基层机关事业单位文书材料归档存在问题与对策

马春林（仪征市档案局，江苏仪征，211400）

基层机关事业单位文书材料归档存在问题与对策

马春林
（仪征市档案局，江苏仪征，211400）

文书归档是反映各基层职能部门在工作活动中不断生成和收到的文书材料，在处理或办理完毕后，由文书部门或业务部门按档案管理要求整理立卷，并定期移交给单位档案室集中保管的过程。它既是文书工作的最后一个环节，同时也是档案管理工作的初始环节。只有及时、完整地收集整理好各类文书材料，才能避免文件的散失，才能客观、真实地反映一个单位或全市某一方面历史发展的全貌和活动规律。但在实际工作中，因各种主客观原因的限制，文书材料的归集过程中总存在这样或那样的遗憾，不同程度地影响了单位档案收集工作的齐全完整。现结合不久前仪征市档案局组织开展的2015年度档案年检工作，以仪征为例，对各基层单位文书材料归档过程中遇到的问题和对策谈几点看法与同好共享。

一、存在问题

从仪征市的年检工作情况来看，各单位在文书档案归档工作中存在的问题主要表现在以下几个方面：一是文书档案的收集不齐全、不完整，不能做到应归尽归，存在短缺现象；二是档案收集内容单一，基本上是文书材料为主，极个别单位的档案甚至就是单位发文和会议资料等文书材料的杂凑，缺少反映单位立项事件发展进程的支撑材料和音像等特殊载体材料；三是应归档材料归集不及时；四是档案人员专业素养或综合素质参差不齐，所归档案存在分级分类不合理现象，少数人员跟不上时代发展的要求。

二、原因分析

产生以上问题的主要原因有二：

1.客观条件制约

受人、财、物等客观因素的制约，少数单位因客观条件的缺失，档案工作举步维艰。如仪征市有个别单位，正常的办公用房和工作人员捉襟见肘，无法设立相对独立的基层档案室，以及配备相应的专兼职档案人员或必要的档案装具，整个单位的档案工作基本上处于放任自流、听天由命的状况。

2.主观努力不到位

一是个别单位领导档案意识不强，对档案工作的重要性认识不到位，漠视档案工作。档案是一个单位在正常的工作学习中直接形成的历史记录，从时间来说，正在收集整理的档案是对近期工作学习的历史记录，对该单位而论，大多是他们手头上正在办理或刚刚办讫事项的历史记录，其经办过程不借助档案他们大多也心知肚明，说起来头头是道，因此容易滋生可有可无、作用不大的感觉。由于机关事业单位的档案和档案工作在实际工作中又不大可能产生直接的经济效益，所以有许多单位的部门领导对以近期文书材料为主所形成的档案漠不关心，再加上部分单位档案工作人员的不给力，则呈现出某些单位档案工作“说起来重要，干起来次要，忙起来不要”的尴尬局面。另外，还有一种普遍的情况是，随着信息化时代的到来，“无纸化办公”已成为历史发展的必然趋势，许多单位均建起了局域网，大多在网上办公，各种材料大多可从网上查阅，因此他们多沉迷于网络高效、便捷、海量、低成本等无所不能的神话的之中，重视网络，轻视纸质材料，不注重“双轨制”条件下作为“双套制”之一的纸质档案资料的积累，这也客观上形成了某些单位的纸质档案空空如也，而对电子档案则又以传统档案都是以纸质档案为主的思维惯性弃之不顾，形成了近期档案收集“驼子跌跟头——两头不着实”的被动局

面。

二是少数部门档案人员责任意识不强，业务指导工作不规范。一方面是部分单位档案人员业务不作为，主要是正常的指导工作不到位，职能科室对归档的范围和要求认识不清，无法及时有效地开展文书材料归集工作。另一方面是部分单位档案人员乱作为，《中华人民共和国档案法实施办法》第三章第十二条就明确规定“应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理；任何人都不得据为己有或者拒绝归档。”文书档案整理、立卷的主体应是单位的文书或者业务机构。少数单位档案人员为克服自己业务不精、说理不清的困顿，也为避免与相关职能科室的同事在文书材料收集细节问题上的无休止扯皮，不是积极主动地争取领导的支持，按章办事，而是越俎代庖，亲自披挂上阵，直接深入职能科室开展相关文书资料的收集活动，同时碍于同事的情面，对所收集到的材料又不问是否齐全完整，直接就事论事地进行简单的分类、整理，给职能科室工作留下这就是档案之全部的直觉。这两种情况均不可避免导致了这样一个结果：档案资料收集很难做到齐全完整。不否认，档案的不完整，有少部分是因为收集不到位，但大多的还是在工作中没有形成具体文书材料而无材料可收的原因所致。因此这样一种不作为或乱作为的行为，也致使职能科室不知道哪些文书材料应该形成或收集，无法在日后的工作中加以改进。

