计算机技术在自动化办公中的应用

王 潇

（西安翻译学院，西安，710105）

计算机技术在自动化办公中的应用

王 潇

（西安翻译学院，西安，710105）

时代的发展与社会的进步增加了企事业单位办公事务的处理量，传统的信息处理模式已无法与现代社会发展所需相适应，激烈的竞争对办公机构与企业提出了新要求，自动化办公已逐渐发展为整个社会的必然前进方向。计算机技术是自动化办公的基础与核心，本文对计算机技术在自动化办公中的应用进行研究。

计算机技术；自动化办公；应用

现代科技的不断进步推动了计算机技术的蓬勃发展，为计算机的应用开辟了一个新时代。作为一种自动化办公的实现技术，计算机技术贯穿在自动化办公的各个环节与过程中，借助于计算机，自动化办公的成效得到了显著的提升。

1 自动化办公及其组成要素

自动化办公是信息化时代的产物，通过对先进计算机技术予以引进，办公室中建立起自动化的信息处理系统，有利于自动化事务办公的实现。借助于各种计算机软硬件与办公设备，工作人员可以对信息进行收集、存储、传输、加工与更新等各项工作，并在计算机网络中集中运用企业的信息处理、自动化办公与公务管理等各个系统。在本质层面上，自动化办公就是一种对信息进行收集、处理、传递与变化的过程，其构成要素分别有办公环境与信息、技术工具、办公制度、组织结构以及工作人员等。

（1）办公环境会随着计算机技术与通信技术的发展而发生很大的变化，技术进步缩短了人与人之间的时空距离，现代化通讯技术的应用提高了办公人员自由发挥及创造的能力。

（2）办公信息在自动化办公中发挥着基础性作用，将计算机技术及自身处理数字、事务以及决策的能力应用到日常工作之中是自动化办公最主要的职能之一。

（3）自动化办公通过对计算机与通信技术进行结合实现了对彼此独立且存在一定相关性的办公设备与办公系统的连结，在统一的系统内部共享信息资源，对工作效率予以提高。

（4）制度是办公知识与办公经验的一种固化形式，各个部门都需要对制度中所规定的行为规范予以严格遵守，借助计算机技术中的自动约束机制，自动化办公系统可以向自身合理办公制度的实施提供保证。

（5）组织机构对办公模式中的层次与等级的划分起决定性作用，在计算机系统的管理组织中，组织机构可以得到良好且充分的体现，通过引入计算机技术，组织机构的灵活可变性得到了极大的提升。

（6）办公是人群开展的一项管理活动，其执行方是人，在自动化办公中，人作为第一要素有着极高的地位。每个人所从事的工作有着不同的工作性质，以此为依据，可将工作人员分为专业人员、决策人员、管理人员以及辅助人员。不管划分如何，他们都需清楚知道办公所需具备的办公设备及其在自动化办公系统中的位置与功能。

2 计算机技术在办公自动化中的应用价值及其功能实现

2.1 计算机技术在办公自动化中的应用价值

拓宽办公区域，优化办公环境。计算机的引入在一定意义上可将企业从原本的一块有限的办公场地引领至地标写字楼甚至全球各地，办公人员可通过计算机网络进行沟通与协作，借助人机信息系统进行自动化管理，从整体层面上优化办公环境。此外，计算机技术的应用还能够对不同行业与不同领域进行连接，推动跨行业、跨领域合作交流的实现。

降低管理成本，提高工作效率。企业对先进计算机技术的引入不仅可以有效缩减企业办公所需材料，还能够简化办公步骤，有利于管理成本投入的降低。在应用计算机技术进行自动化办公之时，可以减少一部分办公人员数量，在降低用人成本的同时对办公效率及收益予以提升。

调动个体创造力，推动企业发展。企业引入计算机技术进行自动化办公管理的目的在于标准化自身管理规范、自由化内外部交流以及简便化办公流程，尽可能地使办公人员从繁杂的办公事务与枯燥的办公环境中得到解放，进而激发其个体创造力，这有利于提升企业收益，推动其实现健康且有序的发展。

2.2 计算机技术实现自动化办公的功能

在自动化办公的发展进程中，计算机技术所实现的功能主要为文字与数据处理技术、多媒体技术以及网络技术等的运用。自动化办公中文字处理技术主要包括World、WPS等计算机编辑排版工具，它们的使用有利于提高编辑处理、映像处理、版式设计以及打印复制等办公活动的效率；数据处理技术主要包括Excel等计算机数据表格处理工具，其使用有利于办公人员直接利用计算机进行表格设计、处理以及制作等各项操作，促进表格处理各个工作环节自动化的实现；多媒体技术包括图像处理专用系统、多功能多媒体工作站、语音传真以及综合业务数字网络等，借助于这类技术，办公业务会更具现代化特征；网络技术包括视频会议等，通过多媒体网络支持下视频会议的举办，各级员工可以实现无时间与空间限制的面对面谈话，同时借助计算机对决议的可行性进行汇总、打印与判断，并向一人同时参与多项会议提供支持，节省费用与时间，以最大限度地提高办公效率。

