如何加强合同管理

文/李涛 大连市宏远建设监理咨询有限公司 辽宁 大连 116300

工程管理 Engineering Management

如何加强合同管理

文/李涛 大连市宏远建设监理咨询有限公司 辽宁 大连 116300

合同管理的好坏直接反映一个企业的管理水平的好坏，给企业今后的生存与发展带来重要影响。合同的签订，使所有的交易和活动都完美化，合法化，对社会的和谐起到了不可估量的作用，也促进了法制的社会发展。开发、施工、监理等企业面对现在的社会真实情况，合同管理和风险控制显得愈来愈重要。同时做好合同管理和风险控制也是提升企业的管理水平及经济效益，减少项目成本，获取最大效益的最佳途径。

合同管理风险

引言：

在市场经济体制不断完善和发展中，企业只有重视合同管理，才可以最大限度的降低工程风险，提高企业利润，进行科学的风险预防，保护自身的合法权益。合同管理的好坏直接体现了一个企业的管理水平层次，对企业今后的生存与发展有着重要影响。

1.合同管理概述

合同管理全过程从洽谈、草拟、签订、生效开始，直到合同失效结束。企业只有重视合同管理，才可以最大限度的降低工程风险，提高企业利润，进行科学的风险预防，保护自身合法权益。不仅要在合同签订前重视管理，也要在签订后重视管理，在项目管理过程中，合同管理是一个新型的管理职能。将合同涉及的各项事务进行规范管理，充分利用法律制度在运营中的重要作用，利用法律制度的特点与功能，从法律、经济及科技的视角出发，将合同管理进行有计划的组织、领导和控制。要增强合同管理水平，一定要做到让合同管理工作专门化及专业化，要设立专门的机构及人员进行合同管理的工作。合同管理的任务一定要通过组织机构及人员来完成。最近几年，合同管理已经是项目管理的一个分支方向，更作为了研究的重点。

2. 加强合同管理工作的意义

提升合同管理意识。企业一定要从思想上彻底地认识到合同管理的重要性，企业主要是以合同形式进行经济往来，所以，一定要特别重视合同及合同管理。企业能否经营成功与合同及合同管理有密切关系，要加强组织领导。合同的份数在逐年上涨，合同管理的要求是全过程的、系统性的、动态性的。必须在施工过程中，增加合同管理力度，提高全员的合同管理概念，才会很好地完成预期的要求。要想将合同作为保护企业利益的有利工具，就一定要签订一份成功的合同。首先，加强合同管理组织建设，要明确合同履行过程就是一个实现权利义务的过程，而不是单一的生产过程，是将各类工作真正归结到合同管理范围，切实按合同要求办事，合同管理是自始至终的全过程的、全方位的管理。现代合同管理不只包含邀约、承诺、签约几项，更成为一种全方位、全过程、科学的管理。现代企业若是能进行科学的合同管理，一定能极大的促进企业管理水平提高，借此来增加经济效益。也就是说，合同管理将直接关系到企业的成败，合同管理工作是一种防范企业法律风险的基础性工作，在国际工程承包中有着极为重大的影响。

3. 合同管理工作中需要注意的问题

3.1 提高合同风险预防意识

1.仔细研究合同条款，查找合同条款中是否存在潜在风险以及对自己不利的要求和约束性条件，其中变更、索赔条款公平与否等；2.重视项目实施过程中合同的交底；3.加强合同管理，设立以合同管理为中心的管理体制，总结各个方面的相互关联，组建有机运行系统；4. 设立合同实施的保证体系，首先要建立合同管理的工作层次，其次还要建立文档系统，最后还要建立报告和行文制度。

3.2 增强合同履约过程控制意识

3.2.1 抓好合同台账管理工作；提高履约检查环节监管。做好甲供合同的管理，做好材料设备甲供合同管理的资质审核，唯有供货商（生产）单位有关资质合格满足要求，才可以开展各个供应合同的签订。

3.2.2 合同的事前与事后管理，包括事前的调查考察、谈判、制定合同书，合同的执行等几个层次。

首先重视分析合同文本，事前的调研、考察，要求确定明白要谈判的目的，之后我们就对谈判的对方展开调查研究，会谈的主要内容即是合同的主要内容，会谈是双方达成合意的前提，包含合同的标的、质量、数量、报酬或价款、实行的期限、地点与方式、违约责任，解决争议的方法。谈判是经济合同管理的关键环节，这里不仅包括技术性的问题，还有法律的问题，即使说合同自由，但是从许诺开始，就要信守约定、按要求行动。合同的风险率在这个阶段通过会谈得以控制，如果会谈不充分可能导致风险提高。通过前面的工作，按照会谈的内容，组织语言文字性的东西，稳定在特定的载体上，作为会谈的大体结果，据以制定合同书。

合同签订后要注意的问题。这一阶段出现的主要问题是针对合同相关的单证保存不够完整，合同书不代表全部的合同。合同书资料的认定及保存，对于合同的实施、出现问题的处理、风险的预防有着非常重大的意义，所以必须要加强对合同资料的管理。此外还需要通过公司合同管理人员对项目负责人及项目合同管理人进行合同交底，重视项目实施过程中合同的交底。合同作为当事人保护自身合法利益、正确履行义务的标准，公司、项目部所有成员一定要首先了解合同的全部要求，全面阐述了合同背景、工作范围、目标、合同执行要点及突发情况如何处理，才能在合同执行过程中做到严格管理与控制。

3.3 增强合同变更管理

在执行合同的过程中，项目的各个方面都有可能发生变化，相应的监理计划也会有变化。合同管理工程师的工作为记录、收集、整理有关系的所有文件。合同更改在工程施工中是极其常出现的，变更代表着索赔的机会，为此要求要有较高的综合素质和操作经验，要重视、了解、掌握合同款项及实施细节步骤，要学习掌握索赔时机。所以在工程实施中必须加强管理。总监理工程师组织对变更的审查，协调各方的关系，收集与变更有关资料。可通过检查、评审或协调会的形式对变更进行审查。

3.4 重视合同管理人才的培养

企业中人才是最宝贵的财富，是企业管理工作的基础，要提高工程项目管理效果、重视合同管理人才的培养、提高合同管理人员的培训教育，就一定要培养一批相关的掌握合同管理技能的人。培养合同管理人员的良好品质，使管理工作的施行做到人本原则。合同管理工作是高智力型的、融合到全局的，同时还是要求高专业性技术性极其复杂的管理工作。假如工程合同管理没有合同管理人员以及全员的参与、主动配合就不能实现，难以避免因对合同不了解或理解不一致带来的工作上失误。因此企业要强化合同管理，建立管理机制。将合同管理作为核心，调节各方联系，建立有序运行体系。

挑选有着相关合同管理素质的管理人员进入领导层，在企业范围内创造重视与尊重合同管理人才的气氛，为企业多培养合同管理人才以满足企业对于合同履行跟踪及合同管理的需要，给合同管理人才充分的发展空间，为培养合同管理人才创造良好的环境。

结语：

一个企业的管理水平的高低直接体现为合同管理的好坏，影响着企业以后的生存与发展。合同管理的核心要求是为避免产生损失，实现企业效益的最大化，重在管理，人们从实践中认识到，管理学是一门科学，是共性的概括和抽象，具有广泛适用于各类组织的工具性特点。总之，将知识应用于实践需要管理者的智慧、经验和技能，合同管理就是保证合同签订质量，共同维护当事人双方的合法权益。

[1］卢有杰，卢家仪.项目风险管理[M］.北京清华大学出版社

[2］《加强企业合同管理工作规避国际项目风险》2010年

[3］《中华人民共和国合同法》