浅析高校档案信息化建设

李媛媛

（辽宁省交通高等专科学校 110122）

浅析高校档案信息化建设

李媛媛

（辽宁省交通高等专科学校 110122）

随着现代社会中信息化的高速发展，高校应该积极的推进档案的信息化建设，这也是高校档案发展的必然趋势。在高校档案信息化建设的过程中可能会遇到各种各样的问题，这些问题也严重影响了高校档案信息化建设的发展进程以及发展水平。档案信息化建设中存在的问题与应对的措施是高校档案工作者在现在和未来中势必要关注的问题，本文主要讨论了在档案信息化建设的现状以及对策。

高等院校 档案信息化 建设

高校档案是指高等院校在进行招生、教学、科研工作、管理工作等活动之中直接形成的对于学校、学生、社会具有保存价值的各种文字、声像、图标等以不同形式或是载体的历史记录。

一、高校档案信息化建设的背景

高校档案信息化建设就是利用现代信息技术开发档案的信息资源，保护档案资料，做好档案的管理工作，提高档案在当今这个信息化时代的利用率，高校档案的重要意义不言而喻，它在多方面都起着不可替代的作用。

在当今不断发展的社会之中，高校的档案工作也应随着信息化技术的不断发展而做出不断的相应的调整，高校档案信息化建设是国家信息化建设的最为重要的组成部分之一，也是高校档案适应于新社会发展需求的表现。高校档案信息化建设将用户的需求作为导向，将校园网络作为平台，将档案数字化和电子文件管理作为信息化建设工作的重点，以便能够促进高校档案事业的发展以及信息资源共享为目标的系统性的建设。当前高校档案管理部门正在积极的利用计算机技术来提高信息化建设以及档案管理工作的自动化，借助互联网技术促进信息资源的共享，积极的寻找和开拓档案信息服务的创新模式。

二、高校档案信息化建设中存在的问题

1.在理解上存在偏差

在社会进行发展的过程中传统的档案管理工作、整理工作、纸质档案的保存方法以及人工查询等一系列的工作已经被信息化逐渐的取代了，这不仅节约了存储空间还更加易于工作人员的操作，所以高校档案信息化建设的价值是非常高的。在信息化建设中存在的问题就是高校档案管理人员对于档案信息化建设的认识程度不够，对于信息化建设必要性的认识也不够明确，在工作中也缺乏积极性和热情，并没有将高校档案信息化建设放入日常的工作计划之中，并且在档案管理人员之中缺乏具有高校档案信息化建设基本理论的人员，直接阻碍了高校档案信息化建设的进程。

2.高校档案的利用效率低下

在高校档案信息化建设中出现的比较严重的问题就是资源的投入与使用产出之间不平衡，高校档案馆中保存的一些档案的保存成本以及远远地超过其自身的使用价值，利用档案的人员也是比较少。正是因为如此高校更是要充分的注意在高校档案信息化建设中的投入与利用不平衡的问题，不能够消极应对，或者不进行高校档案的信息化建设。

3.设备比较落后

高校档案信息化建设是由互联网技术以及电子技术设备支撑起来的，但是高校中存在一些硬件跟不上、软件技术落后的问题。在高校档案信息化建设的过程中是需要多数网络连接、快速访问、能尽快的传输文件，但是硬件设备跟不上的话就不能满足大量的电子文件的传输速度一信息量大的要求，另外在信息化之中为了档案安全着想，需要建立使用者身份证系统。管理工作人员的工作系统。查询系统、各个单位之间的互相联络等，但是如果软件技术落后可能会制约高校档案信息化建设或阻碍高校档案信息化建设的进程。

三、高校档案信息化建设的应对措施

1.完善高校档案信息化建设的思路

完善高校档案信息化建设主要应该从三方面进行：第一，就是要加大高校档案信息化建设的经费投入，以此保障高校档案信息化建设因为资金不足而停止，想要加大经费的投入，档案馆自身也应该增加收入，让高校领导能够充分的认识到档案工作的重要性，就更应该听过网络建设档案馆，增添高校档案信息化建设所必须的设备。第二，就是应该积极地开展技术竞赛，这样能够有效地提高高校档案管理人员对于档案信息化建设的基本理论和知识，拓展档案馆信息化的途径。当然想要增强现代化高校档案信息化的建设就应该对于纸质档案的保存方法进行创新和研究，积极的开展电子文件的保存和转化，将一些纸质的文字以及档案、照片、图像、音频等转化为电子的文件，并且通过定期的知识竞赛促进高校档案馆内部积极活跃的学习氛围，更好更快的实现档案资源的网络化的发展。第三，就是应该加强高校档案管理人员的业务培训，经过对于管理人员的培训，让管理人员掌握更多更先进的文件保存方法以及正确的管理步骤，改变长期以来高校档案管理人员习惯于传统的手工管理对于档案工作的专业要求并不高的问题，经过培训，让档案管理业成为高校管理中的一个部分，进而逐渐的养成良好的合理的专业化管理队伍，培养高校信息化建设的骨干力量，确保高校档案信息化建设工作更好更快的进行。

2.建立高校数字，变被动为主动

高校档案信息化建设中的焦点话题就是档案数据库的建立，在一定程度上来讲，现在的档案用户利用高效档案的情况与以前相比来说发生了很大的改变，但是还存在有待改进的地方。在数据库建立的过程中，高校档案馆应该积极主动的向用户提供档案，在高校档案的开发以及利用之中，高校档案馆也应该使用计算机系统来分析并且实现用户的需求，这样才能够为高校档案信息化的建设提供支持和导向作用。在高校档案信息化建设的过程中，档案馆恶意建立高校数字档案数据库，并且将数字档案进行共享，并且通过用户权限设置来科学合理的分配数据库中的各种信息。另外在建立数据共享的同时还需要针对于用户的各种不同的续期定制不同的档案服务，满足用户的各种需求，最后，还应该建立高校档案服务中心，为用户提供帮助，这样节约了档案馆中的服务成本还简化了档案利用的手续，方便了用户的档案利用，提高了档案的用效率，同时也节约了社会成本。

四、结语

综上所述，高校档案的信息化建设是一项以非常烦琐复杂的工作过程，我们不能仅仅只是简单地对档案进行诠释，而是要在档案信息化建设的过程中不断发现问题，总结经验，直至问题解决，不断的提高高校档案信息化建设的建设水平，实现高校档案的利用效率最大化。

［1］徐洁《论高校档案信息化建设存在的问题及改进思路》，［J］办公室业务，2012.08.05

［2］邱艳《高校档案信息化建设的问题及对策探析》，［J］宿主学院学报，2009.12.15

［3］李泽玉《论高校档案信息化现状及对策分析》，［J］南昌教学学院学报，2012.01.30