云环境下的档案管理安全模式研究

陈　靖　张　勇

（1.河南省科学技术信息研究院，河南　郑州　450000；2.河南省工业情报标准信息中心，河南　郑州　450000）

云环境下的档案管理安全模式研究

陈靖1张勇2

（1.河南省科学技术信息研究院，河南郑州450000；2.河南省工业情报标准信息中心，河南郑州450000）

从云计算技术的特点出发，阐述云计算技术的发展现状，研究云计算技术在档案管理中的应用，然后分析我国云时代档案管理安全模式中存在的问题，并提出解决问题的建议，为我国档案管理工作的开展提供依据。

云计算；档案管理；安全模式

在信息化时代，云计算技术逐渐成为热门话题，其出现使计算模式产生了重大转变。云计算时代的到来，对档案的安全管理产生了很多积极影响，但也使档案管理的安全问题变得更加敏感，成为档案领域最关注的问题之一。

1　云计算概述

1.1云计算的定义

美国国家标准与技术研究院（MIST）信息技术实验室把云计算定义为“根据云计算用户所需，可方便地使用网络、服务器存储、应用及服务等各种计算资源，并按使用量计费；提供计算资源的运营商甚少管理与干预，并特别强调云计算不问断的可用性”［1］。云计算的本质特征是按照客户自身的需要，将计算资源以某种方式提供给客户，就好比现在的电网公司按每家所需电量统一供电。云计算是一种基于网络的信息共享模式，与传统的模式比，云计算的性价比提高了30多倍。

我们把提供所需信息资源的计算机网络称为“Cloud”，也就是云，把使用云网络的这种环境称为云环境。存储在云端的信息资源类型是丰富多元化的，从理论上来说，可以通过互联网络在任何时间、任何地点租用或免费获取所需服务。

1.2云计算的特点

1.2.1数据存储可靠性高。云计算技术的核心就是确保存储信息的安全性与可靠性，可以有效地避免信息的泄露与丢失。在云计算模式下，大量的数据储存于云端，这样能够实现数据的自动备份，也能够随时进行同步访问和获取信息。运用云计算技术时，有严格的权限管理协议对数据信息的合理共享进行有效的控制和管理，利用互联网络能够有效地获取信息资源。这样一般的黑客攻击手段也就会无效，同时也可避免病毒入侵潜在的隐患。云计算技术不仅保证了信息资源的安全性，而且降低了数据丢失的可能性，还使数据的共享变得更加快捷、方便。

1.2.2数据利用效率高。在云计算模式下，数据利用的效率较高。云计算模式借助网络的高速传输能力，将数据的处理从个人计算机移动到网络上的计算机集群中，然后由大型的数据处理中心来管理数据，按客户的需求给予计算资源，可以使其与超级计算机有相同的处理效果。云端的数据用户是多元性的，从而用户的信息资源需求直接推动数据的广泛利用。

1.2.3个性化服务。云计算利用先进技术能够提供多样、个性化的信息服务，围绕用户的个性化服务是云计算服务的基础。在云计算模式下，大量的数据储存于云端中，不仅减少了对终端硬件设备的要求，而且也减少了对终端用户能力的要求，也就是用户不必了解云计算的具体体制和系统架构，一切复杂的程序都可以交给云计算技术来处理，用户只需在指定的功能范围内用手机等终端设备通过连接互联网络来访问和利用数据资源，即可获得完善的信息服务。

1.2.4使用成本低廉。传统条件下，数据存储系统所依赖的计算机软硬件设施要花费大量的资金不断地更新淘汰，计算机硬件也要不断升级。而由于云计算数据中心的使用，不仅削减了额外软硬件和设备的需求，还减少了成本高昂且耗时的如服务器自动化、存储、操作系统和安全问题等诸多功能。另外，云计算服务商在设备采购和服务结构拓展上可以进行超大规模的批量处理，因此其平均计算成本、储存成本、带宽成本等均能够达到传统成本的几分之一甚至更低［2］。云计算技术对用户端的硬件设备要求不高，利用起来也比较便利。

2　云计算在档案管理中的应用

2.1云计算在档案管理中的应用现状

在这个信息化时代，云计算技术由于其超强的功能在很多领域得到了发展应用，获得了可观的成绩，档案领域也紧跟时代发展的潮流，开始将档案管理与云计算进行一个很好的对接，比如基于云计算的档案管理系统、云档案馆等，使这些最新的技术可以很好地为档案管理工作服务，使人们对档案信息的各种利用得到了供应，提高档案管理的服务功能。早在2011年，浙江省丽水市以云计算为基础的云档案信息共享系统就已完成了研发，而且开始进入实施阶段。2013年基于云计算的档案管理系统得以创建，并申请了专利。此系统是基于云计算技术，通过利用信息化的方法，统一管理档案信息资源，来实现档案数据信息共享的大规模、分布式的数字网络档案信息系统。这个系统将云计算技术带入了档案管理，统一管理信息量庞大的档案数据资源，完成档案数据的共享，保证档案数据的安全，还可以节约投入成本。

