国外高校档案馆服务社会化特点及启示——以美、加、澳1100所高校为例

张 黎郭 敏

（1.中国人民大学信息资源管理学院，北京，100872；2.北京邮电大学图书馆，北京，100876；3.中粮营养健康研究院知识管理中心，北京，102209）

国外高校档案馆服务社会化特点及启示——以美、加、澳1100所高校为例

张 黎1，2郭 敏1，3

（1.中国人民大学信息资源管理学院，北京，100872；2.北京邮电大学图书馆，北京，100876；3.中粮营养健康研究院知识管理中心，北京，102209）

论文介绍了国外高校档案馆服务社会化的概况，归纳了其特点：保存社会化档案资源、注重馆际间合作发展、利用社会化网络平台、重视版权和隐私保护。并从档案资源、服务和技术、法律的角度总结了国外高校档案馆服务社会化对我国的启示。

高校档案馆 服务社会化 档案馆建设 档案馆服务 档案资源

近年来在国家服务型政府的建设过程中，社会公众不断呼吁公共部门信息公开，公共服务社会化需求增长。档案馆作为公共事业部门，也应当积极向社会提供服务。高校档案馆汇集了学校各个历史时期关于教育、文化、科技、教学、人文等资料资源，是大学精神宝库，同时部分高校档案馆还保存了地方历史文化资料，成了城市记忆宝库。我国高校档案馆在社会化服务方面才刚刚起步，而国外高校档案馆经过多年实践已积累了许多宝贵经验。

经过文献调研发现，最近几年研究档案馆服务社会化的论文越来越多，但是关于高校，尤其是国外高校档案馆服务社会化的文献资料较少。基于此，笔者参考了各种版本的大学综合排名榜，选取了美国、加拿大和澳大利亚三个国家的综合排名比较靠前的10所高校（包括：美国的密歇根大学、宾夕法尼亚大学、哥伦比亚大学、杜克大学，加拿大的英属哥伦比亚大学、卡尔加里大学、女王大学和澳大利亚的国立大学、墨尔本大学、阿德莱德大学），访问其档案馆网站以及与档案馆相关的网页，了解国外高校档案馆在服务社会化方面的情况和特点，以期对我国高校档案馆的建设发展提供参考。

1 国外高校档案馆服务社会化概述

高校档案馆主要收集和保管本校及所属机构形成的党群、行政、科研、外事、教学、基建等各类档案，服务于高校的教学科研和文化传承。同时，它作为科学文化事业机构，也应向全社会提供开放、免费和平等的服务。国外许多高校档案馆的服务不仅面向本校师生，还将服务对象范围扩展延伸到社会大众。密歇根大学的本特利历史图书馆主要收集和保存跟密歇根州有关的历史资料，包括私人文件以及大学的档案文件，它实际上就是密歇根大学的档案馆［1］，它规定：除了复印费外，该馆免费向本校师生和大众提供服务［2］。宾夕法尼亚大学档案馆致力于永久保存珍贵的历史资料并确保资料可被研究人员利用，同时档案馆向全校以及社会公众开放［3］。澳大利亚国立大学档案馆和墨尔本大学档案馆都提出：所有的馆藏资料对所有研究者开放利用而不仅仅是本校师生［4，5］。加拿大卡尔加里大学档案馆规定：本校学生和学者可以利用馆藏资源，同时普通大众和研究人员也可以利用馆藏资料［6］。哥伦比亚大学档案馆规定：校外人员可到图书馆申请通行证明，经许可后可获取访问档案馆资源的权限［7］。

不仅如此，国外高校档案馆还通过举办展览、组织活动、招募志愿者等方式吸引更多的人走进档案馆，参与档案馆建设。比如，在密歇根大学档案馆的工作人员名单里出现了多名志愿者的身影［8］。墨尔本大学档案馆的文化资源整合项目也招募志愿者参与［9］。阿德莱德大学档案馆专门成立了志愿者组织，方便志愿者活动［10］。伴随着档案服务社会化趋势的不断发展，国外越来越多的高校档案馆已向社会敞开了大门，鼓励民众挖掘档案资源，利用档案资源，积极参与档案馆活动，促进档案事业发展。

