档案信息与图文信息共享体系建设比较研究*

胡　杰　张照余（.苏州科技大学图书馆，江苏苏州，5009；.苏州大学社会学院，江苏苏州，5000）

档案信息与图文信息共享体系建设比较研究*

胡杰1张照余2
（1.苏州科技大学图书馆，江苏苏州，215009；2.苏州大学社会学院，江苏苏州，215000）

文章对档案信息与图文信息的共享体系进行了比较与分析，总结了两者在建设背景、现状、组织、标准和技术等方面的异同点，并借鉴图文体系的成功做法对建设全国档案信息资源共享体系提出建议与启示。

档案图书文献共享体系比较

网络环境下，档案信息与图书文献信息都致力于建设各自的资源共享体系，有学者认为应该整合图书、情报、档案资源建立一体化的信息资源共享体系，然而档案信息资源共享体系（以下简称档案体系）与图书文献信息资源共享体系（以下简称图文体系）在建设目标、组织标准等方面都不尽相同，本文拟对两者的建设情况进行比较和分析。同时有鉴于国内图书文献共享体系起步较早，CALIS等体系已较为成熟，总结其经验可以为档案信息资源共享体系建设提供一些借鉴与启示。

1　建设背景比较

图书馆界在信息资源共建共享方面探索已久，早在1957年国务院就曾制定过《全国图书协调方案》，但离开互联网络技术，要实现手工条件下的文献资源共享可以说是天方夜谭。因此，图文体系与档案体系大规模建设都离不开互联网络发展的时代背景。

1.1相同点分析

互联网的发展已经历了30多年的历史，是20世纪最具影响的技术成就之一，对各行各业都具有巨大的渗透力。图书、情报、档案作为传统的信息服务产业要在网络环境下寻求立足之地和新的发展机遇，也必须借助互联网络技术整合全国甚至全世界的资源以提供信息服务和利用。在此背景下，图书馆依托CERNET建立联机编目系统，档案馆构建Internet之上的基于超链的全国档案网站集群，奠定了各自资源体系的基础。云计算技术是互联网未来发展的趋势，利用云计算技术可以将大量用网络连接的计算资源统一管理和调度，构成一个计算资源池并按需服务，目前已经被广泛应用在科研、网络安全、医学等领域。在信息服务和信息共享方面，云计算技术具有安全性强、对用户端设备要求低、可租用、交付的是服务等优势［1，2］，因而在云计算技术广泛应用的背景下，势必会推动全国范围图书馆和档案馆信息资源的整合与共享。

此外，档案体系与图文体系的发展都借鉴了国外相关领域的成功经验，如美国的OCLC是目前世界上最大的图书馆合作网，从1971年实现联机计算机检索以来，OCLC已为全世界112个国家和地区的71000多个图书馆提供信息服务［3］。而美国档案与文件署（NARA）也是世界上第一个通过信息网络实现档案资源共享的机构，其档案信息导航系统（NAIL）能检索到200多个档案馆的数字化档案［4］。国外的成功经验首先拓展了我们的视野，为我们勾勒了资源共享的蓝图。吸收和采纳国际上的先进理念，是推动我们共建共享的重要动力。其次，在共享体系具体的组织、利益分配、建设标准等方面国外模式也提供了宝贵的经验。

1.2不同点分析

档案体系与图文体系建设具有相同的外在背景因素，但在建设的紧迫性和内在动机上却存在较大的差异。20世纪90年代，图书馆理论界提出“拥有与获取理论”，指出“获取”比“拥有”更重要，主张通过馆际互借、文献传递、数据库及因特网服务等服务方式弥补单个馆藏的不足，实现文献信息资源的共建共享。而现实中90年代前期外文图书期刊订购年年涨价，高校图书馆经费年年紧缩，“剪刀差”越来越大［5］。在此背景下，1996年北京大学向教育部提出建设文献保障体系的初步建议，并于1998年正式立项建设。可见，建设图文体系是解决日益增长的文献采购开支与满足用户文献需求之间现实矛盾的“逼上梁山”的结果。

相比而言，档案资源的共享囿于安全考虑一直较为保守，学界关于重藏还是重用的讨论持续多年。档案由具有保存价值的现行文件转化而来，当现行文件作用发挥完毕时具有保存价值的那部分文件转为档案并经过一定的手续由文件形成部门移交到档案馆。对于用户而言档案的价值是其原生性的特点，档案部门不必通过不断采访和扩充馆藏来满足和吸引用户，因此不存在必须联合共建以减少采购成本的主观动机和紧迫性。总的来说，建设档案资源共享体系是在信息化、网络化以及政府信息公开化的形势背景下，积极促进档案事业发展以适应社会要求的必然趋势。

