人负责，也没有严格的管理制度，不重视这项工作，容易导致企业重要的采购数据外泄。很多企业不进行预算控制，或者将预算工作流于形式，根本就没有发挥它的作用。

（三）企业的信息管理现状分析

很多中小企业规模小，管理层次少，管理结构简单，因此，信息沟通比较频繁也还顺畅。但是，对于大型企业来讲，信息沟通渠道就是由于管理层较多而不很顺畅。然而，信息沟通的流畅性只是评价信息管理水平的一个方面，更重要的是对信息的综合分析与利用。大多数企业都没有建立电子信息系统，信息的汇总、处理、共享、分析与利用的能力就相对较弱，同处于一个企业内的员工，都无法获取有效的企业相关信息。企业在获取外部信息的过程中，更是存在信息延迟，信息失真等问题。内部信息无法发挥作用，外部信息渠道不畅，不利于企业的采购控制与管理。

（四）企业内部监督现状分析

采购控制作为内部控制的重要内容，既需要严格的执行制度，也需要严密的内部监督以辅助［5］。内部监督主要是监督企业的采购活动是否合规，采购流程是否优化等。有些企业出于节省成本的角度考虑，一般不会设立专门的内部监督部门，内部监督甚至只是由企业的管理者通过审核财务账目来进行管理，内部监督处于空白状态。有些企业虽然设立了内部监督部门，但是由于监督人员专业能力差，职业道德观念差，也是形同虚设，未能发挥作用。

二、我国企业采购控制管理存在的问题分析

企业的内部控制现状不尽如人意，大多数企业的内部控制呈现上述状况，与企业的管理水平差、管理制度不健全等多方面因素有关。隐藏于上述采购控制现状中的问题，随着采购管理日益受到企业管理者的重视而逐渐暴露出来。通过分析研究，可以发现，当前我国企业采购控制管理中存在诸多问题，应进行深入分析。

（一）采购人员收受回扣，原材料以次充好

大多数企业的采购人员的薪资待遇与其他管理人员相比基本一致，然而，采购岗位却比其他的岗位受人追捧，其主要原因是市场采购中存在着世人皆知的“潜规则”，即采购人员从哪个供应商采购原材料或产品，都会根据采购的数量或采购的规格、质量等收取回扣。采购人员吃“回扣”的行为，是与供应商联手对企业利益的侵害，这样不仅会导致企业经营成本上升，采购产品质量不达标，经济效益下降，甚至严重的会导致企业破产。采购人员收取回扣这一现象的普遍存在是由于采购工作环节过于集中化，同时由于缺少采购会计核算制度，及内部监督惩罚机制，导致采购人员有恃无恐，借职务之便，大肆收取回扣。

（二）采购商品质量不高，容易引发经济纠纷

如上所述，很多企业在经营过程中，为了降低经营成本，在采购原材料或其他产品的时候，会过于在意采购价格，甚至有些企业为了降低生产成本，追求更多的经济利益，以价格作为选择采购商的“唯一”标准。缺乏对供应商规格的考核和认定程序，这就导致很多企业在采购工作中做出错误的决策，轻微的出现采购商品交货不及时的情况，严重的出现原材料产品质量不达标、假冒伪劣产品泛滥，直接导致企业生产的产品质量不合格、不达标。这种情况下，容易与合作商、消费者产生经济纠纷，企业的信誉自然会受到影响，对企业的长远经营与发展是十分不利的。

（三）采购目标不明确，出现资金滞留问题

很多企业在采购方面容易犯的错误就是盲目采购，尤其是其长期使用的生产原材料，受市场经济影响，价格突然下降，企业就会蜂拥而上，通过在原材料或产品较低的时段大量购入，以节省日后的经营成本。短时间内大量的购入存货，如果产品的价格低廉，或者是企业在未来一段时间内，对此产品的需求量较大，这种采购方式可以给企业生产经营带来更大的效益。但是，如果市场需求出现波动，对原材料或产品的需求量急剧下降，企业的生产销售也受到影响，就极易由于过多产品库存无法处理，而影响企业的资金周转。不仅造成紧张的库存压力，还会使企业由于资金紧张而失去竞争机会。

