民族地区高校档案管理信息化建设中存在的问题及策略

梁莉



民族地区高校档案管理信息化建设中存在的问题及策略

梁莉

（和田师范专科学校党政办 新疆 和田 848000）

民族地区高校地理环境、经济欠发达的因素的制约，档案管理信息化相对滞后。分析其原因大致由大局观念滞后，管理意识淡薄；资金投入不到位，信息化建设落后；档案队伍水平有待提高，专业化程度不尽人意等；为此，提出提高思想认识，强化档案管理；增加资金投入，增强基础实施建设；加强档案人才队伍建设，提高从业人员素质等建议。

高校档案信息化；必要性；存在问题；策略

高校档案管理工作是高校管理工作的重要内容之一, 随着信息化浪潮的不断高涨，电子档案正逐步走进高校并将一步步的取代传统的以纸质为载体的图文档案而成为重要的管理对象。加强高校档案管理信息建设，进一步推进高校档案管理信息化水平，更好服务于高校建设,实现档案管理工作各个环节的全面信息化，是民族地区高校实现现代化重要的步骤。

一、民族地区高校档案管理信息化的内涵及必要性

“高校档案是指高等学校在从事教学、科研、管理和其他各项工作活动中直接形成的，对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的原始记录，是高校的重要信息资源，它全面反映了高等院校的办学实力和教学水平，是维护高校真实面貌的重要工作，对高校的建设和发展起着重要的作用。”[1]

（一）高校档案管理信息化的内涵

信息化对高校档案的影响涉及到各个方面，不论是档案理论方式的创新，还是技术手段的改革，都无不体现着受信息化的影响，同时档案的管理也在不断丰富着自身的内涵。在大数据时代，高校档案管理工作不可或缺是“应用数字化原理等信息技术,科学地配置档案资源,并实现档案信息资源能为普通大众共享。”[2]民族地区高校的特殊性就在于档案文字出现两种以上文字，取读过程中存在更多的不确定性。所以，民族地区高校档案管理信息化更是迫在眉睫。

民族地区高校档案信息化是大数据背景下，利用信息技术获取、处理、传输、应用档案资源，为多民族师生服务的数字化建设。“其目标就是实现民族高校馆藏信息资源数字化,从以档案实体保管和利用为重点,转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心,从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化和社会化.”[2]

（二）民族地区高校档案管理信息化的必要性

高校档案管理信息化比传统的高校档案管理方式有无可比拟的优势，使民族地区高校档案管理信息化，无疑是适应现代文明的重大变革这是因为是时代的要求，档案工作未来发展的趋势，也是高校档案管理和资源开发利用的必然需求。

1.民族地区高校大数据时代的必然要求

传统的档案检索方式，必须有专业的档案管理人员，在用手、用脑记着每一本档案的存放位置后，通过浏览人为制作的目录，来查阅所需的材料。从偌大的库房中间找到一本小小的档案，费时、费力的同时又无法保障准确性。但在融入了信息化的档案管理模式中，任何一个稍微掌握网络技术的人员便可利用模糊查询、组合查询、分类查询等多种方式进入档案信息查询系统进行查询 ，最后迅速、高效、准确地得到所需要的档案信息。这就是大数据时代,民族高校档案的工作对象、任务和性质都发生了巨大变化,各项管理工作朝向自动化、信息化的方向发展,最大化地实现民族地区高校自身的特色和优势。

2.民族地区高校档案工作发展的必然要求

大数据时代，民族地区高校教育教学、行政管理、后勤保障等部门实现了互联网联网。档案工作必须紧跟社会变革发展的步伐，根据档案的实际需求建设和改进档案工作的方向。在未来，随着民族高校体制改革的不断深入,民族地区高校的管理难度不断增加,档案门类越来越多,档案内容趋于复杂化、多样化。档案的用户群将包括高校内部和高校之外的社会公众,都需要信息的数量、系统性和时效性等；民族地区高校文件数量日益增加,库容量日趋饱和,拯救档案自然老化最佳的途径就是载体的信息化，实现机读型、声像型、缩微型等新型载体的广泛应用。计算机“管理方式、载体形式、信息互动等方面具有不可替代的优势.所以原有单一的管理模式很难适应档案工作发展的要求,高校档案信息化管理方式的改革成为必然.。”[3]

