浅谈企业档案管理中的问题和对策

李疆梅（新疆有色金属工业集团稀有金属有限责任公司 可可托海 836300）

浅谈企业档案管理中的问题和对策

李疆梅
（新疆有色金属工业集团稀有金属有限责任公司 可可托海 836300）

加强企业档案工作的管理，使企业档案工作纳入企业管理计划，力争使档案工作的发展跟上企业的发展速度，为企业提供及时、有效的服务，这是档案部门和档案工作人员的光荣任务。

档案管理问题对策

企业档案是指企业在生产经营和管理活动中直接形成的有保存价值的各种形式的文件材料，是一种无形资产，是企业的宝贵财富。对企业发展过程中档案的管理，也是对国有财产的有效保护。企业档案管理工作之所以能够延续下来并得到不断发展，就是因为它对社会、对企业有一定的利用价值。企业档案的利用贯穿于企业档案管理工作的各个环节和始终，为企业生产经营活动提供了大量的数据和依据。本企业走过了半个多世纪的历程，经历了中苏合营、独立经营、和多次的机制变更，从单一矿山开采发展到今天地下采矿、铍选矿、水力发电、旅游开发的国有独资企业，期间收集和保存大量的技术含量高、涉及范围广、内容极其丰富的珍贵资料，为本企业解决历史纠纷、项目建设和跨越式发展提供了大量的有力依据。

在新的经济形式下，企业改革深化过程中，企业的档案管理工作随之也发生了变化。企业作决策、搞技术离不开档案信息做参考，档案工作配合企业的中心工作，为经济建设服务，这是勿庸置疑的。加强企业档案工作的管理，使企业档案工作纳入企业管理计划，力争使档案工作的发展跟上企业的发展速度，为企业提供及时、有效的服务，这是档案部门和档案工作人员的光荣任务。

1　档案管理存在的问题

1.1对档案工作不重视

企业在日常活动中形成的大量档案分散保存，极易造成档案散失。企业的调查论证、申报立项、洽谈协议、审批登记、合同公证等一般都散存在部门经办人手中，事后不能及时归档，极易丢失和下落不明。档案管理存在着一个不容忽视的现象，那就是企业档案信息资源的管理水平还不高，档案工作难度还较大。一些基层领导忙于生产和经营，缺乏档案意识，对档案的规范化和档案管理工作的重要性认识不够。甚至认为档案室仅仅是单位存放资料的地方，使企业档案处在资料室的低水平上。没有认识到企业档案工作在生产、经营、权益维护和市场开拓等各项活动中的重要作用。

1.2企业从外引进的重要技术资料、市场信息等科技档案，一般都滞留在少数人手中，没有有效的控制手段

这些人离开单位，便把档案私自拿走，据为己有，给后来的员工带来了很多麻烦。由于档案的缺失，单位一旦需要，这些人便张口要钱，不择手段地谋取私利，还美其名曰“有偿服务”。

1.3存在着重保轻用、利用不足的现象

大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费；领导也不能及时、全面和有效地利用档案，失去档案的经济价值。

1.4档案工作人员不稳定

一些企业为提高工作效率，往往不设专门的档案人员，采取兼职的办法。由于档案人员兼职过多，往往没有精力顾及档案，使得档案工作很难有效展开，个别单位还出现档案工作挂空挡的现象。有些领导没有把档案工作纳入职责范围，缺乏有效的档案管理办法。

1.5档案工作随意性大，不能完整、准确、系统的收集

企业为了降低生产成本，不愿意对档案工作中需要的资金、设备、装具、人员培训进行过多的投入。使得档案管理工作中缺少必要的条件，对档案收集、整理、统计、保管、鉴定、提供、利用等档案管理工作程序缺乏必要的规范和约束。同时由于管理人员缺少档案管理专业知识，导致档案管理不规范、不科学，从而也影响企业档案的开发利用率，不利于企业进一步发展。

2　对策及措施

2.1提高企业领导的档案意识，加强档案人员业务技能培训

提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键，这点应引起各级领导的重视。档案主管领导应主动深入基层，为专兼职档案人员进行有针对性的服务，为企业档案工作发展提供有效的支持。其次，档案主管领导要注重人才的使用，把有较强责任心、事业心和高度的奉献意识的员工选拔上来，发挥他们的聪明才智。还要加强对现有档案人员的继续教育，拓宽知识面，学习业务知识，学习相关领域的知识，开阔视野，增长技能，把档案管理人员的管理价值从利用档案的效果中体现出来。

2.2统一管理，提高企业档案利用率

企业档案必须实行集中统一管理，使档案资料有效的收集管理与积极开发利用有机结合。同时企业档案部门应积极做好档案的提供利用工作，努力开发档案信息资源，为企业提供及时、有效的服务，促进档案工作为企业各项工作服务。不断提高档案利用的效率和效果，使档案工作有所发展，为档案工作带来生机和活力，为企业创造更多的经济效益和社会效益。

2.3做好档案管理的基础工作

现代企业制度是一个科学的管理制度，企业档案工作属于现代企业制度基础管理的一项内容。我公司已在2004年就全面推广了三标体系，建立健全档案管理的各项规定，这为进一步搞好档案的规范化、标准化建设奠定了基础。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，企业要营造任何人不得拒绝归档的氛围，并且把这项工作纳入各单位的年度目标管理，与其他各项工作一起，同布置、同检查、同考核、同奖惩，推动档案管理跨台阶、上档次；严格执行国家档案局发布的最新档案执行标准，并制定企业内部的文书档案归档范围及保管期限，做到平时认真归档，定期检查，发现问题及时整改，保证企业档案的完整、真实、实用。

2.4组卷实现案卷规范化，加强保密工作

维护企业档案的完整与安全，便于企业对档案的有效利用。从数量上说，要保证企业档案在内容上齐全配套，不使应集中保管的档案缺文短页，杂乱无章；从质量上说，要保持企业档案的系统性和内在的有机联系，在范围上应涵盖企业全部工作活动所产生的各种门类、各种形式的档案文书，严防对档案人为地加以割裂和零乱堆砌；从安全上说，市场竞争越来越激烈，要注意保护企业的专业技术性档案资料（包括商业秘密档案）。要加强保密工作，严格按照程序办理档案借出和阅览手续，防止企业档案的丢失和失密、泄密现象的发生。企业档案的完整与安全是密切联系的统一体，只有维护了企业档案的完整而无遗漏，才能有效地保证企业档案的安全。

2.5增强信息意识，用科学的技术手段管理档案

在信息时代，档案作为信息资源的组成部分，档案人员应增强对其信息的认识，提高辨别水平和处理能力，增强开发档案信息资源的意识，满足各方面对档案信息日益增长的需求。

收稿：2016-03-29

10.16206/j.cnki.65-1136/tg.2016.04.040