唐海英王体春
[摘要]笔者作为项目经理参与的某公司研究生教育管理信息系统项目(GMIS)的全程管理工作。项目以某高校研究生主管部门为依托,面向管理人员、导师和学生,集招生管理、学工管理、培养管理、学位学科管理、毕业管理等各子系统于一体。本文结合笔者实践,首先对项目的所有活动通过分解进行定义,使用前导图方法对项目活动进行了排序,经过对项目活动的资源估算、历时估算并制订了项目进度计划,形成了项目进度甘特图,在项目执行过程中依据项目甘特图,进行项目绩效测量,根据绩效测量结果,通过项目进度变更控制系统对项目进度进行了很好的控制。在确保项目质量和成本基础上,很好地按照项目进度计划顺利完成了项目。最后总结了不足之处。
[关键词]GMIS;项目进度管理;活动历时估算;进度控制
[DOI]1013939/jcnkizgsc201608079
随着研究生教育的不断发展,传统的教育管理费时费力且信息共享等弱点非常突出,对管理的信息化要求越来越高。以教育信息化带动教育现代化,是我国教育事业发展的战略选择,根据国家《2006—2020年国家信息化发展战略》和教育部《教育信息化十年发展规划(2011—2020年)》[1]要求,系统以某高校研究生主管部门为依托,面向管理人员、导师、学生和考生,集招生管理、学工管理、培养管理、学位学科管理、毕业管理、就业管理、系统管理等各子系统于一体。在项目进行中,因项目规模较大,干系人众多且比较分散,管理结构复杂,给项目顺利推进带来了一定困难。该项目要求在2014年9月入学时能够上线试运行,时间要求紧,项目的进度管理对项目成功至关重要。在具体管理过程中,笔者根据项目实际情况,遵循时间管理的典型方法,对项目活动进行了定义、排序,资源估算、历时估算并制订了项目进度计划,在项目扫行过程中,通过项目进度变更控制系统对项目进度进行了很好控制,最终在既定的时间完成了所有项目工作。
1活动定义
活动定义[2]就是根据工作分解结构(WBS),将项目工作分解为一系列更小、更易管理的活动。笔者利用公司以往类似项目经验和模板,根据项目范围说明书和WBS,召开项目组成员专门会议,对WBS结构自上而下,采用滚动式规划的方法,对所有项目活动进行了定义。我们将项目首先进行了阶段定义,包括项目的需求获取、需求分析、系统设计、系统开发、系统测试、用户测试、系统试点、系统正式上线等几个阶段。然后,笔者根据项目进展的不同阶段,采用滚动规划方法,将项目涉及的所有活动逐步进行了分解定义。对于近期要完成的工作在工作分解结构最下层详细规划,远期需要完成的工作则表现在工作分解结构相对高的层次上。通过滚动式规划方式,随着项目工作的开展,项目活动也逐步清晰,最后形成统一的活动清单,对各个阶段确立形成里程碑清单。
2活动排序
根据活动定义结果,笔者将所有活动之间的关系进行了分析,主要是分析其依赖关系,前采用前导图方法,将所有活动之间的依赖关系绘制成项目网络图。例如,在系统测试阶段,我们通过与用户沟通,最终明确先进行公司内部的自测工作,再由用户代表在公司实验室环境下进行用户测试,最后选择在用户环境的两二级院系和学校之间进行现场测试;而对于公司内部测试阶段,我们将学校服务器端系统与二级院所等远程端进行集中开放式测试。再如,对学科模块的开发,放在招生模块之前进行,因为学科代码的确定直接影响到招生的确定,而培养和学位学工等在之后进行,同时考虑到招生有些代码,在学生授位时不完全一致,如有些多个自设专业授位只有一个统一的学科代码,所以在开发这些模块之后还要进行与学科招生代码的视图映射,并推送入主题数据库、历史数据库、数据仓库等作进一步分析。
3活动的资源估算
