为了记忆不再缺失——期刊档案管理工作二三事

李俊辉

(《军队采购与物流》杂志编辑部，湖北 武汉　430035)



为了记忆不再缺失
——期刊档案管理工作二三事

李俊辉

(《军队采购与物流》杂志编辑部，湖北 武汉430035)

期刊档案管理工作是档案管理中的一个重要部分，也是期刊规范化和科学化建设的主要内容之一。结合日常工作实际，以例证的方式阐述了期刊档案管理工作的重要性，论证了做好期刊档案管理要“用心”和“有爱”，提出在期刊档案管理工作上的“收”“管”“用”的几点做法。

期刊档案管理；档案管理；期刊档案

杂志出版档案是国家档案的重要组成部分，承载着专业文化建设与发展的历史记录。作为期刊编辑部工作的一名编辑兼档案管理人员，9年来档案管理工作中的“痛、喜、爱”，彻底改变了我对期刊档案工作“事小、烦人、无用”的认识，的确如此，不妨请听我慢慢道来，你就会发现档案工作其实积淀着历史尘埃，非常之高；流淌着世间记忆，非常之大；记载着文化发展，串连着昨天和今天，非常之上。

1　痛彻心扉的“断片”——疼痛后的醒悟

如果说醉酒后的“断片”，你会让人取笑一辈子；那么档案管理的“断片”，将会让后来的时光永恒“失忆”，你会后悔一辈子。这种永恒失忆之痛，我深有体会。

2007年6月，我从前任档案管理员戴老手中接过期刊出版档案管理工作，他在交接完后叮嘱我：“小李啊，档案工作你不要嫌麻烦，耐点心，做好了他是编辑部的宝贵财富，断片了就再也找不回来了啊。”我点点头，“请戴老放心，我会做好档案管理工作的。”心里却在嘀咕，“编辑部档案管理不就是把稿件登记好，保存好，这很容易啊，还搞得神神秘秘的，什么财富不财富，有这么严重吗？”

可接触之后，发现档案管理还真是麻烦。期刊原始稿件的登记需要一个本子，分发给编辑的登记又需要记录，刊用与不刊用的文字稿件和图片也要做好保存，分门别类，事不大却挺多。更可怕的是，当时的我认为档案管理属于我的“兼职”，编辑工作才是最重要的，思想上出现了偏差，问题就来了。

断片一：稿件丢失风波。2008年8月5日，北京物资采购站王助理电话询问他投的“关于援外物资采购的几点思考”稿件的刊用情况，电话中他说明，因为这次9月他涉及到调整职称，并可能影响到他在部队工作的去留问题，这篇文章的刊用与否对他至关重要。接到电话后，我马上查询来稿登记，显示这篇文章是2008年3月26日打印好，4月5日下发并进行的初审，但没有刊发，同时，我在未刊用和待处理的稿件档案中也没有找到这篇文章。由于工作的马虎，我忘了登记分发到的审稿编辑，增加了寻找的难度，且稿件分发到查询时隔4月，所有文字编辑都没有印象审理过此稿，稿件凭空消失了。当我电话告知王助理，稿件丢失了，需要他重新邮发一份稿件过来再行审理，且由于审稿周期，即使文章质量很好，在9月也刊发不出来时，他近乎哀求的对我说，“你们帮帮忙好不好？这次调职对我个人太重要了，也许就决定了我的未来……”听到这里，我的心猛的一下揪的痛：因为我档案登记的失误可能会影响别人的一生。

断片二：重要图片遗失。期刊刊发的图片都要刻录光盘归档，便于原始资料的保存查阅，也利于开展科学研究和文化教育活动。2015年6月，华东物资采购局的申助理来电需要我们提供他在我刊2010年第二期刊发的总部首长的照片，因为他们电脑整理这几张照片找不到，正好他们局里档案馆建设需要。我立即查找档案光盘，巧合的是这张光盘之前借给了一名教员，他制作教学资料时损坏了里面的内容，此档案已经废除了。当我告知申助理这张图片我这里也找不到了的那一刻，他惊讶地表示，“啊？你们也没有，那估计就找不到了。”我从他的语气中读出了难受与无奈……

这是我档案管理工作以来印象最深刻，也是最痛心的2件事。痛过之后，猛然醒悟：档案是历史的真实记录和全面反映，是维护自身权益的重要工具，是积累和传播知识的重要载体，是开展文化教育活动的重要素材，开展科学研究的可靠工具，也是建立信用的重要工具，档案管理工作重要如此，真容不得半点马虎啊！

2　喜极而泣的“收成”——欢喜后的感悟

农民“收成”是庄稼的收获，收成好，他们手舞足蹈；档案人的“收成”是做好档案管理，是服务保障好需求者，收成好，我们欢欣鼓舞。作为军事期刊档案管理员，我深深感受到这种服务官兵的满足感快乐而踏实。

