高校电子档案管理研究

张雪香(湖北师范学院文理学院，湖北 黄石　435002)



高校电子档案管理研究

张雪香(湖北师范学院文理学院，湖北 黄石435002)

〔摘要〕随着信息技术的普及和深入，电子档案管理成为当前高校档案工作发展的必然趋势。本文首先阐释了电子档案的含义及其在应用中的技术优势和所存短板问题，着重分析了高校电子档案管理工作中人的因素及技术因素、环境因素的影响，并提出相对应的对策。

〔关键词〕电子档案；高校；档案管理；对策

随着我国信息化建设的飞速推进，新型的电子档案逐步乃至完全取代传统的纸质档案，已是档案管理工作未来发展的必然趋势，此为迄今档案领域最猛烈的一次变革。高校作为生产、传播及贮存知识与信息的阵地，理当站在时代潮头。目前，高校档案事业正面临着前所未有的机遇和挑战，而在信息社会中如何把握机遇，迎接挑战，无疑是高校档案工作者以及高校管理者必须直面的一个重要课题。

一、电子档案的定义及特征

电子档案是个新生事物，关于它的定义，目前尚无统一“说法”，而在日常表述和实际操作中，人们往往将电子文件和电子档案混为一谈。根据电子档案兼具“档案”和“电子文件”的部分特征，我们认为电子档案比较确切的定义，应该指的是国家机构、社会组织或个人在社会活动中，于数字设备及环境中直接形式以数码形式记录到磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的有档案价值的文件[1]。简言之，电子档案是借助计算机系统生成、利用和保存的档案文件。而具体到高校电子档案，则指高校在从事教学、科研以及管理中形成的多种类型的，具有一定保存价值且已归档的电子文件和相关软件及其他相关软件及其他相关数据，如电子书、电子报表、电子信件、电子声像、电子试卷等。

电子档案较之传统纸质档案的优势凸现。首先：从信息采集方式上看，传统方式是必须通过人工上交到档案管理部门，而电子档案则为经计算机软硬件数字后的文本、图像、声音和视频文件，它们按着规定的分类和格式，利用磁盘、光盘、U盘等数字载体采集，大大减轻了收集档案的人力负荷。其次：纸质档案的信息储存方式对储存空间及其湿度和温度等都有极高的标准，存储成本因之较高，而电子档案无论存储空间还是时间受外界环境影响较小，具有很强的稳定性。其三：电子档案信息操作方式灵活，可根据需要进行修改、粘贴和删除等，用户不用像传统档案那样人工进行存档文件的更新，即能快捷地依规定的程序和方式在远程实施运作[2]。另外传统档案的信息访问方式都只能人工查询，耗时费力，电子档案用户可不受时间和地点的制约，极大地缩短了工作时间，减小了工作强度，提高了工作效率。

综上所述，电子档案的优势显而易见，然而其仍存在一些不容忽视的短板。一个是档案原件的真实性。大家知道电子档案极易删改，且不留任何蛛丝马迹，一旦有人从中作祟，很难发觉，即便起疑也乏铁证，势必严重影响档案原件的真实性。另一个是档案的保密性。高度开放的互联网络上，任何终端设备都能搜索到储存在某一网络设备上的电子档案文件，另外一个终端上的电子文件也可在同一时间发送给若干个网络终端，容易导致电子信息数据被他人读取或信息丢失的情况，给档案内容安全带来极大隐患。再有一个就是档案保管的长久性。用户轻敲键盘就可获取储存于网络中的档案信息，虽说检索快捷，使用方便，可若遭遇“黑客”或病毒侵袭以致网络瘫痪，则电子档案文件会瞬间荡然无存，造成无法弥补的损失。在此，我们全面地阐释了电子档案的含义及其特征，为的是洞彻电子档案之内涵，并在日常应用中充分发挥其优势，尽力克服其短板，进而将高校电子档案管理工作提升到一个新的更高的水平。