2 国外高校档案馆服务社会化特点

2.1 保存社会化档案资源

国外高校档案馆除了藏有本校历史档案资料之外，还通过各种渠道收藏社会档案资源。这些珍贵的社会档案资源为档案馆做好社会化服务奠定了良好基础。澳大利亚国立大学档案馆共分四部分：诺埃尔布特林档案馆、本校资源档案馆、太平洋研究中心档案馆、国家艾滋病资源档案馆。其中诺埃尔布特林档案馆收集来自澳大利亚的公司、工会、行业组织、专业组织和各类团体组织的档案资料。比如澳大利亚农业公司、伯恩斯飞利浦公司、CSR有限公司、阿德莱船务公司以及一些小企业的档案［11］。太平洋研究中心档案馆收集、保存和提供有关太平洋岛屿的公开和未公开发表的研究材料，包括一些由生活和工作在太平洋地区的人类学家、语言学家、地理学家和历史学家记录的资料［12］。国家艾滋病资源档案馆收藏澳大利亚各洲关于艾滋病教育和预防的历史文献，包括印刷资料和视听资料［13］。澳大利亚红十字会在其百年庆典之际将其档案资料捐赠给墨尔本大学档案馆收藏。密歇根大学档案馆保存有很多与密歇根州有关的历史资料。加拿大女王大学档案馆藏有一些反映金士顿及周边地区历史文化的私人手稿资料，包括个人、企业、社会团体组织等收藏的档案资料［14］。

2.2 注重馆际间合作发展

图书馆、档案馆、博物馆共同被誉为人类文明发展的记忆器，是当今社会极其重要的公共文化服务机构。国外很多大学的图书馆和档案馆是一体的，为图书馆和档案馆合作发展创造了良好的基础，而博物馆是保存、陈列、研究物质文化和精神文化以及自然标本的文化教育机构，作为文化资源和信息资源的集中地，三馆在社会功能、工作流程及方法、服务目标等方面具有许多一致的特征［15］。三馆合作发展既使档案馆的资源得到了充分利用，又使更多普通民众能够了解档案所蕴藏的历史文化。杜克大学档案馆与图书馆合作共享资源，读者可以通过图书馆在线目录搜索档案馆的资料。密歇根大学档案馆（本特利历史图书馆）作为密歇根大学图书馆的一部分便于相互开展资源共享共建等合作。墨尔本大学图书馆的博客收录了馆藏资源集锦，还包括图书馆馆藏文物以及档案馆的一些资料。同时档案馆还与澳大利亚国家档案馆、维多利亚公共记录中心等机构合作举办展览［16］。澳大利亚国立大学档案馆会不定期地将馆内的部分档案资料进行展览，同时该档案馆还与国家档案馆、国家博物馆、位于老议会的澳大利亚民主博物馆等机构联合在校内档案馆举办相关展览［17］。

2.3 利用社会化网络平台

社会化网络指允许人们撰写、分享、评价、讨论、相互沟通的网站和技术，它致力于以网络沟通人与人，倡导通过网络拓展人际关系圈，让用户尽情享受社交和沟通的乐趣［18］。从国外的 Facebook、Twitter、Goog1e+，到日渐渗透在中国人生活中的博客、微博、微信等，社会化网络正逐步改变着人们沟通和交流的方式，成为人们生活的一部分。国外一些高校档案馆紧跟时代步伐，充分利用社会化网络平台开展社会化服务，收获了良好的效果。英属哥伦比亚大学档案馆和墨尔本大学档案馆都开通了博客，通过博客展示馆藏资料，及时发布档案馆网站更新的内容，博客让更多普通大众能够方便快捷地看到馆内的珍藏资料，对档案馆网站是个很好的补充，也及时宣传了档案资源。阿德莱德大学档案馆的博客自建立以来得到了很多关注，从网友的评论中可以看出有很多人对馆藏档案感兴趣，对利用博客宣传的方式表示赞许和感谢，同时也有人提出了自己的想法和建议［19］。博客为档案馆和大众搭建了沟通交流的平台，使更多人积极参与到档案馆的发展建设中。除了博客外，有的高校档案馆还通过其他社会化网络平台开展社会化服务，比如杜克大学档案馆利用Twitter开展服务，宾夕法尼亚大学档案馆和哥伦比亚大学档案馆利用Facebook和Twitter共同开展服务等等。