2.2云计算在档案管理中的应用优势

2.2.1实现档案资源存储海量及共享。信息化时代的到来，使档案的形式向多方位拓展，档案的储存量按照几何级的方式递增，而云计算模式可以满足网络大规模的存储空间，可以实现海量数据存储。此外，利用云计算技术，也可以完成档案数据的共享，在档案部门之间共同构建档案资源共享系统，能够防止不同的档案部门开发档案管理系统软件所产生的“信息资源孤岛”现象，并且也可随时获得档案部门相互之间的档案资料，这样也能最大程度地满足用户的信息需求。

2.2.2提高档案管理的服务效能。一般网络连接的档案信息数据库都有储存功能，但基本上都是分布式模式，不利于档案的集成化管理。而在云模式下的档案资源管理，是利用云计算的资源集成化管理功能，将信息技术处理后的档案资源，储存到云端进行统一管理，有利于档案的长久保存。然后利用云计算资源伸缩度的功能，以用户的需求为依据进行灵活调整，使用户能实时获取所需的档案信息，享受到更全面的档案资源服务，这样不仅完善了档案信息的管理质量，还提高了档案管理的服务水平。

2.2.3节约设施投入成本。档案信息系统要维持其稳定状态，也要不断提高档案数据的访问速度，这就需不断地对计算机硬件设施进行升级，对软件技术进行开发，以及各种基础设施的及时更新，而这些都需要投入大量资金。然而应用云计算技术，维护计算机基础设施的工作是由服务提供商负责解决的，有关部门只需根据需求租用或购买价格低廉的云服务即可。这就为档案管理系统设施节约了不少成本，也提高了资金的利用率。

3　国内外云时代档案管理安全模式现状

3.1国外云计算技术下档案安全管理的现状

由于云计算的各种优势，美国、英国、澳大利亚等国家纷纷将云计算技术引进了档案管理事业，推动云服务的发展。以美国为例，2011年美国联邦政府总务署（GSA）公开了一份高达25亿美元的云计算招标书，打算将其办公系统和邮件系统推向云平台。此外，多个联邦部门、州政府和地方政府等也纷纷提出要把储存系统、档案管理、数据中心等应用推上云平台，使得档案管理与云计算有很好的对接。然而，对于因使用云计算技术给重要信息的安全带来的挑战，作为云计算技术应用的领先者的美国，一方面推出了“云优先战略”，另一方面要求云计算服务必须通过安全审查以确保安全。另外，美国比较注重监测和评估云计算服务，不断推动其安全应用，确保在档案信息管理工作中的安全推广。

3.2我国云计算技术下档案安全管理的现状

3.2.1档案管理中对云计算认识不足。近年来信息化快速发展，档案信息管理水平也在逐渐提高，档案安全管理工作也得到了加强，档案各个方面的工作正在朝着全新的方向发展。然而，因思想观念和资金等方面的影响，一些部门对云环境下的档案管理工作认识不够。因此，需要知道运用云计算技术并不意味着放缓或是摒弃终端用户的发展。云计算时代并非意味着走进了纯“云”时代，而“云-端”共存、“云-端”互动才是未来的发展趋势。档案部门应在自身信息化发展的基础上，借助云计算技术的各种优势来调整档案工作方式，以适应档案信息化的发展。

3.2.2云服务的持续可靠性风险。云计算的安全问题一直是研究的重点和难点所在。一方面，服务商开发的云服务的可靠性尚需提升，阻碍云计算技术进一步发展的制约因素主要有数据的安全性、平台的稳定性以及监管的有效性等问题；另一方面，运用云计算技术的档案管理系统是一个结构复杂、依赖因素较多的应用系统，对系统集成商、云平台提供商和云服务提供商等提出了更高的要求。云计算服务的连续性、安全策略及应急处理能力等方面决定了档案管理系统的可靠性与服务质量。此外，云计算技术抵抗故障的能力与发生故障或丢失数据后能否快速恢复，也是确保档案信息安全需要解决的一个难题。

3.2.3档案安全管理机制不健全。大多数单位在档案管理工作中缺少严格的核查，档案信息的安全建设缺少远景规划和具体发展的目标，导致档案信息的安全管理止步不前。另外，档案管理的安全制度不健全，缺乏安全管理措施，平时更侧重于日常管理制度，突发事件应急制度考虑比较少，制作的应急预案的操作性不强，往往只是一纸空谈，缺少实战演习，导致执行过程中出现各种漏洞，最终导致档案信息甚至是单位损失惨重。