（四）采购成本相对较高，导致产品价格上涨

采购成本是企业重要的经营成本之一，企业的采购价格则是影响采购成本的直接因素。企业如果采购成本比同行业内其他企业的要高，其竞争力就会被削弱。很多企业无采购预算，受资金影响，无法形成规模化采购，不容易获得比较优惠的价格。再加上，采购的批次较多，物流运输成本也会相应增加。如果，某种产品处于销售旺季，对原材料的需求猛增，就极有可能会遇到采购不及时的情况，这就会导致企业的正常生产受到了影响。尤其是遇到订货周期短、交货日期较为紧张时，采购部门与供应商的谈判处于被动尴尬局面，致使产品在市场上丧失先机优势。

三、提高我国企业采购控制管理的对策

针对企业在采购控制工作中存在的问题，应该积极地寻找解决问题的方法与策略，促进企业采购控制水平的提升。笔者认为，提升我国企业采购控制管理策略，应该从确定采购内容、创建采购制度、规范采购流程和控制采购关键点几个方面入手。

（一）确定采购内容

采购控制作为企业内部控制的重要组成部分，对企业的生存与发展产生重要影响。采购从广义上讲是指企业从资源市场获得所有资源的过程，其中不仅包括物质资源，还包括非物质资源，如技术资源、专利资源、商标资源等，还包括人力资源。对于企业来讲，采购控制主要是针对物质资源来讲，随着企业经营规模的扩大，也会逐步涉及到其他资源的采购。对于任何企业来讲，进行采购控制，首先要确定采购的工作内容。为了确保及时为企业采购到优质价廉的生产材料，企业应该进行采购预算。采购预算应该根据销售计划以及企业的生产进度，由生产部门来提交材料采购申请单，再通过管理部门批准，将其纳入到企业预算中去。采购控制还包括请购。请购是指当生产部门提交生产所需原材料的申请单以后，需要物料的保管人员与库存进行核对，如果生产所需要的数量，当前库存无法满足，就在采购申请单上签字，确定采购意向。采购作业由决定供应商、确定采购价格、签订采购合同等多个环节组成。完成采购作业后，就需要对采购到的材料或产品进行验收，确定采购产品的数量、质量、规格等符合订购协议，并且在采购货物验证单上签字。最后，需要完成的工作是将采购付款工作交由财务部门来处理。在确认采购部分完成以后，付款操作则需要交付给财务进行处理，财务将尾款付给供应商。

（二）创建采购制度

全面、完善的采购制度的建立可以为采购工作的顺利进行提供有力的保障。采购制度由岗位分离制度、预算控制制度、授权批准控制制度、请购控制制度、询价控制制度、合同管理制度、验收控制制度、退货与折让管理制度等几部分组成。其中，岗位分离制度是指采购业务的多个环节分配给不同的岗位上的工作人员，避免采购环节的过于集中。例如，请购与审批岗位分离，询价与确定供应商岗位分离等，这样可以避免权力过于集中导致采购失控。预算控制制度是指对企业一段时间内需要进行采购的物资进行预算，禁止预算外采购。授权批准制度则需要明确采购业务的授权批准方式、权限、程序、责任以及控制措施。请购控制制度则需要对库存管理、存量基准以及用料计划等进行详细的规定。对于需要紧急采购的物资，则需要全面考虑科学的、严格的管理程序。询价控制制度则是指对于大宗、贵重的产品进行采购时，应该分为询价、比价、议价多个环节，并且采用公开招标的形式进行材料的购进。合同管理制度是要求企业在采购过程中，规范的使用合同，订购合同要连续编号，企业内部除采购部门外，财务部门也应该保留合同，以便于财务部门付采购款。验收控制制度需要企业对商品的规格、质量、数量等进行验收，开具验收证明。对于质量要求较高的产品，则需要质检人员出具检验报告，交给相关部门进行签字、备案。退货、折让制度主要规定了退货条件、手续、流程等，保证退货工作顺利进行。付款控制制度是保证汇款工作顺利进行而设立的公司管理制度，主要包括公司结算凭证管理制度、结算流程等。

