中学图书馆图书及设备采购浅议

李高权



中学图书馆图书及设备采购浅议

李高权

随着时代发展，中学图书馆除了日常的图书采购外，还需采购越来越多的自主化设备。中学图书馆如何按照自身图书馆的实际情况做好图书及设备的采购，在图书馆的核心实际工作事务中越来越重要。因为优质的图书和设备对于一个图书馆来说非常重要，有好的图书才能为读者提供好的阅读素材，才能更好地吸引读者，服务读者，进而发挥图书馆应有的职能作用；而好的图书馆设备能更好地解放图书馆工作人员的部分劳动力来从事更好的服务工作，也更能与时俱进地为学生提供更多的阅读服务和服务平台。

一、当前中学图书馆工作人员采购工作存在的一些问题

1.不清楚采购的工作流程及其中的细节事项

因为不是学校采购一线的工作人员，图书馆工作人员对采购的流程缺乏了解，因此很难对采购的各个阶段做出有效的针对性准备工作。

2.图书馆采购方式单一

部分图书馆为了方便省事，多选择书单的采购，很少现场采购，因此采购图书的质量不合时宜，采购质量没有得到保证。

3.没有读者参与

无论是何种采购方式，图书馆的图书采购并没有广泛的邀请读者参与，只是图书馆工作人员或其他采购部门人员进行总揽采购。

4.对走在行业前沿的新设备缺乏了解

第一，中学图书馆的读者是中学生，他们对图书馆的设备要求不高。第二，中学图书馆的资金投入肯定比不上公共馆和高校馆。第三，中学图书馆总体新设备投入少，因此也缺乏新设备使用的交流平台，难以增进了解。

二、采购工作流程

在中小学图书馆的图书及设备采购资金并不是由图书馆工作人员直接使用，整个采购活动也不是由图书馆主导，图书馆只是一方参与者。采购的过程主要由图书馆和学校总务部门共同完成。

中学图书馆的采购工作大体需要按照这几个步骤一步步操作：采购资金的申请、采购资金的操作使用、采购的供应商的确定、采购过程、采购最后完成的结果。其中资金的申请是起点，资金的操作使用是传递，供应商的确定是关键，采购过程是实现，采购结果是收获和反思。

1.采购资金的申请

即图书馆的采购预算，这需要图书馆根据自身馆的实际情况，充分考虑之后提前做好的采购计划。包括图书的采购数量和设备的型号以及它们采购所需的具体金额等详细需求数据。

2.采购资金的操作使用

中学图书馆的图书和设备经费一般由图书馆提出需求，然后由学校总务部门负责进行采购的具体操作。图书馆的采购金额分为以下两种情况。

(1)如果采购项目金额超出国家规定的政府公开招投标的金额，则需要按照公开招投标的程序进行相关操作，公开招标程序启动后，图书馆人员不得随意参与招标过程事务，由总务采购负责人具体跟进。所以图书馆工作人员在前期制定需求时要尽量详尽。

(2)如果金额较小，没有达到公开招标的要求，则可以进行协议采购。这种情况下图书馆可以参与采购事务。

3.采购供应商的确定

(1)公开招投标：学校总务部门人员进行公开招投标操作，完成需求确定、标书确认之后，则由招标代理机构安排评标事宜，进而由评标专家共同评选出最优的供应商。

(2)协议供货：总务人员可听取图书馆意见从政府装备部门所提供的供应商名单选择最优质的供应商。

在确定供应商之后，要及时签订合同，并注意合同的每一项条款，保证我们的采购依法得到保障。

4.采购过程

中学图书馆图书采购一般有这几种方式：现场采购、网上采购、书目采购。

(1)现场采购。作为中学图书馆应该把现场采购作为最主要和最重要的采购方式。首先，中学图书馆每年要求递增的馆藏量不是很大(新馆建设初期除外)，不需要每年大批量采购。其次，每年图书出版发行量也不是海量的，尤其是好的出版商出版的优质图书也是较为稳定的量。最后，现场采购对于图书的质量和内容有直观的了解和把握，也可以通过与其他图书的比较能做出最明智最适合的采购选择。在图书馆自身采购量可预见的情况下，通过定期或者不定期的现场采购图书耗费的人力物力也可以接受。

而要做好现场采购，图书供应商要起很大的作用，如果图书馆招标下来的供应商不具备这样的条件的话，好的现场采购就是空中楼阁。因此采购的前期准备工作要充分。

(2)网上采购。网上购书的好处是网上书城不受空间限制，所提供销售的书目从数量上来说是可以无限多的，而普通实体书店则无法做到。网上购书拓展了图书采购的视野，消除了传统书店和出版社之间的距离，使购买范围没有界限，获取世界范围内各国出版社的图书出版信息成为可能。网上书城不受时间限制，能随时获取新书出版的最新资讯，第一时间掌握大量的出版动态，还可以全天候24小时随意以分类、书名、作者、出版社、出版时间等关键字进行查找、挑选、购买。网上书城最大的一个特点就是活动多、折扣多、书价便宜[1]。但是网上采购一般很难大批量进行采购，而且经费来源一般是使用学校的办公经费，所以学校也不会同意经常使用这样的方式进行采购。因此这种采购方式图书馆想要偶尔为之的话，可以在公开招标采购需求中明文列出，要求中标供应商同意图书馆在网上自主采购多少费用以内的图书，并予以结算。

