教育管理信息系统研发项目的进度管理研究

唐海英王体春

[摘要]笔者作为项目经理参与的某公司研究生教育管理信息系统项目（GMIS）的全程管理工作。项目以某高校研究生主管部门为依托，面向管理人员、导师和学生，集招生管理、学工管理、培养管理、学位学科管理、毕业管理等各子系统于一体。本文结合笔者实践，首先对项目的所有活动通过分解进行定义，使用前导图方法对项目活动进行了排序，经过对项目活动的资源估算、历时估算并制订了项目进度计划，形成了项目进度甘特图，在项目执行过程中依据项目甘特图，进行项目绩效测量，根据绩效测量结果，通过项目进度变更控制系统对项目进度进行了很好的控制。在确保项目质量和成本基础上，很好地按照项目进度计划顺利完成了项目。最后总结了不足之处。

[关键词]GMIS；项目进度管理；活动历时估算；进度控制

[DOI]1013939/jcnkizgsc201608079

随着研究生教育的不断发展，传统的教育管理费时费力且信息共享等弱点非常突出，对管理的信息化要求越来越高。以教育信息化带动教育现代化，是我国教育事业发展的战略选择，根据国家《2006—2020年国家信息化发展战略》和教育部《教育信息化十年发展规划（2011—2020年）》[1]要求，系统以某高校研究生主管部门为依托，面向管理人员、导师、学生和考生，集招生管理、学工管理、培养管理、学位学科管理、毕业管理、就业管理、系统管理等各子系统于一体。在项目进行中，因项目规模较大，干系人众多且比较分散，管理结构复杂，给项目顺利推进带来了一定困难。该项目要求在2014年9月入学时能够上线试运行，时间要求紧，项目的进度管理对项目成功至关重要。在具体管理过程中，笔者根据项目实际情况，遵循时间管理的典型方法，对项目活动进行了定义、排序，资源估算、历时估算并制订了项目进度计划，在项目扫行过程中，通过项目进度变更控制系统对项目进度进行了很好控制，最终在既定的时间完成了所有项目工作。

1活动定义

活动定义[2]就是根据工作分解结构（WBS），将项目工作分解为一系列更小、更易管理的活动。笔者利用公司以往类似项目经验和模板，根据项目范围说明书和WBS，召开项目组成员专门会议，对WBS结构自上而下，采用滚动式规划的方法，对所有项目活动进行了定义。我们将项目首先进行了阶段定义，包括项目的需求获取、需求分析、系统设计、系统开发、系统测试、用户测试、系统试点、系统正式上线等几个阶段。然后，笔者根据项目进展的不同阶段，采用滚动规划方法，将项目涉及的所有活动逐步进行了分解定义。对于近期要完成的工作在工作分解结构最下层详细规划，远期需要完成的工作则表现在工作分解结构相对高的层次上。通过滚动式规划方式，随着项目工作的开展，项目活动也逐步清晰，最后形成统一的活动清单，对各个阶段确立形成里程碑清单。

2活动排序

根据活动定义结果，笔者将所有活动之间的关系进行了分析，主要是分析其依赖关系，前采用前导图方法，将所有活动之间的依赖关系绘制成项目网络图。例如，在系统测试阶段，我们通过与用户沟通，最终明确先进行公司内部的自测工作，再由用户代表在公司实验室环境下进行用户测试，最后选择在用户环境的两二级院系和学校之间进行现场测试；而对于公司内部测试阶段，我们将学校服务器端系统与二级院所等远程端进行集中开放式测试。再如，对学科模块的开发，放在招生模块之前进行，因为学科代码的确定直接影响到招生的确定，而培养和学位学工等在之后进行，同时考虑到招生有些代码，在学生授位时不完全一致，如有些多个自设专业授位只有一个统一的学科代码，所以在开发这些模块之后还要进行与学科招生代码的视图映射，并推送入主题数据库、历史数据库、数据仓库等作进一步分析。