3.民族地区高校档案管理的必然要求

传统的档案管理方式中，无不是以纸质为核心载体，随着历史的不断发展，不断积累的档案资料文档的，在存储等方面的弊端逐渐显现出来。占有庞大的物理空间，因为纸质材料的天然缺陷，潮湿，霉变等自然的损坏因素阻碍着档案资料的长期保存，不利于历史资料的积累。

由于档案在利用过程中，反复翻阅或者复印都会出现有一定程度的磨损。目前，民族地区高校大部分档案都有保存期限，如学生的考试卷只有3-5年保存期。保存期结束就要销毁或者作为废纸出售,有可能造成信息流失。“对电子档案来说,高密度贮存、体积轻巧,使用寿命长、传递速度快、容易复制,它的生命力极强.因此,高校要保证信息完整和安全,必须进行信息化管理。”[4]

二、民族地区高校档案管理信息化建设中存在的问题

民族地区高校档案管理信息建设是未来高校档案管理工作的发展方向,限于民族地区高校档案管理信息化工作与全国高校管理信息化相比起步较晚,不受重视，投入少等诸多原因,档案管理信息化工作存在一定差距。

（一）大局观念滞后，管理意识淡薄

当前,民族地区高校普遍存在档案意识不强，对档案管理工作不重视，“重科研管理,轻档案工作”现象严重，部分领导没有战略考量和大局观念，缺乏对档案工作的必要性和重要性的认识，还没有意识到档案管理在整个学校工作中的重要地位。

由于我领导不重视，档案管理的具体工作人员管理意识也淡薄，对档案管理的认识上也仅限于资料的收集整理与归档查阅等初级阶段；一些档案工作者档案意识薄弱，思想意识仍停留在建档、管档、你查我找的初级阶段，导致许多科研价值较高的档案资料被束之高阁，无法发挥其作用。这些思想观念严重制约了档案资源的开发利用，更无法谈及档案信息的资源共享。这些人由于在思想观念上的认识不足导致他们在行动上只求安于现状，不思进取。

（二）资金投入不到位，信息化建设落后

民族地区高校所处位置大都是边疆农牧区，经济滞后，信息闭塞。对大数据时代的档案管理半信半疑，特别是需要大量的资金投入建设是一个庞大的系统工程时，往往是“心疼”。数字化的硬件、软件、设备维护、技术的开发、利用以及人员培训在后期也是一个巨大的资金投入，使得民族地区高校的领导“望而却步”。资金不足，档案管理工作的信息化建设就非常落后，不能满足档案管理的现实需要。所以，导致民族地区高校的档案设施设备相当落后和简陋，档案数字化管理一片空白。有计算机的档案室，档案数字化管理水平也较低。部分民族高校虽然有计算机设备，利用率不高，仍然完全或大部分使用人工进行档案管理，导致现代化的管理设备成为了摆设。更不要谈高校之间相互合作，形成完整的互联网络。

（三）档案队伍水平有待提高，专业化程度不尽人意

民族地区高校档案管理人员队伍主要是以兼职代替专职，科班出身的档案人员占极少数，多数人员的专业知识技能和业务能力较差，现代信息技术人才严重匮乏。另外，档案工作单调、枯燥、晋升难的现状，致使许多档案人员不愿意长期从事档案工作，造成高校档案工作队伍变动频繁，工作缺乏连续性，影了档案工作的正常开展。档案人员的综合素质与专业化水平与档案管理信息化的要求相差甚远，成为制约高校档案管理信息化工作开展的重要因素。

部分档案管理人员专业不对口，没有经过正规的信息化技术的训练，运用计算机技术解决档案工作的能力也比较差；有的工作人员虽然专业对口，但学历结构、知识结构、年龄结构又不尽合理；有的档案工作人员甚至几乎从未接受过档案管理专业的专门训练，对档案管理及档案信息化管理中的基本理论、知识和技能都缺乏认识和了解，对档案管理工作几乎一无所知。

