设备成套项目采购流程控制

□文/姚晓雯

（中国电建集团华东勘测设计研究院有限公司 浙江·杭州）



设备成套项目采购流程控制

□文/姚晓雯

（中国电建集团华东勘测设计研究院有限公司 浙江·杭州）

［提要］ 对于一个设备成套项目来讲，设备、材料的采购种类多达几十项，甚至上百项，采购占项目成本支出的绝大部分，采购质量直接影响工程质量和安全，供货进度对工程进度具有关键性的作用，采购管理至关重要。本文结合设备成套项目采购经验，对采购管理中的流程控制进行初步探讨。

关键词：设备成套项目；采购管理；流程控制

原标题：设备成套项目采购管理中的流程控制

收录日期：2016年6月20日

一、设备成套项目采购管理一般流程

设备成套项目签订后，本企业采购经理首先需要牵头编制《分标和采购计划》，明确项目设备采购标段、各标段的采购节点和成本，各标段对应的设计技术文件提交时间、合同签订时间、设备生产周期及港口交货时间和到工地时间等内容。

采购经理将根据《分标和采购计划》按计划实施采购。首先，采购经理组织编写询价文件，其中采购技术文件、采购设备清单等由设计人员编写；其次，提交采购申请，批准后向三家及以上分包商进行询价，在规定时间内取得报价，并组织分包商选择评审，评审确定谈判对象后进行合同谈判。合同谈判完成后组织合同评审，评审通过后合同签字、盖章生效。

在合同执行过程中，采购经理负责包括但不限于督促分包商开立保函、分包合同付款、设备/材料验收（工厂试验、出厂验收）、交货、分包商出厂资料收集及质保期控制等环节。待质保期完成，采购环节关闭。

二、目前采购管理流程中存在的问题

（一）采购技术文件提交延误。采购技术文件提交是采购工作进行的第一步，是整个流程顺利进行的前提。采购技术文件提交的及时与否直接影响到采购工作的进展，也影响到采购成本的控制。例如，某设备到货时间从项目主合同中明确了时间，通过倒推法得知需要在9月20日发货，设备正常生产周期为2个月，这样采购合同必须在7月20日之前签订，采购询价工作必须在7月1日开始，因此采购技术文件提交时间应不晚于7月1日。但因种种原因，直到采购经理正式开始询价工作时，采购技术文件还未正式提交，这样经常会发生部分分包商无法提供报价的情况，从而耽误采购合同的及时签订，进而难以保证设备按时交货。但是，由于项目进度限制，合同谈判时必须大幅压缩设备生产周期，采购方处于非常不利的谈判地位上，有时不得不加上赶工费，对项目成本控制造成了不利的影响。

（二）供方管理。供方管理包括供方的选择、供方的评审、供方的开发和供方的淘汰。在采购流程中，供方的管理有着严格的规范制度，供方质量的优劣直接关系到采购流程是否能顺畅进行。目前本企业实施的《供方管理规定》（以下简称《规定》）中标明，供方包括供应商、分包商、咨询商、服务商等，在《规定》中统称供方。供方管理体系及运行平台由集中采购中心建立及维护，供方管理内容、供方的资质管理及年度评价等工作由采购业务管理部门负责。合格供方年度评价表从产品质量、产品性价比、售后服务、技术水平、管控能力、商业信誉、体系认证情况及环境安全等8个方面对供方进行综合评价。企业根据对供方的考评结果，将供方分为三个等级：AAA级合格供方，连续三次考核得分在85分以上或两次考核得分在90分以上，在采购活动中可享受同等优先待遇；合格供方，考核得分在60分以上，保留在合格供方库中；不合格供方，考核得分在60分以下，从合格供方库除名，转入“出库供方名册”。

年度评价不合格的供方，一年内不得参与准入单位的采购活动；在合同履约过程中出现严重违约行为的供方，取消其合格供方资格，经采购业务管理部门组织发起、采购中心审核确认后列入黑名单，三年内不得参与本企业采购活动。本文着重探讨“供方”中的分包商。

