高校名人档案建设实践研究

贾文丽

(山东科技大学 档案馆，山东 青岛 266590)*



高校名人档案建设实践研究

贾文丽

(山东科技大学 档案馆，山东 青岛 266590)*

摘要：在对高校名人、名人档案内涵合理界定的基础上，结合工作实践，从收集、鉴定、分类、整理等方面，探讨了高校名人档案建设的具体方法和措施，并提出进一步规范和推动该项工作的策略。

关键词：高校；名人档案工作；建设实践；策略研究

高校名人档案(或称人物档案)是高校档案体系的重要组成部分，对维护学校历史发展记忆、传承先进文化具有重要意义，同时也是高校丰富档案馆藏，加强资源建设的重要手段。笔者通过实地调研、电话、网络和高校档案QQ群了解到，目前我国高校名人档案建设严重滞后，远未发挥其应有的作用。本文在合理界定高校名人、名人档案内涵的基础上，结合工作实践，着力探讨高校名人档案建设(收集、鉴定、分类、整理等)的方式方法，并提出进一步规范和推动该项工作的策略。

一、高校名人档案建设现状

我国高校名人档案工作肇始于南京大学档案馆1984年创建的名人档案全宗，此后，该项工作引起学界的关注。但时至今日，从全国范围看，其理论和实践成果难如人意。主要体现在两个方面：一是研究成果少。笔者以“高校”“名人(人物)档案”“名人全宗”为题名，1984-2014年为时间段，检索中国期刊全文数据库，得到64篇相关文献，平均一年仅有2篇论文发表。研究内容主要集中在收集(征集)、分类整理、开发利用以及宣传教育的探讨上，着力点无疑是正确的，但大都局限于泛泛而谈，缺乏全面、系统和深入的研究。[1]如收集(征集)对象及归档范围模糊、定性不清，缺乏针对性的收集(征集)方法和策略；忽视鉴定环节，分类方法粗糙，整理思路滞后。二是建设水平低。2013年教育部公布全国普通本科高校有1 170所，据统计，已建立名人档案的有40所左右，约占3.42%，且主要集中在985、211、省属重点和个别艺术类院校。为了能更详尽地了解建设情况，笔者将调研范围缩小在山东省内63所本科院校上。作为教育大省，目前仅有4所高校建有名人档案全宗，即山东大学、中国海洋大学、山东科技大学和山东工艺美术学院，约占6.35%，略高于全国平均水平，建档学校类型正好符合上述全国统计的基本情况，作为样本具有一定的代表性。再以全宗数量、分类标准和档案内容为着眼点进行考察。山东大学建有名人全宗62个，分历任校长和历史名人两大类，各全宗材料分为生平类、学术成就类、社会评价类等，其中学术成就类资料较为丰富。中国海洋大学建档名人12位，分老领导和老专家两大类，档案材料分为综合类、成果类、实物类和音像类，内容主要集中在成果类。山东科技大学建档60位，分校领导和专家学者两大类，档案材料分为生平类、工作类、成果类、评价类、声像类、实物类和其它类，其中成果类所占比重较大。山东工艺美术学院建档20位，未分大类，档案内容以成果(书画)为主。可见，从整体上看，明显存在着全宗数量不合理、分类标准不统一、内容结构单一等突出问题。

总之，经过近30年的发展，我国高校名人档案工作仍处于初创阶段。究其原因，与长期缺乏管理规范不无关系。早在1988年颁布实施的《中华人民共和国档案法》第一章第二条就明确规定：“个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中，直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录均属国家档案。”这是名人档案建立的法制要求。但直到2008年，教育部、国家档案局修订的《高等学校档案管理办法》(第27号令)第三章第十五条规定的档案材料归档范围中，名人档案类仍未列其中，这在很大程度上制约了高校名人档案工作理论和实践的发展。

二、高校名人档案建设实践

(一)高校名人内涵的界定

研究高校名人档案，首先要理清何为“名人”。据百度搜索，所谓“名人”是指著名人物，又可称作名流(Celebrity)，指一定时期，一定范围内有较高知名度的人。日语中的“名人”，泛指各行各业中能力高超而备受景仰的人。由此，笔者认为，高校名人应是指在各高校建设发展史上作出突出贡献且有一定影响力的人。显然，这个概念的内涵和外延较为宽泛，具体操作时不易把握。不同高校在办学过程中，由于建设方向和发展水平不同，所造就的人才必然有所差异，甚至相差悬殊，即使是同一所高校，不同历史时期的“名人”成就、影响力也不相同，难以设定一个统一的可量化的比照标准，但只要合理框定“名人”概念的内涵和外延，并将其具体化，问题就能迎刃而解。

