浅析企业房产档案管理的重要性及发展

任亦男

摘 要：近年来胜利油田房产建设取得较快的发展，利用频率更是不断增长，对房产档案管理的要求也与时俱进。文章以胜利油田为`例从胜利油田房产档案系统发展现状入手，分析了石油企业房产档案发展过程的重要性并结合实际提出了在今后一段时期，胜利油田的房产档案发展重要性和发展趋势。

关键词：石油企业;房产档案管理;数字化管理

房产档案是房产管理部门在房产管理中形成的历史数据和记录，近年来胜利油田房产建设取得较快的发展，房产档案的数量、类型越来越庞大、纷繁复杂，利用频率更是不断增长，对房产档案管理的要求也与时俱进。面对这种管理趋势，我们要充分认识到房产档案的重要性，更好为胜利油田房产管理服务。

一、胜利油田房产档案管理的概况

胜利油田是隶属于中石化集团的国有特大型企业，分布在山东省8个地市28个区县，2015年的统计数据显示：胜利油田共辖188个小区，住房8710栋，220611套住宅，有房职工261803人，居住户数208387户。现有相当一部分住房是由于生产工作需要，分布在比较偏远的区域，住房特点是点多面广，比较分散。1997年油田成立了胜中、胜南、仙河、临盘、滨南、纯梁等十个社区及龙口基地管理中心，对油田小区进行统一管理，围绕东营区的中心区域主要分布有胜中、胜南、胜北、胜东四个社区，其他社区分布在其他地市和东营市其他县区。

为了方便职工群众，胜利油田房产档案形成了以十个社区及龙口基地管理中心为主，二级单位房产部门为基础的管理模式。截止2016年1月份，全局房产档案室11个，专兼职档案人员80余人，存放各类房产档案达40余万卷，各类资料册6万余件。

二、房产档案是房产政策调整的主要依据

胜利油田领导十分重视民生问题，特别是房产管理工作关系到广大职工、住户的切身利益。油田近几年加大职工住房建设工作建设力度，为了使住房销售模式更加符合油田实际，在住房销售政策和方式的政策制定上，依据房产档案中记录了大量的房屋、住户原始信息，对以上信息进行了整理、分析、加工，就能从整体上掌握一个区域的需求现状和未来发展趋势做出准确的判断，有利于制定出更有针对性的房产政策。

三、房产档案是处理各种房产纠纷的有力依据

房产档案是关系民生档案， 是解决民事纠纷有效的原始依据。随着胜利油田房产管理规模的日趋庞大，和住户的法律意识提高，人们运用法律武器维护自己的合法权利，要求解决房产纠纷的民事、行政诉讼越多越多。老年再婚房屋权属与子女纠纷、婚姻离异房屋纠纷、房屋置换中的纠纷、房屋拆迁引起的纠纷等必须从房产档案中取得相关的证据才能够定论， 这都需要房产部门的原始档案才能提供合法证据。例如， 胜中社区房产科先后为司法部门提供房产证明材料56份，其中50份材料作为法律证据，有效性100%，有力地维护了利益方的合法权益。胜东社区在处理锦华小区429号楼44户居民搬迁工作，为了妥善处理居民的权益，认真核对全部住户的原始档案中房屋面积和房款等基础信息，做好住房差价房款的的退、补工作。

四、房产档案是资源利用、集中居住等政策执行的有力保障

胜利油田在建设初期，有相当一部分住房是由于生产工作需要，分布在比较偏远的区域，随着建设生产模式的变化，部分偏远小区空置率高，上学、就医、购物都不方便，但维护小区正常运转的费用很高。按照油田生产建设发展实际和矿区（社区）管理体制调整的部署要求，结合地方城市发展规划，积极探索闲置房再利用，持续推进分散小区住户集中居住工作，促进矿区布局优化调整。

五、房产档案为产权办证工作的有力基础

房屋产权信息是房产档案信息的重要组成部分，也是房产依法获得、交易或者灭失的有效法律依据和权属登记的坚实基础。产权办证档案作用，一是核实该住户真实的婚姻、人员现状。 二是完整保存购买住房情况，及住房类型。房产档案以两种形态进行双重存档，一是实物档案的管理模式存放，二是以拍照形成数字化管理模式保存，实现了档案管理的严谨性和科学性。当前，随着胜利油田4万限价商品房的陆续投产入住，为依法维护购房职工的合法权益，更为顺应购房职工办理产权证的愿望，2012年已经开始锦苑一区、二区、三区等其他区域的限价商品房产权办证工作已展开。从房屋的“初始登记”档案的收集、整理、归档开始，办理了每栋住宅楼的公房产权证，再根据职工住房的销售情况办理“转移登记”即职工个人的住房产权证。目前，由办理产权证后衍生出抵押贷款、住房继承、合户分户等相关业务办理，更需要办证档案的核实才能够操作办理完成，与此同时产权证的变更情况也及时的补充到办证档案中。

六、房产档案发展趋势

以计算机技术为核心的现在信息处理技术正在深入到房产档案管理中，极大地促进了档案模式重大变革。房产档案数字化是指将传统的以纸张、录音带、录像带为储存介质的各种原始档案资料，通过扫描（数码摄像）、压缩、转化等手段，转化成图片、声音、录像文件，并通过各种方便的查询手段，迅速的检索出需要档案资料，并可以在局域网、广域网、企业内网、互联网上发布，最终实现数字化“档案馆”。

胜利油田住房特点是点多面广，比较分散，分布在山东省8个地市28个区县，成立了十个社区及龙口基地管理中心，在档案管理上呈现分散的区域管理的状态。实现档案管理数字化和网络化后解决了利用档案受时间和空间的限制，既能实现住房管理、交易的时时监管，档案利用的多人查询，不发生冲突。这些功能的实现让使用单位和住户提高了工作效率和信息共享程度，优化了社会资源的配置。