2　建设现状比较

国内图书文献信息资源保障体系建设已经初见成效。首先，各地区的区域性图书馆联盟蓬勃发展，如“上海市文献资源共建共享协作网”“北京高校网络图书馆”“天津市高校数字化图书馆”“广东网络图书馆”“苏州高校数字服务平台”等，这些区域性图书馆联盟对促进本区域社会经济文化发展具有重要意义。其次，以某一文献资源种类为建设重点的专业性共享体系也日渐成熟，如中国高校人文社会科学文献中心（China AcademicSocialSciencesand Humanities Library，简称CASHL），重点建设全国性的人文社会科学外文期刊保障体系。国家科技图书文献中心（National Science and Technology Digital Library，简称NSTL）提供科技类文献信息共享等。最后，全国范围的中国高等教育文献保障系统（China Academic Library&Information System，以下简称CALIS），自1998年开始建设以来，经过三期项目建设，也初步建成了覆盖全国各类高校图书馆的共享网络。CALIS可以为全国近2000所高校成员管提供标准化、低成本、自适应、可扩展的数字图书馆统一服务和集成平台，构成全国高校数字图书馆三级共建和共享服务以及多馆服务协作的联合体系，共同为全国用户提供全方位的文献服务、咨询服务和个性化服务［6］。CALIS整合的资源包括4.5万种期刊的8074万篇论文目次、678万种中文图书、240万篇中文学术论文、63万册（件）中文古籍、300余万册（件、篇）特色资源等［5］，是目前国内最大的图文信息资源保障体系。

当前，我国档案信息资源区域性共享的实践项目也在多地开展，如上海市浦东新区档案区域协同分级管理服务系统建设和广东省区域性档案目录中心建设，在区域性档案信息资源管理与利用方面获得了较好的效果。其次，在历史档案资料专业领域，自1992年起，我国已经逐步建立起全国性的明清、民国、革命历史档案资料目录中心，明清档案资料目录中心采集全宗目录677条，建立了全宗目录数据库，出版了《明清档案通览》；民国档案资料目录中心采集全宗目录14522条，全国民国档案全宗目录数据库已投入使用；革命历史档案资料目录中心采集全宗目录2600条，将原来的全宗级目录、案卷级目录、文件级目录分三步采集变成全宗级目录采集完成［3］。最后，我国档案事业的“十五”和“十一五”规划中均明确提出了“共建共享、互联互通”，在全国范围建设档案信息资源网络共享的目标。如现实推进中的“国家数字档案建设与服务工程”（简称“金档工程”）将以3127个国家综合档案馆为建设对象，以分布式档案数据库建设为核心，建设涵盖全部馆藏的全国性、超大型、分布式、规范化、可共享的档案目录数据库、纸质档案全文数据库和多媒体档案数据库，建立适应国家经济建设和社会发展需要的档案信息资源共享体系［7］。

3　建设组织比较

本文以讨论全国范围的资源保障平台建设情况为主，从两者的建设现状上看，图文体系的CALIS即中国高等教育文献保障系统在建设的时间、广度、深度上都更为成熟，这与其职责清晰又积极灵活的组织体系分不开。

3.1相同点分析

与美国的OCLC等资源体系建设采用董事会和市场化运作的方式不同，我国图书馆事业和档案事业都实行集中统一式的管理体制，在国家统一安排下，由最高行政管理机构统一领导，实行国家统一调拨经费。CALIS体系是由北京大学牵头，由教育部批准立项、提供经费扶持并纳入“211工程”顶层设计的项目，受全国教育系统最高行政管理机构即教育部的统一领导和部署。

我国档案体系建设的组织体系则更为严密和复杂，包括参与网络共享的各级各类国家综合档案馆、专门档案馆、部门档案馆，各种性质的机关、企事业单位档案室或档案馆，其他性质的档案、资料保管机构等。它们嵌入在我国严密的党政管理等级体系中，按照“以条为主，以块为辅，条块结合”的组织架构，管控着我国地方和行业的档案管理事务［8］。有学者认为，这种集中式的行政隶属关系丧失了档案体系建设积极的内在动力［3］。另有学者认为，这是通过行政力量对一个国家、地区或系统的文献信息资源作出预先的合理安排［9］。