笔者单位建校于1951年，是一所工科优势突出，行业特色鲜明，多学科相互渗透、协调发展的省属重点大学。2012年我校印发的《名人档案管理暂行办法》规定，学校在编人员中，凡是对学校建设和发展做出突出贡献的校级领导和在教学、科研方面有突出成就的专家学者都是名人档案的建档对象，主要包括历任学校领导，中国科学院院士(中国科学院学部委员)、工程院院士、外籍院士，国家“千人计划”人选，教育部“长江学者奖励计划”人选、“新世纪优秀人才支持计划”人选、“新世纪百千万人才工程”人选，国家(省)有突出贡献的中青年专家、杰出青年科学基金获得者，享受国务院政府特殊津贴人员，国家级教学名师，“泰山学者”特聘专家(教授)，全国(省)模范教师、优秀教师，获得省部级及以上教学、科研成果重要奖励的专家学者，学校三级及以上教授和国内外有重要影响的其他人士等，或是虽不在遴选范围内，但有较高知名度且年龄偏大、身体欠佳的部分老教授(比例不超过总人数的5%)。经过反复核实，最终选定60人作为我校首批建档人员。显然，这个建档标准，对一些985、211高校来说，明显偏低，如果以此建档，符合条件的名人过多；相反，对一些普通院校来说，标准又过高，符合条件的屈指可数。所以，比较科学的做法是，各高校应立足于本校，既要全面把握学校的人才结构特点，又要综合考量社会和师生的认同度，制定符合本校发展历史的“名人”标准，[2]据此筛选。

值得注意的是，名人档案建设是学校党政工作的一件大事。从某种角度讲，名人的确立也是对相关人员特殊贡献的肯定，该项工作的复杂性、严肃性不言自明。具体操作时，要坚持“宁紧勿宽”的原则，规范程序，严格标准，慎重筛选。学校可成立由一位分管校领导为组长，教务处、科研处、人事处、组织部、宣传部、离退休处、档案馆及学院(系、部)等部门负责人组成的“名人”资格认定小组，集体拟定人选。为保证工作的公平、公正、透明、规范，拟定的人员名单要经校党委会研究批准，在全校范围内公示(公示期限不少于5个工作日)，无疑义后再行文公布。

(二)高校名人档案内容和范围的确定

高校名人档案的内容应立体、完整地反映名人的生平、成就及人格魅力。概括而言，是名人在长期的学习、工作和生活中直接形成的具有保存价值的各种载体形式(文字、图表、声像、实物等)材料的综合体，归档范围远大于干部人事档案。以我校某正职校领导名人档案为例，内容包括职务任免、学历学位、技术职称、管理工作、社会兼职、对外交流、干部培训、教学成果、科研成果等纸质材料和证书、手稿、书信、新闻报道、题词、公务外事礼品等实物资料，以及参加政务活动、社会活动、学术活动、外事活动和家庭生活中的照片、光盘等声像类材料，涵盖生平类、工作类、成果类、评价类、生活类等方方面面。这位校领导长期从事教学、科研工作，成果丰硕，36岁即成为正校级领导干部，管理经验、社会经历丰富，而且档案意识较强，其归档材料系统、全面、丰富，成为我校名人档案建设的范例。但从目前总的收集状况来看，大多数名人尤其是研究型专家学者的档案意识较为薄弱，偏重于自己重要学术成果的积累，照片、音像、文字资料所存则较少。总之，不同名人材料的齐全度难以整齐划一，现阶段应在正视历史性和现实性的前提下，通过扩大收集渠道尽可能地予以补充完善。

(三)高校名人档案的收集

虽然不同高校名人建档的标准可能有所不同，但在材料的收集原则和方法上却有共同之处。鉴于这项工作的长期性和复杂性，收集工作应遵循“有计划、分批次、有重点、有步骤”的原则，以名人成就高低为先后，综合考虑年龄、专业、同行(师生)认同度以及身体、工作状况等因素。若无特殊情况，不赞成同时开展两个及以上名人档案材料的收集工作。