3.2.4档案信息存储安全问题。所谓的档案信息存储安全，是指从档案存储介质及存储内容等出发，确保档案存储介质和内容的真实和完整。而云计算技术主要依赖于互联网络，接入互联网的设备往往容易遭受病毒、黑客等入侵，可能会造成严重的后果。所以，在档案管理系统引入云计算技术之后，档案信息的安全性变得更加敏感，需要得到高度关注。是否能够有效规避档案信息资源共享过程中可能带来的安全隐患风险，也就成为云计算技术能否在档案领域中得到普及和推广的门槛。

4　解决云时代档案安全管理问题的建议

4.1正确认识云计算，促进档案安全管理

实现云环境下档案的安全管理，需要人们尤其是档案管理的相关人员对云计算技术有清楚的认识。一方面，要对传统的计算模式转变观念，认识云计算技术的特点和原理，便于在运用云计算技术过程中，正确对待所遇到的问题，并及时处理；另一方面，要认识云计算的各种优势以及在技术和管理上存在的各种风险等，这样在应用云计算过程中，可以使优势最大化，同时有效规避风险。在档案领域，要积极宣传云计算技术对档案管理带来的益处，如随时按需提供所需的数据信息，使得查询检索过程快捷、准确、便利。同时，对档案数据的安全保密问题也不能忽视。

4.2建立健全档案安全标准体系

新形势下要高效地管理档案，关键的问题就是关于档案管理方面的标准，只有构建和完善了标准体系，才能够更好地推动档案安全管理在云环境下开展。云环境下对档案进行安全管理，档案管理机构应在现有的基础上，借鉴外国成功案例的先进经验，结合本单位的实际情况，通过对云计算技术的研究，利用云技术的相关特点，制定出相应的档案安全标准体系，健全档案安全管理机制，保证云计算的实行符合档案管理和服务的要求，使档案管理等领域在云计算环境下朝着可信、可靠、可持续的方向健康发展。

4.3强化监督机制，保障档案安全管理

档案的安全管理是档案工作的重点，在云计算环境下，档案的安全变得更加敏感，档案机构必须强化监督机制，对档案的安全管理加以重视。相关部门应了解云计算模式下的档案工作特点，在此基础上针对不同来完善档案安全工作的核查、评估等制度，并对这些制度的实施进行严格监督，确保档案安全管理工作在云计算环境下不断的推进。相关部门还能把档案安全工作的相关内容加入工作人员的考核中，提高档案工作人员对云环境下档案安全的重视程度。此外，档案机构也要加强对应急预案操作的监督，使其在实际工作中最大可能地得到落实。

4.4调整适应云计算的档案管理方案

运用云计算技术，档案管理工作发生了明显的变化，可以便捷地管理档案信息，储存更多的数据。为了更好地将云计算技术融入到档案管理中，需要对传统的信息系统进行调整，甚至需要改变原有的业务流程。档案管理工作者应对应用云计算产生的变化进行研究，在此基础上可以参考国外先进国家的相关做法，调整档案管理方案适应云计算技术。档案数据会涉及到安全保密问题，若是发生泄露或丢失事件，会产生很严重的后果。因此，档案机构在调整管理方案时，也要考虑档案的安全保密问题，做好档案的筛选工作，对于部分不能公开的还需利用传统的方法本地保存。

Research on the Security Mode of File Management in the Cloud Environment

Chen Jing1Zhang Yong2
（1.Henan Science and Technology Information Research Institute，Zhengzhou Henan 450000；2.Henan Provincial Industrial Information Standard Information Center，Zhengzhou Henan 450000）

Starting from the characteristics of cloud computing technology，this paper introduced the current situation of computing technology，studied the application of cloud computing technology in file management.Then it analysed the problem of the safe pattern of archive management in the cloud age of China，and put forward the suggestion of solving the problem，to provide basis for the development of archives management in our country.

cloud computing；archive management；safe pattern

G276

A

1003-5168（2016）05-0047-03

2016-04-25

河南省软科学研究计划项目“基于云平台的政务信息安全保障体系研究”（132400411380）、河南省基础与前沿计划项目“云环境下的可信数据安全与隐私保护研究”（152300410022）和国家档案局科技项目“云环境下的档案信息安全体系构建研究”（2015-X-33）的阶段性成果。

陈靖（1984-），女，本科，助理工程师，研究方向：情报学；张勇（1981-），男，硕士，工程师，研究方向：信息处理和数据分析。

［1］董建龙，朱江.美国云计算发展现状及趋势［J］.全球科技经济瞭望，2011（12）：5-12.

［2］张健.云计算环境下电子文件管理系统的新特点及安全风险研究［J］.论苑，2012（12）：15-18.