村集体记账凭证的填制与审核

魏黎明

村集体记账凭证的填制与审核

魏黎明

近几年来，笔者利用暑期实习的机会，和农村经济管理部门的有关同志一起，对部分村集体经济组织和农民专业合作社的会计核算工作进行了检查，发现记账凭证的填制与审核很不规范，亟待进行统一规范完善。下面，根据《村集体经济组织会计制度》和《会计基础工作规范》之规定，对记账凭证的填制与审核方法谈点个人意见。

一、记账凭证的基本内容

记账凭证是会计人员根据审核的原始凭证或原始凭证汇总表，按记账的要求归类整理而编制的。各种记账凭证的格式、内容不尽相同，但编制记账凭证的目的，在于反映经济业务，确定会计科目，便于登记账簿和日后查阅。因此，所有记账凭证都必须具备以下几个方面的内容：

1、凭证的名称。如收款凭证、付款凭证、转账凭证等。

2、凭证的编号。记账凭证要根据经济业务发生的先后顺序编制号码。若采用通用凭证，可统一编号；若分别采用收、付、转凭证，可采用分类编号方法，即按收款凭证、付款凭证、转账凭证分收、付、转三类编号，或细分为现收、现付、银收、银付、转账五类编号。凭证编号后，便于装订保管和登记账簿，也便于日后检查。

3、填制凭证的日期。记账凭证是在哪一天编制的，就写哪一天。记账凭证的填制日期与原始凭证的填制日期可能相同，也可能不同。记账凭证应及时填制，但一般稍后于原始凭证的填制。

4、经济业务内容摘要。摘要应能清晰地反映经济业务的内容，同时要简明扼要。

5、会计科目及借、贷方金额（包括总账科目、明细科目）。即会计分录。

6、所附原始凭证张数。原始凭证是编制记账凭证的根据，缺少它就无从审核记账凭证正确与否。

7、有关人员的签章。凡是与记账有关的人员，包括会计主管人员和复核、记账、编制人员，都要在凭证上签章，有关收款和付款的凭证还要有出纳人员的签章，以明确有关人员的责任，有利于相互牵制和监督。

二、记账凭证的填制要求

填制记账凭证，就是由会计人员将各种记账凭证要素按规定方法填制齐全，便于登记账簿。各种记账凭证的填制要点如下：

1、记账凭证的日期应一律填写编制记账凭证的日期。由于种种原因，有些会计核算单位的原始凭证传递、报销很不及时，隔月甚至隔年报销、记账的问题时有发生。这种情况下，记账凭证的日期也要填写编制记账凭证的日期。为了清楚起见，可将经济业务发生的日期在摘要栏内注明。

2、记账凭证必须连续编号。记账凭证的编号方法有多种，可以按现金收付、银行存款收付和转账业务三类分别编号；使用通用复式记账凭证的也可以不分收入、付出和转账业务而统一编号等。但无论采取哪一种编号方法，都应按月顺序编号，不得漏号和重号，即每月都从1号编起，顺序编至月末。一笔复合分录需要编制两张以上会计凭证时，可以采用“分数编号法”。另外，还应注意，每月最后一张记账凭证的旁边还应写“全”字，以免记账凭证散失后造成汇总、对账困难。

3、必须在摘要栏内对经济业务的内容做出简要说明。摘要应与原始凭证的内容一致，能正确反映经济业务的主要内容，表达简短精练。一般摘要栏应反映三个方面的内容：即经济业务的说明、对方单位或个人名称和重要凭证的号码。通过摘要，应能使阅读人了解该项经济业务的性质、特征，判断出会计分录的正确与否，一般不必再去翻阅原始凭证或询问有关人员。为此，对于摘要栏的书写，应力求做到以下几点：（1）要用简练的文字和含义清楚的词句，简单明了地说明经济业务的内容，切忌没有文字说明的记账凭证；（2）要突出经济业务的重点内容和核心，使人看后一目了然，避免冗长累赘的叙述；（3）要详略得当，该详则详，应略则略，既能反映经济业务的内容，又要便于日后监督；（4）摘要应与原始凭证的内容一致，能正确地反映出经济业务的主要内容，表述简短精练。应能使阅读的人通过摘要就能了解该项经济业务的性质、特征，判断出会计分录的正确与否，一般不必再去翻阅原始凭证或询问有关人员。

