论财务共享服务模式对企业财务管理的影响

文/张延辉



论财务共享服务模式对企业财务管理的影响

文/张延辉

随着施工企业集团的快速发展和扩张，信息化技术的不断提升和在企业管理中的广泛应用，财务共享服务中心的建设越来越受到中铁二十局集团公司的重视和关注，在股份公司的统一部署下，集团公司希望通过财务共享服务中心的建设进一步优化企业财务管理模式，在成本合理的基础上保证企业财务运作的质量和效率，改变传统的分散式组织管理存在的功能重复、职员浪费问题，以及集权式组织管理所存在的非弹性化、信息滞后等问题。本文基于本人在中铁二十局共享服务中心建设工作中积累的工作经验和个人理解，对财务共享模式的特点和财务共享管理模式的含义等方面进行简述和分析。

中国铁建下属有20多个工程局，每个工程局从集团公司、工程公司再到工程项目部都有自己的财务部门，有各自独立的财务系统，财务管理工作面临人力成本、办公费用居高不下，系统建设重复投资，对各工程局难以实现统一规范管理，各地财务数据不能及时共享等问题，导致集团经营和财务风险不断增加，阻碍了财务管理工作的高效开展。随着主业利润空间减少、成本管控难度大、资金需求增多、资产负债居高不下、管理机构分散低效等等这些不断涌现出来的矛盾，迫切需要企业采取新的财务管理手段与措施进行改革。为此，中国铁建集团不断探索新的管理模式，决定对下属所有工程局的财务部门进行整合，财务系统也要由原来的分散式走向集中式管理，以解决财务职能建设中的重复投入、效率低下等问题，于是在2012年，“财务共享服务中心”在中国铁建因时而立，应运而生。

一、财务共享管理模式的特点

财务共享服务管理模式和其他所有管理模式一样有其特别之处，概括起来主要有以下几个特点：

(一)“一集中一撤销”

在集团公司建立财务共享服务中心及资金结算中心，由部分业务扎实、经验丰富的财务人员集中负责整个集团公司所有项目单据的制单、审核及资金支付，并撤销原项目出纳岗位、会计核算岗位。这样不仅在人员数量上大大减少，降低了项目日常开支及成本支出，节省了资源，信息的集中化处理还可以给决策者提供更加精确的决策依据，使得财务审计及监察工作可以足不出户就得以实现，更进一步的节约了企业的成本。流程化的操作使得集团公司能够更好的全程监控企业的财务情况，业务处理更加透明化，规避了人为因素的影响。如图1：

图1

财务共享服务中心网上报销模块，通过票据扫描及票据归档，极大程度的整合了资源，使得企业的运营成本更加低廉。极好的解决了分散模式下企业财务管理所面临的各类难题。数据信息的高度集中化，为企业的纳税筹划提供了坚实可靠的依据，使得企业可以合理的规避税务风险。

(二)实现统一核算

在共享服务中心成立以前，各子公司虽对所属各项目均有统一核算要求，但因所属工程板块不同、项目隶属模式不同等原因，使得各项目会计核算口径不统一，标准化会计核算不一致，为日常财务管理、审计工作造成诸多不便。财务共享服务模式的建立，不但在日常会计业务中统一了核算口径和核算标准，同时建立了更加标准化的财务管理、预算管理、税务管理、审计管理模式，为企业转型升级提供有力的数据支持。

(三)成为信息纽带

过去财务数字相对单一，与工程信息、计价信息等相对独立，项目内部各信息之间缺乏信息共享纽带，在不同程度上成为“信息孤岛”，很难客观反映工程建设情况。财务共享服务平台的建立使得财务数据实现与其他各类信息的融通，通过各类数据间的整合、比较，能够更加客观地反映项目资本运作、变更理赔、税务筹划、纳税调整、预算管理等信息的落实情况。

二、财务共享管理模式的含义

(一)推动财务管理模式的创新

信息化大时代的到来，使得传统的财务管理模式不能满足管理需求，应运而生的“财务共享服务模式”为企业财务管理注入了新的血液。财务共享服务模式的良好运行，需要较高的技术支持及各方面的默契配合。首先通过久其公司开发的财务软件报账系统及核算系统进行具体运作，形成一个数据库作为集团财务系统的数据管理与分析支撑平台，同时，在深圳国信公司提供的影像系统的相互配合下才能完成每一笔业务的处理。目前，从公司本级到项目的一切经济业务都必须通过久其系统自己提交，包括事前的预算申请、事中的借款、报销、合同的审批、资金的支付等，从之前财务人员的全权代劳到自己亲手操作，是传统报账模式的一种变革，是促进集团公司“法人管项目”，实现“两基”建设的利器。

(二)杜绝“三无两超”、落实“三重一大”，利于监察及审计的有效措施

“财务共享服务模式”的推行，要求所有的购销合同、费用预算、账务报销、资金支付等必须通过久其系统进行线上审批，项目领导审批完后还需要共享中心人员进一步审核、把关，对于“三无两超”资金拨付坚决予以驳回，杜绝了超付款现象的出现。特殊情况附付款申请及承诺书后才允许付款，责任到个人，为事后业务处理提供了保障和依据，一定程度上减轻了财务人员的工作压力。