3.2不同点分析

尽管图文体系同样受制于集中统一式的管理体制，但其通过国家立项，建设主体比较明确。在组织体系上，CALIS搭建了全国中心—地区中心—省中心的三级服务体系。北京大学图书馆作为责任单位，组建CALIS项目管理中心，和清华大学、上海交通大学、南京大学、武汉大学以及其他“211工程”重点院校图书馆一起作为全国中心，是服务体系中的第一层。CALIS建设初期的主要任务就是在北京大学CALIS项目管理中心的全面部署和协调下，充分整合全国中心的资源，建设联合目录数据库并开放联机合作编目，为之后开展二期和三期项目奠定了基础。而反观档案体系则存在建设主体不明，各自为政的现象，建设至今并没有形成有效的保障体系。

3.3借鉴与研究

（1）以项目为支撑，明晰建设主体

借鉴图文体系的建设经验，首先应该明晰档案信息资源共享体系建设的主体。理论界有学者认为，可以由国家档案局牵头，通过国家立项，开展由各地档案部门（主要是各级综合档案馆、专业档案馆以及部分企业档案机构）参与的国家规模档案资源整合与共享工程［10］。也有学者认为可以将建设主体冠名为“全国档案信息共享网络管理委员会”，将其常设机构并入国家档案共享网络运行中心，成立兼具行政功能和网络管理功能的“国家档案共享网络管理运行中心”［8］。

（2）分级、分层、分期实施建设

建立分级分层的档案体系框架，以项目推动分期实现档案信息资源共享体系建设。笔者认为，档案信息资源共享体系的初期建设应该建立在省市级以上的框架范围，对于市级以下基层档案馆的部署可以等到体系较为成熟后再作为成员馆加入。因为基层档案中心多为本地化资源，并不是共享体系资源的主要建设者，其作用主要是利用共享体系资源为本地用户提供服务。项目初期不纳入基层档案馆，可以降低组建体系的难度和成本，集中力量办好标准化规范、实施方案、资源建设、技术路线等重大的核心问题。

（3）强调协同发展

比照国内外共享体系建设的成功经验，结合中国国情，档案信息资源共享体系建设的组织不能完全依赖行政力量，也不能完全采用市场经济模式，而是应该将两者有机结合。总的来说，发挥行政力量的积极因素，全国一盘棋，以充足的财政资金保证完成各阶段的分期建设目标。同时，强调实现资源共享的共同愿景，加强彼此协同发展的合作关系，并坚持互利互惠的原则。充分考虑档案网络建设者与承建者之间、档案机构与机构之间、机构与用户之间的利益关系，考虑健全档案网络共享的利益制度，协调利益关系，从宏观上规定各方面利益分配的基本框架，使利益分配保持合理稳定的格局，保证档案网络共享的可持续发展［7］。

4　建设标准比较

图文体系大多建立在联机合作编目的基础上，执行统一的格式、统一的标准和共同的信息交换协议，以CALIS为例，项目在操作上依托CERNET，遵循Z39.50协议，馆际互借协议和MARC格式的编目标准协议［11］。其中，机读格式MARC（Machine Readable Catalogue）是图书情报领域广泛应用的标准格式，建立在MARC标准上的联机合作编目不仅可以实现数据的可共享性和长久有效性，还能保证数据库内同种文献只保留一条书目记录，减少体系整合时的重复建设。

相比而言，长期以来我国档案资源的元数据标准不统一，各专业或专门档案的元数据都有各自不同的元数据标准，如《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46 2009）、《核电电子文件元数据》（EJT1224-2008）、环境保护档案元数据标准等。笔者认为，不同的元数据标准虽然能细化各行业分工，但不利于全国档案信息资源共享体系的建设，应该参考国际标准，制定既兼容国际规范又适应本土化开发的统一的机读格式标准。值得注意的是，在2014年底，国家档案局发布《电子档案基本术语》（DA/T58-2014），该标准覆盖了电子文档—文件—档案全生命周期，适合文书、科技等各类文件/档案的资源类型［12］，并且遵循ISO国际标准。相信基于该标准，全国贯彻实施对文件级档案统一著录格式将为建立全国档案信息资源共享体系破除建设标准层面的障碍。