(3)目录采购。目录采购的这个目录来源有两个，一是书商提供目录给图书馆挑选，由图书馆定好所需图书；二是图书馆把通过学校师生读者等推荐要求采购的图书书目给到书商要求配送。作为中学图书馆来说，有条件现场采购或者可以网上采购的情况下，不建议使用目录采购，因为目录采购是没有接触过图书的情况下的采购，比上述两种采购方式更难把控图书供应商的图书配送质量，仅看目录，很可能配送到馆中会混杂一些质量不如意的图书。

图书馆的服务对象是读者，所以如果采购中没有读者的直接参与，这样的采购效果并不能算是令人满意的。无论是现场采购还是书目采购，都应有该馆的读者参与进来。以笔者所在馆为例，在现场采购前就会与图书供应商定好采购时间段(一般一个星期)和地点，然后通知本校全体教师和部分学生代表在这个时间段里到这个图书采购点挑选图书，然后统一结算。这样有读者参与采购回来的图书才是读者喜欢阅读的，图书馆的采购效用才能最大地发挥出来。

5.采购最后完成的结果

在完成采购项目验收之后，表示采购工作完成了。在验收中一定要根据货物的实际情况与供应商据理力争，不接收不合格的货物。采购结果的好坏既要看供应商的服务能力，也要看图书馆人员在采购过程中是否用心，细致到位。图书采购与其他的物品采购有所区别，图书采购通过招投标一般是确定供应商和供应商的折扣，而不是就具体的某本图书。在投标过程中，不少供应商会恶性竞价来保证中标，而在采购过程中他们还要保证自身的利润，由此可想而知，中标的供应商提供的图书跟图书馆所要求的存在差距也是意料之中的事情。因此，供应商和图书馆人员如果能相互通力合作使得采购获得一个较为圆满的结果那是最好的，如果采购结果不尽人意，那就要好好总结反思此次采购问题出在哪个环节，怎么改进，使得下次采购能成功如意。

三、图书馆自助设备采购

现在很多中小学图书馆在配备了全开架借阅所需的设备以外，由于国家的教育经费投入越来越充足，逐步地开始考虑像公共馆一样配备24小时自助图书借还机。当然对于这种做法有不少图书馆人是持反对意见的，例如，顾晓光先生在《拥书权拜小诸侯——图书馆馆长访谈录》中采访台湾师范大学图书馆馆长陈昭珍女士里有这么一段话“在大陆ATM机(笔者注：此处的ATM机就是指24小时自助借还机)的使用有一些争议。它的好处还是比较明显的，但是对它的非议可以用一位学者在一篇文章中的观点表明：一是用最先进的技术，做最落后的事情；二是用最聪明的技术，做最愚蠢的事情；三是用最烧钱的代价，做昙花一现的面子工程。”。这位学者的观点只是个人立场，其看到的是自助机的技术和财力的投入，觉得这是投入和产出不相匹配的，是一种浪费。

阅读本身就是一件很难计算直接收益的事情。如果要用金钱衡量这种支出和收益的状况很难。因此，如果财力允许，而读者又有这样的阅读热情，在学校里图书馆采购这样的一个自助设备还是很好的，可以相互补充图书馆的时空限制。这样学生在学校里可以全天候的借阅图书。那么自助设备就有利于在校园中形成良好的阅读文化氛围，这种氛围形成以后会一直延续下去。而中小学是学生个人阅读习惯形成的重要阶段。这个阶段各种有利于阅读的条件对他们来说都是有积极意义的。

但是现在设备技术盗窃模仿很猖狂，采购前要认真了解好设备的各项技术参数和实际用户体验的回馈反应。谨防采购到劣质的设备，不然会给自助借阅工作带来不断的故障困扰。

四、对于图书馆采购的几点建议

第一，图书馆采购的预算金额应按实际需求确定，不可以也不需要盲目夸大金额数量。一是中学学生相对稳定，图书馆每年没有这么大的需求；二是大金额反而不利于小馆的实际操作；三是大量突击采购不利于优化馆藏。

第二，图书馆与总务部门就采购需求和标准做好充分沟通。实际情况中很多总务采购人员不了解图书馆的采购需求，主要是由于对图书馆的工作和需求存在认识的偏差，认为图书馆买书，就是把书买回来就可以了，至于买什么书一概不管，也不知道图书有什么类别之分，更不懂学生的阅读爱好。如果图书馆人员能把图书馆的采购需求和学生相关阅读爱好等跟总务采购人员详细说明，肯定利于图书馆的采购质量向前迈进一大步。

第三，平时多关注图书市场情况。图书馆人员如果平时多留意图书市场情况，对图书的发行、出版社的质量、畅销书等有一定的了解，在采购中就更容易结合自身馆的情况明确采购方向。

第四，与供应商处理好合作关系。图书馆无论是图书的采购还是设备的采购，需要的是有良好业务实力的供应商。与供应商增进沟通，能形成良好的供需关系，对于采购的顺利完成至关重要。

第五，依法依规。采购优质的图书和设备是最终的目的，为了达成这个目的，在采购过程中依法依规按步操作是保证。

五、结束语

工欲善其事，必先利其器。图书馆要想提供越来越优质的阅读服务，图书和相关设备不得不说就是这重要的“器”。图书馆的图书和设备采购就是获取利器的过程，而这柄利器的获取需要能参与其中的多方共同努力才行，而不再只是依靠图书馆人的单打独斗。图书馆人需了解到这种情况，并且努力完善。

参考文献

[1] 王明珺.中小学图书馆网上采购浅议[J].内蒙古科技与经济,2013(18):58.

[2] 洪利标.中小学图书采购问题及改进策略[J].中小学图书情报世界,2008(2):14-15.

作者信息

李高权，本科，助理馆员。广州市铁一中学，511447