新形势下高校二级学院教务部门的职能定位与科学运行探析——以湖南科技学院为例

邹小阳



新形势下高校二级学院教务部门的职能定位与科学运行探析——以湖南科技学院为例

邹小阳

（湖南科技学院 经济与管理学院，湖南 永州425199）

新形势下，大多数高校开始推行校院两级教学管理模式，二级学院设有专门的教务管理部门来负责执行学校教务处下达的各项教学管理业务，统领整个学院的教学管理，协调处理与校内其他二级学院教务管理的有关工作。其教学管理职能如何明确，如何发挥它在高校教学管理中的重要作用，实现组织高效科学地运行，文章进行了较深入地分析和探讨。

二级学院；教务部门；管理职能；科学运行

在国家政策的指引下，这几年大多数高校注重内部的改革，办学模式和管理模式都发生了转变，以前的校、系、教研室的管理层级改为校、院、系的管理层级，学校集中统一的教学管理模式，现在转变为校院两级教学管理模式。二级学院的数量逐渐增多，其中二级学院设有专门的教务管理机构－教务办（科），负责执行学校教务处下达的各项教学管理业务，统领整个学院的教学管理，并协调处理与校内其他二级学院教务管理的有关工作。这种新生的管理机构，如何定位它的管理职能，发挥其在高校教学管理中的重要作用，并且促进其高效科学地运行，进而提高学校的整体教学管理水平，提升人才培养质量，应成为高校教学改革的一个重要课题。

一　二级学院教务办的职能及作用

（一）二级学院教务办的职能

二级学院教务办是二级学院教学管理的职能部门，负有参谋和调度的责任，对教学工作进行组织和控制。它是在学校教务处的业务领导和学院的行政管理下开展二级学院的教学管理工作，将学校教务处下达的各项工作落实到具体的工作实践中，是学校教务部门的基层实施和贯彻者。如果说校长、副校长、教务处是属于教学指挥系统，其职能是对教学工作直接进行计划、组织、指挥、协调和控制，那么二级学院、教务办、系部共同组成教学执行系统，教务办相对于系部来说是组织指挥者，相对于学院院长则是执行者，负责组织实施学校教学工作计划，管理好教学常规和教学实施，其工作的好坏直接关系到学校教育方针实行的效果。二级学院教务部门的工作职责与范围包括以下四个方面：

第一，教学常规管理。教学常规管理又称为教学行政管理，是教学管理的日常性工作，通过对各项教学活动的合理安排、组织、指挥、调度和监督，建立稳定有序、富有活力的教学秩序，保证日常教学工作顺利进行。如协助院领导抓好本学院的教学运行管理，抓好各项日常教学工作；负责编排本学院课表，负责教师的调、停课的管理工作；协助各系落实教学计划、制定开课计划、安排教学任务、聘请教师；协助学院领导抓好教学检查、组织教学观摩、评教评学、实习检查；负责本学院教学资料管理和归档工作，包括有关教学文件、教学计划、教学大纲、考试大纲、教案、实习计划、本学院教学活动记录整理、教师业务档案等资料的保存归档。[1]

第二，教学组织管理。教学组织管理包括各系、实训部的管理，系、部是教学研究和教学实践的重要基地，是学校教学工作的最基层组织。各系的任务最具体、明确，与教学的关系最密切，因此选好系主任最为关键。在各系的管理过程中，明确系主任的岗位职责和各项工作的具体要求，然后由教务办统一组织、安排和协调，如培养方案的修订、教材的征订、教学任务的安排和落实，教学检查等。

第三，教学改革管理。教学改革管理需要执行两方面的职能：一是稳定秩序，组织协调和控制日常教学管理；二是引导和激励教师在教学上进行改革和创新。

第四，教学质量管理。教学管理主要就是对教学质量实施管理，以达到提高教学质量的目标。如考务管理、成绩管理、学籍管理、毕业论文、实践实习、科研等方面的管理。

从上面可以看出，二级学院教务部门的工作相当于学校教务处的传统工作，它全面负责管理所在学院的教学、实践、科研、学科建设、专业建设、保存教学档案资料等多项内容，从领会领导的决策到执行具体的工作，都是依靠教务办这个“中介”来组织实现，不难想象，二级学院教务办工作性质变了，工作范围扩大了，工作量增加了，责任更重大了，直接为教学的正常运行提供了保障，所以，它在二级学院的管理地位和作用非同寻常，不可小觑。

（二）二级学院教务部门在教学管理中的作用

首先是桥梁纽带作用。二级学院的教务部门处于教务处、二级学院、系部、教师和学生的交叉位置，起着不可替代的桥梁和纽带作用。教务处通过教务办把教学方针、教学文书下达到各教学学院，教务办又把它传达给教学院长，教学院长要执行下去需要教务办去具体落实，如需要系部落实的就下达到系部，需要教师和学生落实的就下达到教师和学生，所有的信息反馈和具体事情的落实最后都通过教务办汇总、回收，再向教务处反馈。

其次是助手和参谋作用。协助院领导抓好本学院的教学运行管理，抓好各项日常教学工作，传递教学文书，发布各项指令和通知，使教学计划得到落实和完成；在领导进行教学管理决策方面，起着重要的参谋作用。

