事业单位档案管理中电子档案的运用

冯晓霞

（黔江区城西街道社区卫生服务中心 重庆市黔江区 409000）

事业单位档案管理中电子档案的运用

冯晓霞

（黔江区城西街道社区卫生服务中心 重庆市黔江区 409000）

电子档案管理凭借高效、快捷、节约的特点逐渐成为现代社会档案管理的重要手段，当前我国事业单位面临着人事制度的革新，同时一直以来也面临着许多难题。各级管理部门要充分认识到该项管理工作的重要性。加强对档案的管理，及时研究解决档案管理工作中遇到的问题，同时也是加强各行各业信息化建设的现代重要的一步。

事业单位；档案管理；电子档案；运用

引言

现代社会对于事业单位的运作来说，建立系统、科学、民主的管理制度，对其生存与发展极为重要。在一个事业单位中，档案管理无疑是整个事业单位协调、有序、高效运行的有效保证。因此管理好档案就是掌握好各方面信息，这有利于加强信息资源的开发和管理。当今社会是信息化、科学化、系统化的社会，档案管理方法的进步可以在保证有关单位有序发展的同时，推动社会的不断发展和进步。

1 事业单位档案工作的现状

目前事业单位档案问题不同程度地影响事业单位工作循序渐进的发展，影响经济和社会服务功能的发挥。

（1）档案工作的重要性不平衡，造成工作难以开展档案工作。注意力是不均衡的，个人档案意识薄弱、监管不强，不需要文件的工作，金钱，和备案时间充分保证，档案管理工作作为一种有效的机制，对本部门的工作仍有局限性。对一些重要部门的业务档案不及时进行整理、装订、归档、转移的综合记录室，但可导致各部门立案，易丢失和缺陷。

（2）机关档案管理工作的硬件设施不够完善，因为领导将文件管理的重要性并不是缺钱，尽管一些单位成立了一个专家团队的档案管理系统，从一开始就和存储空间联系在一起，但是在以后的工作中会忽略更新和输入。原始硬件设施远远跟不上之后更新和保管的档案工作，从而达不到要求，即不与时俱进，导致一些单位档案保存条件较差，大部分单位的档案管理要求，与整洁、规范、统一的要求仍有差距。少数单位综合档案放进各式各样的房间、设施老化，一些综合档案设施不完整，文件柜繁杂也不统一。个体单位强化档案意识不强，设施不完善，管理制度不到位，损坏文件的一部分。

（3）档案工作人员的服务质量相对较弱。档案管理工作不仅是一项很强的政策性工作，是一项专业性和技术性很强的工作，档案人员要具备良好的职业素质，才能胜任档案管理工作。一岗多角色的人事档案，一些单位疲于应付日常事务，没有时间和精力从事档案管理工作，工作变动频繁的质量和业务的不足，直接影响了档案管理工作的连续性和稳定性。此外，档案人员由于业务不细，导致档案资料、分类和存放期限等问题，划分不够准确，未及时归档和不及时移交综合记录室的情况发生。重要性和责任意识的个人档案人事档案工作是不够的，有自由处理心灵之事，必须及时对档案信息组织的监督和指导，形成监督是不够的，有一种很尴尬的感觉。

2 事业单位档案管理存在的问题

（1）在档案管理的过程中没有适当的解决档案的有序管理。对于任何人，该文件是一个有效的工具来证明身份或能力，但目前，仍有许多单位不知道它的重要性。目前，在许多机构，还比如档案管理工作混乱，每年都有机构在当地机构的招聘，从而也招募了许多优秀人才，但有些机构不及时组织新的人事档案，自然没有及时提交，自然导致在时间过程中的档案管理混乱。这种现象在那些大单位，仍然是比较小的，他们会及时对新员工的信息进行分类和归档；但对于一些小单位，往往不关心，所以混乱的情况也档案，这是经常看到。

（2）它没有安排专门的档案人员或安排一些相对较低的质量的工作人员进行档案管理工作。工作文件看似简单，但实际上包含了很多知识，但几乎没有专门的档案管理人员在多个机构中，大多数机构还安排员工管理人事档案，有的单位甚至安排了一些离退休人员的档案管理工作。因此，在诸多因素中，绝大多数档案管理人员的素质都相对较低，在档案管理的过程中，没有专业人员可以谈论。