分包商的选择和管理是采购过程中至关重要的一个环节，是整个采购管理工作的基础，直接关系到企业采购工作的质量。在项目投标阶段，为了帮助提升企业的竞争力，常常选择知名分包商进行投标。这是一把双刃剑，在后期采购阶段，投标阶段通过业主认可的知名分包商品牌对采购阶段分包商的品牌、价格水平、交货质量、项目成本控制等都会产生一定的影响。采购询价时，一般在企业合格分包商库的范围内，选择3家及以上的分包商进行询价。合格分包商库里大多是以往项目合作过的分包商或国内外知名品牌分包商，这些分包商都有良好的资质和工程业绩。但实践中，企业对这些分包商的后期管控存在缺陷，除非其对项目造成了非常不利的影响，不然一般仍保留在合格分包商库中。再有新的合同，依然向此分包商询价，若价格合适，仍然会签订合同。

本企业对分包商的管控制度有《供应商调查考评表》、《设备（材料）出厂验收报告》、《合同关闭记录表单》等。其中《供应商调查考评表》是采购经理牵头对相关厂家进行考察后完成的分包商初步评价表格，其对分包商的资格审定有参考性价值，但无法保证厂家的水平；《设备（材料）出厂验收报告》是采购经理对合同设备分包商设备验收时填写的表格，主要针对设备的完成进度、设备的外观、试验及资料提交水平做出评价；《合同关闭记录表单》则是采购经理组织相关项目人员对分包商全面地做出评价，相对公正、合理，但因为一个合同的执行过程漫长，无法在合同关闭之前给予其他项目采购参考性意见。

（三）表格评审制度。本企业在采购过程中共有三张表格：《采购项目申请表》、《分包商选择评审表》、《分包/采购合同评审表》。其中《采购项目申请表》为项目执行过程中需要采购设备或材料时填写的一张表格，内含采购项目名称、采购项目内容及是否在“计划”内、申请理由及建议的采购方式、初选分包商名单等内容；《分包商选择评审表》用于评审分包商选择情况；《分包/采购合同评审表》用于评审合同文件是否符合企业内部要求和国家法律、是否能正式签订。

根据采购实践，目前采购过程中表格评审还不够高效。比如《采购项目申请表》评审不够机动灵活，存在可优化空间。表中采购项目申请理由栏往往就是一句话：“根据工程执行进度应安排某设备采购”，形同虚设，而一般只有在补充采购或紧急采购情况下才会真正用上此栏。这三张表格的评审虽然通过网上流程提高了评审效率，但常常因为审批人员的搁置或出差等原因造成审批进度的延迟。付款流程也常常因为搁置而对企业口碑造成不良的影响，对企业后续项目的询价和谈判工作造成不利的影响。责任人的及时催促固然重要，但其他因素仍会存在。表单的评审流程中的搁置也显得企业管理流程不够高效。

（四）合同执行期间的进度管理。一般情况，企业对分包商合同执行的管理通过付款来控制。比如保函的提交以预付款来控制，交货和出厂资料的提交以交货款来控制，质保期的服务及配合以尾款来控制。而其中出厂资料的提交尽管有交货款控制，但因为此环节直接影响到工程项目进度，货交了，但是出厂资料提供不完善也会造成很多不利的影响。而在企业采购管理过程中，出厂资料的提交往往成为一个老大难的问题，总有这样那样的问题出现；另外，以分包合同总额的10%、甚至5%质保款以及履约保函来控制2年多的售后服务，也给项目的执行造成了一定的困难。甚至有某项目消缺期时设备出现故障，采购经理联系某国际知名分包商进行消缺时，此分包商以设备已过保质期为由，提出拒绝提供消缺服务，需由企业出资另购一台设备的情况。