“财务共享服务管理模式”中审批流程的设置，充分实现了《财务管理实施细则》的要求，首先是部室负责人审核，然后经财务负责人、财务总监复核，最后项目经理审批后“入池”，大额费用及资金支付需项目经理、书记、总工联审联签，充分体现了“三重一大”的民主集中决策制度，最后财务共享中心业务人员再进行初审及复审后方可形成一笔凭证。经过层层把关，严谨的审核，很大程度上减轻了审计及税务风险。

更有利于财务监察及审计工作的推进。监察及审计人员可以在线查看账务数据，并且可以通过影像资料查看原始单据，方便快捷的进行业务指导，为监察审计工作无纸化办公奠定了基础。

(三)提高资金利用率，加强资金管控

借助共享平台，在资金管理控制方面，集团公司层面将推行资金集中支付，逐步实现工程项目零现金管理，加强资金风险管控能力和统筹调配能力；在内控风险防范方面，有利于发现基层单位的经济业务存在的风险或不符合集团规章制度的事项，可以及时反馈并要求整改，将事后补救提前到事中控制，甚至是事前防范。在共享模式的流程化管理、标准化运作中，通过系统的固化流程有效控制风险，提高集团公司整体管控能力。项目必须严格按照经公司审批同意的资金支付计划进行支付，统筹安排资金，加强了资金支付的计划性，将有限的资金用在刀刃上，提高了资金利用率，最大限度的发挥了“现金为王”的重要作用。项目银行账户按照要求需开通网银支付功能，网银U盾由各子公司资金结算分中心统一管理。不仅加强了对资金支付的监管，同时也规避了金融风险。

(四)财务基础工作进一步标准化、规范化的助推剂

与之前的浪潮财务软件系统不同，久其系统内的会计核算科目全部由股份公司统一设定，各子公司和项目无权新增或更改科目库信息。职员、客户、供应商、自定义等辅助核算信息的添加也需由项目提出申请，经“财务共享服务中心”运营管理员审核后统一添加，控制了项目财务人员的自主权，但是整个集团公司财务数据更加统一，使财务数据的查询应用更加方便、快捷。

“财务共享服务中心”设立费运营管理科、费用报销科、收入成本科、总账报表科、资金结算科、票据档案科、综合业务科、综合办公室八个科室。从发票等附件的审核，核算的规范化到资金的流出，不同的审核组分别随机提取不同类型的单据，严格按标准审核，加强了管控力度，杜绝了管理漏洞。同时也避免了之前项目财务人员直接面对面给业务人员报销账务出现的为难处境，从某种意义上讲，对项目财务工作来讲是一种解脱。

目前久其财务共享服务系统还未实现与财务报表的对接，数据的提取还需在线下完成。但就目前会计核算的统一要求，财务报表数据将更加准确，如果完善报表自动生成机制后，也会大大减轻财务人员工作压力。

(五)加强财务人力管理、提升财务人员技能，促进职能转变的有利契机

新的财务管理模式的实践，需要财务人员与时俱进，不断学习新知识，跟上新潮流，通过增强服务意识，将财务队伍打造成“实事求是、积极进取、务实高效、服务一线”的阳光队伍。“财务共享服务中心”的建立，使财务核算岗、出纳岗等岗位实现集中办公，更有利于对财务人力资源的管理，便于沟通、相互学习。“财务共享服务中心”的运行减少了项目财务人员的配置，也促使财务人员有时间参与施工现场的成本管理，向战略财务的方向发展，有效阻击亏损、提高效益，切实解决“寅吃寅粮，卯吃卯粮”的问题。

(六)提高工作效率的创新机制

以员工日常报销举例说明：员工报销不再填写纸质的呈批件等单据，也无需在当面找主管领导签字审批，改变了传统的报账步骤，使费用报销更加方便快捷。部门主管、财务主管、分管领导可进行电脑PC在线审批，解决了因施工企业长期外出出差而不便审签的困扰，而且系统还支持移动终端手机的审批功能，即使不在电脑前都可以随时完成在线审批工作。相比之前的日常报销，“财务共享服务中心”模式更加方便、快捷、高效，节约了等待领导签字的时间去创造更多的价值，也避免了单据的积压，及时处理相关业务，提高了时效性，满足了会计核算的及时性要求。而且所有资料必须通过影像系统的扫描才能完成，资料在系统中留存，在以后查询业务过程中不需要再翻阅纸质凭证便可以快速的查看原始资料，提高了工作效率。

总之，企业随着全球经济发展的需要，财务共享服务建设是一项发展意义长远的、复杂的系统工程，财务共享也必将拓展海外业务，因此需要我们清晰认识共享服务管理模式的特征、实施方法和潜在风险等，避免盲目追求创新，真正达到正确运用共享服务管理模式的优势。目前如何做好共享达到低成本高效率的目标、如何依托共享平台提高财务管理水平、如何提高服务水平让共享中心走向市场化，将是任重而道远的。在现有的核算管理模式及系统下，针对不同的使用群体，精细化流程；启用银企直联模式，提高支付效率及安全性；加强绩效管理机制，提高人员工作积极性，加强财务共享服务中心凝聚力，为财务共享服务中心走向更高的阶层而保驾护航！

(作者单位：中铁二十局集团财务共享服务中心)