跨京冀两地高校后勤采购的特点剖析和规范管理

崔 婕 庞 毅



跨京冀两地高校后勤采购的特点剖析和规范管理

崔 婕 庞 毅

[作者：崔婕、庞毅，北京经济管理职业学院后勤服务中心采购部主任、副主任]

随着国家对高校投入的大幅提高，学校规模不断扩大，大多数高校的原校址已经不能满足教学需求。多校区教学的现状形成后，高校后勤保障的项目、数量和品种也随之增加。高校后勤在管理方面尚能保持多校区统一规范管理和标准化建设，而在后勤采购过程中，由于两地市场存在着巨大差别，导致统一采购难度较高。本文对“多校区”后勤采购的特点进行梳理，剖析区域采购的不同特点，总结一些应对策略。

采购；高校后勤；京冀

一、京冀两地后勤采购的现状

京冀两地后勤采购的现状主要有以下不同：

（一）商品质量与消费观念的差异

在各种大型综合性商场林立的北京，市场规模大，所销售的物料大多数是国内知名品牌，商品质量有保障。而在北京周边河北省的中小城市，由于乡镇居民对商品的要求低，消费观念落后使得经营商户的品牌意识差，大量商品不符合国家标准，知名品牌和品质标准高的物料在校区周围的市场中难以寻觅。

（二）支付与结算方式的不同

在事业单位严格的内控机制下，现金的结算方式基本上被废除，结账方式只能采用支票和刷卡。北京市场上几乎所用的供应商都能够按照财务要求，开具相应的发票和明细单。

但是在一些二三线城市的市场中，结算形式单一，转账、支票、公务卡等新型的结算模式还没有被市场所接受。大多数商户的结算模式依然处在现金交易阶段，一手交钱一手交货的传统交易模式在市场中普遍存在。商户的观念落后，制约着市场的发展，也致使高校后勤的物品采购渠道不顺畅。

（三）供货渠道与采购需求的差距

乡镇居民的购买力差，导致新型市场流通模式在中小城市发展缓慢，市场仍处于现货交易的原始集散阶段，主要以小型商店、农贸市场为主。供货商主要以个体经营为主，规范性差，商品大同小异，与后勤采购需求相适应的物品和新型材料较少。市场实行连锁经营的商户少，即使在县城等地出现一些新的流通形式，还存在着“平价不平，超市不超”的问题。

（四）新型商品与陈旧基础设施的矛盾

随着国家对环境保护的重视，大量设备的配件逐渐更新换代，但是基础设施的更新改造速度较慢，存在一定的矛盾。例如，以照明光源配件市场为例：目前荧光灯（即节能灯）已经逐渐被LED灯取代，由于LED灯节能、环保、寿命长，成为大多数灯具厂商的主营产品，而LED光源无法安装在原有设施上，如果更换原有基础设施则需要大量资金投入，对于大多数高校是难以实施的。因此后勤采购还需要购买老式的白炽灯、荧光灯等淘汰产品，目前在北京市场采购这类商品变得困难，反而在乡镇市场上更容易实现。

二、优化采购管理需要把握的主要原则

在京冀两地采购差异很大的前提下，后勤采购部门的规范管理是一个难点。但是无论面对的是何种市场形态，采购部门的管理制度和岗位职责是统一的，统一的管理制度能够保障采购作业顺利高效，也能规范采购人员的行为，提升采购管理水平。具体来说有以下几点：

（一）制定详细规范的采购管理制度

按照不同的采购模式制定相应的管理制度，包括目的、范围、采购作业过程和原则要求等内容。分别包括:

1．物料采购制度：主要针对食堂餐饮原材料、保洁用品和五金水暖材料的采购。

2．维修工程采购制度：主要针对设备维修中需要的中型设备或材料的采购。

3．项目采购制度：规范外包维修或服务项目的立项、审批、合同制定和保修的全过程。

4．招标采购制度：超过国家或高校规定金额，必须采取公开招标的方式进行的采购项目。

（二） 岗位设置与职责

建立三权分离制度，将采购过程的决策权、执行权、监督权分别归属到不同的部门，确保不相容职位相分离，以达到制衡的效果。

1．决策权：采购或立项申请往往由需求部门提出，采购执行与否一般由后勤部门的领导决定，超过一定的金额，需要由学院领导决策。

2. 执行权：物料采购由采购部门执行，维修和外包采购由采购部门会同申请部门协同执行，招标采购则要成立招标工作小组，按照国家的相关法规执行。

3． 监督权：采购结束后，使用部门对物料或工程的质量进行监督；而财务部门对报价、发票、支付手续进行监督。

(三) 采购资料的保存

制度建设是采购的前提，而监督则是根本。采购部门的廉政风险点较多，随着事业单位内部控制的规范建设，纪检监察部门经常对采购的过程进行抽查，因此采购资料的保存要特别注意。

从采购申请、询价、确定供应商、签订合同到支付的全过程资料都要复印后保存备查。对于有质保期的合同更要方便查阅，一旦有需要能够及时联系供应商上门进行维保服务。

(四) 充分运用信息化技术

采购流程从论证、审批到立项都可以利用计算机建立数据库，此外还可以建立招标管理数据库；供货厂商信息数据库等等。通过计算机对物资采购进行全程管理，提高采购工作效率和专业化水平。