名人档案的私有性特征，决定了不适宜用法定的常规方法进行收集，坚持以人为本理念，将其作为一项民心工程是不二之选。其一，大宣传与小宣传并举。学校正式行文，指明收集工作的目的、意义并公布建档人员名单，在全校形成重视、支持该项工作的良好氛围；采用电话、登门等形式，从弘扬名人成就、保存国家宝贵资源的角度，对名人进行面对面宣传，激发名人的自豪感和荣誉感，增强工作的积极性和主动性。其二，将收集工作与关心名人切身利益相结合。笔者单位一位建档名人，1978年荣获省劳动模范称号，根据有关文件精神，退休后可享受每月80元的荣誉津贴，而他却没有享受该待遇。档案馆核查有关资料后，遂汇报有关校领导，学校很快给予妥善解决。此举赢得了这位老专家的心，他全力配合我们的工作，无偿捐出毕生所积累的全部重要资料和物品，并撰写回忆录，同时积极宣传、指导其他名人整理资料，成为我校名人档案建设的佳话。其三，针对名人类型选取个性化的收集方案。如对离退休人员，可通过离退休处了解其行踪和身体健康状况，尽量选择名人居家、身体好的时段集中收集。过世名人的材料大多散存在其子女等亲属手中，赢得他们尤其是长子(或长女)的信任和支持至关重要。在职名人事务繁忙，建议其指定一名研究生或课题组成员，协助收集整理有关材料。对于即将离职人员(外调或退休)，档案馆及时介入会收到事半功倍之效。前述收集的正校级领导的档案材料之所以系统、完整，与档案馆利用该领导外调升迁之际，积极宣传、深入挖掘不无关联。其四，充分尊重当事人意愿。名人档案的收集以原件为好，但对于确实珍贵或利用率较高而当事人暂不愿移交的材料，档案馆应扫描留存复制件。其五，想方设法协助完善档案内容。如复印馆藏档案中有关名人学习、工作、学术生涯等方面的资料；复制或购买保存于名人原工作单位和国家、省、市级档案馆、图书馆中的相关材料；下载网络、新闻媒体上有关名人参加政务、学术、外事、社会活动的记录；访谈其人生路上的老师、学生、挚友、家人，收集散落的实物和音像资料等，以实际行动表达对名人贡献的尊重。

(四)高校名人档案的鉴定

名人身份的特殊性、名人活动与学校的密切关联性，决定了鉴定时要把握理性原则、全面性原则和主体性原则。

首先，名人的特殊身份决定了价值鉴定时理性思维至关重要，要避免神化名人的一切东西，省略或简化鉴定程序，把所有材料悉数归档的做法。如名人移交的材料中，夹杂有单位征订的报纸书刊、杂志，名人参加会议的通知、用餐卡，各类证书的复印件，重复的学位论文、专著、期刊，名人参加的一般性公务、学术活动照片等，这些材料均无保存价值，直接剔除即可。

其次，鉴定工作不能仅着眼于名人档案，应与学校档案工作相结合，进行全面评价，确定是否归档以及归档路径。有些材料与其说是名人生平活动的记录，不如说是学校重要的工作内容，如有的校级领导移交的材料中，有个别年度学校的会议纪要、工作总结、工作计划，讲话稿(教代会、科技大会、学科建设表彰会、本科教学水平评估专题报告会等)等纸质材料，以及与上级领导、国内外专家学者、校友、毕业生的合影，参加签署合作协议、校庆、教代会等活动的录像带，这些已是学校文书类、声像类档案的重要组成部分，无需留存。而有些材料如学校建设发展过程中不同年度、不同校区的事业单位法人证书、组织机构代码证书正副本复印件；处级干部届末考核汇总表，科级以上干部年龄、职务情况统计表等原件，具有重要的查考价值，但大多长期滞留在有关职能部门中，应将其分类整理补充归入学校相应类别(XZ11永久和DQ13永久)档案中。另外，还有些内容各异的人民来信，档案馆应仔细询问当事人，如果这些材料是个人或学校在政务工作中遇到的问题及处理方式的真实记录，具有较高的保存价值，那么应将其留存归入名人档案“工作类”(1-DZMR12)中，同时复印一份作为“人民来信”补入行政类(XZ11长期卷)中。