2.4 重视版权及隐私保护

在高校档案馆社会化服务的过程中难免涉及版权及隐私问题，这也是档案馆在宣传推广开放共享的社会化服务时容易忽视的问题。调查发现，国外高校档案馆十分重视版权及隐私保护，对于查阅和利用档案的过程中可能产生的一系列版权及隐私问题都有严格的规定。比如女王大学档案馆在网站里专门设置了“版权”栏目，其中规定：女王大学档案馆是出版物的原始地，任何项目出版之前需提交一份档案馆的版权许可证明；一般情况下，若文件作者在世，在没有作者书面同意的情况下不得引用、转述或以任何方式使用该文件。对于违反版权协定而出现的法律问题，学校档案馆不负任何责任［20］。卡尔加里大学档案馆网站也指出：卡尔加里大学保留本校档案馆网站所有资料的版权，除非另有说明［21］。

对于资料的类型，档案馆也考虑得很周全。女王大学档案馆规定：对于有权限设置的资料，研究人员应先获得学校档案馆的权限许可，并将被要求签署一份单独的资料利用许可；对于未出版的档案资料，其版权属于作者及其继承人或者执行人，研究者在查阅时应把握合理的利用权限。

对于档案的使用目的和用途档案馆也有规定。阿德莱德大学档案馆规定：馆内档案资料用于非商业用途。卡尔加里大学档案馆规定：档案资料是用于非商业用途的，如果以商业用途想复制或者出版本网站的资料就必须获得我校档案馆的书面许可。有的档案馆对档案涉及的隐私保护问题作了说明。如宾夕法尼亚大学档案馆专门规定了网站的隐私政策，其中包括政策范围、收藏资料的内容和原因、COOKIES（数据包）、信息安全、信息分享及联系方式等［22］。

3 国外高校档案馆服务社会化对我国的启示

通过上述介绍不难发现，在公共服务社会化趋势的浪潮中，国外许多高校档案馆已将服务范围拓展到了社会的普通民众。在多年的理论和实践探索中他们积累了很多宝贵的经验值得我们学习。

从档案资源角度讲，要想开展社会化服务就需要广泛收集档案资料，在尽可能保证保存本校历史文化档案的基础上适当拓展收藏范围，保存一些有历史价值、教育价值、保存价值、利用价值的档案资料。一方面可以联合当地政府、企事业单位、社会团体甚至是个人参与捐献档案，以此征集有价值的档案，并根据实际情况选择收藏保存，丰富档案资料种类和数量；另一方面通过各种媒体等渠道进行宣传，使更多的人了解档案馆，走进档案馆，鼓励人们积极参与档案馆的建设和发展。

从服务和技术角度讲，“图档博”三馆合作有利于高校档案馆服务社会化的发展。目前我国高校档案馆相对较独立，与图书馆和博物馆联合的机会不多，与公众接触的机会就更少。这不仅使档案资源无法得到有效利用，也使研究学者无法深入研究相关课题项目，大众也无法了解其蕴含的历史文化，因此今后应借鉴国外经验，加强各类公共服务机构的联合，创造更多共享共建的合作机会。比如可以尝试探索与其他档案馆、图书馆、博物馆和有关公共服务机构联合举办各种活动，让部分档案资料有机会与大众近距离接触，也可以招募志愿者参与档案馆资料收集、整理、利用或者宣传推广等活动，调动大众积极性，使更多的普通人加入到共建队伍中。另外也应抓紧完善数字化信息化建设，利用社会化网络平台与公众开展沟通和交流，一方面可以倾听群众的呼声，及时发现存在的问题，改进完善档案馆建设，另一方面也可以让更多民众认识档案馆，了解档案的历史、政治、经济、文化等背景知识，使“死”档案能“活”起来，充分发挥其利用价值。