5　建设技术比较

前文提到云计算技术是未来互联网应用的趋势，CALIS三期项目即采用了云服务技术，开发了一套基于SaaS技术的共享版系统。该系统不用各个成员馆安装系统，只部署在省中心或者共享域中心，以免费租用的方式提供给多个图书馆或机构共同使用，降低了成员馆部署和管理系统的技术成本和难度，大大提高了各省院校的参与度。截至目前，CALIS三期的成员馆数量飞速增长，已达到1000多家，覆盖了全国31个省份。而从用户的角度来说，云服务能够提供基于统一认证的一站式服务，使用户能在各个CALIS云服务中心和图书馆本地平台之间实现跨域的单点登录和身份认证［6］。

档案体系建设中，信息安全是首要考虑因素，理论界有学者撰文探讨云计算技术在档案体系的安全性问题，认为“云技术能够满足档案信息资源的特殊安全要求”［1］，且纵观云计算技术已经在金融、网络安全等对数据安全有极高要求的领域取得广泛应用。

笔者认为，云计算技术能应对档案体系建设中的诸多难点。首先，统一认证难题。统一认证是实现服务整合的前提，运用云技术能够提供统一接口的安全调用和身份认证功能，确保本地用户通过安全访问被托管的受控的API服务。其次，服务整合难题。云技术以服务方式按需（免费或租用）提供给用户，能够提供通用的注册、授权、计费和安全等管理服务，简化服务集成，支持服务的调度、接入和交付。最后，安全备份难题。云计算技术通过“虚拟资源池”可以打破传统档案馆之间的“信息壁垒”，实现另一种形式的“异地备份”，有效保证数字档案资源的信息安全［13］。

6　总结与启示

上述总结了图文体系和档案体系在建设背景、建设现状、建设组织、建设标准和建设技术上的相同点与不同点，但实践中档案信息资源共享体系建设还面临着大量的问题，其中最核心的还是理念鸿沟和协作障碍。人们往往首先看到有形的共享技术设施条件，然而相比人际协作因素，它的重要性和难度要低得多［14］。

6.1更新理念，注重协作

结合国内外图文体系如OCLC、CALIS发展的历程，我们发现资源共享的理念实际上体现了一种协作精神，在这种精神的指导下，资源共享内化积淀成为组织文化。档案部门虽在理论上认识到资源共享的重要性，但协作意识缺乏，传统观念和思维方式仍然存在，“条块分割”的弊端尚未消除，“重藏轻用”的思想依然作祟；往往寄期望于档案信息资源共享，而不是主动参与［3］。实现资源共享是全体档案从业者的共同愿景，需要全体档案从业者竭诚合作，共同努力。

6.2加强沟通，提升服务

体系建设的最终目标是提供用户更便捷的服务和更广泛的利用，提升档案信息服务水平。图文体系在成功建构CALIS、CASHL等文献保障平台之上充分利用QQ等即时通讯工具搭建馆员交流平台、借助发达畅通的物流业务实现图书文献资源的全国范围内的文献传递和馆际互借，满足用户多方位的文献需求。在当前政府信息公开化的背景下，全国档案资源共享体系建成后可以开放现行文件直接提供用户原文下载，从而更大程度实现资源的共享。

6.3抓大放小，分期实现

尽快推动档案信息共享体系的初期建设，以项目为支撑，如通过国家立项设立重大历史档案资料的共享项目，建立省市级以上的框架范围，利用云技术搭建系统平台，实现档案全文资源提供方与利用方之间的协调、调度、接入和交付任务，解决认证、注册、授权、计费和安全等核心问题，简化服务集成，为之后分期推动共享体系建设奠定基础。

*本文系苏州科技学院科研基金项目“用户视角下的图书馆学习共享空间研究”（XKQ201404）成果之一。

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胡杰，女，苏州科技大学图书馆馆员，主要研究方向为图情档一体化建设。

张照余，苏州大学社会学院教授，主要研究方向为档案信息化和电子文件管理。

Comparative Study of the Situation between Archives and Libraries Information System Construction

Hu Jie1，Zhang zhaoyu2
（1.Library of Suzhou University of Science and Technology，Suzhou，Jiangsu，215009；
2.School of Society of Soochow University，Suzhou，Jiangsu，215000）

This article make a comparative studies on the archive and library information system，summarized both the similarities and differences on background，the present situation，the organization，the standard and technology etc，and put forward some suggestions on construction of archive information system from library information system.

Archives；Libraries；Sharing System；Comparative Studies ?

G270.7