三是档案人员专业素养和敬业态度不够。档案馆室的档案绝不是档案材料的胡乱堆砌，而应该是一个有机联系的整体，从事档案工作的人员必须具有一定的专业素养和业务技能才有胜任本职。从我们年检的情况看，仪征有少数单位档案专兼职人员文化层次偏低，缺乏必要的专业素养，很难胜任本职。还有个别单位因人事调整频繁，档案人员更替较快，新档案从业者多非专业人员，对正常的档案业务基本不熟悉，再加上敬业程度低，不注重学习，一些正常的档案业务工作都无法开展。更有少数档案人员连分类组卷、编目装订都不知，各种档案材料多胡乱地堆放在档案室中，连已经收讫的档案材料都不能及时整理，更不用说及时发现和追缴缺失的文书材料，做到应归尽归了。

三、应对措施

对因客观条件形成的制约因素，除临时应急外，大多还要靠相应的投入才能最终解决。但对主观努力不够形成的制约因素，笔者觉得可从以下四个方面着手解决：

1.加强宣传教育，提升全员档案意识

文书材料归档工作质量的优劣，主要取决于文书材料制作者和档案工作人员工作态度和责任心，也很大程度上受制于单位全员的档案意识。在一个单位，只有领导干部的档案意识增强了，才能高屋建瓴，自觉地将档案工作列入议事日程，纳入考核目标，充分发挥其主观能动性，积极协调解决实际工作中遇到的各种难题；只有文书材料制作者档案意识增强了，才能根据档案的归档要求，尽可能全面地完成相关文书材料的制作和收集活动，将反映本单位主要职能活动和历史面貌的文书等档案资料完好地保存下来，及时移交档案室；只有档案人员的档案意识提高了，才能及时地开展各种力所能及的档案工作，切实拾遗补阙，保证档案材料收集的齐全完整。因此，档案部门一定要全方位、立体式地开展相关档案法律法规和专业知识的宣传教育和专业培训，努力提升全员的档案意识，真正实现将关心支持档案工作的意识变成全员身体力行的自觉行动。

2.严格落实文书材料立卷归档制度

包括文书立卷归档范围、时限和要求的立卷归档制度是单位开展立卷归档工作的生命线，没有这一制度，单位领导就不知悉要归集哪些内容的文书材料，档案工作人员也不知道资料收集后尚缺哪些档案资料，即使知悉了也因时过境迁无文书材料可收而不了了之，各种归档工作无法真正摆脱混沌无序、一鳞半爪的状态，更谈不上档案收集的齐全完整。发现问题、找到病因，修正档案归集的制度缺陷固然重要，但更重要的还是要落实，要采取切实有效的措施将问题解决并落实到今后的日常工作之中，保证今后的同类事件不再发生，不再形成“不接受教训”的教训。

3.强化业务培训

一是要认清档案工作的重要性，提高档案从业人员的起点，尽可能选用专业人才从事档案工作。要加强已有档案人员的教育培训，使其熟悉档案工作的业务要求，能够独立自主地开展各项档案业务工作。同时，要落实老档案员对新档案员的“传帮带”措施，避免出现档案征集活动的真空期。二是要采取蹲点、轮岗等措施，将档案从业人员安排到基层一线进行实践锻炼。要知其然，更要知其所以然，各单位对新档

案人员要尽可能将其压向一线，让他们尽可能多地熟悉本单位的工作内容和工作流程，确保他们能够在档案收集时全面知悉事项开展的概况，一目了然地知悉档案归集要求。三是要积极开展各种业务学习和交流活动。让他们在学习中进一步更新知识，增长才干，在与先进单位等的交流中取长补短，获得启迪。如我们在今年的年检中，就有针对性地选择了一些有代表性的档案工作人员参与年检，让他们在教学相长的参与中发现自身的不足，抵砺共进。

4.严明工作纪律，增强责任意识

档案工作的专业性较强，对于档案的收集、管理和利用，党和国家有一系列的业务规范和要求。而在现实的工作过程中，有的单位既不问是不是档案，也不问是不是应该归档的材料，更不问是不是齐全完整，反正只要是收到的文书等材料，不管三七二十一就全部立卷归档，对某些残缺的档案或质量不高的文书材料也本着多一事不如少一事的应付观念，不闻不问，更不主动去催交或更换。这样工作的结果，一方面造成许多应归档案无法及时归集，一方面导致许多不应归集的档案充斥案卷，无形中增加了自身和下游部门鉴定和梳排等的工作量，造成了不必要的人力、财力和物力的浪费。更有不少档案工作者，不顾数字化、信息化时代档案事业发展的特点和上级的相关工作要求，以不熟悉等为由拒绝使用相关的档案编目软件，坚持采用手工进行档案目录的编排和抄写，有的甚至还发动亲朋好友帮助抄写，其情可原，其志可嘉，但其结果往往是南辕北辙，费力不讨好，最后还不得不重头来做，既浪费了精力，又挫伤工作积极性。另外，面对档案数字化建设热潮，也要督促基层档案员做好“双轨制”情况下数字化材料的收集和整理工作，避免日后数字化建设阶段过多的重复劳动。