再次是档案凭证作用。在教学管理的运行中，会产生大量的教学文书，保存有关教学文档，以便考究查阅，为学院的发展和建设提供依凭作用。

第四是为教师学生服务。高校教学是教学管理的核心工作，教师的教和学生的学是相辅相成，最终都是为了落实人才培养方案，培养高质量的人才。教务办理应树立服务意识，为教师教学设施、教学信息提供服务，为学生的考试成绩查询、学籍异动、课程安排提供服务。

二 二级学院教务办运行现状

（一）人员配备不足，工作量过大

湖南科技学院自从2015年建立二级学院以来，由原来的15个系整合成12个学院，教务人员总数为17人，基本上是1人独撑教务办的局面。以前每个系设立一名教学秘书，合并成院以后，大多数学院只配备1名教务人员，只有少数的几个大院才配备2名教学秘书，其中一名教务办主任身兼教学秘书的工作。可以想象，教务人员的工作量有多么大，工作内容纷繁复杂，大到考试安排、学籍异动，小到学生上课的粉笔、教室的临时调动，工作琐碎至极，另外每天下达、执行的通知不计其数。据统计，一个二级学院的教学秘书工作竟然达60种之多[2]，稍有不慎就会出现教学差错，但如果总结一天甚至一段时间的工作成果却寥寥无几，忙忙碌碌，周而复始，压力增大，看不到成就，所以一定程度上造成教学秘书对工作的不满。

（二）教学秘书队伍不稳定，素质有待提升

据调查，大多数地方高校教学秘书队伍不稳定，教学秘书流动比较频繁。有的是一年一换，而且教学秘书并不是对外招聘的，基本上是由人才引进而附带解决的家属担任，没有经过任何培训，基本上哪里缺就往哪放，所以造成秘书队伍素质参差不齐，有硕士，也有专科；有副高职称，也有初级职称。

文章对湖南科技学院二级学院教务办人员进行了调查统计，发现教务人员的数量和队伍结构都存在一定的问题。二级学院总数量为12个，教务人员总人数17人，其中硕士5人，占29%；高级职称2人，中级8人，初级7人，中级及以下占88%；进入秘书队伍不到1年的有5人，占29%，少于5年的有9人，占52%，5年以上的占48%，教务人员数量不足，队伍结构不太合理。提到是否参加过培训，调查显示，即使工作时间最长的教务秘书，也极少接受过教务岗位的业务培训，新来的教学秘书，大都是先上岗后学习，边工作边摸索，由于对教务管理岗位的性质、工作流程、工作内容不是很清晰，不懂工作方法，难免出现工作思路模糊，工作效率比较低下，胡子眉毛一把抓的现象。

（三）职责不明，有责无权

二级学院教务办是整个二级学院教学管理的中间机构，二级学院教学管理质量高低直接取决于行政领导的决策、教学管理机制的运行、教学管理人员的工作能力等，其中教学管理人员又包括教学院长、副院长、教学指导委员会、系主任及专业负责人、实验室主任、教务办主任、教学秘书等人。长期以来，由于教学秘书的工作千头万绪，只要跟教学有关的事都找教学秘书，导致职责不明，大小事一把抓。有些本来是系主任负责的事是教学秘书在做，有些本来是副院长负责的事也是教学秘书在做，而且做得越多，出现的疏漏也会越多，任何差错都可能会带来不可想象的结果，严重的就会按照教学事故相关处理条例加以追责。例如排课、排考如有遗漏或者有冲突，培养方案的录入如发生错误等等，教学秘书就会被视为教学事故加以追责，教务办主任就是第一被问责人。与责任相比，教务办无丝毫的权力，如学生成绩管理、学籍异动；如老师调停课、安排老师监考、安排老师授课等都必须听从主管院长的安排。教学管理工作事情多，琐碎繁杂，而且要求高，责任大，造成教务人员长期处于一种紧张焦虑的精神状态。随着学校办学规模的扩大，专业的增多，学生数量日益增多，二级学院的独立性越来越强，都使得二级学院教务办的工作压力越来越大。

高校的中心工作是教学工作，搞好教学工作的关键是提高教学质量，提高教学质量的核心是提高教学管理水平，提高教学管理水平是实现大学现代化的必然趋势。二级学院的教务办作为各学院教学管理的执行机构，如果还停留在原来的上传下达上，远远满足不了二级学院教学管理的需要，因此，我们必须要根据教学规律，紧跟教学改革发展需要，立足管理本质，促进教务办科学运行，为贯彻落实专业培养方案保驾护航。

三 促进二级学院教务部门科学运行、提高教学管理质量的措施

（一）明确职责，健全各项教学管理制度

俗话说“没有规矩，不成方圆”，任何管理都离不开相应的制度，作为二级学院的教学基层管理部门更应该有具体的制度，明确岗位工作职责。在管理人员层面上，一定要改变以前对教务人员的工作职责笼统空洞地规定，要把教学院长、副院长、教务办主任、系主任、实验室主任、专业负责人的工作职责进行界定，做到职责明确，各司其职，互不推诿，改变教学秘书胡子眉毛一把抓、工作量过大的局面，也避免工作效率低下、教学事故的发生。

