关于项目资料管理“创优”策划的意见

涂文杨（中国能源建设集团湖南火电建设有限公司，湖南长沙410000）

关于项目资料管理“创优”策划的意见

涂文杨（中国能源建设集团湖南火电建设有限公司，湖南长沙410000）

工程项目资料管理属于是一项系统工程，如何在工程项目各个阶段做好资料管理，确保工程项目资料完整、准确、有效、及时归档意义重大。本文对如何做好项目资料管理“创优”工作，提出了几点意见，仅供参考。

项目资料管理；“创优”策划；过程管控

1 引言

根据建设方要求和统一部署，公司新承建的神华国华永州发电厂一期（2×1000MW）工程建设目标为创国优金奖；“疆电东送”（哈密大南湖）煤电基地-兵团红星2×660MW超超临界空冷燃煤发电机组项目、湖北华电江陵发电厂一期2× 660MW超超临界项目建设目标为确保国优争创鲁班奖；苏宝顶风电项目和哈密东南部烟墩第四风电场项目实现年内创国优工程。面对要求如此之高的项目工程，不仅是机遇更是挑战。

2 做好项目资料管理创优策划的建议

对工程实体质量是考验，对作为凭证性、参考性的项目档案来说也是考验。如何做好项目资料管理创优策划，对项目档案最后的收集与整理起到重要作用。

下面提出几点意见：

领导重视、统一认识、各负其责：

（1）建设单位应履行创优主体责任者的职能

《火电建设项目文件收集与档案整理规范》（DL/T 241-2012）中明确规定建设单位职责为：

①设立档案管理机构，建立项目档案管理体系；按照集中统一领导、分级管理原则，落实项目档案管理领导责任制，并对各参建单位的档案作进行监管、检查、指导和协调，确保项目档案管理与项目建设同步。

②制定统一的管理制度和业务标准，将项目文件的形成、收集、整理的要求及归档范围纳入各参建单位和部门的责任制，实行全过程质量管理，保证项目档案的完整、准确、系统、有效利用与安全保管。

③将项目文件收集、整理和档案移交内容纳入合同管理。应在合同中设立专门条款，明确各参建单位竣工档案的编制质量、移交时间、套数、归档及违约责任。

④组织监理单位对各参建单位提出的变更执行情况进行汇总、审核，并提交设计单位编制竣工图。

⑤按归档范围负责收集、整理及归档自身在项目建设活动中形成的文件，并对设计、施工、调试、监理等参建单位移交的竣工档案汇总整理、系统编目、编制检索工具。

⑥应负责组织项目档案的移交审查，申报及组织档案专项验收工作。

在工程建设前期，经常遇到的就是报送文件格式问题。各类监理典型表式虽有固定表格，但因项目不同，内容仍需要进行修订与明确。一些项目因前期无业主、监理牵头负责，导致表格填报不规范，如工程名称不规范，单位工程名称不一致，文件编号不合要求等，最后重新返工，有的甚至到工程中期表格仍有变化，造成较大的浪费。希望业主能督促监理单位在工程开工初期即能将典型表式包括详细填写内容（工程名称、文件编号等）确定下来，并召集施工单位进行集体宣贯和正式行文约定。

（2）项目部内部应上下协同，明确并履行总承包或承包单位职责

总承包单位职责如下：

①应按合同约定的总包范围，按照国家、行业有关档案管理规定对项目档案进行管理。

②应设立项目档案管理机构和建立档案管理网络。

③制定管理制度，对各分承包单位的档案管理实行监管、检查与指导。

④负责对各分承包单位移交的竣工档案进行审核、验收，保证项目档案管理与工程建设同步以及项目档案的完整、齐全。

⑤按照合同约定的总包范围，收集、整理本单位在工程建设活动中形成的档案，并将各承包单位形成的档案一同汇总、整理、编目，经监理单位审核后向建设单位档案部门移交归档。

⑥按国家、行业有关档案管理规定，收集、整理项目总承包范围内形成的档案，经项目总工程师审核后向本单位档案部门移交归档。

承包单位职责如下：

①按合同约定，收集、整理各自承建范围内形成的施工、调试项目文件，经监理审核后向建设单位移交。

②凡有工程分包时，应对分包单位形成的项目文件进行审核确认，履行签章手续，并对移交归档的项目文件质量负责。

③项目文件管理，应以单位工程为单元，建立文件包管理制度，对施工过程形成的项目文件实施质量管理。

④单位应按《电力工程竣工图文件编制规定》（DL/T 5229）规定收集、确认施工中已实施的设计更改文件作为竣工图编制依据。

⑤按国家、行业有关规定，收集、整理合同范围内施工、调试中形成的档案，经项目技术负责人审核后向本单位档案部门移交归档。

资料工作不是资料员的事，而是整个项目层面的事。项目部从上至下应对资料的重要性形成共识，齐抓共管，配备数量充足、满足施工要求的资料员队伍，并给予一定的待遇；加强与建设方、监理方的协调与沟通，形成合力。

3 对照创优要求，从细节着手，强化过程管控

（1）在工程初期应组织各专业公司技术人员、质检员和分包单位工程技术人员进行资料交底学习，对涉及本工程的单位名称、工程名称等填报细节做统一要求，防止因这些错误造成的大批量资料返工。还应将资料填写中容易出现问题的地方及常见问题特别指出，保证技术资料填写统一、规范。

（2）项目部要有相应的通用表式填写指南。

（3）项目部应分机组、按单位工程出台《作业指导书、方案措施编制计划一览表》，原则上应保证每台机组、每个单位工程至少有一份作业指导书或方案、措施。

（4）项目部技术人员应根据设计院出图计划，将设计图纸划分至每个单位工程，并将信息反馈至资料室，以便资料员按单位工程对图纸审查纪要、设计变更单汇总表等进行整理。

（5）按照合同约定和《火电建设项目文件收集与档案整理规范》收集范围，对应收集的项目文件进行责任划分并正式行文，明确责任部门、立卷部门和立卷责任人，原则上立卷责任人在资料未移交前是不能调离的 （最好交纳一定额度的资料风险保证金），以防出现推诿、扯皮和真空地带。

（6）根据建设方对项目文件管理要求，经过整理和加工，编制适合本项目部的项目资料管理办法，对文件收集份数、归档文件质量、卷内文件排序、项目文件编号规则等细节问题做详细说明。

（7）对分包单位应加强管控，在签订分包合同时，必须明确资料收集与整理的义务及责任和原件移交份数，并按承包金额比例，交纳资料质量保证金；严格管控分包单位进退场，退场、分包工程结算必须经项目资料室核实资料已移交后并签字；分包单位资料员应为具备相关资质的从业人员，并提供资质复印件备案。

（8）项目部应建立资料审核责任制度，分包单位指定专人对资料的完整性、正确性、系统性进行自检；项目部建筑公司指定专人对资料的技术质量进行复检，项目部资料室进行最后验收，层层把关，每个单位工程必须有相关人员签字才能正式移交。

（9）项目部月生产调度会应要求资料主管参加，并将反映的各分包单位资料情况列入会议纪要中，不合格的及时要求整改。

4 结束语

综上所述，衡量建设项目的管理是否满足科学化、程序化、规范化和可追溯性要求的一大重要标识，即为其是否具备一套完整的工程项目管理资料。项目资料管理“创优”，必须做到领导重视、统一认识、各负其责，同时对照创优要求，从细节着手，强化过程管控，最终实现工程资料管理质量的有效提升。

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TU712

A

2095-2066（2016）28-0130-02

2016-9-22

涂文杨（1974-），女，馆员，大专，主要从事档案管理工作。