(五)高校名人档案的分类

国家教委发布的《高等学校档案实体分类法》类目编制原则规定，应“根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置”。据此，我校建档名人分为党政领导和专家学者两大类，取“党政”和“专家”汉语拼音的第一个字母DZ、ZJ，与“名人”汉语拼音的第一个字母MR，组成一级类目标识分别为DZMR、ZJMR,在这一大的分类前提下，再以“人”为单位进行全宗划分，依次编号。单个全宗的分类方案，建议以同类中材料最为丰富的名人档案为例，建立基本的分类标准，具体操作时，鉴于不同名人档案材料侧重点不同，又可因人而异。前述我校正校级领导的名人档案材料如前所述分为7大类，每一类又分为若干小类。档号的编制由全宗号、一级类目号、二级类目号、三级类目号和序号组成，如生平类(DZMR11)分3小类，即职务任免(1-DZMR11·1-1～45)、学历学位(1-DZMR11·2-1～33)、专业技术(1-DZMR11·3-1～10)，以此类推。值得注意的是，其中实物类仅指公务外事活动中产生的礼品、纪念物等，其他的实物材料则分散到相关类中，如学历和职称证书归入生平类，教学科研获奖证书归入成果类，荣誉证书归入评价类。声像类亦如此，专指出访照片、光盘，其它的声像材料分别归入相应的类别内统一编号，只是需要注意的是，该类档案需按照相应的管理要求单独辟柜存放。[3]这种不完全囿于传统分类模式(以载体形式作为分类依据)的做法，主要基于如下考虑：一是保持主要类别材料的全面性、系统性、多样性，避免人为割裂其中的联系，二是教学、科研成果类同其他类相比稍显单薄，多样的载体形式使该类成果饱满充实，三是外事活动中产生的实物、声像材料较多，单独划类特色鲜明。而有的建档名人，教学、科研成果特别丰富，获奖众多，按载体形式细化分类更为妥当，其中的实物类专指教学、科研获奖证书，而外事活动中产生的几件礼品、纪念物则放入其它类中。

(六)高校名人档案的整理

名人档案的整理原则与其他档案门类相同，即遵循档案形成的客观规律，保持材料之间的内在联系，具体操作时还应注意以下几点：

其一，补齐档案信息。现有的名人档案材料规范性程度不高，信息缺失严重，很大程度上弱化了材料的价值，应想方设法予以补齐。如有的纸质材料缺落款时间，可联系上下文，从字里行间寻找蛛丝马迹。笔者在整理一份发言稿时，发现时间阙如，但从文中“明年我校举办建校40周年校庆，离现在只有9个月的时间”，得以补正。外事活动中产生的档案材料涉及部分外文证书的文字翻译，礼品、纪念物名称的确定，照片中时间、地点、人物和事件的确认等，仅凭档案馆一己之力完善信息难度较大，提请当事人和外事部门相关人员的协助至关重要。

其二，预立卷。这将有利于掌握工作的主动性，方便整理过程中随时进行材料的补充和调整，避免牵一发而动全身，造成大量不必要的重复劳动，也能有效保护档案其原件。具体做法是：按时间顺序将同类材料排列整齐后，用长尾票夹将事先裁制好的长4厘米左右、宽2厘米左右的纸条，夹于每份(每件)档案材料左上方，用2B铅笔依次在纸条上编写序号，即为预立卷。待卷内所有材料位置固定后，再正式在材料上加盖档号章，填写档号。对于形状特殊的实物档案，可用不同规格的塑料袋(由稍厚的透明塑料膜加工而成，袋上口自然封口，袋底部压底5-6厘米)盛装，[4]预编序号的纸条直接放入袋中，待档号固定后，另用胶布做成小标签(代替档号章)，贴于塑料袋的左上方。“字画、题词”等珍贵档案则在装裱后装入镜框中放置，将口取纸粘贴于镜框左上方，作为填写档号之用。

其三，进行数字化处理。名人档案中不乏孤本档案，其珍贵性不言而喻，利用现代信息技术进行数字化抢救，实现实体档案和电子档案双份备存至关重要。如利用高速扫描仪逐份扫描名人早期的手稿、证书、照片等，扫描分辨率控制在800dpi以上，TIF格式存储。利用数码相机拍摄奖杯、锦旗、纪念物、字画等，分辨率在1 600万像素以上，RAW格式保存。对于早期的录音录像盒带，因大都不同程度地出现带基粘连、音视频杂波，录像画面抖动、扭曲、饱和度下降的现象，可利用高效能的录像数字化设备(包括电脑采集编辑修复系统和存储器)，针对视频数据特点，进行调整、剪切、合成、压缩、转换，并对视频流数据作优化处理，降低视频丢帧频率，从而提高档案数字化质量。

三、高校名人档案建设机遇

2010年，由国务院委托中国科协组织实施的“老科学家学术成长资料采集工程“(简称“采集工程”)正式启动，[5]该工程主要目的是采集整理有关反映老科学家学术成长历程的师承关系、重要事件、关键节点等方面的口述、实物、音像等资料。经过五年多的运行，影响范围持续扩大，广大教育、科研单位和机构都积极加入到保护老科学家历史资料的队伍中，[6]为高校名人档案建设提供了良好的发展契机。