三、完善流程控制措施的建议

（一）加强与设计人员沟通，保证采购技术文件及时提交。采购文件的提交是部门与部门间的文件对接，沟通是关键。人与人的沟通是一门很深的学问，尽管《分标与采购计划》已明确文件提交时间，但造成文件延迟提交的原因层出不穷。因此，采购管理工作WBS分解后，所有工作包都必须落实到相应责任人。对于采购文件，采购经理是第一责任人，对接的专业主设是第二责任人，采购经理负责各专业主设的文件提交催要和管控工作。而各专业主设则需要处理好事情的轻重缓急，对自己的工作负责，按时间节点提交采购文件。各专业主设提交的采购文件（包括技术文件、采购清单等），应签署《资料提供单》来加强对采购输入资料的控制。

（二）实行分级制度，对分包商进行差异化管理。对于分包商的管理，本企业已实行分级制度进行差异化管理。采购经理及相关责任人员应严格按照《规定》来实施供方等级管理及评价管理。对于AAA级合格供方，建议设定一定比重，在同类设备中维持10%～30%的AAA级合格供方率，给已成为AAA级的合格供方以优势，也给其他的合格供方以更好的激励，从而形成良性循环，达到双赢的目的。

在对供方进行年度评价过程中，应尽可能客观、严格、公正的评分，并将项目执行过程中发现的问题如实填写，给其他项目提供切实有效的参考。如某项目某分包商的设备损坏、维修、缺件情况频繁，但售后态度良好、及时，这些情况光凭几个分值无法给予其他项目参考。

对于厂家资料的提交，建议在签署采购合同时细化采购合同条款，对资料延迟提交等问题明确实际可操作的罚则，加强合同执行期间对分包商的控制。

采购经理及合同管理人员在与分包商的合作过程中，沟通很重要，每个分包商的销售人员都有自己不同的风格。有的销售人员做事拖拉需要时不时打个电话去催进度；有的销售人员爱推脱责任；有的销售人员“店大欺客”；有的销售人员将问题抛给其售后部门就不管事，推动力不行；有的销售人员则非常积极主动去处理且处理得很好。把握好分包商销售人员的特点，也是分包商管理的要点，对于项目执行起到一定的作用。如前文中提到某项目消缺期时设备出现故障，采购经理联系某国际知名分包商进行消缺时，此分包商以设备已过保质期为由，提出拒绝提供消缺服务，需由企业出资另购一台设备的情况为例，如果我们直接因为对方是国际知名分包商，想当然的判断对方是专业的、其理由是正当的，那么我们面临的不止是金钱的损失，还有工期的延误及对方的小觑，如果未来项目依然选择该分包商作为合作对象，很有可能会造成谈判艰难、服务不到位等后果。在此例中，根据双方分包合同规定，分包商所供设备实际未过保质期。

（三）优化评审表，提高审批效率。如何在采购管理流程规范有序的基础上保证高效，值得探讨。一是考虑优化评审流程，尽量能够减少审批环节；二是建议启用电子签章功用，由专人（或文员）统一管理电子签章库，在流程评审者条件不允许的情况下，经其许可使用电子签章使流程快速流转到下一评审人员手中或完成流程评审。

（四）细化采购合同条款，加强合同执行期间对分包商的控制。对于厂家资料的提交，建议在签署采购合同时细化采购合同条款，对资料延迟提交等问题明确实际可操作的罚则，加强对分包商的控制。

四、结语

以上是根据采购实践，对采购管理流程监控中几个比较重要的环节的一些初步探讨。采购管理流程监控是一个实时的过程，它随着采购工作的进展不断地更新变化，尤其是供方的管理不是一朝一夕就可以解决的，也不是特定的哪一个人就可以解决的，而是需要依靠企业苦练内功，提升自身内部管理水平来解决问题。采购管理，需要合理的制度、良好的配合和严格的执行才能降低风险，保证效率，做好每一个项目采购工作。这不仅体现项目管理能力，更能够展现企业的竞争力，更是对本企业“负责、高效、最好”的完美诠释。

主要参考文献：

［1］李璞.采购管理中的主要环节及其有效控制［J］.中国物流与采购，2012.10.

［2］许铭慧.管理流程设计中的采购流程控制［J］.企业研究，2013.14.

［3］李海.规范采购流程［J］.中国物流与采购，2009.2.

中图分类号：F27

文献标识码：A