在工作中，曾有过一次抢救老档案的经历。那是在2008年9月，编辑部在整理仓库时，发现一大批年代久远，纸张破损严重的资料，仔细翻阅发现这是一批关于我们杂志前身的资料，于是我小心翼翼地把它收整好，并放入杂志档案中，标注为“杂志前身”。这批老档案，年代跨度较长，内容涉及面广，从创刊前的1980年到创刊时的1987年，涵盖了创刊小组会议记录、会议人员名册、物资流通的发展历程、创刊的背景与总部相关文件等重要信息。由于历史原因，这批宝贵的资料长期堆放在库房里，霉菌、灰尘、蛀虫等大量有害物质，造成纸张破损严重，整理起来很费时间和精力。虽然平时的档案整理、录入、归档工作轻车熟路，但是面对这批历史遗留档案，为尊重史实，保持档案的历史延续性，我认真进行分类、整理、录入、装订，投入了大量精力，终于完成了全部资料的立卷、归档。事情总是这样的巧合， 2009年初，为迎接全军院校教学质量评估，学院组织各专业学科进行专研室建设。其中，军事物流学科建设发展历程中，我们杂志建设与发展就是其中一项重要内容。编写杂志成长史必然要写进杂志的前身、演变、发展、变化的基本过程。历史不能臆造，不能杜撰，必须要依据史料记录，删繁就简，去粗取精，把重大的、重要的、典型的事件用文字实事求是链接起来，还杂志建设史的本来面目。而这些对杂志发展历史的文字记载是多么迫切需要，前期抢救的这批历史老档案为杂志发展史写作发挥了无可替代的作用。从这些档案中清晰可见杂志发展的历史沿革，在筹划、建立、发展等方面作了全景式的记录，为学科当前和今后的发展提供了可借鉴的经验。

专研室负责学科发展撰写的资深老教授胡主任捧着我的手，激动地说：“我当年也是参与了杂志创刊筹划工作的，但现在脑子里只有些碎片化的记忆。真感谢你们宝贵的档案材料，保持了杂志发展史的真实完整性，否则写这一段历史，就是‘身在此山中，云深不知处’了！”听了这话，我眼眶刷的湿润了，“谢谢主任给我的鼓励，我一定会把档案工作做好，服务好更多的部队官兵。”

看来,只要有心，一定能做好档案工作。

3　爱得深沉的“珍宝”——深爱后的觉悟

如今，档案工作已成为我生活中不可或缺的一分子，随着与档案工作“相处”时间的增长，我渐渐感受到自己对档案管理工作视若珍宝，爱得深沉。因为他也回报于我，档案工作要求的精细、严谨、沉稳，把一个刚从军校毕业的毛头小子，一个好高骛远、眼高手低的我，磨练成为一名能够耐得住寂寞，不骄不躁，不懈追求的档案管理先进工作者，我感谢档案工作，给予了我人格上的熏陶和净化。为此，在深深领悟到档案的重要价值后，我宣誓：加紧自身的提高与升华，确保“记忆不再缺失”，更好地使档案管理工作服务于教学科研一线，服务于部队，服务于基层。

一是在档案的“收”上形成了全面覆盖具有服务价值的档案材料。工作期间，我根据档案管理工作特点，建立完善了期刊档案工作资源体系。分别建立了文字稿、图片稿、新闻稿作者体系，方便期刊专题写作约稿、封面图片作者的联系和通讯员队伍建设，提高期刊办刊质量；丰富了期刊的档案资料，将以前的没有纳入档案管理的校对稿也纳入在档案管理中，方便进行校对管理，提高校改水平，也实现了只要具备服务价值的档案材料一个不落地做好管理。二是在档案的“管”上使档案服务更加便捷、更加高效。9年来，我坚持做好期刊档案的编目工作，将期刊中原始稿件分为刊用、修改、备用、不刊用4个栏目做好保存，将每一期刊发的稿件每一篇文章做好原稿保存，每一张图片备份在2张光盘和专业电脑上，确保档案保存万无一失；坚持做好档案工作中登、统计的电子化管理，明确来稿时间、作者单位、联系方式、审稿编辑、处理意见、作者反馈栏目；坚持做好期刊电子档案的管理，实现档案服务的便捷高效。三是在档案的“用”上使档案服务更超前、更贴近实际。实际工作中，我对各个档案盒、档案柜进行了编目，并用醒目的便签做好标记，方面查阅使用；对每一期杂志进行完全电子化档案管理，建立了档案查询系统，具有作者、篇名、发表时间3个检索窗口，真正做到每一篇文章有电子文档，每一副照片都有电子照，实现了档案使用的方便快捷。

档案是活着的历史，是流淌着的记忆，是文化传承的载体，是还原史实的依据，档案人的工作崇高而重要，我坚信，只要有爱，档案管理将是一笔巨大财富，档案事业必将蓬勃发展！

[1]马萍. 浅谈图书馆档案管理工作[J]. 经营管理者,2012,(5):232～232.

[2]李苑.机关单位档案管理问题研究[J].科技资讯，2013,(18)：159～160.

[3]赵国琴.浅谈机关单位档案管理问题[J].青年文学家，2012,(7)：239～239.

2016—6—15

李俊辉(1982—)，男，湖北天门人，硕士，编辑.

G

A

1009-2714(2016)03-0098-03