浅述某国有印刷企业内部控制流程

吴丹 北京印刷集团有限责任公司



浅述某国有印刷企业内部控制流程

吴丹 北京印刷集团有限责任公司

摘 要：北京市属国有印刷企业自2014年起开始建立完善的内部控制体系。在咨询公司的帮助下，体系建设的流程分为项目计划阶段、调研与分析阶段、手册编制阶段、手册验收与推广阶段、自我评价辅导阶段。

关键词：市属国有企业 内部控制 流程

自2013年北京市国资委13号文件《关于构建市属企业内部控制体系有关事项的通知》（下文简称《通知》）下发开始，北京市属某国有印刷集团2014年12月起开始建立系统的内部控制体系。

《通知》要求对于即将启动或刚刚启动内部控制实施工作的国有企业和集团企业，应按照相关业务主管部门、监管部门等的要求加快推动，并根据企业实际全面实施。

根据《通知》要求，某市属国有印刷集团从企业实际情况出发，根据下属公司的经营性质、业务规模等特点制定切实可行的内部控制实施方案，分类分步推进，全面启动内部控制建设与实施工作。

集团内控建设总体实施流程主要分为项目计划阶段、调研与分析阶段、手册编制阶段、手册验收与推广阶段、自我评价辅导阶段。

一、项目计划阶段：

这阶段工作内容为：

1.组建内部控制建设项目联合团队，确定工作方案，开展项目启动会及相关内容培训。

2.初步了解内控建设状况。

3.确定内控手册模版。

咨询公司：组建项目联合团队，明确项目小组成员的工作职责；提供内控手册模版，规范模版格式要求；提供资料需求清单，收集并理解公司现有规章制度、将规章制度与内控要求进行对标，查找设计缺陷；配合召开项目启动会，并为公司项目相关人员提供内部控制的基础培训。

企业：组建内部控制项目组，安排熟悉公司业务和富有管理经验的内控人员参与本项目，共同制定团队成员的工作职责；审核手册模版，与咨询公司共同确定手册模版内容；按照资料需求清单的内容，提供制度文件等基础资料；组织和筹备项目启动大会，宣贯项目的目的和内容，并协调安排相关人员参加培训。

具体如下：

1.组建内部控制建设项目联合团队，确定工作方案，开展项目启动会及相关内容培训。首先，集团成立专门的领导机构;设立专职机构或确定牵头部门;建立相关部门共同参与的跨部门联动工作机制,明确分工。为解决企业内部控制专业人才紧缺状况，企业抽调财会、审计和生产管理等业务骨干开展内部控制管理工作，同时还有计划地培养内部控制专业人才。

2.制定内部控制建设实施计划。

3.召开项目启动与宣讲。组织和筹备项目启动大会，宣贯项目的目的和内容，并协调安排相关人员参加培训。

4.开展内部控制现状清理。

5.确定内控手册模版。企业审核手册模版，与咨询公司共同确定手册模版内容。

6.、审阅、对标现有制度规定。根据企业实际情况来确定梳理范围，整理现有制度，辨识内控环节，对标管理规范。

以采购业务为例，其核心关注点：

1.完善采购业务相关管理制度，统筹安排采购计划，明确请购、审批、购买（不同的方式）、验收、付款、采购后评估、退货等环节的职责和审批权限，按照规定的审批权限和程序办理采购业务，建立价格监督机制，定期检查和评价采购过程中的薄弱环节；

2.企业的采购人员应该有轮岗、职责分离、不能一人办理全过程；

3.企业应当建立科学的供应商评估和准入制度，确定合格供应商清单。

工作成果：

1.采购计划管理流程；

2.请购管理流程；

3.招标管理流程

4.采购合同签订管理流程；

5.供应过程管理流程；

6.验收入库管理流程；

7.退货管理流程；

8.付款管理流程；

9. 供应商管理制度；

10.比质比价流程等。

企业针对采购业务中的主要控制点，如编制需求计划和采购计划、请购、选择供应商、确立采购价格、订立框架协议或采购合同、管理供应过程、验收、付款及会计控制等方面面临的主要风险，采取了控制措施。

二、调研与分析阶段：

这阶段工作内容为：

1.选择建设单位进行调研，访谈和测试

2.调研分析属于共性和个性的重要业务流程，识别风险，

3.编制风险清单，查找内部控制缺陷。

咨询公司：通过资料分析和深度访谈的方式对风险进行识别，并分析风险调查结果；结合风险调查结果、外部资料与访谈记录，识别并形成关键风险清单；设计关键风险评估标准；识别关键风险，创建风险数据库；确定重要业务流程，并编制业务流程框架。