根据活动清单,还有公司类似项目经验,结合现在物价水平等环境因素,考虑到项目的依赖关系,我们在专门的项目计划会议上,采用自下而上的估算方法估计了项目所需要的相关资源,并绘制了资源分解结构(RBS)。例如在测试阶段,我们针对所需要测试的系统数量有15个,每个系统的测试人员设为公司测试员1名,用户代表1名共2人,以及试点数量,估算了所需要测试计算机及其软研件配属,在测试之前准备好相应测试环境,并要求用户准备好WEB和数据库服务器各一台,并装有服务器版操作系统,还有客户端等一系列资源。
4活动的历时估算
根据前面工作的结果,我们在项目计划会上,根据前面的活动定义清单、项目范围说明书、活动清单、活动资源需求等,采用了活动历时的三点估算法,由于开发过程中业务方面的算法历时估算比较复杂,受多种不确定因素影响,为此,我们分别估算了最乐观、最悲观以及最可能的开发时间,使用三点估算公式计算机出项目所需要的一个时间段,同时考虑到不确定因素的影响,再加上该时间段的5%作为预留时间作为项目工期。例如,对于培养工作中的成绩管理,英语是由听力、口语、写作、精读等几科课程成绩加上学位英语合成一科出成绩,且硕士和博士分科不一样,非学历生与学历生又不一样,校内课程班和校外课程班的业务要求又不一样,且实施中时间有一定的不确定因素,因此我们让开发人员估计了最乐观时间2周,最悲观时间6周,最可能时间4周,加权算出该项目模块的需要的一个时间4周,再加上5%的预留时间1天作为其估算历时。
5制订进度计划
制订进度计划就是决定项目的开始和完成时间。我们在计划会议上,对项目范围、进度网络图进行分析,考虑到一定的提前和滞后和资源平衡,采用project,定义了每一项工作的最早和最迟开始和结束时间,持续时间,计划甘特图并印制成册,下发给项目各方,制定项目进度计划,并用甘特图表示出来,公布在张贴出来,以让项目组成员明确进度按排情况。排序约束如新生进行课表显示,必须要满足新生名单从招生子系统录取确定导入,并且要制定好该年级各专业的培养方案,然后再进行排课,提交培养计划后才能选课,选课确定后才能最终生成其相应的课表。
6进度控制
根据项目进度计划,我们以进度计划、绩效报告、进度基准以及已批准的变更需求为依据,结合绩效、信息、采用变更控制系统、偏差分析方法进行项目变更管理,并规定变更由变更控制办公室批准执行,而对重大变更,还要经过监理主持的监理协调会通过。我将变更分为需求变更、技术变更、人员变更等几类,要求变更申请以书面形式提出批准后,并跟踪确认效果。对项目实际进度进行密切监控,及时定期绘成甘特图,与计划甘特图进行比较,出现偏差,采取相应措施纠偏。我设计定义了明确的里程碑,在每个里程碑中,都采用评审会的形式对阶段工作进行确认。如在导师遴选模块开发时,本来计划为10个工作日开发时间,但由于甲方对导师遴选的条件和步骤有变更,到了10天开发还没有完成,经过审批和确认,重新估算历时,还需要多用15个工作日才能完成,而当时预留时间只有半天,在网络分析中其该节点时差也只有1天,且在关键路径上,因此我们采用加班,并与甲方很好沟通配合,通过进度压缩,在11个工作日内完成该模块开发。
由于我们在项目管理中采用进行了严格的活动分解,充分分析各活动的依赖关系,对活动进行了详细具体的资源和历时估算,并制定了科学合理的进度计划,而在项目实施中对项目进度又进行了严密监控,对可能影响项目进度的因素进行管理和影响,对在实际中出现的偏差进行了及时的纠正和应对,项目最终在9月1日在某高校部署后一次性上线成功,目前运行情况良好。
参考文献:
[1]顾明远学习和解读《国家中长期教育改革和发展规划纲要(2010—2020)》[J].高等教育研究,2010,V31(7):1-6
[2]柳纯录,刘明亮,高章舜信息系统项目管理师教程[M].2版北京:清华大学出版社,2008