3 自动化办公进程中计算机技术应用的应对

计算机应用在不同行业的扩展提升了行业内从业人员计算机应用能力等级的要求，在实际工作中，相关企业与人员均需以社会需求为基础加强理论与实践学习，进而提高各行业的工作效率及员工自身的工作质量。

3.1 加强宏观调控

计算机技术及自动化办公技能宏观调控意识的强化对行业的发展至关重要，现阶段，很多企事业单位的领导并未充分认识到计算机应用的重要性，加之财政资源限制及相关软件的滞后，自动化办公对计算机软件的应用还存在一定的阻碍，设备购买、软硬件投资以及人员培训等的资金投入无法对单位的发展需求予以满足，管理者与决策者需进一步加大对自动化办公的宏观调控力度，以使办公设备与管理框架实现由上到下的完善与改进。

3.2 完善体制建设计算机技术的应用需要有客观适用的选择条件作支撑，虽然国外商品化软件具有管理理论支持与开发团队构成优势，但是其费用大多高昂，加之应用环境的不同，导致很多国外优秀软件在我国无法充分发挥自身应有的功能。因此，在对计算机技术及软件进行应用之时，需对我国现有计算机技术应用环境及行业与系统性能的具体要求予以综合考虑，制定并完善合理的自动化办公管理体制，从自身的内部管理导向层面进行优化与配合。

3.3 改善外部应用环境

外部应用环境的改善来自于同专门教育机构的合作，这有利于企事业单位战略制高点的打造。对于员工来说，短期的培训无法对企业自动化办公及计算机技术应用等方面的要求予以满足，与专业教育机构的长期交流与合作可以发挥培训计划的支撑作用，让教育机构以企事业的用人需求为依据进行课程的设置，这一措施对于良好计算机技术外部环境的营造及高质量人才培训基地的建设来说将会十分有效。

3.4 提高技术人员专业素养

现阶段，计算机技术人员素质高低不一，软件所要求的计算机及外语基础掌握程度也不尽相同，对计算机软件应用方法及理论方面的理解也不深刻，这不利于计算机技术自动化办公在实践中的应用与推广。因此，计算机专业技术人员需提高自身专业素养，掌握先进的技术使用手段，对企事业单位中的内部机房及办公室等场所的物理环境提供保障，通过配备高性能防火墙、修复系统软件漏洞、构建网络防杀毒系统等方式使网络实现高效、通用以及安全管理，在专业层面向自动化办公提供先进且完善的计算机技术支持。

3.5 促进办公人员自主学习

对于办公人员来说，不仅应掌握电脑的正确使用方法，还要满足计算机应用能力的要求，例如：熟练使用windows、xp等操作系统，具备安装、启用常用软件的能力；熟练运用文字、表格、图像等处理软件；能够对计算机病毒进行查杀，当软件出现故障之时具备一定的故障检测与排除能力；掌握计算机网络通信、多媒体、文本下载与上传等知识；在日常管理中对机箱、外设接口、主板以及电源灯硬件资源进行维护等等。在自动化办公已初具规模的背景下，加强办公人员自主学习，使其树立并掌握正确的技术意识与素质能够促进自动化办公实现更加快速的发展。

4 结语

社会经济与科技的发展复杂化了企事业单位的办公事务，各单位办公方式的革新衍生并加速了办公自动化的发展。以计算机为基础的文字与数字处理技术、多媒体技术以及网络技术等提高了办公人员的工作质量与效率，意义重大。对于未来企事业单位来说，加强对自动化办公与计算机技术应用的重视是其综合竞争力不断提升的关键所在，计算机技术在自动化办公中的应用势必会有更为广阔的发展空间。

[1]魏宏玲.办公自动化中的计算机技术应用[J].赤峰学院学报：自然科学版，2013（22）：28-29.

[2]林安娜.计算机技术在办公自动化中的应用[J].东方企业文化，2012（20）：57-58.

[3]甘露，雷梁.计算机技术在办公自动化中的应用研究[J].山东工业技术，2016（13）：145，215.

王潇，女，1983，陕西省西安市，本科，讲师，计算机应用

Application of the computer technology in office automation

Wang Xiao
（Xi 'an Fanyi university，Xi'an，710105）

The development of times and social administration increase the enterprise and public institutions’ office issues throughput.Traditional information processing model has been unable to meet the needs of social development.The highly competitive era of offices and business put forward new demands. Office automation has become the inevitable heading of whole society. Computer technology is the foundation and kernel of office automation,the paper analysis the application of computer technology in the office automation.

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