其一，“采集工程”与高校名人档案建设在工作目的、工作内容上有诸多相似之处。有专家称“采集工程”从本质上讲就是名人档案的建设过程，[7]此言甚是！据调研，高校是老科学家集中之地，是采集工程项目的主要实施单位，而高校档案部门大多又作为项目的牵头或重要参与部门，对采集工作作全程控制和质量把握。为此，高校档案馆所涉人员均需接受采集工作培训，熟悉掌握工作标准和工作规范，包括技术标准(纸质文本资料、口述资料、音像资料、实物资料)、内容标准(资料标准、报告内容标准)以及制度文件等，为高校名人档案建设储备了必要的人力资源和技术资源。

其二，口述资料是“采集工程”三大重点采集内容之一。在档案界该概念源于1984年国际档案理事会出版的《档案术语词典》，但由于我国的档案学者对其定义、本质属性等方面存在不同程度的理解分歧，一直未将其纳入正式工作范畴之内。但毋庸置疑，口述资料在深入挖掘和抢救史料方面有着独特的作用，从留存史实的角度看，与传统档案殊途同归，[8]而且在深入挖掘和抢救史料方面有着更加不可替代的作用，建议加以拓展将其纳入名人档案工作范畴，进一步丰富建设内容。值得一提的是，为提高口述资料的规范性和学术性，2011年《中国科技史杂志》专门出版了一期兼具史料价值与学术价值的《“采集工程”口述史专辑》，为我们提供了很好的建设范本和参考依据。

其三，中国科协为每个采集小组划拨经费30万元，其中1/3用于相关设施设备的购置，如数码相机、摄像机、录音笔、扫描仪等数字化设备。“采集工程”是国家层面实施的面向80岁以上老科学家的一项抢救性工程；高校名人档案建档范围更为宽泛，它对暂时不在采集范围内的中青年专家教授一并建档，是一项长期性的工作。建议将这两项工作合力共建，实现设施设备共享，或在采集工作结束后，相关设施设备留存档案馆，为高校名人档案建设提供后续支持。

综上所述，名人档案建设是高校维护发展历史、丰富档案资源的必然选择，但目前管理规范的缺失一定程度上制约着其发展的速度和水平。[9]在新的管理规范出台之前，一方面，我们应立足实践，深入探讨高校名人档案内涵及建设方法；另一方面，要以“采集工程”的实施为发展契机和突破口，依据老科学家学术成长资料管理范例，为国家教育部门和上级档案行政主管部门修订《高等学校档案管理办法》等条例，制定更加科学、系统的名人档案工作规范提供实践和理论依据。

参考文献：

[1]邱玉兰.高校名人档案研究现状[J].办公室业务,2012(1):92-93.

[2]刘超.高校名人档案建设初探[J].兰台世界,2011(2):20-21.

[3]常奎芳，范春秀，张洪庆.浅谈名人档案的分类整理[J].山东档案,2005(5):41+35.

[4]宋秀坤.用塑料袋保存过刊[J].图书馆学刊,1983(3):38.

[5]王春法.“采集工程”的缘起、进展与意义[J].中国科技史杂志,2011(2):139-148.

[6]老科学家学术成长资料采集工程领导小组办公室.感悟科学人生——老科学家学术成长资料采集工作心得[M].北京:中国科学技术出版社,2014.

[7]欧阳慧芳.参与老科学家学术信息采集工作的实践与思考[J].档案管理,2013(6):42-43.

[8]张照余.关于档案职业社会使命的研究——兼谈口述材料与档案职业的关系[J].浙江档案,1992(9):9-10.

[9]蒋国勇.文化视角下高校档案文献的传承与保护机制探析[J].浙江师范大学学报(社会科学版),2015,40(4):115-120.

(责任编辑傅新忠)

On the Practice of University Celebrity Archives Construction

JIA Wenli

(Archives,ShandongUniversityofScienceandTechnolog,Qingdao266590,China)

Abstract:On the basis of reasonable definitions of university celebrities and celebrity archives and also real world practice, the detailed methods and measures of celebrity archive construction were investigated from such aspects as archive collection, identification, classification, and arrangement, etc.. In addition, countermeasures were brought forward, in order to further regulate and promote the university celebrity archive construction.

Key words:university; celebrity archive; construction practice; countermeasures

中图分类号：G272；G647

文献标识码：A

文章编号：1001-5035(2016)02-0109-06

基金项目：山东省档案局科技项目“基于大学校园记忆工程的档案资源建设研究”(2013-14)

作者简介：贾文丽(1969-)，女，山东青州人，山东科技大学档案馆馆员，史学博士。

*收稿日期：2015-06-27