水利工程验收档案资料的整理

□杨艳芳□朱彦芳□杨永强（安阳市幸福渠管理处；安阳市彰武南海水库工程管理局）



水利工程验收档案资料的整理

□杨艳芳1□朱彦芳1□杨永强2
（1安阳市幸福渠管理处；2安阳市彰武南海水库工程管理局）

摘要：水利工程档案资料涉及到工程前期、实施、竣工验收等不同环节所产生的文字、声像等资料，有着重大保存价值。文章从水利工程档案概念、水利工程档案的重要作用、验收资料范畴、验收资料标准、档案资料的整理方式、提升验收档案整理水平的举措等6个方面进行阐述，以期相关单位可以更加重视水利工程验收档案资料整理工作。

关键词：水利工程；验收档案资料；整理

0　引言

漳南灌区由幸福、万金、洹南、洹东、汤河五个分灌区组成，位于河南省北部，属海河流域漳卫河水系，隶属于安阳市。灌区东西长68 km，南北宽40 km，控制面积1450 km2，范围包括安阳市区、安阳县、汤阴县、内黄县三县一市区，设计灌溉面积8万hm2，总人口149.05万人。灌区运行40多年来，为工农业生产和经济社会发展做出了突出贡献。

2007年度灌区技改工程建设以来，参与了建设办各个年度的工程档案整理和验收工作，认为工程管理的基础与成效体现在水利工程验收资料工作上，它既可展示施工的整个过程，也可体现合同实施的整个过程。工程管理提出了更高的整理施工技术资料的标准。水利工程验收资料整理的工作正朝专业化与规范化方向迈进。

1　水利工程档案概念

水利工程施工与管理当中，产生的有着高保存价值的不同类型的历史记录统称为水利工程档案。水利工程档案真实记录了工程施工人员所付出的辛劳与所做出的成绩。待工程竣工正式运营后，在设计与选择工程的管理、运转与维护等方面的工作时，此档案资料可起到参考与借鉴的作用。

2　水利工程档案的重要作用

由于水利工程档案资料记载了整个施工过程，它会对整个施工产生影响，也成为工程竣工后运营的重要参考依据。查阅档案资料，就可了解工程情况。在当今社会，工程档案资料的参考与依据地位就更为重要。若施工当中，不重视收集水利工程档案资料，以致资料残缺不齐，就会削弱档案资料的作用。

3　验收资料范畴

水利工程资料主要来源于施工当中，各施工单位提交的不同时期的验收备查资料，包括以下时期的全方位、标准化的资料：工程决策时期、设计筹备时期、设计时期、施工时期、动用前筹备时期与维护保养时期。

4　验收资料标准

4.1验收资料须真实且有可靠性

工程验收资料会适时更新，与工程进度有着一致性。验收档案管理人员需要对监理单位、施工单位与建设单位的资料进行管理，核实三方资料中工程量的计算数据的一致性，以实现三方资料与工程进度同步。从而保证验收资料的真实与可靠性，以利于全方位展现施工真实状况。

4.2资料须全方位且无缺

管理者需要适时核查档案有无缺少，依据项目施工的时间顺序整理档案，以形成连续完整的档案记载时间。若发现有档案缺少或遗漏，管理者要即刻向上级汇报，并以最快速度将档案补全。工程项目后期进行评定时，需要验收档案作为参考资料。另外，工程造价核算也不能缺少验收档案。所以，若有档案缺少，就会对工程结算产生影响，会令承包商面临巨大经济亏损。

4.3统一、规范化管理

项目工程验收档案有着重大作用，为保证资料真实可靠，每一份验收档案上务必有项目工程负责人的签字或建设单位的公章。整理档案时，管理者要核对验收档案后面加盖的印章与建设单位的公章的一致性，核实负责人签字的有效性与清晰度。统一装订已整理好的档案，编写档案目录，外面增加档案封面，并写明档案内容。

5　档案资料的整理方式

5.1整理档案资料的前提是狠抓项目立项

项目通常采用项目法人责任制的管理模式，项目法人既要负责全部项目，还要负责项目竣工资料。所以，竣工资料需要被归到工程施工当中，项目立项起，设置机构与人员，专门负责收集、整理与管理项目竣工资料。

5.2夯实整理档案工作基础制定完备资料管理机制

在施工开始时，需要根据工程的实际状况，项目法人单位制定资料管理机制，针对施工单位、监理单位、管理单位各自所要承担的职责，明确分工。工程施工前，监理单位与管理单位需要共同制定与发布标准化的全套工程资料样表。工程项目建设不同时期的档案资料得到了较好管理，归档资料与图纸才可以实现完备、精准、规范的目标。这样施工技术材料记录与签署才能齐全，

5.3合同法律措施是整理档案工作的保障

档案管理部门需要充分利用招标承包，参与起草与管理合同。在合同中单列一条款给整理文件资料。合同中要明确规定竣工验收时间、竣工资料副本内容、份数、质量与竣工文件材料归档范围，以促动施工单位重视整理档案工作，以利于从法律角度上来保障档案资料的整理。另外，不可忽略监理单位的作用，把监督、审核、验收竣工文件编制的工作，归到监理工程师的工作职责之中。