二、目前高校电子档案管理的硬伤

高校电子档案管理工作起步较晚，发展缓慢，总体来说现状不尽人意。溯其缘乃诸因所致。下文将对各影响因素，做一番解析。

1、档案意识淡薄 高校领导和基层组织普遍对档案管理意识淡薄，不能严格遵照《档案法》及相关法规行事，对档案工作的管理建设缺乏一个长远全面的规划[3]。有人至今认为该岗位随便安排一两个工作人员即可应付，用台旧计算机即可运行。有的档案工作者安于现状，固步自封，创新意识不够，仍旧停留于传统档案管理的框架思维模式中，认为档案管理应以纸质文件为主，只需简单的立卷保管、归档整理而已。如此落伍的理念，焉能不阻滞电子档案管理工作的进程。

2、资金投入不足 电子档案的管理，需要高分辨率的扫描设备、照相录制设备、输入输出设备、存储设备等，记录图形图像档案、电子化保存文字档案等，而高校建设的重点是与教学、科研紧密相关的项目，很少有资金投入到像刚才所说的那些档案管理的基础设施中去。有的学校采用普通计算机替代专门服务器，甚至有的计算机还是其他部门的淘汰品，档案部门的馆舍库容等也不大理想。巧妇尚难为无米之炊，如此条件何以担当电子档案管理之任。

3、专业人才匮乏 随着高校电子档案管理需求的不断增长，档案管理者在专业知识和信息化素质上的缺陷暴露无遗。根据调查，目前90%以上的高校档案管理人员从未接受过专业的系统的正规的计算机网络知识培训。他们大多从其他岗位调入，普遍年龄较大、学历偏低，专业知识缺乏，无法胜任高校电子档案资源进行专业化系统化的操作与管理，可以说是现代文盲。档案管理人员素质低下，而任何现代化设备、高新的技术终归要由人来驾驭，所谓高校电子档案管理信息化、网络化纯属空中楼阁。高校档案管理人员的整体素质与时代前进的步伐产生了不和谐的颤音，并已成为严重制约高校档案工作健康有序发展的瓶颈。

4、电子档案真实性、安全性、保密性欠缺 首先：保证电子档案的真实性完整性的技术难度大，一旦被删改、复制或篡改内容很难被识别；其次：互联网的开放性使病毒和蓄意破坏的电脑“黑客”对电子档案形成威胁，一旦被病毒或“黑客”闯入，就可能造成信息数据的丢失或无法读取，造成难以弥补的损失，档案资料安全性难以保证；第三：网络上任何信息都是通过重重传输分段传至目的地的，其中的任何站点都可拦截、读取或破坏信息，导致档案数据泄露；另外档案室环境达不到要求的标准，如：室内环境没有达到防火、防水、防尘、抗静电、抗磁场 干扰的要求，会使光盘、磁带载体的变形、发霉，从而导致档案数据丢失或声像失真。

三、扭转高校电子档案管理颓势之方

一支战无不胜的精锐之师，肯定是有良好的精神风貌、设备精良、技能精湛的队伍。高校电子档案管理要扭转颓势，必须从此着力。

1、树立现代理念 面对信息时代对高校档案提出的挑战，首当其冲的是更新传统的管理理念，树立档案现代化的管理意识。高校领导要增强做好档案管理工作的认识，真正牢记“为党管档、为国守吏、为民服务”的神圣使命[4]，组建由分管档案工作的校级领导牵头，各校院办公室负责档案工作领导及档案部门主要领导参与的班子，使档案工作有个坚强的组织保证。同时要将档案建设列入学校工作的重要议事日程，纳入学校发展的总体规划，统筹协调同步推进。

高校从事档案工作的同志要解放思想，改变服务观念，认真学习档案专业知识，以对学校负责、对历史负责、对自己负责的精神，努力克服工作中教条主义和经验主义的禁锢，牢固树立竞争意识、用户意识、科技意识，为高校电子档案管理奠定良好的思想基础。

2、增加资金投入 “工欲善其事，必先利其器”，加快高校电子档案管理的步伐必须改变档案管理部门设施落后的局面，增加资金投入势在必行，惟此电子档案工作才能有效开展。高校要列出档案建设专项经费，实行专户储存、专款专用，同时档案部门应向学校申请充足的资金保障，配置电子档案建设所需的包括电子档案管理平台、OA办公系统、公文传输系统、网络安全系统等核心软件，以及高速扫描仪、WEB服务器、数据库服务器、电子签章系统、条码打印机等硬件，改善馆舍库容等办公条件和工作环境，以便使高校电子档案管理与时代发展相适应[5]。

