人事档案管理研究述评及方向

张懿宁

齐齐哈尔公共资源交易中心

人事档案管理研究述评及方向

张懿宁

齐齐哈尔公共资源交易中心

人事档案的建立是一种人才信息工程，有利于提高社会公共信息的透明度，人事档案的管理是现代人力资源管理的重要组成部分。本论文从人事档案的定义和特点出发，揭示了人事档案管理述评和不足，并找出原因，最后对人事管理发展方向提出了预见性的观点，以期为企事业单位的人事管理工作提供实质性的参考。

人事档案；管理研究；发展方向

现阶段，人事管理作为人力资源工作的重要组成部分，它受到的研究和关注度也越来越多。那么怎样管好人事档案、把人事工作做好，以此来满足我国当前的国内新的发展趋势也就变得特别重要。但现在我国人事档案在管理方法等环节上仍是问题频出，这就要求我们去及时得进行解决和完善，下面我就从阐述人事档案管理的定义和特点出发，肤浅的分析一下人事档案管理的现状不足和未来方向。

一、人事档案的基本定义和特点

(一)人事档案的定义

人事档案是人事管理活动中形成的，是记录个人自然情况及个人与社会各方面活动的真实性记录档案。在我国的人事管理制度中，人事档案是一项最基本且具有非常重要参考价值的文档文件。在企、事业和公务单位的人事管理制度中，人事档案不仅涵盖了每位员工的身份证明、基本学历、薪资待遇、工作经历等个人情况，也记录每个员工的品德作风、工作能力等客观评价情况，是每位员工转正定级、职称申报、办理保险以及考据相关证明时起着凭证、依据和参考的作用。

(二)人事档案的具体特点

（1）真实性。人事档案形成的最基本要求就是真实性。对于企、事业单位来说，拥有可靠的管理人员和工作人员，是保证单位各项工作顺利开展的最基本保障。在企事业单位，人事档案对于每位员工的个人自然情况、工作经历、思想品德等进行记录的真实性，是企、事业单位在开展员工录用、人才选拔、职位晋升等工作时的最基础的依据。因此，人事档案必须真实可靠。

（2）全面性。一份合格的人事档案必须要具有全面性。人事档案不仅仅要对每个人的基本个人信息、家庭成员组成信息、成长学习经历等个人自然情况的进行记录，还要涵盖以往所在学校、单位对于个人的学历工作能力、思想作风等做出的客观评价记录。在人事档案中，要面面俱到，既要直面地记录着个人的基本情况也要包罗与社会活动时的重要情况，只有全面性的记录，才能让每个用人单位对于每位员工进行全面了解，才能体现每个人的社会价值，才能顺利的开展工作。因此，人事档案必须要具有全面性。

（3）可变性。人事档案的最大特点就是可变性。社会是随着时间的变化而变化，作为社会的组成部分，每个人也是随着时间的变化而变化。人事档案作为每个人社会活动的最基本记录文件，必须随着时间的不断推进和每个人发展的不断变化而进行不断地更新。所以，作为人事档案管理人员，我们必须要求及时收集和补充最新的员工个人信息，这样才能保证每份人事档案的真实和全面。因此，人事档案要时刻保持可变性。

（4）保密性。人事档案的真实性、全面性决定了它必须进行保密管理。人事档案是每个人的个人信息和社会活动的记录文件，其中既储存着个人的私密信息也反映了个人的在社会活动中功过得失，对于每个人来说，人事档案可以全面的体现整个人各方面的情况。因此，它属于个人的机密甚至党和国家的机密。在《中华人民共和国档案法》中，已有明文规定，不得私自泄露和保存人事档案，档案管理人员必须进行保密性培训。

二、人事档案管理的研究述评及不足

进入21世纪，在我国的人事研究过程中，主要包括三个方面的内容，分别是：

(一)对于人事档案管理问题的探究和对策

在当今人事档案管理的研究中，最主要的课题是针对现有人事档案管理中出现的问题做出研究，再提出解决人事档案中出现问题的模式。这些问题中最主要体现在档案的全面性、档案的真实度以及档案的更新程度这三个方面。因此，要做好一份合格的人事档案，档案管理人员应该针对人事档案的真实可靠程度进行调查并不断进行更新和完善，避免人事档案出现假档、死档。

(二)对于人事档案进行信息化管理的研究

随着社会经济的不断发展，科学技术也得到了长足的进步，各行各业进行信息化管理的步伐也越来越快。作为社会发展的必然趋势，人事档案管理信息化也逐步实行开来。但是，在实行人事管理信息化的过程中，相关部门没有开展针对档案管理人才的信息化培训和进行统一的人事档案信息化规范指导，直接导致了人事档案不能很好地进行录入，实现人事档案的区域联网和网络共享。

(三)对于流动人才的人事档案的研究

在市场经济飞速发展的时代背景下，我国的工、商、服务等行业得到了长足的发展，国内许多大中型城市出现了劳动力短缺的问题，因而吸引了大批农村人员到各大城市务工，而这些人员的流动性很强，这增加了管理他们的人事档案难度。

三、人事档案管理发展方向展望

(一)人事档案管理信息化发展

社会在发展、科技在进步，人事档案管理信息化已成为历史发展的必然趋势，我们应放弃过去落后的传统管理模式，紧随时代的发展步伐，全面实现人事档案管理的电子化和信息化。目前，我国的人事档案管理信息化，仍然存在着许多的弊端。

(二)人事档案管理“三化”发展

人事档案管理的“三化”主要指的是标准化、规范化和现代化。其中标准化是人事档案管理发展的必经之路，主要体现在载体、管理工作等的标准化，它是档案管理中做到数字化等的核心问题；规范化是实现人事档案管理现代化的基础，主要是改变档案书写管理不规范、装订不整齐等问题，这主要应该制定严格的规章制度来约束；现代化是人事档案管理的主要发展目标。

四、结语

人事档案的管理工作是一项系统的工程，其工作内容琐碎，但是对于企事业来说又非常重要，相当于企事业单位人才的信息库。人事档案的管理工作一定要从实际出发，积极吸取以往工作的经验，并做出总结，不断完善人事档案管理工作的细节问题，通过创新的科学模式来提升管理的效率。

［1］刘琴.人事档案管理研究述评及趋势展望［J］.档案学研究，2011 （05）：20-23.

［2］胡杰军.浅谈人事档案管理及发展趋势展望［J］.科协论坛（下半月），2012（09）：147-148.