5.4加强宣传档案知识保证档案资料质量水平

目前，监理资料与施工资料都比较薄弱。就施工资料而言，许多施工人员，甚至是项目负责人，认为内业资料仅是应对检查与交差，未深刻懂得档案资料的重要作用。整理资料时，出现代签、漏签、缺项、漏项、不及时整理、混乱分类，甚至造假等现象。所以，需要大力开展档案知识的宣传教育工作。项目开始施工时，建设管理单位就要足够重视档案整理工作，并大力开展档案知识的宣传教育工作，学习档案基础知识、学习施工当中原始签证资料运作方法，学习整编水利工程竣工资料，掌握验收工程项目的基本标准。这样以来，从施工开始，就执行规范与标准化规定，让施工管理水平上一个台阶。杜绝施工当中有不规范的原始施工资料和文件产生，以保证高水平的工程质量、高质量的竣工档案资料。

5.5进度计划囊括整理档案资料，确保档案资料整理的同步性

建设管理单位规定各施工单位要在进度计划中包括整理不同部分、分部工程质量评定资料。同时对档案资料整理工作的检查也需归到进度计划当中。在整理资料时，发现“原始资料不及时、不完备”、“评定、签证资料未统一、不完整、缺少规范”等问题，要及时处理，对相关人员或单位工给予及时的通报批评与处置。各单位务必遵照标准实施，拒收不达标文件与不满足规定的档案资料，同时不允许统计数量与进行支付，从根本上，确保档案资料的质量与标准。

5.6严格对工程竣工进行验收发挥档案资料的证据作用

竣工验收水利工程项目的重要一环就是工程资料务必提前或同时通过档案验收。所以，在对工程竣工进行验收时，监理工程师与建设管理部门需要认真履行职责，严格审查不同施工单位制定的施工报告、文字资料与竣工图，重点审查隐蔽性工程验收记录是否真实与工程设计变更单的执行情况，严格审查文字资料、竣工图有无缺少、是否精准，审查签证有无残缺，组卷排列是否符合标准。如此以来，保证竣工档案真实且精准，从而在工程项目进行合同决算时，竣工档案资料充分发挥证据作用，以真正实现档案整理目标。

6　提升验收档案整理水平的举措

6.1开展教育工作提升档案管理人员重视验收档案的意识

在水利项目施工当中，施工单位要大力开展验收档案的重要性的宣传教育工作，提升档案管理人员职业道德水平，增强档案管理人员重视验收档案的意识，让档案管理人员明确自身所担负的职责。档案管理人员需要高度重视验收档案工作，以确保实现验收档案记录进度与工程施工进度趋于一致性，按照相关要求，严格管理验收档案资料。

6.2加大对档案管理工作监督考核的强度

在水利工程施工开始时，就要对工程资料进行整理、归档与建档。在每一个工程施工时期，需要监督考核档案资料整理工作，遵循项目工程的施工进度，管理档案资料整理工作。需重视监督与考核档案资料整理的工作，按时对档案资料进行抽查，核实档案记录是否出现纰漏或不准确的现象。如此以来，工程竣工需要验收时，就可以把工程档案进行快速移交。在对验收档案整理与记录时，需要让档案内容的进度与工程项目施工进度处在同一水平线上，适时更新档案内容，保证档案记录的完整。

6.3把现代化先进信息技术运用到验收档案管理当中

当今时代是个信息化时代，电子计算机技术发展极为迅速。不同生产领域都运用了电子计算机技术。所以，21世纪的水利工程档案管理工作也要不断改革更新，把现代化先进信息技术运用到验收档案管理当中，利用电脑储存器进行验收档案资料的储存，使储存仓库数量得以下降，管理人员的工作效率也得到大幅度提升。同时运用电子计算机，可以迅速对资料进行检索，核查档案的完整性，提升资料计算的准确度。

7　结　语

综上所述，在验收竣工水利建设项目时，验收档案成为工程项目验收的不可或缺的部分。工程量计算资料与建设企业的经济利益紧密相联。确保与检查工程质量最有效的方法就是中间产品检测、工程原材料、工程实体的抽检检测报告。所以，需要不断规范工程验收资料，探索新管理方法，开拓新思路，推动验收档案管理工作迈向更高的水平。

参考文献

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［2］张校彬，陈姬玲，王玉霞.浅议水利工程档案资料整理［J］.河南水利与南水北调，2015（16）：114-115.

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［4］盖晶晶，刘锋，郑丽霞.简述水利工程验收资料的整理［J］.内蒙古水利，2012（04）：173-174.

（责任编辑：刘长垠韦诗佳）

中图分类号：TV512

文献标识码：C

文章编号：1673-8853（2016）04-0128-02

收稿日期：2016-02-21