教学管理制度包括课堂管理制度、教材选用制度、教学科研奖励制度、课堂教学质量考核等一系列促进教学科研方面的大的制度，同时还要出台一些学生成绩管理、学生选课、考试、查分、重修、毕业论文开题答辩等方面的具体细则，对现有的制度要根据形势发展的需要不断更新和完善，进行规范管理，只有规范管理了，才能保证教学有序科学地运行。

（二）更新理念，重视教务管理人员队伍建设

1.合理配置人员。目前，湖南科技学院各二级学院教务办配置人员还存在很大的缺口，有2000多个学生的学院都只有2名教务人员，据相关文献资料显示，一些高校已经出台相关文件，专门规定了教学秘书的配备。如中国计量学院明文规定：“学校总体上按师生比1：600~1：800的比例配备专职教务员或教学秘书。一个教学单位至少配备2名教务员或教学秘书。”湖北师范学院也明文规定：“在校生超过800人，可增设一名副主任和一名教学秘书。”人才是根本，管理部门是需要人来管理的部门，教务人员配备足够了，才能保证教学管理工作的正常开展。[3]

2.更新理念，多渠道提升教务管理人员的业务素质。首先是高校的决策层需要不断更新理念，认识到建设教学管理队伍的重要性。摈弃使用“杂牌军”来进行教学管理工作的旧观念，打破障碍，从政策和制度上切实重视教学管理工作，大力加强教务管理人员队伍建设，建设一支懂管理、业务素质高、知识结构合理的专业化的教学管理队伍。为提高学校教学管理整体水平，学校应倡导教务人员不断开展素质和业务的不断提升，鼓励教务人员参加业务学习和培训，为他们提供进修和学习的机会，通过培训，使教务人员具备善于计划、组织、沟通和协调的能力和素养；再者通过培训，教务人员熟悉工作流程，了解所在学院各专业的课程体系、吃透培养方案，才能在教学管理工作中得心应手，有效率地开展工作。

（三）以人为本，实现科学运行的目标

1.“以人为本”是管理学上的新理念，它启示我们：学校的一切工作的出发点和落脚点是人，把人放到中心位置，做到学校为人、学校靠人、在教学管理中充分发挥人的作用。对人的管理，不同于对物的管理。领导就是服务，管理就是服务。作为教务办要充分发挥自身的服务功能，为教师和学生服务，如教学资源的利用，排课的原则、学生课程的学习都要充分遵循教育学、心理学的规律来进行安排，教学计划、培养方案、教材选用、教学改革实施都要充分考虑学生的实际情况。教务办人员要具备这种服务意识，同时要在整个教学管理人员队伍里传达这种意识，使得系主任、实验室主任、专业负责人之间达成一种工作默契，大家都是同一根链条上的零件，驶向同一个终点的列车，而教务办就是其中的枢纽站，工作要互相协作，听从指挥，这样就可以建立高效顺畅的协作机制，也充分发挥了教务办的桥梁和纽带作用。

2.以人为本，也就是要调动教学管理团队中每一个人的工作积极性，激励内在的潜力。以人为本，首先要尊重管理者，正确看待管理者的作用和价值，学校不但要考虑管理者的真实需要，同时需要尊重管理者的想法和意识，从而制定合理的符合岗位特点的激励机制，提高教务管理人员的相应待遇。对那些超额完成工作量的教务人员予以补贴，奖励多劳多得；同时为教务管理人员提供同等的工作晋升渠道、个人发展机会，满足他们的自我发展需求，调动所有教务人员的工作积极性和创造性，为教学管理工作的高效有序运行创造良好的外部氛围。

综上所述，二级学院教务部门作为高校最基层的教学管理机构，只有明确了它的职能，认识到它在教学管理中的重要作用，不断完善机构设置，建立高效顺畅的协作机制，遵循以人为本的原则，充分调动教务人员的工作积极性，才能实现组织高效运转的目标。

[1]李波.教育管理与案例分析[M].上海:复旦大学出版社, 2011,(5):110-111.

[2]曹淑茹.地方本科院校二级教务管理存在的问题与优化[J].河南科技学院学报,2010,(6).

[3]陈慧.对本科高校教学秘书队伍现状的调查与分析[J].淮南职业技术学院学报,2012,(5).

[4]纪霞,高成.高校二级学院教务管理工作现状探析[J].黑龙江教育(高教研究与评估),2010,(10):74-75.

[5]曾玲.高校教学管理人员角色的偏失与弥补[J].师资队伍建设,2012,(35).

[6]张越.高校二级学院教务管理的优化与实施[J].龙岩学院学报,2014,(10):100-105.

[7]李琴涛.新形势下高校教学秘书队伍建设研究[J].黑龙江教育(高教研究与评估),2010,(5):43-44.

（责任编校：周欣）

G647

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1673-2219（2016）11-0094-03

2016－03－10

邹小阳（1971－），女，湖南永州人，湖南科技学院经济与管理学院副研究员，硕士，研究方向为高教管理与中国语言文学。