三、推进民族地区高校档案管理信息化建设的策略

在大数据背景下实现民族地区档案管理现代化，更好地为高校和社会服务，针对民族高校档案管理信息化工作存在的问题，提出几点建议。

（一）提高思想认识，强化档案管理

档案信息化建设的好坏是衡量民族高校现代化水平高低的重要标尺之一。搞好档案信息化建设，首先要加强学习，深化信息意识与管理。民族地区各高校利用宣传栏、广播、讲座等形式宣传档案的法律法规及其价值、地位、作用，增强各级领导和广大师生员工的档案意识，加强对档案信息化建设的领导。其次，要建章立制，用制度规范档案管理。各高校要结合学校自身特点和实际，不仅要建立健全涉及保管、移交、职责、安全等一系列配套的档案管理制度，还要规范电子档案的管理，其中包括制定网上电子档案的接收、查阅、管理规范，确保档案管理工作开展有序。此外，各高校还应从实际出发, 总结档案信息化建设的客观规律，开展与推进档案信息化建设相关的策略研究，用科学思维、观念指导高校档案信息化建设。

在信息化的时代，面对高校改革和校务信息公开的必然要求，民族地区高校档案信息化建设已是势在必行。必须纠正档案管理上的错误认识，提升档案管理信息化建设重要性的认知，树立档案管理在学校教学、科研、信息交流中发挥的不可替代的作用，大力宣传，给档案管理信息化营造一个良好的氛围。民族地区高校要根据自己的实际情况，明确任务，分清主次，与时俱进，研究新情况，解决新问题，按步骤，有计划的创建自己的档案信息数据库。

（二）、增加资金投入，增强基础实施建设

近年来，中央、国务院的高度重视民族地区高校的发展，加大了对民族地区教育经费的投入比重。鉴于此，民族地区各高校应做好相关资金统筹工作，不断改善馆舍条件，配备和完善档案馆的硬件设施和档案信息管理系统软件设施。特别是教育援疆工作的启动，援助单位扶持民族地区高校档案管理信息化建设。由于档案信息化的基础建设投入大、过程长、见效慢，我们要做好长期准备。依据国家对民族地区经济倾斜的政策多方筹措资金，不仅要争取国家的财政支持还要积极自筹，充分发挥自身的主观能动性，解决目前建设资金匮乏的局面。

（三）、加强档案人才队伍建设，提高从业人员素质

民族地区工作环境、生活环境与内地相比非常艰苦，产生档案信息化建设人才的匮乏，已严重制约民族地区高校档案信息化建设的发展进程。提高民族地区高校档案管理人才专业水平刻不容缓。首先，提高在职档案管理人员的综合素质。针对在职的档案管理人员，民族地区高校应该通过在职教育、脱产培训、挂职锻炼等形式，优化知识结构，提升专业化技能，提高他们的业务水平。其次，直接招聘档案管理人才。充分利用民族地区高校自身的强大优势，加强与档案管理信息化相关的学科建设，培养一批档案管理的高级专门人才，加强民族地区高校以及地方档案管理方面的人才储备。再次，加强对档案管理人员的业务考核。民族地区高校每年一次考核档案人员的实际操作技能，业务熟练程度，考核结果与职员的工资水平直接挂钩，不能胜任工作的淘汰。激励档案人员不断提高自身业务水平，以满足民族地区高校档案管理信息化建设的需要。

综上所述，民族地区高校档案管理信息化建设面临很多问题，也是一项长期、系统、艰巨的工程建设。面临当前全球信息化的浪潮，实现民族地区高校与全国高校接轨，向世界名校迈进。必须要有战略眼光，不惜牺牲不必要的校园建设，也要进一步完善信息化基础实施建设，培养专业化的人才，为民族地区高校档案管理信息化的建设迈上新台阶。

[1]梅琼,熊珊珊.高校档案管理信息化建设的几点思考[J].中国西部科技. 2011. 10(2):57-58.

[2]郝惠君.高校档案管理现代化、信息化、网络化刍议[J].兰台世界. 2008.(15):32.

[3] 詹艳辉.信息化时代高校档案管理的现实需求与路径选择[J].湖北广播电视大学学报. 2014 . 34(9):154-155

[4]刘雁,张立新. 试论高校档案管理的信息化建设[J]. 长春师范学院学报(自然科学版),2012,(3). 2012, 31(3):186-188

2016-3-3

梁丽（1972-），女，汉族，和田师范专科学校档案室主任，主要研究方向：档案管理。