浅论档案管理现代化

王伟岩

威海市接待处

浅论档案管理现代化

王伟岩

威海市接待处

社会功能和社会使命是档案存在与发展的依据，档案对社会的发展具有某种或多种积极并不可或缺的作用，但在档案管理方面，随着科学技术的不断发展，计算机已渗入社会的各个领域，其已完全改变了传统的档案观念，也给档案管理提出了新的课题，所以本文对档案管理现代化进行了探讨。

档案；管理；现代化

随着计算机技术在档案管理工作中发挥的作用愈来愈大，我国档案部门于20世纪70年代末开始应用计算机辅助档案管理，从20世纪80年代开始，我国已经步入了档案管理现代化时期，本文将对档案管理现代化进行阐述。

一、档案管理现代化的内涵

档案管理现代化，就是应用现代管理学原理，采用现代管理方法和现代管理手段即应用先进技术和先进设备，对档案进行科学管理，不断提高工作质量和工作效率，使档案的基础工作、贮藏保护、提供利用等工作达到现代化水平，有效地为国家建设服务，其包括档案管理观念现代化、档案管理装备现代化、档案管理人员现代化等三个方面。

二、档案管理现代化的必要性

一方面实现档案管理现代化是科技发展的必然要求。计算机技术、网络技术、声像技术、电子通讯技术等新科技、新手段在社会生活各个领域越来越广泛的应用；各种新载体、新介质的档案资料形式，给档案工作提出了新的问题、新的挑战，档案工作必须适应时代发展，适应科技发展，更新观念，更新管理方式和管理手段，必须实现档案管理现代化；一方面实现档案管理现代化，是现实的迫切需要。从档案管理工作的现状来看，目前的档案保护条件和管理手段还存在着许多不足和严重的问题，据一份抽样调查显示，建国初期形成的档案，由于载体材料差，加上保护手段等因素影响，已有相当一部分档案出现褪变，褪变严重的已失去了字迹，成了无字档案，由此看来，档案本身也向管理现代化提出了急迫的要求，迫切需要用现代化的管理手段提高管理保护水平；一方面实现档案管理现代化，是减少劳动强度，提高管理效率的必由之路，传统的手工操作管理方式，不但效率低下，且劳动量相对较大，档案资料中的各种有害物质，也直接影响了档案管理人员的身体健康，实现档案管理现代化，是将广大的档案管理工作者从繁重的体力劳动和有害的工作环境中解放出来，且大大地提高了工作效率。

三、档案管理现代化措施

1.更新观念，增强档案管理现代化意识。在实现档案管理现代化的过程中，首先是提高领导干部的认识，他们握着地区或单位档案工作现代化管理的命运与前途；其次档案工作人员也要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立与时代合拍的档案意识，克服对档案管理现代化的片面认识，切实转变计划经济时代形成的对档案重管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念，实现档案管理的被动式服务为主动式服务，将封闭式服务转化为开放式服务，进而有计划、有步骤积极而稳妥地开展档案现代化建设。

2. 重视档案管理的规范化和标准化建设。在进行档案管理实践中，想要真正地确保实现档案工作的标准化，必须根据需要制定一系列的切实可行的实施标准，确保档案管理的秩序，达到最佳效益，这是实现档案管理现代化的一个重要手段和前提，若在档案管理时仅仅有技术方面的保证，专业化和标准化的程度不够，那么很难真正提高档案管理的质量和速度。所以，在进行档案管理现代化的过程中，必须先进行档案管理标准化以及规范化的建设，这样才能给档案管理现代化奠定一个好的基础。

3.引进先进设施。实施档案管理的现代化，还在于要引进先进的管理设备，现代化的档案管理与传统的档案管理不同，对于设备和技术的依赖性较强，在这样的情况下，给档案管理部门及时配备相关的办公设备，加强现代技术在档案管理中的应用，能够有效提高档案管理的现代化水平，为此，各级政府应加大财政投入的力度，给档案管理部门提供更多的经费支持，帮助他们引进先进的技术和设备。

4.加快复合型人才培养 。实现档案管理现代化，不仅需要档案管理人员具有档案方面丰富的理论和实践知识，还必须具有一定的经济、信息技术和写作等综合方面的知识，所以要始终提高档案工作人员的素质，大力加强档案管理队伍建设，从选拔优秀档案管理人才为起点，把具有复合知识型人才充实到档案现代化管理中，还要采用多种形式、实施全方位的培训，优化档案现代化管理人员的知识结构，培育现代化管理急需的技术操作、维修及科学管理人才，逐步开展多层次、复合型、一专多能、一专多才的教育培训，加快档案管理现代化的步伐，促进档案事业的健康迅速发展。

5.加强组织领导，促进交流、合作。档案管理现代化建设是一项系统工程，绝不能各自为政，必须加强组织领导，搞好宏观管理，档案行政管理部门要统筹规划，加强协调，把档案管理现代化建设列入国民经济和社会发展计划，保证档案管理现代化建设的资金投入，制定统一的现代化管理标准，在设备购置、数据库建设、应用软件推广、人员培训等方面统一布置；规划好档案馆、机关档案室、科技事业单位档案和企业档案馆(室)的现代化管理工作，需要注意的是档案管理现代化是一个循序渐进的过程，各级档案部门条件差异较大。因此，档案管理现代化建设不能一哄而起，要有计划、有步骤地根据本系统、本地区的实际情况，先试点，后铺开，坚持从点到面的方针，推进档案管理现代化建设有条不紊地发展，交流、合作，则是实现档案管理现代化的纽带和桥梁，档案工作在国内地区间、省际间的发展存在着差异，我国与世界上发达国家的档案工作也存在着一定的差距，这就需要及时地进行科学的交流、学习与合作，认真对照、分析、研究，取长补短，加速实现档案管理现代化的步伐。

6.正确处理手工操作与现代化管理的关系。实现档案管理现代化，不可能一蹴而就，需要一个过程，在这个过程中，手工操作与现代化管理将是并存的。我们必须正视这个现实，不能将档案管理现代化就放弃传统的手工操作，因此，我们既要积极引进现代化新技术，也要重视传统技术的研究和改造，使传统技术与现代化技术有机结合起来。

综上所述，档案管理工作是记录社会文化发展的有效措施，也是信息的内存库，现在档案管理工作已经有了新的发展，从原来的书本材料到现在的计算机处理化，而作为合格的档案管理工作者也应当与时俱进，学习新的方式方法，利用计算机等先进的方法作为档案管理的有效手段，这也有利于档案管理的规整化科学化。