浅谈EPC模式下项目设备文件管理与方法

尹朋涛

（山东电力工程咨询院有限公司，山东济南250013）

浅谈EPC模式下项目设备文件管理与方法

尹朋涛

（山东电力工程咨询院有限公司，山东济南250013）

分析了火电EP C项目设备文件的基本构成，研究了EP C模式下项目设备文件管理模式与方法。

EP C模式；项目设备文件；方法

引言

在EPC总承包模式下，项目工程的总承包方需要根据所签订的合同内容，有计划地去选择设备的供应商并进行采购，并且需要保证工作人员的培训、设备的交货以及设备质量的验收直至最后设备在运行过程中的调试等工作有序进行。可见总承包方在此过程中处于总体主导地位。在设备的采购直至最终的验收调试运行过程中必然会涉及到一些文件的产生，即文档的管理工作，因此总承包方必须严格按照合同要求，确保从设备的采购开始就形成完整的文件记录，并有效保存与管理这些文件，为项目竣工后文件的验收打好坚实的基础，保证好文件的完整、准确，从而在一定基础上保证核电设备从安装、运行、调试到后期的技术维修形成完整的运行记录。

1 项目设备文件的基本构成

设备文件是设备的完整记录，项目设备文件是指设备在制造出来到竣工完成以致出厂时所形成的关于该设备的所有原始记录的文件，主要包括设备质量记录、设备竣工合格证书、设备竣工图纸以及设备运行说明手册等。设备生产厂家负责记录、收集、整理、移交、归档设备在制造过程中所形成的各种文字记录以及各种文件；而设备文件的管理人员需要在此基础上保证设备文件的真实、完整，并对这些文件进行系统地整理、归档，确保设备文件的原始完整性，并将这些文件完整保存以备后期项目进行过程中的各种所需[1]。

2 管理模式与方法

设备文件的管理主要使用全程管理模式，所谓全程管理模式即项目总承包方的各个专业负责人需要在工作中相互配合，共同实现文件的有序管理。一般来说，全程管理模式主要包括以下几个环节[2]：

2.1 签订合同

合同签订是文档控制的第一节点，合同文件中应明确规定：1）依据的标准规范，保证文档管理的标准化与规范化。2）项目文档收集的范围和标准，保证文件的完整性。3）过程控制程序，保证文档过程管理有序。4）移交的时间、份数以及要求，保证竣工文件的完整性、及时性和系统性。5）检查和考核细则，更直接地保证文件的有效管理。

2.2 程序宣贯

结合工程实际情况，应建立适用本项目的设备文档控制程序。将供应商、建设/监理单位、施工单位同时纳入文档控制程序职责要求，按照合同和约定，规定参建各方的职责。通过一系列培训与宣贯，使得参建单位领导、技术人员和文控人员均意识到设备的重要性，并清楚地掌握设备文件清单及其分类，为提高设备的管理奠定基础。

2.3 确定文件范围

文件管理工作中首先要做的工作是确定需要收集的文件范围，因此全程管理模式中最重要的一环就是确定设备文件的收集范围。首先要正确划分所收集的设备文件范围，只有收集工作做好，才能在源头保证文件管理质量。文件内容收集的齐全与否直接关系到设备交货乃至整个设备运行以及后续的维修期间文件的利用效率，因此工作人员必须根据已有的工作经验，以全面、发展、可持续的眼光去界定设备文件的接收范围，保证设备文件管理工作有序进行。

2.4 出厂验收

设备在生产出来后的出厂过程中必须进行设备质量的出厂验收，在验收过程中，一般是总承包方的负责人组织相关工作人员进行出厂验收，为了保证项目文件的管理质量，负责人也需组织一些文档管理人员参与设备的出厂验收，文档管理人员在出厂验收过程中可以对设备竣工过程中所产生的各种图纸记录文件进行审查，包括对文件记录内容、文件的编目、组卷的格式以及组卷的内容等进行审查，并出具相关的质量审查报告，对其中存在的一些问题可要求厂家进行整改。

2.5 开箱验收

设备文件除了在出厂过程中需要进行验收外，在设备竣工后还需要进行开箱验收。所谓开箱验收就是设备供应商在设备竣工后，将设备生产过程中所产生的各种竣工图纸文件进行编制、组卷，并将这些文件提交给开箱验收人员，验收人员不仅要检查文件的齐全与否，同时还要检查文件是否有损坏，在确认一切文件都没问题后，在验收清单上签字，并且编制开箱验收报告，将所有的文件一同移交给设备文档管理人员，文档管理人员对竣工文件进行组卷质量、文件质量等方面的进一步验收检查，以确保文件质量无误[3]。

2.6 设备竣工文件验收

设备文件在进行了出厂验收和开箱验收后，设备竣工文件记录已经移交给了设备文档管理人员，由文档管理人员对设备竣工文件进行系统检查。对审查过程中出现的一些需要整改的问题，文档管理人员必须出具整改意见清单，而且该意见清单必须完整、系统、清楚无误，由供应商根据该整改清单进行整改，如果供应商自身能力不足，可以由总承包方进行协商整改，直至满足设备竣工验收的要求。

2.7 跟踪评分

跟踪评分属于全程管理模式中后期的一个关键环节，竣工文件不可能全部合格，针对合格和不合格的文件，现场管理人员需要进行分类统计，并将统计数据记录到现场周报中，文档管理人员需要根据设备竣工文件的合格状况对设备质量进行综合评价，为后续的文件采购进行指导，文档管理人员在确定设备被合格接收后，需要采购部人员在合同上签字，并由财务部根据合同条目支付款项。由此可见，在签订合同时，由买方提出文件方面的要求，在后期，买方通过检查设备文件合格与否，验收合格后，根据合同条目完成支付，这种全程管理模式使得文件质量得到了实际的检验，有效提高了设备文件管理效率。

[1]国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范：DA/T 28—2002[S].北京：国家档案局发布，2002.

[2]金锐.浅谈三代核电建设中设备竣工文件的管理[J].兰台世界, 2013(S2):120.

[3]玄兆达.张金元.浅谈核电设备出厂验收管理[J].河北企业,2011 (6):31-32.

（编辑：王红霖）

Discussion on the M anagement and M ethod of Project Equipment Filesw ith EPC M ode

Yin Pengtao
(Shandong Electric Power Engineering Consulting Institute Co.,Ltd.,Jinan Shandong 250013)

This paper analyzes the basic structure of the thermal power EPC project equipment files,and studies themanagementmode of the projectequipment filemanagementmode and method.

EPCmode;projectequipment file;method

TM 623

A

2095-0748(2016)16-0114-02

10.16525/j.cnki.14-1362/n.2016.16.51

2016-07-01

尹朋涛（1985—），男，山东烟台人，本科，毕业于重庆信息工程学院，助理工程师，研究方向：电力工程档案管理。