农业科技档案管理工作存在的问题与建议

刘英 柴树桔 初文红 李萌

潍坊市农业科学院

农业科技档案管理工作存在的问题与建议

刘英 柴树桔 初文红 李萌

潍坊市农业科学院

农业科技档案，是指在农业科学研究、生产技术、基本建设等活动中直接形成的、具有保存利用价值的、按归档制度集中统一管理起来的科技文件材料的总称。包括文字材料、计算材料、图纸、图表、照片、影片、录像带、录音带、计算机软件、实物、标本等。它是进行农业科研，生产基建等活动的重要依据，它对学术研究、技术改进、推进农业科研事业的发展有重要的参考价值。因此，做好农业科技档案管理工作，有着非常重要的现实意义。

一、农业科技档案管理的具体任务

1.具体任务

收集、整理、保管、统计本单位的档案，提供档案为科研、生产、基建事务服务，督促、检查、指导有关部门和各单位的文件材料的积累、立卷和归档工作，定期向档案馆移交档案，组织档案的鉴定工作。做好档案资料的编研工作，积极主动提供、利用、严格执行保密制度，维护档案的完整与安全。

2.归档范围主要包括

（1）科研准备阶段。课题立项的申请书及上级审批的文件；计划任务书、委托书、合同、协议书、开题报告方案论证、试验研究方案或大纲、计划执行情况；计划调整或撤销报告、课题投资和预决算材料。

（2）研究试验阶段。重要的试验原始记录、计算数据、理化分析报告；专题技术会议记录、纪要；与课题有关的重要的来往信件、科技指导；研究工作阶段小结、中期报告、年度报告；配套的电子类照片、视频、幻灯片；招投标文件。

（3）总结鉴定阶段。研究报告、论文著作、鉴定会材料(鉴定代表名单、会议记录，鉴定意见)；品种或产品推广应用意见、技术鉴定证书、验收报告、验收人员名单；样品标本、研究工作总结、技术报告。

（4）申报奖励阶段。科研成果登记表、科研成果报告表、科研成果申报材料、审批材料、获奖证书及批准文件、专利申请的有关材料及批准文件。

（5）综合。转让合同、协议书；获国家部委、省内各厅局及潍坊市科技成果奖的奖状原件、奖励证书复印件；科研负成果（包括中途停止和失败）文件材料整理归档；国家试验站、省体系档案的收集整理、立卷归档；品种审定证书、植物新品种权证书、专利证书原件；成果宣传指导材料、推广应用方案及实施情况、对外学术交流材料。

3.加强档案管理工作的经验做法

档案管理工作的主要目的是为了利用，档案利用是实现档案价值的重要途径。为了提高档案利用效率，积极开发档案信息资源，我们编制了多种档案检索工具，其中有档案总目录、分类目录、移交目录、借阅目录、检索卡片等。编写了大事记、组织机构沿革、人事任免等编研材料。利用档案信息资源，申报成功了山东省档案信息奖，其中“开发利用档案信息资源，促进高产优质抗病芦笋新品种选育及组培快繁技术研究与开发”、“运用科学发展观收集档案信息促进花生系列新品种选育与推广”分获山东省档案成果二等奖，“开发利用档案信息资源，促进极早熟大果优质毛桃新品种选育”获山东省档案成果三等奖。在新品种选育与开发项目进程中，档案资料为编写可行性研究报告、立项论证提供了翔实材料，解决了组培苗生根率低和移栽不易成活等技术难题，节省了科研经费，加快了品种选育进程，并保证了项目验收鉴定顺利进行。在新品种推广过程中，档案资料也发挥了重要作用。

二、农业科技档案管理现状及问题

1.基础设施不完善，档案管理人员的专业知识更新缓慢

当前，农业科研档案管理部门工作还存在许多弊端，很多档案管理部门没有独立的档案室，多与办公室合并办公，不能达到库房、阅览室、办公室分开的要求；在档案库房管理方面，温湿度的控制与“八防”不能达到理想的标准。农业科研单位的档案管理人员进行专业培训的机会较少，缺少最新的科技档案管理知识，工作环境相对比较闭塞，思想比较滞后。

2.科技档案管理工作不太受重视，科研人员的归档工作意识有待进一步提高

一部分科技人员对农业科研档案材料的收集、归档意识较薄弱，对档案工作的重要性认识不足；有些科研人员工作责任心不强，不重视科研实验原始记录，把科研过程中形成的资料视为己有，不放心将科研资料交由档案管理人员整理。有的领导及科技人员对科技文件的形成积累和作为档案归档保存不够重视，档案归档的不完整造成了借鉴、集成无法进行，使生产科研重复劳动。

3.科技档案的信息化程度较低

科技档案以纸本案卷为主,形成的周期长、数量大，检索工具单一、查阅不便，仅以计算机为辅助工具建立机读目录、档案目录检索。目前不少科研单位的档案管理信息化程度低，未建立起来完善的电子目录，档案管理仅停留在立卷、保存的基础上，检索查阅难度大，影响了档案开发服务的效果，无法实现便捷的网络查询检索。

三、加强农业科技档案建设的建议

1.建立健全档案管理制度，完善管理机制

建立完善的档案管理制度，将科学化、规范化档案管理工作贯彻于整个科研管理过程中，严格按照管理制度的要求对科研成果资料进行有序的收集、分类、归档，保证科研工作的连续性和完整性。单位领导要积极支持档案工作，调动专兼职档案人员的工作积极性。

2.加强科研人员的归档意识农业科研档案的收集整理首先要保证它的完整性，如果档案资料不完全会影响到档案资料的质量和潜在的价值，要想办法提高科技人员的档案意识，让他们真正认识到档案工作与科研工作是同等重要的，科研档案是科技管理工作的重要组成部分。将科研工作中形成的档案资料及时的进行收集、整理并且移交档案室立卷归档。

3.积极推进档案信息化建设，提高档案利用率

档案管理人员要熟练掌握计算机应用的基本知识，建立档案信息资源数据库，实现计算机对档案信息的采集、检索、传输、服务的功能，使档案材料查询更加便捷。进一步完善电子档案的各项管理制度，制定出电子文件的归档要求和归档范围，确保电子文件归档的完整性，实现农业科技档案的数字化、网络化。