浅谈办公文书档案管理

徐 素

重庆市地质矿产勘查开发局208水文地质工程地质队



浅谈办公文书档案管理

徐 素

重庆市地质矿产勘查开发局208水文地质工程地质队

随着社会的发展进步，在管理工作中新理念、新技术的逐步推广和普及，文书档案成为综合档案里的重要组成部分，它的管理模式和方法也将发生进一步的变化，文书档案是一个单位在运营过程中所产生的，它记录着一个单位的运行的情况。它反映党务、行政管理等活动的档案。它记录了一个单位所从事的各类管理活动。本文主要介绍企业文书档案管理。因此，在实际工作中，我们要严格实行文书处理工作的规范化、标准化，尤其是要推动文书档案工作的电子化进程，呈现档案事业不断发展的前景。

办公；文书；档案；管理

档案是由文件转化而来的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。档案是单位各项工作的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，既能指导现实工作又能为查考历史提供重要的凭据。如何做好文书和档案档案管理人员的历史责任。笔者从事档案管理工作多年，结合实际工作谈谈对做好文书和档案工作的认识和体会。

一、文书档案管理工作的重要性

在新时期，做好文书档案管理工作，对资源开发起着重要的作用。这种作用主要文书档案具有凭证和参考的作用，所以在当前新时期，通过加强文书档案管理工作，可以有效的确保资源开发作用的实现。文书档案作为对历史的真实记录，具有一定的法律效用，其实是自然形成的，与其他文献存在较大的不同之处，所以文书档案的记录具有客观性。同时文书档案的记录方式不仅包括当事人的亲笔手稿，而且还包括当事人的声音和形象文件，所以文书档案具有较强的真实性。通过文书档案的记录，可以更好的对实践活动的广度起到一定的反映作用，可以为人们对自然的认识和改造活动提供科学的历史依据。

二、文书档案管理中存在的问题

1 、档案管理工作人员专业素质较低

在一些单位中，文书档案的管理人员并没有经过档案专业培训就直接接手管理文书档案，而这样的工作人员对于档案的分类、立卷等专业的文书管理工作只是一知半解，不能深得要领，其专业素质与现代化的文书档案培训工作的要求之间存在很大的差距，在部分单位中，档案管理者虽然是有上岗证书，但是很少有人参加档案培训的深造教育，这些人只是对档案工作有着基本的认识和了解，并不能及时的更新档案管理理念，这就导致他们跟不上现代化档案管理的步伐，更不能够有效的提高单位档案管理的水平，尤其是随着计算机网络技术的飞速发展，利用计算机进行档案管理工作是现代化档案管理的一个必然趋势。档案管理人员更加需要加强专业知识的培训，使单位档案管理工作更加的标准化和规范化。

2 、文书工作和档案工作之间的衔接存在问题

文书工作和档案管理工作之间存在者联系却又有着区别，两者是统一又分工的，在实际的文书档案管理工作中，文书工作和档案管理应该相互配合，建立一个分体式的管理体系，实际的管理工作中，文书和档案应该实行一种分块式的管理制度，这才是一种有效的、相对科学的管理，但是在目前在实际的操作过程中，这一体制却在一定程度上拉开了文书工作和档案工作之间的距离，文书工作人员档案意识淡薄，档案管理人员通常很少考虑文秘的工作，这使得两者在衔接的过程中出现很多的脱节的地方，当前，在文书工作和档案工作的衔接主体上，也就是在公文的格式和处理方法上存在着很多的不规范的，不标准的现象。

三、提高文书档案管理水平的对策

1 、做好文书工作与档案工作的规范衔接

文件是档案的前身，文件质量的好坏直接影响档案的质量，没有高质量的文件就没有高质量的档案，高水平的档案管理是建立在文书部门规范处理文件基础之上的，所以文书人员要有较强的档案意识，做好文书材料的立卷归档，在文件处理过程中，要时刻想到档案工作，以实现文书、档案工作一体化，这就要求文书人员要把好文件材料的质量关。

2 、加强对文书档案管理工作的重视

提高单位文书档案工作的应有地位，转变观念，而且要不断提高档案管理人员的素质，不断提高领导及员工们对档案工作的认识，努力争取单位领导和员工对档案工作的理解、重视、关心和支持，力争使档案工作能够纳入到单位的总体工作规划和全年工作重点中去，加大档案设施的投入，不断向规范化、现代化、信息化方向迈进，在工作中变被动提供有关档案工作资料为主动参与领导决策需要，提高档案服务的主观能动性与前瞻性；另外，科学技术特别是信息技术的迅猛发展对档案工作提出了新的更高的要求，档案管理人员要充分发挥接受新知识、学习新业务的积极性和主观能动性，坚持素质教育、终生教育的理念，不断确定新的学习目标、任务和要求努力为领导和员工提供方便、快捷、高效的服务。

3 、加强部门之间的合作，做好文书档案的收集工作

档案工作者要主动的了解业务部门正在或者将要进行的新的工作；经常性的导各个部门之间去走动走动，获得及时的信息；还要根据单位的实际工作，主动思考档案的工作怎样围绕单位的中心进行，为实际的研究和服务，提供有力的证据和有价值的情报。

4 、做好文书档案管理的基础工作

收集、鉴定、保管、统计工作是文书档案的物质基础和前提条件，因此，不仅要善于收集的本单位与上下级形成的有关红头文件及各种材料，更要善于收集整理本机关在公务活动中形成的鲜活和生动的，能揭示细节的档案资料，用心整合档案资源，并对其进行分析、筛选、研究和综合整理，积极推进档案信息功能的发挥，不断丰富综合档案的资源建设，同时，还要努力把握不同时期机关工作的重点任务，明确主题，找准位置，自觉以服务大局来安排和考虑档案工作，形成服务大局的强大合力。

5 、促进档案的信息化建设

纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大，而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果，档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，因而要促使档案信息化建设加快发展，在实现了办公自动化的同时，促使文书档案信息化建设迈入一个新的台阶，将文书档案通过网络融合为一体，实现真正意义上的信息资源共享，以往利用者必须到档案室才能利用，而网络化建成后，利用者可以在自己的办公室对档案数据库进行浏览、访问，将扫描的文件及电子文件直接与系统挂接，利用者不仅可以查阅所需的信息，还可以下载原件，不必再到档案室阅览，从而提高了档案检索利用服务质量。而新的文书档案剧增，档案信息化管理迫在眉睫。各档案部门应抓住机遇，加大投入，配齐硬件设备和档案管理软件，在管理手段上，要积极参与单位办公自动化系统的设计与建设，密切结合本单位办公系统与信息管理工作的实际，提出档案管理方面的要求和建设，科学推动电子文件归档工作。

综上所述，文书档案管理工作是各个单位都不可缺少的一项工作要素，除了要切实的提高文书档案管理人员的综合素质外，还要加强文书档案管理工作与现代化管理手段及信息技术相融合，实现科学化文书档案管理，从而有效的提高文书档案管理的工作效率。

［1］程旭《如何推行档案工作规范化标准化》《黑龙江史志》2011年14期

［2］何小飞.探讨文书档案管理中存在的问题及对策研究［J］.东方企业文化，2014，（14）.

［3］文归贤.文书档案管理中存在的问题与对策之我见