（三）规范采购流程

建立健全规范的采购流程与管理制度，可以避免企业在采购过程中出现漏洞，是保证采购工作严密性的必经之路。企业的采购流程由多个流程组成，其中包括请购内部控制流程、采购作业内部控制流程、验收内部控制流程、付款与账务处理控制流程等［6］。其中，采购内部控制流程如下：采购需求部门提交采购申请单；填写请购单，主管人员签字；物料保管部门进行核查，签字确定，将付采购部门。采购作业内部控制流程如下：一是采购申请单交主管审核；二是询价，查找采购记录；三是确定采购产品供应商；四是编制询价报告，交付财务主管审批；五是审批后，采购人员编制采购订单。验收内部控制流程是针对验收部门制度的，具体流程安排如下：一是采购产品到企业后，要撰写验收报告；二是根据验收报告对产品进行验收；三是核实验收结果；四是验收合格通知仓库入库。付款与账务处理控制流程如下：一是财务人员与采购人员共同对采购发票进行核对；二是编制记账凭证，交付主管人员审核；三是登记应付明细账；四是定期对应付账款明细账与总账进行核对。

（四）控制采购关键点

企业采购控制管理中，有多个控制关键点，这些关键点既是控制的难点，也是决定内部控制工作能否取得成功的要点［7］。其中，请购流程中两个控制点分别是采购产品需求部门的审核与采购部门主管的审核环节。其中，需求部门主管需要在请购业务授权之下，明确自身的采购职责与范围，要重点审核请购单上的采购产品数量是否与预算相符，请购单上的信息是否正确无误；采购部门主管则需要审核请购单的合理性，并且要认真核对采购产品的数量、规格、质量标准、交货期间等重要信息。采购作业流程的关键点则在于财务经理审批请购单环节、采购部门经理审批询价报告环节以及采购主管部门订单编制工作。其中，财务经理需要对采购产品的资金申请进行重点审核，根据询价报告结合预算，来安排采购资金，如果有超出预算的部门，还需要提交总经理进行审批；采购部门主管则要注重将采购单及时整理与归档，尤其是要注意一些修改过的订单，或者取消的订单。验收流程的控制要点则是验收人员对采购品的验收，保证采购品的质量。验收人员需要一一核对采购品的规格、数量以及质量等，然后在事先编制好的验收单上签字。如果在验收的过程中，发现采购品存在问题，要将采购差异报告及时提交给采购部门，让采购部门进行分析，并且供应商联系，处理好采购中出现的问题。付款与账务处理流程中，关键点较多，包括会计需要对原始凭证进行核对；财务主管对凭证的编写真实性进行核对；出纳要保证支票的准确性；财务主管要确保货款支付合理；出纳还要保证银行日记的真实完整。

参考文献：

［1］廉琪，苏屹.基于网络维力的企业电子采购成本优势分析［J］.科技管理研究，2011（3）.

［2］郑海航，牛晓娟.从通用电气看我国企业采购制度的完善［J］.会计之友，2011（13）.

［3］金燕波，王小迪.供应链管理下的中小制造企业采购管理研究［J］.工业技术经济，2013（2）.

［4］李欣.我国企业战略采购的问题及实施策略研究［J］.物流工程与管理，2013（2）.

［5］张宏.集团式企业采购模式比较与选择研究——以H集团为例［J］.浙江理工大学学报，2015（2）.

［6］董晶.电子招投标条件下企业采购战略的转变路径与策略选择［J］.商业经济研究，2015（34）.

［7］刘海军，刘晓冰.基于“双内控”型企业文化的采购管理研究［J］.企业管理，2016（1）.

责任编辑胡号寰 E-mail：huhaohuan2@126.com

Research on the Purchase Control Analysis and Management Strategy of Chinese Enterprises

Qu Hui
（1.School of Economics and Management，Northwest University，Xi’an 710027；2.Department of Military Economics，Logistics University of People’s Armed Police Force，Tianjin 300309）

Abstract：In this paper，through in-depth analysis of China’s enterprise procurement control present situation，discovered the procurement control of main procurement personnel generally accepting kickbacks，shoddy of raw materials；the procurement of goods quality is not up to the standard，easily lead to economic disputes；lack of planning in the procurement process，capital retention problems；procurement plans are not careful，affecting the normal operation of enterprises；procurement cost is relatively high，resulting in product prices.In view of these bottlenecks，the author puts forward the optimization strategy of improving the efficiency of procurement control in our country from four aspects：Determine procurement content，create procurement system，standardize the procurement process and control the key points of purchase.

Key words：enterprise management；purchasing control；management strategy

文献标识码：分类号：F270.7A

文章编号：1673—1395（2016）03—0045—04

收稿日期：2016-01-25

基金项目：国家自然基金青年科学基金项目（71402139）

作者简介：曲卉（1982—），女，山西五台人，博士研究生，主要从事国民经济学和企业控制管理研究。