企业：安排对中高级管理层的深度访谈；确认关键风险清单；参与并决定关键风险评估方法与标准的制定；确认风险评估结果；确认风险数据库；项目组和内部控制咨询团队共同商议和确定业务流程框架。

具体如下：

1.开展中高层深度访谈，识别风险。选择重点单位进行调研，访谈和测试，调研分析属于共性和个性的重要业务流程，识别风险。

2.开展风险调查，形成风险清单。

3.开展风险评估，形成风险信息库。

4.整理制度缺陷，提出制度修改建议。

5.开展业务流程梳理，编制基础性成果。

6.编制流程梳理工具模版，确定业务流程框架。

还是以采购业务为例，编制业务框架。

一级流程：采购。

二级流程：采购计划审批、供应商管理、比质比价流程、采购验收。

三级流程：供应商准入流程、供应商评价、供应商档案管理、验收合格入库、采购退回流程。

三、手册编制阶段：

这阶段工作内容为：

以业务流程控制一体化为指导思想，编制一套符合控股公司管理要求（标准化），以及符合建设单位生产经营特点、监管环境要求（个性化）的内部控制手册（管理框架、

业务流程试运行版）。

咨询公司：绘制业务流程图；填写流程描述表；编制权限指引表；

修改流程图及流程描述，审核权限指引表的准确性；结合风险数据、业务流程等成果，编写风险控制矩阵；结合前期工作成果，编写内部控制手册；列席审核内控手册会议。

企业：要审核业务流程图；审核流程描述表；审核业务流程相关权限的授予和分配情况，审核权限指引表；对业务流程图、流程描述表、权限指引表提出修改意见；召开内控手册审核会议。

具体工作如下：

1.编制内部控制流程手册。流程框架及流程图在经过部分负责人及分管领导签字确认后，为不影响工作效率，在规定的时间节点之前完成内控建设任务，除极特殊情况外，不允许再做更改。

2.开展内部控制标准的应用实施培训。

3.制定内部控制建设验收工作方案，组织培训。

4.开展内部控制验收与督导工作，形成验收报告。

四、手册验收与推广阶段

工作内容为：

1、对《内部控制手册》（管理框架、业务流程试运行版）开展验收，进行为期一年的试运行。

2、根据试运行中发现的问题分析原因，研究解决方案，并对内控手册进行适当调整。

咨询公司：配合企业进行内部控制手册使用的培训工作；对内部控制手册使用进行答疑，收集试运行反馈意见；根据反馈意见修订完善《内部控制手册》（管理框架，业务流程正式版）。

企业：建设单位负责人签署并发布《内部控制手册》；对执行中发现的问题提出反馈意见；审核确认并发布《内部控制手册》（管理框架、业务流程正式版）。

具体如下：

1.制定内部控制建设验收工作方案，组织培训。

2.开展内部控制验收与督导工作，形成验收报告。

五、自我评价辅导阶段

这阶段工作内容为：

1.组织内部控制评价工作，进行内控测试工作，填写评价底稿，编制内部控制评价报告。

2.咨询公司针对内部控制评价要求进行相关培训、辅导、答疑等工作。

咨询公司：对内部控制评价工作进行培训、答疑；辅导各单位进行内部控制穿行测试和控制测试；协助实施单位出具内部控制评价报告。

企业：制定内部控制评价方案；进行内部控制穿行测试和控制测试，形成测试底稿；出具评价报告。

具体如下：

1.制定内部控制自评价工作方案，并组织培训。组织内部控制评价工作，进行内控测试工作，填写评价底稿，编制内部控制评价报告。咨询公司针对内部控制评价要求进行相关培训、辅导、答疑等工作。

2.开展内部控制自评价工作辅导。

3.发现内部控制缺陷，并进行整改，提交整改报告。

4.提交内部控制自评价报告。

5.汇总编制内部控制评价报告，上报国资委。

印刷集团在建立内部控制体系的流程过程中，意识到只有进行有效的内部控制，企业才能获得风险与经营的良好平衡。企业在内控项目建设中，以基于现状、满足监管、优化管理为思路，以明确任务、工作到点、按时完成为方法，以领导重视、中层主导、骨干参与为态度，以制度汇编、缺陷汇总、内控手册为内容，并持续改进、动态适应、强化执行，以建立一个完善的内控体系，将企业的运营风险、财务风险、合规风险等降到最低。

当然，内控体系只是加强事先预防与过程控制，并不能完全规避风险，还要企业加强管理、强化监督机制，以促进企业可持续发展。