从法律层面讲，党的十八届四中全会提出了全面推进“依法治国”的总目标和重大任务，进一步加深了我们对法律的认识和了解。若要知法守法首先要有法可依，高校档案馆服务若要向社会化方向发展就更应该重视版权和隐私保护等法律问题。今后高校档案馆可参考国外案例制定并不断完善版权声明、隐私保护条例等，保护档案拥有者的合法权益，使人们能合理合法地利用档案资源。

4 结语

档案本身就是社会活动的产物，具有与生俱来的社会性。从近几年国内外档案年会的主题我们也可以发现，加强社会性的“联众”主题逐渐显现，这意味着档案馆要不断强化公共属性，满足并激发大众需求，保证不被边缘化［23］。党的十八大提出了“完善社会公共服务体系，使社会主义文化强国建设基础更加坚实”的新要求。然而对于高校来说，在服务社会化呼声越来越高的今天，要想使高校档案馆真正面向社会开放还需面对很多困难和挑战，需要社会各方力量的努力和支持。本文仅选取了国外部分高校档案馆的实践案例，从中总结一些经验，希望能对我国高校档案馆服务社会化发展提供些许参考。

［1］杨莉莉.高校档案馆社会化服务研究［D］上海：上海交通大学，2013：6.

［2］UniversityArchives&Records Program［EB/OL］.［2016.6.25］.

http：//bentley.umich.edu/uarphome/index.php.

［3］UNIVERSITYARCHIVES of Pennsylvania［EB/OL］.［2016.6.25］.http：//www.archives.upenn.edu/home/archives.html.

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［6］Welcome to the UniversityArchives［EB/OL］.［2016.6.25］.http：//archives.ucalgary.ca/.

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［15］郝世博，朱学芳.基于信任管理的图书馆、档案馆、博物馆数字化协作可信监督模型构建［J］.情报资料工作，2014（3）：43-48.

［16］Previous Exhibitions［EB/OL］.［2016.6.25］.http：//www.lib.unimelb.edu.au/collections/archives/ exhibitions/.

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［18］社会化网络［EB/OL］.［2016.6.25］.http：//baike.baidu.com/view/1368319.htm？fr=aladdin.

［19］Blog of University ofAdelaideArchives［EB/OL］.［2016.6.25］.http：//blogs.adelaide.edu.au/uni-archives/.

［20］Copyright of Queen's UniversityArchives［EB/OL］.［2016.6.25］.http：//archives.queensu.ca/about/copyright.html.

［21］Copyright of the University of CalgaryArchives［EB/ OL］.［2016.6.25］.http：//archives.ucalgary.ca/copyright.

［22］UNIVERSITYARCHIVES Privacy Policy［EB/OL］.［2016.6.25］.http：//www.archives.upenn.edu/privacy.html.

［23］黄霄羽，谈伟，高苏.适新联众固本——2014年国内外档案年会主题评析［J］.档案学研究，2014（3）：56.

张 黎，女，中国人民大学信息资源管理学院博士研究生，北京邮电大学图书馆馆员，主要研究方向为信息资源管理、信息组织与信息构建。

郭 敏，中国人民大学信息资源管理学院博士研究生，中粮营养健康研究院工程师，主要研究方向为知识管理、信息资源管理、信息构建。

Characteristics and Enlightenment of Foreign University Archives in the Service of Socialization——Taking 10 Universities in the United States，Canada and Australia as Examples

Zhang Li1，2，Guo Min1，3
（1.School of Information Resource Management of Renmin University of China，Beijing，100872；2.Library of Beijing University of Posts and Telecommunications，Beijing，100876；3.Knowledge Management Center of COFCO Nutrition and Health Research Institute，Beijing，102209）

The paper introduces the basic situation of foreign university archives in the service of socialization，and summarizes the four characteristics:preserve social archive resources，focus on the interlibrary cooperation and development，use social networking platforms，and attach great importance to the protection of copyright and privacy.On this basis，summarizes the enlightenment to our university archives service socialization from the archives resources，services，technology and law.

University Archives；Service Socialization；Archives Construction；Archives Services；Archive Resources

G279.3