（3）就目前的事业单位来说，档案管理体制仍然是陈旧、缺乏技术、缺乏科学性。现在，受益的是更多的开发单位，单位将专门致力于发展和改革办公室和财政部门，并对档案管理工作的改革，一些单位直接忽视。他们认为档案管理工作是一个简单的文件归档，而不是什么技术，而是档案管理工作的单位和它是档案的重要组成部分，一旦失去，会给单位或个人带来很大的损失。此外，档案管理缺乏科学化管理，也缺乏当今世界的信息，科学技术已应用于各行各业，然而，许多管理机构却没有其应用、备案、备案和归档。由于没有有效的利用科学技术进行处理，档案网络化，更新不及时处理，所以很多档案都是免费管理的，没有管理系统。

3 事业单位档案管理中电子档案管理的创新对策

3.1 建立健全电子档案管理的各项规章制度

为了使电子档案管理的管理走出无序的状态，必须建立和完善电子档案管理的规章制度，规范、科学、高效的管理。国内的工商局已经建立了企业电子档案系统，但缺乏一个完整的管理系统，电子档案的分散管理，电子档案的信息缺乏接触每一个分支，它是很难在城市集中接入实现企业电子档案，电子档案的循环障碍，没有集中管理。因此，电子档案管理系统，就是要提高电子档案的利用效率，充分发挥电子档案基础的快速、高效的优势，提高工作效率。电子档案管理规章制度要对电子档案文件的制作、审核、归档、档案收集、档案整理和档案保管等环节都做出明确详细的规定，机构可以根据单位的特点和单位文件的特点进行补充。如果林权档案需要电子文件和纸质文件相结合，建立了专门的管理部门审核后的统一网上传输、集中管理。

3.2 加大资金投入，改善档案管理环境

有不断创新，利用现代技术和设备进行机构档案的保存和分类。但各地区经济发展不同步，导致大多数的档案管理设备难以满足现实的需要，因此，档案部门应加强监督，协助相关部门向地方政府支出，改善工作条件和档案的设备，加快档案工作逐步推广实现档案管理现代化的要求。相关部门也应能够推出一个统一通用的文件管理软件，设计统一规划，统一，以节省时间、人力、物力、财力，提高档案管理工作的效率。

3.3 培养专业的档案管理人员

专业档案管理人员的程度决定了电子档案的管理水平。专业的档案管理人员的培训应首先在合理的范围内把移动控制，电子档案管理是一项专业性很强的，复杂的，需要积累丰富的管理经验，通过实践，避免人员频繁流动的长期，保持电子文件管理的连续性。其次，管理者要加强学习，更新知识结构，职业道德培训，熟悉信息技术，培养自己融入人才，具有较高的综合素质，适应电子档案管理的发展要求。

3.4 完善电子档案管理的软、硬件设施

电子档案的顺利运行，基于高质量的软件，在硬件设施的基础上，配置成熟的技术，性能稳定，安全性高，软件系统，是用来避免盗版和从未知的市场软件系统。要开发良好的物理安全性，防病毒习惯，定期升级防火墙和杀毒软件。

3.5 保证电子档案在利用中的安全

①电子档案管理人员及相关职能部门要对档案中私密内容严格监控，禁止外流，一旦发现及时制止。②对绝密档案的使用要控制使用时间和使用范围。最后，设置访客权限，开启电子档案管理系统自动记录和监控功能。

4 结束语

总之，事业单位档案工作地存在一些问题，影响了档案工作为经济和社会服务功能的发挥。在新的历史条件下，事业单位档案工作必须要紧紧联系时代发展的新任务、新特点、新要求。事业单位档案工作要创造性地开展，推进档案工作跨越式发展的重要一步，这是时代发展的必然要求，也是档案工作维护好、保管好、服务好主要职能的体现。

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G271

A

1004-7344（2016）35-0013-02

2016-9-16

冯晓霞（1975-），女，档案馆员，本科，从事档案管理工作。