3活动的资源估算

根据活动清单，还有公司类似项目经验，结合现在物价水平等环境因素，考虑到项目的依赖关系，我们在专门的项目计划会议上，采用自下而上的估算方法估计了项目所需要的相关资源，并绘制了资源分解结构（RBS）。例如在测试阶段，我们针对所需要测试的系统数量有15个，每个系统的测试人员设为公司测试员1名，用户代表1名共2人，以及试点数量，估算了所需要测试计算机及其软研件配属，在测试之前准备好相应测试环境，并要求用户准备好WEB和数据库服务器各一台，并装有服务器版操作系统，还有客户端等一系列资源。

4活动的历时估算

根据前面工作的结果，我们在项目计划会上，根据前面的活动定义清单、项目范围说明书、活动清单、活动资源需求等，采用了活动历时的三点估算法，由于开发过程中业务方面的算法历时估算比较复杂，受多种不确定因素影响，为此，我们分别估算了最乐观、最悲观以及最可能的开发时间，使用三点估算公式计算机出项目所需要的一个时间段，同时考虑到不确定因素的影响，再加上该时间段的5%作为预留时间作为项目工期。例如，对于培养工作中的成绩管理，英语是由听力、口语、写作、精读等几科课程成绩加上学位英语合成一科出成绩，且硕士和博士分科不一样，非学历生与学历生又不一样，校内课程班和校外课程班的业务要求又不一样，且实施中时间有一定的不确定因素，因此我们让开发人员估计了最乐观时间2周，最悲观时间6周，最可能时间4周，加权算出该项目模块的需要的一个时间4周，再加上5%的预留时间1天作为其估算历时。

5制订进度计划

制订进度计划就是决定项目的开始和完成时间。我们在计划会议上，对项目范围、进度网络图进行分析，考虑到一定的提前和滞后和资源平衡，采用project，定义了每一项工作的最早和最迟开始和结束时间，持续时间，计划甘特图并印制成册，下发给项目各方，制定项目进度计划，并用甘特图表示出来，公布在张贴出来，以让项目组成员明确进度按排情况。排序约束如新生进行课表显示，必须要满足新生名单从招生子系统录取确定导入，并且要制定好该年级各专业的培养方案，然后再进行排课，提交培养计划后才能选课，选课确定后才能最终生成其相应的课表。

6进度控制

根据项目进度计划，我们以进度计划、绩效报告、进度基准以及已批准的变更需求为依据，结合绩效、信息、采用变更控制系统、偏差分析方法进行项目变更管理，并规定变更由变更控制办公室批准执行，而对重大变更，还要经过监理主持的监理协调会通过。我将变更分为需求变更、技术变更、人员变更等几类，要求变更申请以书面形式提出批准后，并跟踪确认效果。对项目实际进度进行密切监控，及时定期绘成甘特图，与计划甘特图进行比较，出现偏差，采取相应措施纠偏。我设计定义了明确的里程碑，在每个里程碑中，都采用评审会的形式对阶段工作进行确认。如在导师遴选模块开发时，本来计划为10个工作日开发时间，但由于甲方对导师遴选的条件和步骤有变更，到了10天开发还没有完成，经过审批和确认，重新估算历时，还需要多用15个工作日才能完成，而当时预留时间只有半天，在网络分析中其该节点时差也只有1天，且在关键路径上，因此我们采用加班，并与甲方很好沟通配合，通过进度压缩，在11个工作日内完成该模块开发。

由于我们在项目管理中采用进行了严格的活动分解，充分分析各活动的依赖关系，对活动进行了详细具体的资源和历时估算，并制定了科学合理的进度计划，而在项目实施中对项目进度又进行了严密监控，对可能影响项目进度的因素进行管理和影响，对在实际中出现的偏差进行了及时的纠正和应对，项目最终在9月1日在某高校部署后一次性上线成功，目前运行情况良好。

参考文献：

[1]顾明远学习和解读《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010—2020）》[J].高等教育研究，2010，V31（7）：1-6

[2]柳纯录，刘明亮，高章舜信息系统项目管理师教程[M].2版北京：清华大学出版社，2008