3、提升人力素质 档案管理人员作为电子档案管理的主体，其素质高低直接影响电子档案管理的进行。今天的档案工作者要具有广博扎实的档案学知识，还需有计算机知识和外语知识，并对计算机信息管理及开发利用知识有所涉猎，且能熟练掌握计算机在档案管理中的应用。就现有的档案工作人员而言，显然达不到该标准，目前只能以外招内培的方式来解决迫在眉睫的“人荒”。一方面招收理工专业本科学历，精通计算机软硬技术或数字通信技术的工程技术人员进行集训，从中学习档案管理知识，以此提高档案意识，掌握档案管理的基本理论、管理环节、管理原则等，尽快适应电子档案管理需要；另一方面从现有档案工作人员中选拔一批本科学历，具备档案管理基础知识，且对电子档案有所了解者，对其进行自然科学的基础学科、计算机软硬件技术、数字通信及计算机网路技术等应用知识的系统培训，帮助他们掌握电子档案管理必需的基本技能。不懈努力，打造一支政治强、业务精、作风硬的高素质的高校电子档案管理队伍。

4、加强技术、改善环境 为了保证电子档案的安全性，要购置质量可靠、性能稳定的硬件设备，并对老化的硬件要及时更新；确实做好计算机的信息安全工作，安装防火墙及时更新杀毒软件，提升防病毒等级，防止非法用户访问和破坏重要数据；由于电子档案是以虚拟数据形式在存储介质中保存的信息，存储介质易受磁场、温度、湿度、细菌、灰尘等因素影响，因此，档案室的室内环境要控制在一个合理的温度和湿度，做好防火、防水、防尘工作，确保档案数据资料的安全。

2015年7月4日，《国务院关于积极推进“互联网+”行动的指导意见》正式公开发布，“互联网+”开始从概念上升为国家行动，并成为经济社会创新发展的重要驱动力量，前进中的高校电子档案管理恰好契合这一时代最强音[6]。高校档案工作者务必紧跟历史潮流，与时俱进，以高度的责任感，奋发进取，让高校电子档案管理更好地满足广大师生教学科研的需求，更好地服务于高校信息化建设和可持续发展。

[参考文献]

[1]高世宇.电子档案管理问题探析 [J].黑龙江档案,2011,(4).

[2]宋萍,刘静.浅谈电子档案管理面临的问题及对策[J].山东档案,2009,(6).

[3]韩蔚清.浅谈电子档案在高校档案管理中应用的利弊[J].开封教育学院学报, 2009,(1).

[4]冉朝霞.互联网时代档案管理面临的挑战与对策[J].档案管理, 2002,(5).

[5]邹伟玲.浅谈如何做好电子档案管理工作[J].科技情报开发与研究, 2011,(2).

[6]李福琴.浅议高校档案信息化建设[J].湖北档案, 2011,(12).

(责任编辑：王国红)

Research on archives management in colleges and universities

ZHANG Xue-xiang

(College of Arts and Science,Hubei Normal University, Huangshi435002,China)

Abstract:With the popularization of information technology, the electronic records management is the inevitable trend of the current development of archives work in colleges and universities. At first, this paper illustrates the meaning of electronic archives and its technical advantages in the application and the stored short problems, analyzed the electronic archive management work of human factors and technical factors, environmental factors, and put forward the corresponding countermeasures.

Key words:electronic files; universities; management; countermeasures

doi:10.3969/j.issn.1009-4733.2016.01.019

〔中图分类号〕G272

〔文献标识码〕A

〔文章编号〕1009- 4733(2016)01- 0081- 03

[作者简介]张雪香，女，广东普宁人，湖北师范学院文理学院副研究馆员。

[收稿日期]2015—05—06

[基金项目]2014年湖北师范学院文理学院教研项目(XJ201413)阶段性成果