4、必须使用会计制度统一规定的会计科目。应借、应贷账户的对应关系要清晰，总账科目或明细分类科目的名称和金额必须列全，作为登记日记账、总账和明细分类账的依据。一定要写会计科目的全称，不得擅自变动名称，也不得随意简化。如果一个总账科目下直接有几个明细科目，可以只写第一行总账科目的名称，其他各行直接填写明细科目名称即可。

5、金额栏的数字应与相应行平行填写。角分栏不要留空白，也不要划一横线“一”，可写“00”。然后将金额合计填在合计栏的金额内，合计金额第一位数前应添加人民币符号“¥”。不得把不同类型的经济业务合并填入一张记账凭证，尽量避免填制“多借多贷”会计分录的记账凭证，做到账户对应关系清晰。

6、记账凭证的附件张数必须注明清楚。所附原始凭证的张数，一般以原始凭证的自然张数为准。对于附件张数的填写，应按以下要求进行：（1）记账凭证附件张数应是所附的附件总张数，包括直接附件（指直接作为编制记账凭证依据的附件）和间接附件（指不直接作为编制记账凭证依据的附件）的张数。如果记账凭证中附有原始凭证汇总表，则应把所附的原始凭证和原始凭证汇总表的张数一起计入附件的张数内。但报销差旅费的零散票券，可以粘贴在一张纸上，作为一张原始凭证。（2）如附件中有重要资料今后需要利用或某些原始凭证过多不易装订时，也可以另行装订或单独保管，但要在记账凭证附件处注明“附件另存”字样。对于另存的附件，应详细注明所属凭证的日期和编号，以便日后查找。（3）如果一张原始凭证涉及几张记账凭证，可把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，在其他记账凭证上注明附有原始凭证的记账凭证编号。（4）结账和更正错误的记账凭证，可以不附原始凭证。（5）记账凭证附件张数一律填写大写数字。

7、记账凭证填写错误的处理。记账凭证不得涂改、刮擦、挖补，更不准用化学药水涂改。记账凭证填错时，如在记账前发现的，一律作废重新填制。记账凭证填写错误且又已经登记入账的，如果在当年内发现填错时，应用红字填写一张原来记账凭证相同的记账凭证，并在摘要栏内注明“注销某月某日某号凭证”。如果填错的记账凭证科目运用正确，只是金额错误，也可以将正确数字与错误数字的差额，另编一张调整的记账凭证，调整增加金额用蓝字，调整减少用红字。发现以前年度记账凭证的错误时，应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。

8、空行的处理。记账凭证填制完经济业务后，如有空行，应当自金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处画斜线注销（规范的方法是自空行下一行分位线右上角开始画，画至合计栏上一行的万位线左下角，中间可以画成“ㄣ”形式，其拐弯处的横最多只占三个角分线）。

9、签章。记账凭证填写完毕，必须由有关人员签章。实行会计电算化的村集体经济组织或农民专业合作社，其机制记账凭证应当符合记账凭证的一般要求，并应认真审核，做到会计科目使用正确，数字准确无误。打印出来的机制记账凭证上，要加盖制单人员、审核人员、记账人员和会计主管人员的印章或者签字，以明确责任。

10、以付款业务为主。对于只涉及“现金”和“银行存款”这两个账户的业务，应以付款业务为主，只填制付款凭证，不填制收款凭证。如从银行存款中提取现金或以现金存入银行等，只需填制付款凭证，而不再填制收款凭证，以免重复记账。