库房管理信息化可以方便采购的预算，设置低库存量预警减少人为因素导致的维修零配件缺失，利用计算机进行核算也可以更好地控制库存成本。

三、对采购过程进行流程管理的思考

流程设计可以理顺采购工作的过程，找出各个环节相互间的关系，确定参与工作各部门的职能和权限。采购流程管理中重要的关键节点主要有以下几方面:

（一）采购计划和预算管理

计划和预算是采购工作的基础，合理的预算可以节约经费、优化资源配置。

后勤的采购预算主要由各具体业务部门根据需求和经验提出。采购部将既往采购物料建立数据库，可以核算出月或季度平均需求数量，针对各部门的预算与数据库核算进行对比调整，综合市场上的价格因素控制好预算金额，保证物料供需平衡。对于维护修理的费用，要在固定预算的基础上增加弹性预算，设备修理的辅料费用应随着设备使用年限的增加而增加。

对于固定资产购置的预算应当有前瞻性，大型基础设备的淘汰或更新需要提前一年进行考虑。超过报废年限的固定资产要进行评估后再预算，减少不必要的浪费，固定资产的预算费用应遵守财政的相关规定。

（二）供应商管理

选择合适的供应商并与之建立长期信任关系是大多数采购部门的共识，供应商的选择直接关系到采购商品的质量、价格、和交期。

利用互联网寻找供应商得到的信息太多，那么如何在搜索引擎显示的数百万条记录中寻找适合采购需求的企业呢？首先，可以先搜索行业协会或委员会的网站，在其中寻找会员企业；其次，可以按照商品品牌寻找相应的官网，按照官网提供的联系方式寻找厂商或代理商；第三，在北京市政府采购中心网站上寻找供应商，在该官网的“北京市政府采购协议供货和定点服务综合查询平台”上可以查询到办公设备、办公家具、车辆维修、物业服务、法律服务等具有资质的供货企业。

供应商的管理要按照采购产品的类别、风险和交易时间进行分类管理。对于采购风险低的单次交易型供应商建立供应商名录。对于长期伙伴关系的供应商要做到信息共享、沟通及时，促进双方长期稳定合作并达到“共赢”的效果。每年根据物资质量、价格和服务等相关指标对供应商进行考评，并淘汰无法满足后勤采购要求的企业。

（三）合同管理

合同管理主要是针对合同的磋商、订立、履行、变更等各个环节加以控制。高校对于合同的审核把关和授权审批都有相关规定，后勤部门主要监督合同的履行并解决合同履行中出现的各项纠纷，确保单位利益不受损失。

合同履行过程中，甲方应提供水、电、场地等必要条件，同时保留文字或图片资料，敦促乙方按照双方商定的数量、质量、期限、地点、方式履行合同义务。

（四）验收管理

物料验收由使用部门的技术人员进行把关，防止不合格产品进入库房。

竣工验收主要依据合同或国家制定的技术标准进行，验收小组成员主要包括后勤采购部门和工程相关领域的专业技术人员，包括资料验收和实体验收，验收结束后必须经过甲乙双方同时签字并加盖公章。

招标项目的验收管理要在竣工验收的基础上，按照招标文件的要求逐项进行，

四、跨地区集中采购的应对措施

在健全的管理制度和完善的流程管理保证下，对京冀两地校区后勤统一采购的几点建议:

(一) 加入高校联采

高校联采是解决食堂餐饮原材料统一采购的重要方式。北京高校伙食联合采购始于2001年，办事机构设在北京大学，同时建立了专门的网站“易联采”，联采范围涉及八大类数百个品种。目前有九十多所高校形成了校际联盟，通过联合采购招标实现了规模订货、降低成本、农校对接、保证质量、促进廉洁的目标。

在国家提出京津冀联合发展政策之后，北京高校联采的范围开始覆盖北京周边的河北省地区。通过易联采网站登录下单，实现了不同区域统一采购，不但降低了成本而且保证了食品的安全。

（二）统一采购分别送货

北京市的大型仓储物流中心大多数位于大兴或东南六环附近，对于连锁企业，所有订单都要从仓储中心发货，有时候送货到河北甚至比送到北京市区还要近。鉴于此，在采购预算阶段可以将几个校区类似的物料归类统计，作为价格谈判的筹码，在与供应商协商后统一采购下单后可以分别送货。这种采购模式除了降低采购成本还方便管理，尤其适合运输要求高的物料。

(三) 采用电子商务采购模式

近几年，互联网上的电商迅速发展，地区差异问题正在逐步解决。大型电商可以替代大型超市成为后勤采购的主要供应商，而且很多电商企业在中小型城市设立了物流中心。在电商界面上采购支付方便、商品质量有保证、退换货自由、采购过程也很透明，能够适合两地的不同要求。网上采购克服了时间和空间的问题，是采购活动更加方便快捷，大大提高了采购效率。

国家 “十三五” 规划提出并审议通过了《京津冀协同发展规划纲要》，按照规划要求北京市推行服务业扩大开放综合试点、京津冀协同发展的产业对接配套等一系列相关政策。相信不久的将来，城乡差距将逐渐缩小。

通过对采购的精细化管理，在建立健全物资采购管理制度的同时完善物资采购的运行机制，规范工作程序，加强有效监督，进一步提升高校后勤采购工作效率，提高资金使用效益。也为社会化后勤、精准化后勤提供了有力的保障。

参考文献：

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[3] 刘永泽主编.行政事业单位内部控制制度设计操作指南[M].大连：东北财经大学出版社，2013.4.

[4] 李静. 当前高校后勤采购中存在的问题及对策建议[J].经济师, 2012(8)：94-95.

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(责任编辑：赵永奎)