三、记账凭证的填制方法

填制记账凭证时，首先应认真审核相关凭证的原始凭证，然后根据原始凭证所记录的经济业务，运用借贷记账法，确定应借应贷的会计科目和金额，最后再按记账凭证的内容、格式及填制要求逐项填写。

1、收款凭证的填制方法。收款凭证是根据现金、银行存款增加的经济业务填制的。填制收款凭证的要求是：（1）由出纳人员根据审核无误的原始凭证填制，必须是先收款，后填凭证。（2）在凭证左上方的“借方科目”处填写“现金”或“银行存款”（如为现金收款凭证，填写“现金”；如为银行存款收款凭证，填写“银行存款”）。（3）在日期栏填入记账凭证的日期（实际收款的日期）。（4）在凭证编号栏为该笔记账凭证编号。（5）在凭证摘要栏填写经济业务的内容摘要。（6）在凭证“贷方科目”栏总账科目、明细科目栏填写引起“现金”或“银行存款”增加的会计事项所使用总账科目、明细账科目。（7）在“金额”栏填写与会计科目相对应的金额。（8）在凭证的右侧填写所附原始凭证的张数。（9）在凭证的下方由相关责任人签字、盖章。（10）“记账”栏应在已经登记账簿后划“√”符号，表示已经入账，以免发生漏记或重记错误。

2、付款凭证的填制方法。付款凭证的格式及填制方法与收款凭证基本相同，只是将凭证上的“借方科目”与“贷方科目”栏目交换位置；填制时先填写“贷方科目”的“现金”或“银行存款”科目，再填写作为与付出现金或银行存款相对应的总账科目或明细科目。

3、转账凭证的填制方法。转账凭证是根据不涉及现金和银行存款的转账业务原始凭证填制的。转账凭证的格式与收、付款凭证的格式的不同之处在于，凭证左上角不设主体科目（或称设证科目），而将经济业务的对应科目按先借后贷的顺序全部填入“总账科目”和“明细科目”栏目，并通过将各科目金额按记账方向填入相应的“借方金额”或“贷方金额”来确定科目的对应关系。

在填制转账凭证时，应将经济业务中所涉及的全部会计科目，按照先借后贷的顺序记入“会计科目”栏中的“总账科目”和“明细科目”，并按应借、应贷方向分别记入“借方金额”或“贷方金额”栏。其他项目的填列与收、付款凭证相同。

4、通用记账凭证的填制方法。通用记账凭证的填制方法与转账凭证的填制方法基本相同。所不同的是在记账凭证上，采用按照发生经济业务的先后顺序编号的方法。一笔经济业务涉及两张以上记账凭证时，可以采用分数编号法。

四、记账凭证的审核要点

记账凭证编制完成后，为了保证会计信息的质量和会计账簿记录的正确性，在记账之前必须由专人负责对记账凭证进行认真的审核。审核的内容包括以下几个方面：

1、内容是否真实。审核记账凭证是否有原始凭证为依据，所附原始凭证的内容与记账凭证是否一致等。

2、项目是否齐全。审核记账凭证各项目的填写是否齐全，如日期、凭证编号、摘要、会计科目、金额、所附原始凭证张数及有关人员签章等。

3、科目是否正确。审核记账凭证的应借、应贷科目是否正确，是否有明确的账户对应关系，所使用的会计科目是否符合会计制度规定，同一经济业务所使用的一级科目、二级科目及明细科目是否一致，以保证取得正确的汇总资料。

4、金额是否正确。审核记账凭证所记录的金额与原始凭证的有关金额是否一致、计算是否准确，原始凭证汇总表的金额与记账凭证的金额合计是否相符等。

5、书写是否正确。审核记账凭证中的记录是否文字工整、数字清晰，是否按规定进行更正等。

只有经过审核无误的记账凭证，才能据以登记账簿。如发现差错必须及时查明原因，并按规定予以更正。

（作者单位：河北融投创业投资有限公司）